Замер остатков топлива в баках

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 3 марта 2020 г.

Приводятся методы измерения остатков топлива в баках, порядок проведения, документального оформления замера и взыскания с водителя стоимости недостающего топлива.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)

● Декрет Президента от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5)

● Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133)

● Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

Общие положения

Учет расходов ГСМ является важным в работе предприятия, т.к. неосуществление контроля их расходования может привести к существенным экономическим убыткам.

ГСМ – это нефтепродукты, к которым относят различные виды горючего и смазки, в основном в применении к автотранспорту: топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ, сжиженный природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Согласно ст. 13 Закона № 57-З активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета.

К запасам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, ГСМ, запчасти, тара (п. 3 Инструкции № 133).

Порядок замера остатков топлива в баках законодательством не установлен.

Если в отношении конкретных хозяйственных операций, отдельных составляющих активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации в законодательстве не установлен порядок их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, такой порядок разрабатывается организацией самостоятельно с применением профессионального суждения исходя из требований, установленных законодательством (п. 5 ст. 9 Закона № 57-З). На основании этой нормы способ измерения остатков топлива в баках транспортных средств организация выбирает самостоятельно и может отразить его в учетной политике.

На практике наиболее часто встречаются случаи, когда замеры производятся:

1) с помощью металлической рейки или метрштоков (щупов). Все средства измерения должны пройти поверку в уполномоченных органах Госстандарта.

Замер остатков топлива в баке транспортного средства производится путем механического ввода в бак щупа до его дна и последующего определения уровня топлива по длине следа от топлива на щупе. Этот способ измерения топлива имеет широкое распространение.

Однако этот способ имеет существенные недостатки:

● низкая точность измерения;

● экологически вредный, т.к. после измерений щуп приходится протирать от остатков топлива;

● узкая сфера применения – только для конкретного автомобиля.

Эти недостатки обусловлены тем, что определение уровня топлива ведут от дна бака до поверхности топлива в нем и судят о количестве топлива в баке по длине конца щупа, введенного в бак и погруженного в топливо. Кроме того, щуп калибруют только под 2–3 типа топливных баков 1 или 2, редко 3 типов транспортных средств. Для иных баков нужны другие щупы или набор щупов. Это не позволяет считать указанный способ универсальным для определения топлива в любом баке и у разных транспортных средств;

2) путем заполнения бака до полного объема. Зная объем бака и количество топлива, заправленного в бак при контрольной проверке, выводят фактический остаток топлива, имевшийся в баке. Замер топлива этим способом можно произвести только при наличии в организации АЗС;

3) путем слива топлива в мерную емкость и измерения его остатка. Метод порционного слива топлива достаточно трудоемкий и носит больше теоретический характер.

Согласно п. 76 Инструкции № 133 оприходование ГСМ производится на основании ТТН и других первичных документов (авансовые отчеты с приложением чеков об оплате, при выявлении излишков – инвентаризационные описи и протоколы инвентаризационной комиссии).

Выдача топлива со склада ответственным исполнителям может осуществляться на основании:

● накладной на внутреннее перемещение;

● ведомости учета выдачи ГСМ;

● лимитно-заборной карты.

Количество выданных ГСМ записывается в ведомость учета выдачи ГСМ, в которой за полученные ГСМ расписывается водитель, а в путевом листе – материально ответственное лицо, отпустившее ГСМ (п. 77 Инструкции № 133). Если топливо выделяется для нужд организации, не связанных с транспортной деятельностью (например, для заправки различных механизмов и оборудования), в ведомости расписывается лицо, получившее топливо.

На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск ГСМ, материально ответственное лицо составляет отчет о движении ГСМ, который представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражений операций по учету топлива на счетах бухгалтерского учета (п. 79 Инструкции № 133).

