Организационно-распорядительные документы

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 10 марта 2017 г.

Характеризуются организационно-распорядительные документы, составляющие базовую основу деятельности юрлица любой организационно-правовой формы.

Организационные документы и основные требования к их оформлению

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности организации и строго обязательны для исполнения.

К числу организационных документов, в частности, относятся:

● уставы;

● положения;

● инструкции;

● штатное расписание;

● другие документы, касающиеся организационного обеспечения деятельности юрлица.

Эти документы проходят обязательную процедуру утверждения, которая может быть:

1) произведена непосредственно руководителем организации (с проставлением грифа утверждения);

2) осуществлена распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением);

3) утверждена заседанием коллегиального органа и действует до утверждения новых документов.

Формы реорганизации юрлица:

● слияние;

● присоединение;

● разделение;

● выделение;

● преобразование (п. 1 ст. 53 Гражданского кодекса (далее – ГК)).

Реорганизация может быть осуществлена по решению собственника его имущества (учредителей, участников) либо органа юрлица, уполномоченного на то учредительными документами, а в случаях, предусмотренных законодательными актами, – по решению уполномоченных госорганов, в т.ч. суда.

В соответствии со ст. 54 ГК, определяющей правопреемство юрлиц, при слиянии организаций (юрлиц) права и обязанности каждой из них переходят к вновь возникшему юрлицу в соответствии с передаточным актом.

При присоединении юрлица к другому юрлицу к последнему переходят права и обязанности присоединенного юрлица в соответствии с передаточным актом.

При разделении юрлица его права и обязанности переходят к вновь возникшим юрлицам в соответствии с разделительным балансом.

При выделении из состава юрлица одного или нескольких юрлиц к каждому из них в соответствии с разделительным балансом переходят права и обязанности реорганизованного юрлица.

При преобразовании юрлица одного вида в юрлицо другого вида (изменение организационно-правовой формы) к вновь возникшему юрлицу переходят права и обязанности реорганизованного юрлица в соответствии с передаточным актом, за исключением прав и обязанностей, которые не могут принадлежать возникшему юрлицу.

Основанием для создания организационных документов являются:

● НПА, принимаемые госорганами;

● поручения вышестоящих организаций и органов госуправления;

● необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на организацию задач в соответствии с ее компетенцией.

Организационные документы

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений и предприятий.

Форма Устава организации унифицирована и включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).

Руководители организаций могут использовать рекомендуемые УСОРД формы документов, а могут самостоятельно составлять и оформлять используемые в работе документы в соответствии с общими правилами делопроизводства, которые регламентированы в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), а также в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 21.12.2004 № 69.

Пример 1.

Образец основных положений Устава общества с ограниченной ответственностью, составленный с учетом рекомендуемых требований УСОРД

Положение – правовой акт, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы юрлиц, если согласно законодательству их деятельность устанавливается положением, а также порядок организации и осуществления деятельности структурных подразделений организации. Как правило, на основании положений регулируется деятельность различных комиссий и иных коллегиальных органов, действующих в соответствии с НПА или ЛНПА.

Структура текста Положения о структурном подразделении организации включает:

● общие положения;

● цели и задачи;

● функции;

● права и обязанности;

● руководство;

● взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Положения разрабатываются по указанию руководителей организаций. Исполнитель, которому поручено подготовить документ, должен составить проект Положения.

В дальнейшем этот проект проходит согласование в порядке, установленном в организации, и подписывается руководителем структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), а впоследствии направляется на утверждение вышестоящему руководителю, которому подчиняется это структурное подразделение.

Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Датой вступления Положения в силу является дата утверждения этого документа, если в тексте не указана другая дата.

Инструкция является правовым актом, издаваемым органом госуправления или организацией (утверждаемым ее руководителем), в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются в целях разъяснения порядка применения законодательных актов, например, по ведению бухгалтерских и отчетных документов. Инструкции также могут издаваться и в целях развития НПА, не относящихся к числу законодательных актов, например, во исполнение постановлений Правительства. Инструкции принимаются и на уровне организаций, предприятий и учреждений и тогда они относятся к ЛНПА. Основой для разработки и принятия таких инструкций должны являться законодательные акты и иные НПА.

Инструкции можно разделить, например:

● инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; организации, их структурные подразделения);

● должностные, рабочие инструкции, определяющие функции, права, обязанности, ответственность работников.

Инструкция состоит из нескольких разделов. Каждый раздел является логически законченной частью документа.

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст должностных инструкций согласовывается с юрисконсультами (специалистами юридического отдела), отделом труда и зарплаты. Утверждаются должностные инструкции руководителем организации или распорядительным актом (приказом, распоряжением) руководителя.

Порядок утверждения должностных и иных инструкций может быть установлен в актах локального регулирования, издаваемых в организации.

Унифицированная форма должностной инструкции содержится в УСОРД.

При разработке должностной инструкции также необходимо руководствоваться Инструкцией № 4.

Разработка должностной инструкции осуществляется нанимателем с учетом требований, предъявляемых ЕКСД к соответствующей должности.

Штатное расписание – ЛНПА, наличие которого является обязательным для любого нанимателя.

Штатное расписание – документ, в котором отражается структура, численный состав организации с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой работником должности.

Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, содержащееся в должностных инструкциях.

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать структурные подразделения по численности работников, квалификации, уровню оплаты труда. Также оно может быть использовано при анализе трудовой загруженности работников, объема выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, при проведении оценки целесообразности применения уже существующей структуры организации.

