Приобретение специальной одежды с использованием корпоративной банковской карточки

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 14 декабря 2017 г.

Раскрывается порядок документального оформления, а также отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций по приобретению спецодежды за наличный и безналичный расчет с использованием корпоративной банковской карточки.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)

● Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133)

● Инструкция о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утв. постановлением Правления Национального банка от 18.01.2013 № 34 (далее – Инструкция № 34)

● Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Национального банка от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107)

Общие положения

Преимущества использования корпоративных карточек перед наличными денежными средствами:

● кассовые операции сводятся к минимуму, что упрощает работу бухгалтерских служб;

● работники имеют круглосуточный доступ к денежным средствам на случай непредвиденных расходов (особенно актуально для лиц, находящихся в служебных командировках);

● возможность получать проценты, начисленные на остаток денежных средств на расчетном счете;

● возможность быстрой уплаты таможенных платежей и др.

В Республике Беларусь расчеты по операциям при использовании банковских платежных карточек юрлицами, ИП и физлицами производятся в соответствии с Инструкцией № 34.

Банковская платежная карточка – платежный инструмент, обеспечивающий доступ к банковскому счету, счетам по учету вкладов (депозитов), кредитов физического или юридического лица для получения наличных денежных средств и осуществления расчетов в безналичной форме, а также обеспечивающий проведение иных операций в соответствии с законодательством (ст. 273 Банковского кодекса).

Корпоративная банковская карточка – это карточка, привязанная к счету юрлица, использование которой предусмотрено договором об использовании карточки, заключенным между банком-эмитентом и юрлицом (ИП), и предназначенная для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью организации, в т.ч. накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. Корпоративная банковская карточка не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера.

Именную корпоративную карточку вправе использовать только работник – держатель карточки, чьи фамилия и имя нанесены на заготовку этой карточки. Следовательно, использование корпоративных карточек физлицами, не являющимися держателями этих карточек, запрещается (п. 16 Инструкции № 34). Такая карточка не может быть использована ее держателем для получения наличных белорусских рублей в целях выдачи денежных средств другим работникам организации под отчет для последующей оплаты ими расходов, связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Неименную корпоративную карточку, на которой не указаны данные о держателе, можно выдать любому работнику организации. При каждой выдаче корпоративной карточки ее держателю необходимо довести информацию о цели ее использования. Цель использования корпоративной карточки можно указать в приказе, в соответствии с которым производится выдача карточки.

Для целей приобретения спецодежды будет рассматриваться вариант использования дебетовой корпоративной карточки, т.к. использование корпоративной кредитной карточки осуществляется в соответствии с условиями кредитных договоров.

Согласно п. 25 Инструкции № 34 держатели корпоративных дебетовых карточек, выданных к счетам клиентов в белорусских рублях или инвалюте, могут использовать их в соответствии с режимом счета клиента, установленным законодательством, для получения наличных денежных средств или проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами в порядке, определенном законодательством и договором об использовании карточки.

Подтверждение совершения операций по корпоративным банковским карточкам

Документом на бумажном носителе и (или) в электронном виде, служащим подтверждением совершения операции при использовании карточки и являющимся основанием для оформления платежных инструкций для осуществления безналичных расчетов, составленным в соответствии с требованиями Инструкции № 34, банка-эмитента, банка-эквайера и (или) правил платежной системы, является карт-чек (абз. 23 п. 2 Инструкции № 34).

Карт-чеки на бумажном носителе оформляются в порядке, предусмотренном ТНПА Национального банка, иными НПА с учетом правил платежной системы. Карт-чеки, сформированные на бумажном носителе, выдаются держателю карточки по требованию. При отсутствии технической возможности формирования карт-чеков на бумажном носителе держателю карточки по его требованию должна быть предоставлена информация о проведенной операции (п. 33 Инструкции № 34).

