Замещение временно отсутствующего работника

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 31 мая 2017 г.

Рассматриваются возможные варианты замещения временно отсутствующего работника, а также приводятся образцы необходимых документов.

На практике может возникнуть необходимость замещения работника, временно отсутствующего на рабочем месте по причине нетрудоспособности, нахождения в трудовом или социальном отпуске, убытия в служебную командировку, прохождения курсов повышения квалификации и др.

Замещение может быть осуществлено посредством:

● временного перевода для замещения отсутствующего работника (ст. 33 Трудового кодекса (далее – ТК));

● выполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы (ст. 67 ТК);

● приема на работу на условиях срочного трудового договора на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника (п. 4 ч. 1 ст. 17 ТК).

Временный перевод

Временный перевод для замещения отсутствующего работника является переводом, осуществляемым в порядке производственной необходимости (ч. 2 ст. 33 ТК).

Временный перевод для замещения отсутствующего работника не может превышать 1 мес. в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). Такой перевод осуществляется без согласия работника и обязателен для него. По соглашению сторон срок временного перевода может быть увеличен (ч. 3 ст. 33 ТК). Временный перевод в связи с производственной необходимостью в другую местность допускается только с согласия работника (ч. 4 ст. 33 ТК).

Согласие работника на временный перевод для замещения отсутствующего работника не требуется, если одновременно соблюдаются следующие условия:

1) срок перевода не превышает 1 мес. в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря) (ч. 3 ст. 33 ТК).

Для работников, занятых на работах, непосредственно связанных с основным технологическим процессом в лесной промышленности и лесном хозяйстве (далее – работники лесной промышленности), – до 3 мес. в течение календарного года (п. 1 ч. 1 ст. 315 ТК);

2) работник временно переводится в пределах одной и той же местности, т.е. прежнее рабочее место и рабочее место, на которое работник временно переводится, расположены в пределах границ одного населенного пункта (города, поселка городского типа, сельского населенного пункта) (ч. 4 ст. 33 ТК, ст. 8 Закона от 05.05.1998 № 154-З «Об административно-территориальном устройстве Республики Беларусь»).

Законодательство устанавливает необходимость получения согласия работника на временный перевод для замещения отсутствующего работника, если присутствует хотя бы одно из следующих условий:

1) срок временного перевода превышает 1 мес. в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря) (для работников лесной промышленности – 3 мес.) (ч. 3 ст. 33, п. 1 ч. 1 ст. 315 ТК);

2) наниматель временно переводит работника для замещения отсутствующего работника в другую местность (ч. 4 ст. 33 ТК).

При временном переводе для замещения отсутствующего работника в другую местность наниматель обязан предоставить работнику установленные законодательством гарантии и компенсации в связи с переездом на работу в другую местность (ст. 96 ТК). Если срок временного перевода не превышает один год и семья работника не переезжает вместе с ним, то по соглашению между работником и нанимателем работнику могут компенсироваться расходы, связанные с проживанием на новом месте, при этом размер возмещенных расходов не должен превышать половины размера суточных (ч. 3 ст. 96 ТК).

Оплата труда при временном переводе производится в порядке, установленном ст. 68 ТК. Замещающему работнику в бюджетных организациях и иных организациях, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, оплата производится в порядке и размере, определяемых республиканским органом госуправления, проводящим госполитику в области труда.

При временном переводе для замещения отсутствующего работника оплата замещающему работнику производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ч. 2, 5 ст. 33 ТК). Размер оплаты труда по выполняемой работе определяется исходя из формы оплаты труда, принятой у нанимателя (повременной или сдельной), а также условий оплаты труда замещаемого работника.

Если оплата труда по выполняемой работе ниже, чем средний заработок работника по прежней работе, то наниматель обязан произвести работнику доплату до среднего заработка по прежней работе. Порядок расчета среднего заработка определен в Инструкции о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утв. постановлением Минтруда от 10.04.2000 № 47.

Условия и порядок оплаты труда при временном заместительстве в иных организациях устанавливаются нанимателем и предусматриваются в коллективных договорах, соглашениях.

На время замещения отсутствующего работника переводимый работник освобождается от выполнения трудовых обязанностей по ранее занимаемой должности (профессии). По истечении срока временного перевода наниматель обязан предоставить работнику прежнюю работу согласно трудовому договору. Работник по истечении срока временного перевода вправе прекратить работу, на которую он был временно переведен для замещения отсутствующего работника, и отказаться от ее выполнения.

Временный перевод для замещения временно отсутствующего работника осуществляется нанимателем с соблюдением следующего алгоритма.

Шаг 1. Получение согласия переводимого работника на временный перевод (при необходимости).

Пример 1.