Несмотря на то что с 26.02.2018 транспортные организации имеют право не оформлять такой транспортный документ, как путевой лист, для целей бухгалтерского, а следовательно, и налогового учета по-прежнему нужен какой-либо документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием составления первичного учетного документа для списания стоимости топлива на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли. Таким документом может быть путевой лист (в т.ч. в форме, определенной ранее) либо иной документ, предусмотренный организацией. Форма, порядок заполнения такого документа определяются организацией самостоятельно.

Для учета топлива в типовом плане счетов предусмотрен субсчет 10-3 «Топливо». Аналитический учет организации могут осуществлять как по местам хранения, так и по материально ответственным лицам. На субсчете 10-3 необходимо вести как стоимостный, так и количественный (в литрах, килограммах, тоннах) учет (п. 16 Инструкции № 50).

Организация может предусмотреть к субсчету 10-3 следующие аналитические субсчета:

● 10-3-1 «Топливо на складе». Учитывается наличие и движение всех видов ГСМ, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки (как стационарных, так и передвижных), на производственных участках, в отделениях, бригадах и др.;

● 10-3-2 «Топливо в баках транспортных средств, приобретенное по электронным картам» (для организаций, заправляющихся преимущественно на АЗС);

● 10-3-3 «Топливо в баках транспортных средств, отпущенное со склада»;

● 10-3-4 «Топливо по электронным картам».

На основании ведомостей учета выдачи ГСМ, сверенных с данными путевых листов, и документов о заправке транспортных средств, машин и механизмов на заправочных пунктах стоимость ГСМ отражается по дебету субсчетов 10-3-2, 10-3-3 и кредиту субсчета 10-3-1.

Бухгалтерский учет ГСМ на субсчетах 10-3-2, 10-3-3 ведется по организации в целом или с подразделением по автоколоннам, бригадам и т.п.

Данные о наличии остатка ГСМ в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчетах 10-3-2, 10-3-3, нужно ежемесячно подтверждать актом снятия остатков топлива в баках автомобилей согласно приложению 10 к приказу Минсельхозпрода от 01.07.2011 № 269 (далее – акт). Для этого назначается комиссия в составе председателя, членов комиссии и закрепляется приказом руководителя по организации.

При замере в баке остатков топлива необходимо присутствие лица, за которым закреплено транспортное средство. Результаты снятия остатков топлива в баках необходимы для определения фактического количества использованного топлива для выполнения работ. Можно составлять акты в отдельности на каждое транспортное средство или 1 акт на все транспортные средства. Остаток топлива в баках транспортных средств на конец отчетного месяца, учтенный на субсчетах 10-3-2, 10-3-3, должен соответствовать наличию топлива в баках.

Акт оформляется в 1 экз., его подписывают все члены комиссии, принимавшие участие в проверке. На основании акта составляется сличительная ведомость, по которой определяют результат использования топлива за месяц. По установленным результатам принимаются меры и производятся соответствующие бухгалтерские записи.

Материальная ответственность работников

Согласно ст. 404 ТК работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине нанимателю, в частности, если:

● имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;

● ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в т.ч. при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, спецодежды и других предметов, выданных нанимателем работнику в пользование для осуществления трудового процесса.

Стоимость недостающего топлива наниматель вправе взыскать с водителя.

При этом удержание из зарплаты работника стоимости топлива производится по распоряжению руководителя организации и в размере не выше среднемесячного заработка работника в порядке, установленном ст. 107, 408 ТК.

Распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее 2 нед. со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику.

До издания распоряжения нанимателя об удержании из зарплаты от работника должно быть затребовано письменное объяснение.

Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в порядке, предусмотренном законодательством.

Также на основании подп. 3.6 п. 3 Декрета № 5 руководителям организаций предоставлено право удерживать из зарплаты работника по распоряжению нанимателя ущерб, причиненный нанимателю по вине работника, в размере до 3 его среднемесячных зарплат. При этом при каждой выплате зарплаты размер такого удержания (при взыскании сумм, в т.ч. по исполнительным документам, общий размер всех удержаний) не может превышать 50 % зарплаты, причитающейся к выплате работнику, если возможность бо́льшего размера удержания (общего размера всех удержаний) не установлена законодательными актами.