Карт-чеки, подтверждающие факт совершения операций при использовании карточки с применением ее реквизитов, включают:

● дату и время совершения операции;

● сумму операции;

● код или наименование валюты операции;

● код, подтверждающий авторизацию операции;

● реквизиты карточки и (или) счета клиента;

● иную информацию (п. 34 Инструкции № 34).

После осуществления операций, связанных с движением денежных средств по счету юрлица при помощи корпоративной банковской карточки, они отражаются банком-эмитентом по счету клиента не позднее второго банковского дня, следующего за днем получения банком-эмитентом информации, необходимой в соответствии с ЛНПА.

Документом, подтверждающим проведение по счету клиента операций при использовании карточки, является выписка по соответствующему счету клиента, порядок предоставления которой определяется в договоре об использовании карточки. В выписку по счету клиента должна быть включена информация обо всех проведенных клиентом и отраженных по счету клиента (счету по учету кредитов) операциях при использовании карточки за определенный период (п. 38 Инструкции № 34).

При осуществлении расчетов наличными денежными средствами при помощи корпоративной банковской карточки документами, подтверждающими приобретение спецодежды работниками организации, являются:

● кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП), содержащий номер, наименование юрлица, инициалы, фамилию ИП, дату продажи товара, наименование, количество и цену товара, сумму, идентификатор кассира, при осуществлении оплаты товара наличными денежными средствами (абз. 2 п. 37 Инструкции № 107).

При отсутствии в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров, являются кассовый чек и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров, содержащий номер, наименование юрлица, инициалы, фамилию ИП, дату продажи товара, наименование, количество и цену товара, сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров, с указанием его должности, фамилии и инициалов;

● квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) согласно приложению к постановлению Минторга от 23.08.2011 № 34 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912» в установленных законодательством случаях оплаты товара (работ, услуг) без применения кассового оборудования и (или) платежных терминалов (абз. 3 п. 37 Инструкции № 107);

● другие документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) согласно законодательству (абз. 10 п. 37 Инструкции № 107).

Использование корпоративной карточки для снятия денег может осуществляться через:

● банкомат – электронно-механический программно-технический комплекс, обеспечивающий выдачу и (или) прием наличных денежных средств, совершение других операций при использовании карточки, установленных банком и не противоречащих законодательству, регистрацию таких операций с последующим формированием карт-чека;

● пункт выдачи наличных денежных средств – специально оборудованное помещение (касса банка, его филиал (структурное подразделение банка или его филиала, в т.ч. передвижное, расположенное вне места нахождения банка, его филиала и не имеющее самостоятельного баланса) либо удаленное рабочее место, отделение почтовой связи, если иное не установлено законодательством) для выдачи наличных денежных средств и совершения иных операций при использовании карточки, если возможность совершения таких операций установлена банком и не противоречит законодательству.

При осуществлении безналичных расчетов по приобретению спецодежды при помощи корпоративной банковской карточки документами, подтверждающими расходы по приобретению через кассовое оборудование, являются:

● кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП), содержащий реквизиты, указанные в абз. 2 п. 37 Инструкции № 107;

● карт-чек (его копия, заверенная руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка (абз. 5 п. 37 Инструкции № 107).

Своевременная отчетность при использовании корпоративной банковской карточки

Наличный расчет при помощи корпоративной банковской карточки

В соответствии с ч. 4 п. 34, п. 69 Инструкции № 107 в случае, когда с корпоративной карты снимаются наличные белорусские рубли для осуществления расчетов с юрлицами, подразделениями, ИП за товары (работы, услуги) и т.д. на территории Республики Беларусь в интересах организации, держатель может снять наличные белорусские рубли с использованием корпоративной карточки в размере, определенном руководителем организации, обособленного подразделения, но не более 100 БВ на протяжении одного дня, за исключением случаев, указанных в Инструкции № 107, и случаев, установленных законодательством.

Согласно ч. 1 п. 35 Инструкции № 107 лица, получившие наличные денежные средства, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные денежные средства.