Образец уведомления о временном переводе в связи с производственной необходимостью

Шаг 2. Ознакомление работника с должностной инструкцией по замещаемой должности или рабочей инструкцией по замещаемой профессии, инструкциями по охране труда.

Шаг 3. Издание приказа о временном переводе.

Пример 2.

Образец приказа о временном переводе в связи с производственной необходимостью

Шаг 4. Заключение договора о полной индивидуальной либо коллективной (бригадной) материальной ответственности, проведение инвентаризации, осуществление приема-передачи дел и документов (при необходимости).

В трудовую книжку запись о временном переводе работника не вносится.

Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы

С учетом положений ч. 1 ст. 67 ТК выполнение обязанностей временно отсутствующего работника предполагает дополнительное оплачиваемое выполнение обязанностей по указанной должности наряду со своей основной работой в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня.

В случае необходимости замены отсутствующего работника наниматель вправе:

● установить другому работнику с его согласия совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ);

● возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника с его согласия.

Работник, которому установлено совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или поручено выполнение обязанностей временно отсутствующего работника, не освобождается от своей основной работы (ч. 1 ст. 67 ТК).

Конкретный размер доплаты за выполнение дополнительной работы устанавливается нанимателем по согласованию с работником, а для бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – Правительством или уполномоченным им органом.

Размер доплаты может быть установлен как в абсолютном (фиксированном) размере, так и в процентном отношении к тарифной ставке (окладу) по профессии (должности), по которой установлено выполнение обязанностей. Если работник выполняет дополнительную работу неполный месяц, то целесообразно устанавливать размер доплаты пропорционально отработанному времени.

Содержание и конкретный объем дополнительных трудовых функций устанавливаются нанимателем с письменного согласия работника и отражаются в дополнительном соглашении к ранее заключенному трудовому договору.

Возложение исполнения обязанностей временно отсутствующего работника производится нанимателем с соблюдением следующего алгоритма.

Шаг 1. Получение согласия работника на выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Пример 3.

Образец уведомления о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Шаг 2. Ознакомление работника с должностной инструкцией по замещаемой должности или рабочей инструкцией по замещаемой профессии, инструкциями по охране труда.

Шаг 3. Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту).

Пример 4.

Образец дополнительного соглашения к контракту о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Шаг 4. Издание приказа о возложении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

Пример 5.

Образец приказа о возложении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника

Шаг 5. Заключение договора о полной индивидуальной либо коллективной (бригадной) материальной ответственности, проведение инвентаризации, осуществление приема-передачи дел и документов (при необходимости).

В трудовую книжку запись о возложении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника не вносится.

Прием на работу на условиях срочного трудового договора на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника

В соответствии с ч. 2 ст. 17 ТК срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а также в случаях, предусмотренных ТК.

Срочный трудовой договор может быть заключен на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы (п. 4 ч. 1 ст. 17 ТК).

Рассматриваемый вариант используется в случае длительного отсутствия основного работника (в связи с его длительной нетрудоспособностью, нахождением в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет).

Согласно ч. 3 ст. 38 ТК трудовой договор, заключенный на время выполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается со дня, предшествующего дню выхода этого работника на работу.

Трудовой договор с временным работником в зависимости от обстоятельств его заключения подлежит прекращению в последний день временной нетрудоспособности основного работника либо последний день его пребывания в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Трудоустройство сотрудника, принимаемого на работу для замещения временно отсутствующего работника, производится нанимателем с соблюдением стандартного алгоритма, включающего следующие этапы.

Шаг 1. Направление соискателя на медосмотр (обследование) в случаях, предусмотренных законодательством.

Шаг 2. Получение от соискателя документов, требующихся для заключения трудового договора согласно ст. 26 ТК, и письменного заявления о приеме на работу.

Шаг 3. Ознакомление лица, поступающего на работу, с ЛНПА, связанными с его трудовой деятельностью (должностной (рабочей) инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, положением об оплате труда, инструкциями по охране труда и пожарной безопасности и др.).

Шаг 4. Заключение срочного трудового договора на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

Пример 6.

Образец трудового договора, заключаемого на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, находящегося в отпуске по беременности и родам (фрагмент)

Шаг 5. Издание приказа о приеме на работу.

Пример 7.

Образец приказа о приеме на работу на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, находящегося в отпуске по беременности и родам

Шаг 6. Заключение договора о полной индивидуальной либо коллективной (бригадной) материальной ответственности, проведение инвентаризации, осуществление приема-передачи дел и документов (при необходимости).

Шаг 7. Оформление личной карточки, личного дела, внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку работника, включение данных о работнике в табель учета рабочего времени, оформление документов по воинскому учету. В случае если работник принимается на работу впервые – оформление страхового свидетельства государственного соцстрахования.

Пример 8.

Образец записи в трудовую книжку работника о приеме на работу на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника