Повреждение кадровых документов
Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 28 октября 2019 г.
Рассматриваются порядок хранения личных дел работников и ответственность за повреждение таких документов.
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)
● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)
● Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов)
● перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формированием, ведением личных дел, а также их оперативным хранением занимается кадровая служба организации (специалист по кадрам) (п. 2, 3 Инструкции № 2).
Оперативное хранение представляет собой хранение дел в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования: с момента их заведения и до передачи в архив организации. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п. 213 Инструкции № 4).
После увольнения сотрудника его личное дело подлежит передаче в архив организации и хранится в течение определенных сроков (п. 23 Инструкции № 2).
Архив организации обеспечивается необходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами. Запрещается размещение архива организации в помещениях здания, занятого службами общепита, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии. При этом хранилища архива должны иметь естественную или искусственную вентиляцию, быть гарантированы от затопления и иметь запасной выход (п. 10, 275, 277 Правил работы архивов).
Сроки хранения личных дел в архиве организации определены в п. 638 Перечня № 140.
Таблица 1
Сроки хранения личных дел в архиве организации
|
Личные дела |
Срок хранения в архиве организации |
|
|
В госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП |
В госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов |
|
|
Руководителей организации |
Постоянно |
75 лет |
|
работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания |
Постоянно |
75 лет |
|
Работников организаций
|
75 лет ЭПК Примечание. После проведения экспертно-проверочной комиссией экспертизы их ценности срок может продлеваться |
75 лет |
В личные дела включаются:
● внутренняя опись документов личного дела;
● дополнение к личному листку по учету кадров;
● личный листок по учету кадров;
● автобиография;
● копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
● заявление о приеме на работу;
● копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность);
● характеристики и аттестационные листы;
● списки научных трудов и изобретений;
● заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
● копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
● иные документы, предусмотренные законодательством (п. 6, 8 Инструкции № 2).
Личные дела сотрудников являются важным источником информации о квалификации работника, стаже его работы, периоде работы и др. Наличие либо отсутствие такой информации может повлиять в т.ч. и на назначение пенсии работнику.
Примечание от Нормативка.by
В случае необходимости Вы можете использовать Калькулятор
автозаполнения документов личного дела работников.
Законодательством предусмотрена ответственность за повреждение документов постоянного или временного хранения.
Таблица 2
Ответственность за повреждение документов постоянного или временного хранения
|
Административная ответственность |
Уголовная ответственность |
|
Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 БВ (ст. 23.37 Кодекса об административных правонарушениях (далее – КоАП)) |
1. Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, штампов, печатей, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом, или ограничением свободы на срок до 2 лет, или лишением свободы на тот же срок. 2. Те же действия, совершенные в отношении документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, или иных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, переданных на государственное хранение, или официальных документов особой важности либо повлекшие тяжкие последствия, а равно хищение штампов, печатей или бланков особой важности, а также полуфабрикатов или материалов, используемых для изготовления таких бланков и содержащих элементы защиты от подделки, наказываются штрафом, или арестом, или ограничением свободы на срок до пяти лет, или лишением свободы на тот же срок (ст. 377 Уголовного кодекса) |
|
Полномочиями на составление протоколов об административном правонарушении, предусмотренном ст. 23.37 КоАП, обладают следующие должностные лица: 1) органы внутренних дел (п. 1 ч. 1 ст. 3.30 Процессуально-исполнительного кодекса об административных правонарушениях (далее – ПИКоАП)); 2) органы КГК (п. 16 ч. 1 ст. 3.30 ПИКоАП); 3) органы, осуществляющие контроль исполнения законодательства в области архивного дела и делопроизводства (п. 47 ч. 1 ст. 3.30 ПИКоАП); 4) прокурор (п. 7 ч. 2 ст. 3.30 ПИКоАП) |
Поводами к возбуждению уголовного дела могут быть: 1) заявления граждан; 2) явка с повинной; 3) сообщение должностных лиц госорганов, иных организаций; 4) сообщение о преступлении в СМИ; 5) непосредственное обнаружение органом уголовного преследования сведений, указывающих на признаки преступления (ст. 166 Уголовно-процессуального кодекса) |
Если организация столкнулась с форс-мажорными обстоятельствами, которые повлекли повреждения документов постоянного или временного хранения, то в целях минимизации последствий целесообразно произвести документальное оформление факта повреждений.
Повреждение личных дел, находящихся на оперативном хранении
При повреждении личных дел, находящихся на оперативном хранении, необходимо произвести следующие действия:
1) составить акт обследования помещения, поврежденного при форс-мажорном обстоятельстве (например, при затоплении).
Справочно
Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) (п. 111 Инструкции № 4).
Акт обследования помещения может содержать следующие сведения:
● кем составлен документ;
● место и время форс-мажорного обстоятельства (затопления);
● причина затопления;
● подробное описание повреждений помещения, где хранились личные дела;
● подробное описание повреждений шкафа, где хранились документы;
● подписи всех присутствующих в помещении лиц (если кто-то не согласен подписывать документ, об этом необходимо сделать запись).
Кроме подписей целесообразно также указать контактную информацию лиц, которые участвовали в составлении акта.
При этом для составления акта о форс-мажорном обстоятельстве (например, о затоплении) необходимо приглашать и представителей собственника помещения, других арендаторов (если их действия могли стать причиной затопления, других обстоятельств), представителей коммунальных служб.
В зависимости от обстоятельств необходимо также обратиться и в правоохранительные органы для инициирования расследования произошедшего;
Пример.
Примерная форма акта обследования помещения
2) акт о повреждении личных дел.
Для создания такого акта можно руководствоваться формой акта о неисправимых повреждениях дел (документов), приведенной в приложении 57 к Правилам работы архивов;
3) издание приказа с поручением кадровой службе (специалисту по кадрам) произвести восстановление документов личных дел.
В связи с тем, что оперативное хранение личных дел осуществляется в период между приемом и увольнением работника, у кадровой службы (специалиста по кадрам) сохраняется возможность произвести восстановление документов до увольнения сотрудника, т.е. оформить личные дела заново.
Повреждение личных дел, находящихся в архиве организации
При повреждении личных дел, находящихся в архиве организации, необходимо произвести следующие действия:
1) оформить акт обследования помещения архива, поврежденного при форс-мажорном обстоятельстве (например, при затоплении);
2) составить акт о неисправимых повреждениях дел (документов) согласно приложению 57 к Правилам работы архивов;
3) согласовать акт о неисправимых повреждениях дел (документов) с центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) или экспертной комиссией (далее – ЭК) организации (абз. 6 п. 56 Правил работы архивов);
Примечание
ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации. В члены ЦЭК (ЭК) включаются:
● руководитель службы документационного обеспечения управления (далее – службы ДОУ) (лицо, выполняющее функции службы ДОУ);
● руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив);
● главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации.
В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива (п. 53 Правил работы архивов).
4) внесение изменений в учетные документы архива на основании акта о неисправимых повреждениях дел (документов) (п. 221 Правил работы архивов).
В целях предупреждения утраты или повреждения оригиналов документов организациям следует создавать страховой фонд документов, который представляет собой совокупность копий особо ценных документов (гл. 40 Правил работы архивов).
При страховом копировании дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива организации при полной невозможности копировать переплетенное дело.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии.
