Кадровая диагностика в организации

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 1 июня 2021 г.

Описывается процедура проведения кадровой диагностики в организации, в т.ч. расчета избыточной (недостаточной) численности работников.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Методические рекомендации по проведению кадровой диагностики организаций в целях выявления потенциально избыточной численности работников, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 15.12.2016 № 72 (далее – Рекомендации).

Общие положения

В современных условиях представляется важным внедрение в организации политики оптимизации всех ресурсов, в т.ч. трудовых. Решение о сокращении штата во время кризиса не всегда является успешным шагом для решения проблем. Одним из эффективных инструментов, который может быть использован, является кадровая диагностика.

Кадровая диагностика организации направлена на совершенствование организационной структуры и повышение эффективности использования труда работников, оптимизацию затрат нанимателя на оплату труда. Анализ кадрового состава позволяет оценить существующие трудовые ресурсы, возможности их развития и применения, конкурентоспособность кадров организации.

Для оказания методической помощи руководителям и специалистам организаций независимо от формы собственности и видов экономической деятельности в определении потенциально избыточной (недостаточной) численности работников приняты Рекомендации.

Согласно Рекомендациям целью кадровой диагностики является оценка соответствия численности работников организации ее экономическим целям и перспективам инновационного развития.

Кадровую диагностику рекомендуется проводить при:

● выявлении устойчивой негативной динамики основных экономических показателей деятельности организации;

● росте уровня дебиторской задолженности;

● наличии задолженности по зарплате;

● снижении основных финансовых показателей;

● проведении реструктуризации и модернизации организации и др. (п. 4 Рекомендаций).

Кадровая диагностика также важна для организаций с положительной динамикой развития в целях профилактики неэффективного использования ресурсов как части кадрового аудита. В указанном случае кадровая диагностика способствует оптимизации затрат на персонал, совершенствованию организационной структуры, повышению конкурентоспособности.

Кадровая диагностика как метод расчета потенциально избыточной (недостаточной) численности работников

Согласно п. 6 Рекомендаций алгоритм проведения кадровой диагностики включает следующие этапы:

● выбор метода расчета потенциально избыточной (недостаточной) численности работников исходя из состояния нормирования труда в организации.

● расчет потенциально избыточной (недостаточной) численности по категориям работников, структурным подразделениям и в целом по организации;

● принятие управленческих решений по результатам кадровой диагностики.

Рекомендациями предусмотрены 2 метода расчета:

1) для нормированного труда;

2) для работников, чей труд не нормируется.

1. Нормирование труда работников на основе трудоемкости выполняемых работ базируется на использовании норм выработки.

Расчет производится следующим образом. Выбирается анализируемый период (эффективным является период в 1–2 года) и анализируемые единицы (структурные подразделения, например, сборочный цех, или категории работников, например, фрезеровщики). Далее собираются исходные данные.

Исходные показатели для расчета избыточной (недостаточной) численности работников на основе трудоемкости выполняемых работ:

Ч_сп. – среднесписочная численность работников определенного структурного подразделения или определенной категории работников, чел. Порядок определения среднесписочной численности закреплен в Указаниях по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утв. постановлением Белстата от 20.01.2020 № 1;

УВН_ф. – фактический уровень выполнения норм труда, %;

УВН_пл. – плановый уровень выполнения норм труда, %;

НТ_пл. – нормативная трудоемкость работ, выполняемых работниками, чел./ч. Определяется на основе норм труда (норм времени, выработки, нормативов численности) и используется для определения нормативного объема трудозатрат, необходимых для производства отдельных изделий или выполнения всей производственной программы;

РН_пл. – расчетная норма рабочего времени 1 работника, ч. Устанавливается ежегодно постановлением Минтруда и соцзащиты;

ПП_пл. – процент плановых целодневных потерь рабочего времени работников (трудовые и социальные отпуска, невыходы на работу по болезни и родам, учебные отпуска, отпуска по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, выполнение государственных и общественных обязанностей, другие неявки, разрешенные законодательством), %.

Исходные данные могут быть предоставлены экономическим отделом (экономистом) организации либо рассчитаны кадровой службой.

Далее следует рассчитать скорректированную расчетную норму рабочего времени (РН_{пл.скор.} = РН_пл. х (100 – ПП_пл.) / 100) и планируемый коэффициент выполнения норм труда (К_пл. = УВН_пл. / 100).

Потенциально избыточная (недостаточная) численность (Ч_изб.) рассчитывается по следующей формуле:

Ч_изб. = Ч_сп. – НТ_пл. / (РН_{пл.скор.} х К_пл.).

В случае получения отрицательного результата численность признается потенциально недостаточной, в случае положительного – потенциально избыточной.

2. Для расчета избыточной (недостаточной) численности работников, чей труд не нормируется, целесообразным является использование данных о фактической структуре затрат рабочего времени. Этот метод позволяет рассчитать потенциально избыточную численность на основании выявленных потерь рабочего времени. Для этих целей может использоваться метод фотографии рабочего времени. Основная цель этого метода – выявить потери рабочего времени (п. 14 Рекомендаций).

Выбор конкретного способа сбора данных зависит от структуры и численности организации (структурного подразделения). Если работники самостоятельно ведут планирование и заполняют отчеты по учету рабочего времени, можно проанализировать их за выбранный период. Однако во избежание искажения либо получения недостоверной информации целесообразно фотографию рабочего времени поручить провести выбранному специалисту (это может быть работник кадровой службы).

При организации и проведении фотографии рабочего времени можно опираться на Методические рекомендации по установлению норм и нормативов для нормирования труда рабочих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 26.11.2004 № 134, либо разработать самостоятельно стратегию и форму (карту) для сбора данных.

Пример.