Типовая форма штатного расписания в законодательстве не закреплена (за исключением для некоторых бюджетных организаций). Например, форма штатного расписания учреждений соцзащиты и порядок составления штатного расписания учреждений соцзащиты утверждены приказом Минсоцзащиты от 07.12.1995 № 50 «О введении форм штатных расписаний учреждений социальной защиты».

На практике при составлении штатного расписания в него включаются, как правило, такие элементы, как:

● перечень должностей;

● сведения о количестве штатных единиц;

● сведения о должностных окладах;

● сведения о надбавках;

● сведения о месячном фонде зарплаты.

Оформляется штатное расписание на общем бланке организации с указанием следующих реквизитов:

● наименование организации;

● наименование вида документа;

● дата;

● место издания;

● гриф утверждения;

● текст;

● визы согласования;

● подпись;

● печать.

Текст оформляется в виде таблицы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, подписывает начальник юридического отдела (юрисконсульт), начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает штатное расписание руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

В грифе утверждения следует указать общую штатную численность организации и месячный фонд зарплаты.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя.

Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

● статус коллегиального или совещательного органа;

● порядок планирования работы;

● порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

● внесение материалов на рассмотрение;

● порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

● ведение протокола заседания;

● оформление решений коллегиального или совещательного органа;

● порядок доведения решений до исполнителей;

● материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке организации с указанием следующих реквизитов:

● наименование учреждения (организации);

● вид документа;

● заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

● дата;

● место составления;

● гриф утверждения;

● текст;

● подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Распорядительные документы, используемые в деятельности организации

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управленческой деятельности.

В соответствии с п. 92 Инструкции № 4 в организации могут издаваться следующие виды распорядительных документов:

● приказ;

● распоряжение;

● указание;

● постановление;

● решение.

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу;

3) по административно-хозяйственным вопросам.

Постановления и решения делятся на 2 вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу.

В одном распорядительном документе объединение вопросов основной деятельности и по личному составу не допускается. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть:

● приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ»;

● распоряжения, указания – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ»;

● постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ»;

● решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль исполнения документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль исполнения приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ...».

В распорядительный документ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (визированию). В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации (отделом, юрисконсультом). Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. При этом:

● датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания;

● датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.

Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий (п. 93 Инструкции № 4).

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения и отмена действующих приказов производятся только приказами.

Приказ содержит следующие обязательные реквизиты:

● наименование организации, издающей документ;

● название вида документа;

● дата и регистрационный номер;

● место издания;

● заголовок;

● текст;

● визы;

● подпись.

Отметки о наличии приложений как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: «Приложение 1», если их несколько, а если одно, то «см. приложение», а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу.

Выписка из приказа – копия части документа. В выписке содержится только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью (если она есть).

Отметка о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «Подпись».

Пример 2.

Образец выписки из приказа

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы (п. 94 Инструкции № 4).

Распоряжения делятся на две группы:

1) распоряжения общего, длительного действия;

2) распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжение содержит следующие реквизиты:

● наименование организации;

● наименование вида документа;

● дата, номер (номер в пределах календарного года);

● место издания;

● заголовок к тексту;

● текст;

● подпись;

● гриф согласования или визы.

Проект распоряжения должен быть согласован с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в этом документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте распоряжения необходимо указывать лиц, на которых возлагается контроль исполнения распоряжения.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа (п. 95 Инструкции № 4).

В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделении, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей:

● констатирующей;

● распорядительной.

Датой указания является дата его подписания.

Указание оформляется на общем или специальном бланке формата А4 или листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

Указание содержит следующие реквизиты:

● наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

● наименование организации;

● наименование структурного подразделения;

● название документа – УКАЗАНИЕ;

● дата, регистрационный индекс;

● место издания;

● заголовок к тексту;

● текст;

● подпись;

● гриф согласования или визы.

Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления (п. 96 Инструкции № 4).

Различают:

● постановления, которыми решаются организационные вопросы деятельности комиссии, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждение плана);

● постановления, адресуемые для исполнения другими органами, организациями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения. Комиссии, не обладающие властными полномочиями (комиссия по борьбе с пьянством, комиссия по жилищным вопросам и др.), принимают постановления рекомендательного характера («Предложить», «Рекомендовать»...).

Постановление содержит следующие реквизиты:

● наименование организации;

● название вида документа;

● место издания;

● дата, номер (дата проставляется при подписании);

● заголовок к тексту;

● текст;

● подписи;

● гриф согласования или визы (если необходимы).

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции (п. 97 Инструкции № 4).

В распорядительной части решения указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ(И)» прописными буквами на отдельной строке.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, при этом они не вправе изменять содержание текста.

Решение содержит следующие реквизиты:

● наименование организации;

● наименования подразделения (коллегиального органа);

● название вида документа – РЕШЕНИЕ;

● дата (дата заседания коллегиального органа), номер;

● место издания;

● заголовок к тексту;

● текст;

● подписи (председатель, секретарь);

● визы (визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями, начальником юридического отдела (юрисконсультом), должностными лицами, ответственными за исполнение решения).

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. По полноте освещения хода заседания они делятся на:

1) протоколы полной формы;

2) протоколы краткой формы;

3) протоколы сокращенной формы.

Протокол содержит следующие реквизиты:

● наименование вышестоящей организации;

● наименование организации (структурного подразделения);

● название вида документа – ПРОТОКОЛ;

● дата и регистрационный индекс;

● место издания;

● заголовок к тексту;

● текст;

● подписи.

Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один. Датой протокола является дата проведения заседания. Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Например, «присутствовали – 17 человек (список прилагается)».