Электронная пропускная система: бухгалтерский и налоговый учет

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 10 марта 2017 г.

Излагаются порядок бухгалтерского и налогового учета электронной пропускной системы, состоящей из стойки турникета со встроенным контроллером и считывателем бесконтактных карт, а также вопросы начисления амортизации.

В настоящее время многие организации приобретают электронные проходные, которые фиксируют время прихода работника на работу и ухода его домой. Предприятия-производители предлагают множество вариантов таких проходных – как по техническим характеристикам, так и по комплектации. При наличии электронной проходной, как правило, работники ответственнее относятся к трудовой дисциплине, что положительно отражается и на трудовых показателях организации.

Статьей 133 Трудового кодекса (далее – ТК) определено, что наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени и других необходимых сведений. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время. Согласно ст. 110 ТК рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, правилами внутреннего трудового распорядка обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности.

Наниматель самостоятельно определяет, каким образом ему вести учет рабочего времени, и закрепляет такое решение в ЛНПА.

При наличии в организациях электронных проходных, как правило, каждому работнику выдаются именные бесконтактные карточки, в соответствии с которыми при прохождении работником через электронную пропускную систему фиксируется время прихода на работу и ухода с нее конкретного работника. Также производителями таких проходных предлагается и программное обеспечение (далее – ПО) для систем контроля доступа, которое интегрируется в бухгалтерские программы, что, в свою очередь, дает возможность контроля персонала без создания постов охраны в зданиях для фиксации времени прихода-ухода работников.

Таким образом, установив в организации электронную пропускную систему, наниматель не только не нарушит законодательство, но и обеспечит беспристрастный, более точный учет рабочего времени работников. Также данные таких пропускных систем будут являться подтверждением факта прогула или опоздания на работу.

Пример.

Организация 05.01.2017 приобрела у белорусской организации пропускной турникет и ПО для контроля времени прихода работников на работу и ухода их домой. Согласно договору и первичным документам на передачу турникета его стоимость составила 6 000,00 руб., в т.ч. НДС 20 % – 1 000,00 руб., ПО – 420,00 руб., в т.ч. НДС 20 % – 70,00 руб. Затраты на установку турникета составили 120,00 руб., в т.ч. НДС 20 % – 20,00 руб. Ввод в эксплуатацию турникета произведен 20.01.2017.

Амортизация по турникету и ПО будет начисляться линейным методом исходя из годовой нормы амортизации. Инвестиционный вычет по турникету не применяется.

Учет турникета

Согласно п. 4 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утв. постановлением Минфина от 30.04.2012 № 26 (далее – Инструкция № 26), организацией в качестве основных средств к бухгалтерскому учету принимаются активы, имеющие материально-вещественную форму, при одновременном выполнении следующих условий признания:

● активы предназначены для использования в деятельности организации, в т.ч. в производстве продукции, при выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации, а также для предоставления во временное пользование (временное владение и пользование), за исключением случаев, установленных законодательством;

● организацией предполагается получение экономических выгод от использования активов;

● активы предназначены для использования в течение периода продолжительностью более 12 мес.;

● организацией не предполагается отчуждение активов в течение 12 мес. с даты приобретения;

● первоначальная стоимость активов может быть достоверно определена.

Таким образом, поскольку вышеприведенные условия выполняются, турникет в бухгалтерском учете организации необходимо отразить в составе основных средств.

Пунктом 9 Инструкции № 26 определено, что основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по счету 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости на основании акта о приеме-передаче основных средств по форме согласно приложению 1 к постановлению Минфина от 22.04.2011 № 23 «Об установлении форм акта о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов» (далее – Постановление № 23). Согласно п. 10 Инструкции № 26 первоначальная стоимость приобретенных основных средств определяется в сумме фактических затрат на их приобретение, включая:

● стоимость приобретения основных средств;

● таможенные сборы и пошлины;

● проценты по кредитам и займам;

● затраты по страхованию при доставке;

● затраты на услуги других лиц, связанные с приведением основных средств в состояние, пригодное для использования;

● иные затраты, непосредственно связанные с приобретением, доставкой, установкой, монтажом основных средств и приведением их в состояние, пригодное для использования.