Образец формы (карты) фотографии рабочего времени

Ответственный работник фиксирует данные, наблюдая за исследуемым работником в течение всего рабочего дня. В целях экономии рекомендуется одновременно проводить фотографию рабочего времени группы работников (от 4 до 10 чел.), и только в случае затруднения в связи с постоянным перемещением исследуемого сотрудника следует использовать индивидуальную фотографию рабочего времени.

Перед началом сбора данных ответственному работнику необходимо предоставить информацию о местонахождении всех рабочих мест, на которых может находиться работник, графике рабочего дня работника (время начала и окончания рабочего дня, перерывов), а также обеспечить доступ ответственного работника ко всем рабочим местам.

В случае необходимости сбора информации о сотрудниках, работающих преимущественно за компьютерами на одном рабочем месте, возможно также использование специализированных компьютерных программ, анализирующих конкретные действия работников в течение рабочего дня, соответствие фактически выполненных работ установленным планам и количество перерывов в работе.

После сбора данных по всем исследуемым сотрудникам полученная информация сводится и анализируется. Определяются потери рабочего времени по каждому работнику и удельный вес потерь рабочего времени (У_прв.). В потери рабочего времени следует включать время, когда работник не выполнял трудовые обязанности (все нерегламентированные перерывы) в связи с плохой организацией рабочего процесса (ждал получения задания или информации от другого сотрудника), по техническим причинам (поломка оборудования), по своей вине (нарушение трудовой дисциплины, выполнение личных дел, общение с коллегами на нерабочие темы и др.).

У_прв. = потери раб. времени / всего моментов х 100.

Далее необходимо определить избыточную (недостаточную) численность работников по формуле:

Ч_изб. = Ч_сп. х У_прв. / 100

В случае получения отрицательного результата численность признается потенциально недостаточной, в случае положительного – потенциально избыточной.

Принятие управленческих решений по результатам кадровой диагностики

При выявлении потенциально избыточной численности работников в первую очередь необходимо рассмотреть все возможности для повышения эффективности использования труда имеющихся работников:

● перевод отдельных работников на гибкие формы занятости (гибкое или неполное рабочее время, дистанционная работа и т.д.);

● сокращение продолжительности рабочего времени некоторых категорий работников/подразделений;

● перераспределение работников внутри организации (перемещение, перевод), изменение структуры организации (создание, упразднение структурных подразделений);

● вовлечение работников организации в поиск решений по повышению рационализации труда (например, введение премии или надбавки за внедрение рационализации трудового процесса);

● сокращение числа трудовых договоров с временными работниками (необходимо проанализировать, на кого из основных работников могут быть возложены обязанности временных работников) (п. 21 Рекомендаций).

Прибегать к сокращению работников необходимо только в случае, если принятие вышеуказанных мер не привело к положительному эффекту и в организации сохраняется избыток работников.

При выявлении в подразделении потенциально недостаточной численности работников необходимо пересмотреть рабочие (должностные) инструкции и (или) технологический процесс с целью корректировки перечня профессиональных (должностных) обязанностей работников, что подразумевает возможность возложения недостающих обязанностей на работников указанного структурного подразделения. Далее рассматривается возможность перевода в структурные подразделения с недостаточной численностью работников из подразделений с избыточной численностью. В случае невозможности укомплектования структурного подразделения за счет имеющихся работников организации принимается решение о найме новых работников. На указанном этапе важно определить, какие именно специалисты и в каком количестве необходимы для эффективного функционирования организации (п. 17, 22 Рекомендаций).

Кадровая диагностика как метод анализа персонала и движения кадров в организации

Кадровую диагностику также применяют в случае необходимости анализа качественных характеристик работников, результативности работы, показателя движения персонала.

Можно выделить следующие запросы нанимателя и методы их удовлетворения посредством кадровой диагностики.

1. Оценка персонала для определения кадрового резерва и необходимости в его дополнительном обучении.

Методы:

● анкетирование для оценки профессиональных качеств работника (клиентоориентированность, конфликтность и т.д.) со стороны коллег, подчиненных, начальства и по мнению самого работника (метод «360 градусов»);

● решение «кейсов»: позволяет выявить лидерские качества и навыки работы в команде. Может проводиться как индивидуально, так и в группе. В качестве примера можно привести задание на организацию уборки офиса (субботника) при заданном количестве работников, средств уборки и ограниченном бюджете. Работая в команде, работники должны найти оптимальный вариант проведения субботника, а сам процесс обсуждения и поиска решений выявляет профессиональные навыки участвующих.

2. Оценка результативности персонала.

Методы:

● расчет производительности труда отдельных работников;

● оценка по системе МВО: основывается на постановке конкретных целей и анализа их выполнения работниками в конце отчетного периоды;

● анализ рентабельности организации в целом.

3. Анализ движения кадров.

Методы:

● расчет текучести кадров:

К_тек. = К_ув. × 100 / Ч_сп.,

где  К_тек. – коэффициент текучести персонала;

К_ув. – количество уволенных сотрудников за период;

Ч_сп. – среднесписочная численность персонала за рассматриваемый период;

● расчет стабильности кадров:

К_ск. = (1 – Р_ув.) / (Р_пр. + Ч_сп.),

где  К_ск. – коэффициент стабильности кадров;

Р_ув. – численность работников, уволившихся по собственному желанию и из-за нарушения трудовой дисциплины;

Р_пр. – численность вновь принятых работников;

Ч_сп. – среднесписочная численность работников за период.

4. Оценка конкурентоспособности кадров.

Методы:

● анализ расходов на персонал по сравнению со средними значениями по отрасли;

● анализ образования персонала по сравнению со средними значениями по отрасли.

Таким образом, наниматель может применить любой из приведенных выше методов кадровой диагностики, который наиболее соответствует структуре и особенностям конкретной организации.