При этом отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерскую службу лицом, получившим денежные средства под отчет, лично на бумажном носителе, в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления) или посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе.

Таким образом, работник, рассчитавшийся наличными денежными средствами, снятыми со счета с использованием корпоративной карточки, за приобретенную им спецодежду, должен представить в бухгалтерию отчет об использовании денежных средств по карточке.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится согласно ч. 2 п. 36 Инструкции № 107 при условии представления полного отчета по ранее выданным суммам. Однако юрлица, подразделения, осуществляющие через уполномоченных лиц, находящихся вне места нахождения юрлица, подразделения, расчеты наличными денежными средствами с физлицами и перечисляющие на счета клиентов, к которым выданы корпоративные дебетовые карточки, денежные средства под отчет для проведения расчетов с использованием корпоративной дебетовой карточки, могут дополнительно перечислять на указанные счета денежные средства без представления полного отчета по ранее перечисленным суммам денежных средств. При этом если расчеты с физлицами осуществляются наличными денежными средствами на территории вне места нахождения юрлица, подразделения только одним уполномоченным лицом, то отчет об израсходованных суммах с приложением карт-чеков (их копий, заверенных руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным) и иных документов, подтверждающих целевой характер расходования денежных средств, представляется в бухгалтерскую службу юрлица, подразделения в сроки, определяемые руководителем юрлица, подразделения, но не реже 1 раза в месяц.

Неизрасходованная сумма наличных денежных средств, оставшаяся в распоряжении работника, а также неизрасходованная сумма денежных средств, оставшаяся на счете клиента-физлица, возвращаются работником юрлицу, подразделению, ИП посредством внесения наличных денежных средств в кассу либо осуществления банковского перевода на счет юрлица, ИП, за исключением случаев, установленных в ч. 2 п. 1 ст. 107 Трудового кодекса (п. 41 Инструкции № 107). Если работник в установленный срок не вернул неизрасходованные подотчетные средства, то невозвращенная сумма денег удерживается из его зарплаты при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. В этом случае наниматель вправе издать распоряжение об удержании не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Безналичный расчет при помощи корпоративной банковской карточки

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных дебетовых карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах (ч. 2 п. 35 Инструкции № 107).

При этом, как и в случае оплаты наличными денежными средствами при помощи корпоративной банковской карточки, отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерскую службу лицом, получившим денежные средства под отчет, лично на бумажном носителе, в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления) или посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе (ч. 3 п. 35 Инструкции № 107).

Таким образом, работник, рассчитавшийся в безналичном порядке с использованием корпоративной карточки за приобретенную им спецодежду, должен представить в бухгалтерию отчет об использовании денежных средств по карточке.

Бухгалтерский учет

Согласно п. 56 Инструкции № 50 для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в белорусских рублях на расчетных счетах организации, открытых в банках (п. 40 Инструкции № 50). Поэтому в организациях, имеющих корпоративные карточки к счету 51, целесообразно открыть субсчета, а именно:

● 51-1 «Общий расчетный счет»;

● 51-2 «Расчетный счет с использованием корпоративной карточки».

Также для расчетов за границей организации открывают валютные счета с использованием корпоративной корточки. Так, счет 52 «Валютные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в инвалютах на валютных счетах организации, открытых в банках (п. 41 Инструкции № 50). Поэтому при наличии валютных корпоративных карточек целесообразно открыть субсчета, а именно:

● 52-1 «Валютный счет»;

● 52-2 «Валютный счет с использованием корпоративной карточки».

В соответствии с п. 16 Инструкции № 50 приобретенная спецодежда учитывается в бухгалтерском учете на складах предприятия на субсчете 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе», открытом к счету 10 «Материалы». На счете 10 учитываются наличие и движение специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной (защитной), форменной и фирменной одежды и обуви, находящихся на складах организации или в иных местах хранения.