Таким образом, первоначальная стоимость турникета, по которой он в качестве основного средства будет учитываться на счетах бухгалтерского учета, будет состоять из стоимости турникета и стоимости затрат на его установку.

В соответствии с ч. 4 п. 11 Инструкции № 26 фактические затраты, связанные с приобретением основных средств, доставкой, установкой, монтажом основных средств и приведением их в состояние, пригодное для использования, отражаются по дебету счета 08 «Вложения в долгосрочные активы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Далее сформированная первоначальная стоимость турникета отражается по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения в долгосрочные активы».

Аналитический учет основных средств по инвентарным объектам ведется в инвентарных карточках учета основных средств или в иных регистрах аналитического учета (п. 7 Инструкции № 26).

Согласно подп. 2.1 п. 2 ст. 107 Налогового кодекса (далее – НК) налоговыми вычетами признаются суммы НДС, предъявленные продавцами, состоящими на учете в налоговых органах и являющимися плательщиками, к оплате плательщику при приобретении им на территории Республики Беларусь товаров (работ, услуг), имущественных прав. Пунктом 6¹ ст. 107 НК определено, что вычетам подлежат предъявленные плательщику суммы НДС при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав независимо от даты проведения расчетов за них после их отражения в бухгалтерском учете и книге покупок в случае, если ведение книги покупок осуществляется плательщиком.

Пунктом 5¹ ст. 107 НК установлено, что налоговые вычеты производятся при приобретении плательщиком на территории Республики Беларусь товаров (услуг) на основании ЭСЧФ, полученных в установленном порядке от продавцов этих товаров (услуг), при условии подписания плательщиком в установленном порядке ЭСЧФ электронной цифровой подписью. Таким образом, с 01.01.2017 исключена возможность производить вычеты на основании первичных документов без выставления и подписания ЭСЧФ в установленном законодательством порядке.

На основании п. 4 ст. 106 НК плательщику дано право суммы НДС, предъявленные при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая основные средства и нематериальные активы, относить на увеличение стоимости этих товаров (работ, услуг), имущественных прав.

В приведенной ситуации организация «входной» НДС принимает к вычету в порядке, указанном выше.

В силу п. 2 Инструкции по бухгалтерскому учету налога на добавленную стоимость, утв. постановлением Минфина от 30.06.2012 № 41, сумма НДС по приобретенным товарам, работам, услугам у продавцов, являющихся плательщиками НДС на территории Республики Беларусь, причитающаяся к оплате или уплаченная покупателем, в учете покупателя отражается по дебету счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Суммы НДС, подлежащие вычету в соответствии с законодательством, отражаются по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» и кредиту счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам».

Согласно п. 11 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утв. постановлением Минэкономики, Минфина, Минстройархитектуры от 27.02.2009 № 37/18/6 (далее – Инструкция № 37/18/6), объектами начисления амортизации являются числящиеся на бухгалтерском учете (кроме числящихся на забалансовых счетах) организации основные средства и нематериальные активы, как используемые, так и не используемые в предпринимательской деятельности. Так, п. 17 Инструкции № 37/18/6 определено, что вне зависимости от использования (неиспользования) объектов основных средств в предпринимательской деятельности организацией определяется нормативный срок их службы в соответствии с постановлением Минэкономики от 30.09.2011 № 161 «Об установлении нормативных сроков службы основных средств и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства экономики Республики Беларусь» (далее – Постановление № 161) в зависимости от видов основных средств согласно их классификации. Также для правильного расчета сумм амортизации необходимо рассчитать и срок полезного использования основного средства с учетом особенностей, установленных п. 19 Инструкции № 37/18/6, который определяется при его приобретении каждым собственником. Так, при установлении срока полезного использования учитываются ожидаемый физический износ, зависящий от условий производства (режима эксплуатации (количества смен)), моральный износ в результате удешевления стоимости или повышения производительности вновь вводимых аналогичных объектов основных средств и др. Согласно Постановлению № 161 турникет относится к группе «Машины и оборудование», шифр – 47074, нормативный срок службы – 8 лет. Если особенностей в эксплуатации турникета не будет, учитывая, что турникет приобретен новым, то целесообразно срок полезного использования установить равным нормативному сроку, а именно 8 лет.

