путеводитель по сделкам

Использование имущества работника в служебных целях. Основные положения

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 22 октября 2026 г.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● письмо МНС от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении» (далее – письмо № 2-2-9/1632)

Правоотношения, возникающие в процессе использования в служебных целях личного имущества работника, могут регулироваться гражданским или трудовым законодательством.

В рамках трудовых отношений имущество работника нанимателю не передается, использовать его может только сам работник как в служебных, так и в личных целях. В случае необходимости передачи нанимателю или другим работникам имущества, принадлежащего работнику, заключается договор согласно нормам гражданского права.

Законодательством не определено право, на основании которого работнику должно принадлежать имущество, используемое им в служебных целях. В связи с этим имущество может находиться в собственности работника либо в ином законном владении (безвозмездное пользование, аренда и т.д.) при наличии письменного согласия законного владельца имущества.

Использование имущества работника в служебных целях в рамках трудового законодательства

ТК не содержит определения понятия «использование имущества работника в служебных целях». Однако ст. 106 ТК предусматривает право на получение компенсации за износ (амортизацию) работникам, использующим свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя. Размер и порядок выплаты такой компенсации определяются по договоренности с нанимателем.

Оформление имущества работника для использования его в служебных целях может осуществляться путем заключения:

● трудового договора (контракта) с соответствующим условием;

● дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту), в случае если необходимость использования имущества работника в служебных целях возникла после его заключения;

● отдельного договора об использовании личного имущества работника в служебных целях.

1. Обязательные условия трудового договора установлены ч. 2 ст. 19 ТК и не включают обязанность использования работником личного имущества в процессе осуществления трудовой деятельности.

Помимо обязательных условий, которые должны содержаться в трудовом договоре, в нем могут быть предусмотрены дополнительные условия, не противоречащие ТК. К ним относятся условия об использовании имущества работника в служебных целях:

● наименование личного имущества работника, используемого в служебных целях, с указанием сведений о нем;

● порядок и сроки использования имущества работника в служебных целях;

● размер компенсации, выплачиваемой работнику за использование им личного имущества в служебных целях;

● порядок и сроки выплаты компенсации;

● указание на документ, на основании которого имущество принадлежит работнику.

2. В служебных целях могут быть использованы только:

● транспортные средства;

● оборудование;

● инструменты и приспособления (ст. 106 ТК).

3. Сторонами договора (дополнительного соглашения) являются работник и наниматель.

4. Предусматриваются размер, сроки выплаты компенсации за использование имущества работника в служебных целях. Размер и порядок выплаты компенсации за износ (амортизацию) имущества, используемого работником для нужд нанимателя, определяются по договоренности с нанимателем. Размер компенсации рассчитывается с учетом стоимости имущества, его физического износа, состояния и иных критериев.

5. Наниматель издает приказ, в соответствии с которым производится выплата компенсации за износ (амортизацию) имущества.

6. Имущество не передается организации во владение и (или) пользование, его использование осуществляется работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.

7. Использование имущества должно быть обусловлено трудовой функцией работника и подтверждаться трудовым договором, должностной инструкцией или другими ЛНПА организации.

8. Работник вправе распоряжаться имуществом, которое он использует в служебных целях, по своему усмотрению.

9. В случае если работник использует в служебных целях автомобиль, следует установить порядок распределения расходов на обслуживание и топливно-смазочные материалы (согласно письму № 2-2-9/1632).

Следует отметить, что работник и наниматель могут прийти к соглашению об использовании личного имущества в служебных целях без выплаты компенсации. В этом случае в трудовом договоре указывается соответствующее условие.

Использование имущества работника в служебных целях в рамках гражданского законодательства

Если работник передает свое имущество нанимателю, при этом не использует его лично в служебных целях либо использует по заданию нанимателя только в рамках трудовой функции, то эти взаимоотношения регулируются не трудовым, а гражданским законодательством.

В рамках гражданско-правовых отношений, которые существуют между работником и нанимателем, по поводу использования личного имущества работника для нужд нанимателя могут быть заключены:

● договор аренды;

● договор безвозмездного пользования имуществом (ссуды).

Согласно ч. 1 ст. 577 ГК по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. ГК предусматривает две разновидности договора аренды транспортных средств:

● договор аренды (фрахтования на время) транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (договор аренды транспортного средства с экипажем) (п. 1 ст. 603 ГК);

● договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (договор аренды транспортного средства без экипажа) (ч. 1 ст. 613 ГК).

Следует отметить, что стороны договора аренды рассматриваются как субъекты гражданско-правовых отношений, несмотря на то что в трудовых правоотношениях они могут выступать в качестве нанимателя и работника.

От вида договора аренды зависят обязанности нанимателя-арендатора и работника-арендодателя по содержанию имущества и несению расходов на эти цели.