Поступление на склад материалов несобственного производства происходит на основании договоров купли-продажи, поставки, иных аналогичных договоров. При этом организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные и товаросопроводительные документы, на основании которых осуществляются приемка и оприходование поступивших материалов (п. 26 Инструкции № 133).

При приобретении спецодежды за наличный расчет с применением корпоративной банковской карточки оприходование происходит на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физлиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 31 Инструкции № 133).

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары под материалы оформляются приходными ордерами при отсутствии расхождений между данными сопроводительных документов и фактическими данными (по количеству и качеству) (п. 27 Инструкции № 133).

Согласно перечню первичных учетных документов, утв. постановлением Совета Министров от 24.03.2011 № 360, для документального оформления движения материалов применимы лишь накладные ТТН-1 и ТН-2, используемые при перемещении товарно-материальных ценностей между субъектами предпринимательской деятельности, и отсутствуют формы, предназначенные для организации внутреннего учета поступивших материалов. Поэтому организациям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы учетной документации, применяемые для организации внутреннего учета запасов (материалов). Разработанные с учетом специфики организации и утвержденные ее руководителем учетные формы необходимо включить в учетную политику.

В бухгалтерском учете хозяйственные операции по приобретению спецодежды за наличный расчет с использованием корпоративной карточки отражаются следующими записями:

Суммы денежных средств, перечисляемых на личную карточку работника, отражаются как полученные под отчет в момент перечисления с расчетного, валютного либо специальных счетов на основании выписки банка, а все совершенные подотчетным лицом хозяйственные операции отражаются на основании авансового отчета и приложенных к нему оправдательных документов.

Для контроля расходования средств с использованием корпоративной карточки организация имеет возможность по согласованию с банком-эмитентом установить лимит по количеству и сумме операций в сутки.

Вышеизложенное относится к приобретению спецодежды за наличный расчет при помощи корпоративной банковской карточки, выданной работнику организации. В случае приобретения спецодежды по безналичному расчету при помощи корпоративной банковской карточки, выданной работнику, Инструкцией № 133 не установлено, на основании какого документа следует приходовать приобретенную спецодежду, расчеты за которую осуществлены корпоративными карточками в безналичном порядке. Так, необходимо руководствоваться порядком оприходования спецодежды, приобретенной работником за наличный расчет при помощи корпоративной банковской карточки, и такими же документами, которые представляются при оплате товара наличными денежными средствами.

В бухгалтерском учете приобретение спецодежды за безналичный расчет с использованием корпоративной карточки отражается следующими записями:

Согласно п. 56 Инструкции № 50 подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту счета 71. Удержание этих сумм с подотчетных лиц отражается по дебету счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 94. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Налоговый учет

НДС. Порядок принятия НДС к вычету при оплате товаров, работ, услуг, имущественных прав с использованием корпоративной карточки такой же, как и при оплате в безналичной и наличной форме (организация может принять НДС к вычету по приобретенным активам, товарно-материальным ценностям, но для этого необходимо потребовать у продавца, чтобы он указал ставку и сумму НДС, заверил печатью или штампом и подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного (п. 3 ст. 107 НК)).

Налог на прибыль. Для включения в базу для расчета налога на прибыль необходимо обязательное подтверждение обоснованности произведенных расходов, т.е. держатель карточки – физлицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет, составленный в соответствии с требованиями законодательства, и дополнительно прикладывает карт-чек (при условии содержания в нем реквизитов кассового чека), подтверждающий факт оплаты товаров, работ, услуг с использованием карточки. Карт-чек является документом, подтверждающим факт проведения операции с использованием карточки или ее реквизиты. Соответственно, при соблюдении вышеуказанных условий сумма расходов для приобретения спецодежды включается в базу для расчета налога на прибыль (ст. 130 НК).

Подоходный налог с физлиц. Согласно п. 8 ст. 175 НК удержание у плательщика исчисленной суммы подоходного налога производится организацией за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику, при их фактической выплате.