В соответствии с п. 37 Инструкции № 37/18/6 амортизация объектов основных средств и нематериальных активов начисляется:

● по объектам организаций (за исключением бюджетных), используемым в предпринимательской деятельности, – исходя из выбранного срока полезного использования линейным, нелинейным и производительным способами;

● по объектам, не используемым в предпринимательской деятельности, а также объектам бюджетных организаций – исходя из нормативного срока службы линейным способом.

Организация самостоятельно определяет способы и методы начисления амортизации, при этом до окончания срока полезного использования амортизируемых объектов способы и методы начисления амортизации разрешается пересматривать.

Организация в рассматриваемой ситуации выбрала линейный метод начисления амортизации. Для того чтобы рассчитать сумму амортизации линейным способом, можно использовать один из двух вариантов, выбор которого организация закрепляет в учетной политике (ч. 1 п. 31, п. 39 Инструкции № 37/18/6):

● без использования нормы амортизации;

● с использованием годовой или месячной нормы амортизации в процентах.

Так, согласно п. 38 Инструкции № 37/18/6 линейный способ заключается в равномерном (по годам) начислении организацией амортизации в течение всего нормативного срока службы или срока полезного использования объекта основных средств, нематериальных активов. Годовые нормы начисления амортизации в первом и каждом из последующих лет срока эксплуатации объекта у одного балансодержателя или собственника должны совпадать. Несовпадение этих норм возможно в случаях изменения условий эксплуатации объектов, иных изменений порядка начисления амортизации вне зависимости от причин таких изменений. При линейном способе годовая сумма амортизационных отчислений определяется путем умножения амортизируемой стоимости на рассчитанную годовую норму амортизационных отчислений либо делением амортизируемой стоимости на установленный нормативный срок службы (срок полезного использования) в годах.

В соответствии с ч. 2 п. 27 Инструкции № 37/18/6 в связи с тем, что турникет используется в предпринимательской деятельности и организация выбрала метод начисления исходя из годовой нормы амортизации, годовая норма амортизации рассчитывается как величина, обратная выбранному сроку полезного использования в годах:

1 / 8 лет × 100 = 12,5 % – годовая норма амортизации.

Пунктом 39 Инструкции № 37/18/6 предусмотрено, что при линейном способе годовая сумма амортизационных отчислений определяется путем умножения амортизируемой стоимости на рассчитанную годовую норму амортизационных отчислений:

5 100,00 руб. × 12,5 % = 637,50 руб. – годовая сумма амортизации;

637,50 руб. / 12 мес. = 53,13 руб. – ежемесячная сумма амортизации.

Норма амортизации рассчитывается в процентах с двумя знаками после запятой, а при компьютерной обработке информации – не менее чем с шестью знаками после запятой (ч. 2 п. 31 Инструкции № 37/18/6). Таким образом, организация ежемесячно будет начислять амортизацию по турникету в размере 53,13 руб.

Пунктом 34 Инструкции № 37/18/6 установлено, что начисление амортизации линейным способом производится по основным средствам, вновь введенным в эксплуатацию, с 1-го числа месяца, следующего за месяцем их ввода в эксплуатацию. Таким образом, начисление амортизации по турникету будет производиться с февраля.

Согласно п. 7 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50), для обобщения информации об амортизации основных средств предназначен счет 02 «Амортизация основных средств». Цель приобретенного турникета – учет рабочего времени работников организации, следовательно, согласно п. 10 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102), суммы начисленной амортизации будут учитываться в составе управленческих расходов и отражаться по дебету счета 26 «Общехозяйственные затраты» и кредиту счета 02 «Амортизация основных средств».