Особенности договора аренды

1. Основным документом, устанавливающим правоотношения между арендодателем и арендатором, является договор аренды, заключенный в письменной форме и подписанный сторонами (их представителями) (п. 1 ст. 580 ГК).

2. В договоре должны быть указаны сведения, позволяющие установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным (п. 3 ст. 578 ГК).

3. Право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законодательством или собственником сдавать имущество в аренду (ст. 579 ГК). Договор аренды, заключенный без согласия собственника, является ничтожным в силу ст. 169 ГК как не соответствующий требованиям ст. 579 ГК.

4. Договор аренды заключается на срок, определенный договором (п. 1 ст. 581 ГК). Если срок аренды в договоре не определен, договор аренды считается заключенным на неопределенный срок (ч. 1 п. 2 ст. 581 ГК).

5. Имущество сдается в аренду вместе со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами (техпаспортом, сертификатом качества и т.п.), если иное не предусмотрено договором (п. 2 ст. 582 ГК).

6. Арендодатель обязан производить за свой счет капремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законодательством или договором аренды (ч. 1 п. 1 ст. 587 ГК). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендатор обязан осуществлять капремонт арендованного транспортного средства (ст. 615 ГК). Осуществление капремонта транспортного средства по договору аренды транспортного средства с экипажем возлагается на арендодателя в соответствии со ст. 605 ГК.

7. По договору аренды транспортного средства с экипажем расходы, связанные с технической эксплуатацией транспортного средства (текущий ремонт, техобслуживание и др.), возлагаются на работника-арендодателя (ст. 605 ГК). Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства (оплата топлива, обязательных платежей и др.), возлагаются на нанимателя-арендатора, однако договором может быть предусмотрено иное (ст. 607 ГК).

8. При передаче имущества составляется акт приема-передачи имущества, подписываемый обеими сторонами договора.

9. Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. В случаях, когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах (ч. 2 п. 1 ст. 585 ГК).

10. Арендодатель отвечает за недостатки сданного в аренду имущества, полностью или частично препятствующие пользованию им, даже если во время заключения договора аренды он не знал об этих недостатках (п. 1 ст. 583 ГК).

11. Арендодатель не отвечает за недостатки сданного в аренду имущества, которые были им оговорены при заключении договора аренды, либо были заранее известны арендатору, либо должны были быть обнаружены арендатором во время осмотра имущества или проверки его исправности при заключении договора или передаче имущества в аренду (п. 2 ст. 583 ГК).

12. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет арендатор в соответствии с правилами гл. 58 ГК (ст. 619 ГК).

13. Арендатор, надлежащим образом исполнявший свои обязанности, по истечении срока договора имеет преимущественное перед другими лицами право на заключение договора аренды на новый срок. Арендатор обязан письменно уведомить арендодателя о желании заключить такой договор в срок, указанный в договоре аренды, а если в договоре такой срок не указан, – в разумный срок до окончания действия договора (ст. 592 ГК).

Помимо договора аренды между сторонами может быть заключен договор безвозмездного пользования (ссуды) имуществом работника.

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 643 ГК).

Особенности договора безвозмездного пользования (ссуды)

1. Ссудодателем выступает работник, а ссудополучателем – наниматель (уполномоченное должностное лицо нанимателя).

2. Договор является безвозмездным.

3. Имущество работника передается во временное пользование.

4. Ссудодатель обязан предоставить вещь в состоянии, соответствующем условиям договора безвозмездного пользования и ее назначению. Вещь предоставляется в безвозмездное пользование со всеми ее принадлежностями и относящимися документами (инструкцией по использованию, техпаспортом и т.д.), если иное не предусмотрено договором (п. 2 ст. 645 ГК).

5. Ссудополучатель несет все расходы, связанные с эксплуатацией (осуществление текущего и капитального ремонта, расходы по содержанию) переданного во временное пользование имущества, если иное не предусмотрено договором (ст. 649 ГК).

6. Преимущественное право ссудополучателя на заключение договора безвозмездного пользования (ссуды) на новый срок законодательством не предусмотрено.

7. Ссудодатель вправе произвести отчуждение вещи или передать ее в возмездное пользование третьему лицу. При этом к новому собственнику или пользователю переходят права из ранее заключенного договора безвозмездного пользования, а его права в отношении вещи обременяются правами ссудополучателя (п. 1 ст. 654 ГК).

8. Ссудодатель отвечает за вред, причиненный третьему лицу в результате использования вещи, если не докажет, что вред причинен вследствие умысла или грубой неосторожности ссудополучателя или лица, у которого эта вещь оказалась с согласия ссудодателя (ст. 651 ГК).

9. Ссудополучатель несет риск случайной гибели или случайного повреждения полученной вещи, если он использовал ее не в соответствии с договором или назначением вещи либо передал ее третьему лицу без согласия ссудодателя (ст. 650 ГК).