Табель форм документов организации

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 21 марта 2017 г.

Рассматривается вопрос разработки табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации.

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в госорганах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы закреплены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Инструкция № 4 является одним из основных НПА, регламентирующих единый порядок ведения делопроизводства организаций независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы, в которой они созданы. Специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации, которые предусматривают порядок создания, оформления, хранения ее документов, целесообразно отражать в самостоятельно разработанной инструкции, определяющей порядок ведения делопроизводства в соответствующей организации (п. 4 Инструкции № 4). Такой документ должен разрабатываться в соответствии с требованиями Инструкции № 4, а также согласно государственному стандарту Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 21.12.2004 № 69.

Необходимость создания унифицированных форм документов

Согласно п. 17 Инструкции № 4 для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (далее – УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в табель унифицированных форм документов организации – перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее – табель).

Табель необходим для:

● оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином документе, обязательном для исполнения в организации;

● классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

● унификации и нормативного закрепления порядка подготовки управленческих документов организации;

● унификации форм документов организации.

Разработка, ведение табеля и контроль его применения осуществляются службой документационного обеспечения управления (далее – ДОУ).

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при его разработке.

Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.

Формирование табеля унифицированных форм документов организации

Форма табеля может включать:

● наименование формы документа;

● дату утверждения, наименование организации (должностного лица), утвердившей форму документа;

● наименование подразделения (должностного лица), ответственного за подготовку;

● внутреннее согласование;

● внешнее согласование;

● подпись;

● утверждение;

● печать;

● периодичность составления;

● примечание.

Пример 1.

Примерная форма табеля унифицированных форм документов организации

Табель утверждается руководителем организации с проставлением подписи, расшифровки подписи, даты и подписывается лицом, ответственным за ДОУ.

Кроме того, табель может быть дополнен применительно к специфике деятельности конкретной организации и иными графами, например, «Код формы по классификатору», «Ответственный за контроль исполнения», «Место хранения подлинника» и др.

Табель унифицированных форм документов и формы документов, включенных в табель

УФД, которая фиксируется в табеле, представляет собой бланк документа определенного вида (приказ, протокол, предложение, график и т.д.) с расположенными на нем реквизитами, составляемый с учетом специфики деятельности организации.

Наниматель может самостоятельно разработать и утвердить форму личной карточки работника организации и установить порядок ее заполнения.

Форма карточки вносится в табель.

В законодательстве не определена обязанность по изданию приказа об утверждении табеля. Полагаем, что приказ необходим. При этом табель может быть приложением к приказу.

Пример 2.

Образец приказа об утверждении унифицированной формы личной карточки работника и включении ее в табель унифицированных форм документов

Создание рабочей группы по подготовке табеля унифицированных документов

Рекомендуется для разработки табеля создать рабочую группу, хотя не исключено, что вести работу по созданию этого документа могут и специалисты службы ДОУ организации.

В рабочую группу по подготовке табеля целесообразно включить:

● заместителя руководителя организации (как правило, в функциональные обязанности которого входит организация ДОУ), в исключительных случаях, если организация небольшая по численности работников и должность заместителя руководителя в ней не предусмотрена, в состав рабочей группы может входить и руководитель организации;

● специалиста службы ДОУ;

● специалиста, ответственного за архив организации;

● работников структурных подразделений, знающих специфику деятельности и состав документации соответствующих структурных подразделений, направлений деятельности.

Также к разработке табеля могут в качестве членов рабочей группы привлекаться и работники других организаций, знающие специфику разработки УФД.

Руководителем рабочей группы целесообразно назначить заместителя руководителя организации (при наличии такой должности в штате организации) или руководителя (специалиста) службы ДОУ.

Создание и порядок деятельности рабочей группы следует закрепить в приказе.

Пример 3.

Образец приказа о создании и деятельности рабочей группы по подготовке табеля унифицированных форм документов

Подготовленный рабочей группой проект табеля подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации.

Визирование табеля осуществляется в порядке, установленном для визирования внутренних документов организации.

Законодательством не определено, включаются ли в табель формы документов, утвержденные НПА. По мнению автора, утвержденные формы документов можно включить в табель с указанием акта законодательства, которым утверждена форма документа.