На основании подп. 2.6 п. 2 ст. 130 НК амортизационные отчисления по основным средствам и нематериальным активам, используемым в предпринимательской деятельности, учитываются при налогообложении прибыли.

Учет ПО

В силу п. 5 Инструкции по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утв. постановлением Минфина от 30.04.2012 № 25 (далее – Инструкция № 25), организацией в качестве нематериальных активов принимаются к бухгалтерскому учету имущественные права на результаты научно-технической деятельности при выполнении следующих условий признания:

● организацией предполагается завершить создание нематериального актива;

● организацией определена возможность использования создаваемого нематериального актива в своей деятельности, его реализации или передачи по лицензионным (авторским) договорам;

● документально подтверждены затраты на создание нематериального актива и приведение его в состояние, пригодное для использования;

● организация предполагает получение экономических выгод от использования нематериального актива в своей деятельности, его реализации или передачи по лицензионным (авторским) договорам и может ограничить доступ других лиц к этим выгодам.

Если не выполняется хотя бы одно из перечисленных условий признания, произведенные организацией затраты признаются расходами.

С учетом изложенного приобретенное ПО для контроля рабочего времени в организации признается нематериальным активом.

Согласно п. 12 Инструкции № 25 нематериальные активы принимаются к бухгалтерскому учету по счету 04 «Нематериальные активы» по первоначальной стоимости на основании акта о приеме-передаче нематериальных активов по форме согласно приложению 2 к Постановлению № 23. Первоначальная стоимость приобретенных нематериальных активов определяется в сумме фактических затрат на их приобретение, включая:

● стоимость приобретения нематериальных активов;

● таможенные сборы и пошлины;

● проценты по кредитам и займам;

● затраты на услуги других лиц, связанные с приведением нематериальных активов в состояние, пригодное для использования;

● иные затраты, непосредственно связанные с приобретением нематериальных активов и приведением их в состояние, пригодное для использования.

«Входной» НДС в размере 70,00 руб. организация примет к вычету на основании п. 5¹ ст. 107 НК. Таким образом, первоначальная стоимость нематериального актива (ПО) в учете организации будет равна 350,00 руб.

Аналитический учет нематериальных активов по инвентарным объектам ведется в инвентарных карточках учета нематериальных активов или в иных регистрах аналитического учета.

Порядок начисления и отражения в бухгалтерском учете амортизации нематериальных активов установлен в Инструкции № 37/18/6 (п. 11 Инструкции № 25). Так, в соответствии с п. 20 Инструкции № 37/18/6 нормативный срок службы объектов нематериальных активов и принимаемый равный ему срок полезного использования используемых в предпринимательской деятельности объектов нематериальных активов определяются исходя из времени их использования (срока службы), устанавливаемого патентами, свидетельствами, лицензиями, соответствующими договорами и другими документами, подтверждающими права правообладателя.

В договоре на приобретение ПО время использования не определено, следовательно, по решению комиссии нормативный и полезный сроки использования ПО установлены в организации 10 лет.

На основании ч. 2 п. 27, п. 31, 39 Инструкции № 37/18/6 месячная норма амортизации рассчитывается следующим образом:

1 / 10 лет × 100 = 10 % – годовая норма амортизации;

350,00 руб. × 10 % = 35,00 руб. – годовая сумма амортизации;

35,00 руб. / 12 мес. = 2,92 руб. – ежемесячная сумма амортизации.

Таким образом, организация ежемесячно (начиная с февраля) будет начислять амортизацию по ПО в размере 2,92 руб. (п. 34 Инструкции № 37/18/6).

Согласно п. 10 Инструкции № 50 для обобщения информации об амортизации нематериальных активов предназначен счет 05 «Амортизация нематериальных активов». В соответствии с п. 10 Инструкции № 102 суммы начисленной амортизации будут учитываться в составе управленческих расходов по дебету счета 26 «Общехозяйственные затраты» и кредиту счета 05 «Амортизация нематериальных активов», а также при налогообложении прибыли (подп. 2.6 п. 2 ст. 130 НК).

В учете организации должны быть произведены следующие записи: