Порядок ведения индивидуальными предпринимателями кассовых операций в белорусских рублях. Часть 2
Читать «Порядок ведения индивидуальными предпринимателями кассовых операций в белорусских рублях. Часть 1»
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 25 января 2018 г.
Описывается порядок выдачи наличных денежных средств из касс ИП, привлекающих для осуществления предпринимательской деятельности физлиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, и выдачи наличных денежных средств лицам, не состоящим в штате ИП.
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Трудовой кодекс (далее – ТК)
● Кодекс об административных правонарушениях (далее – КоАП)
● Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Национального банка от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107)
Выдача наличных денежных средств из касс ИП
Выдача наличных денежных средств из касс ИП, привлекающих для осуществления предпринимательской деятельности физлиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится по:
● расходному кассовому ордеру формы КО-2 согласно приложению 3 к постановлению Минфина от 29.03.2010 № 38 (далее – расходный кассовый ордер);
● платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму наличных денежных средств, выплаченных по платежной ведомости (ведомостям), без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.
Пример 1.
ИП привлекает к осуществлению своей предпринимательской деятельности 3 наемных работников.
При выдаче им зарплаты ИП имеет право как выписать на выплачиваемую каждому работнику сумму отдельный расходный кассовый ордер, так и составить платежную ведомость, указав в ней суммы, выплачиваемые 3 работникам, и приложить (составить) к ней один расходный кассовый ордер на общую сумму наличных денежных средств, фактически выплаченных по платежной ведомости.
На общую сумму наличных денежных средств, выданных по нескольким платежным ведомостям, допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.
При выдаче наличных денежных средств по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются за получение денежных средств в соответствующей графе платежной ведомости.
Платежная ведомость выписывается вручную либо оформляется с помощью технических средств с указанием общей суммы наличных денежных средств цифрами и прописью.
В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) получателя наличных денежных средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денежных средств.
Выдача наличных денежных средств лицам, не состоящим в штате ИП, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо в отдельности, или по отдельной платежной ведомости с составлением расходного кассового ордера на общую сумму наличных денежных средств, выплаченных по платежной ведомости (ведомостям).
Выдача наличных денежных средств производится только лицам, указанным в расходном кассовом ордере, платежной ведомости, других документах, предусмотренных законодательством, либо в доверенности, при предъявлении ими документов, удостоверяющих личность.
В случае выдачи наличных денежных средств по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в расходном кассовом ордере после фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) получателя наличных денежных средств учиняется запись «По доверенности», указываются фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) лица, которому доверено получение наличных денежных средств.
Если выдача наличных денежных средств производится по платежной ведомости, перед подписью получателя наличных денежных средств кассир учиняет запись «По доверенности».
Доверенность на разовое получение наличных денежных средств прилагается к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.
Если доверенность выдана на получение наличных денежных средств в течение определенного времени, ее копия, удостоверенная в установленном законодательством порядке, хранится у ИП.
ИП или лица, ими уполномоченные, на титульном листе платежной ведомости учиняют разрешительную надпись о выдаче наличных денежных средств с указанием сроков выдачи и суммы наличных денежных средств прописью и подписывают платежную ведомость.
Разовые выдачи наличных денежных средств на оплату труда, выплату алиментов, под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи производятся отдельным лицам по расходным кассовым ордерам, нескольким лицам – по платежным ведомостям.
Выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, производится как наличными денежными средствами, так и с использованием корпоративных дебетовых карточек.
Порядок выдачи денежных средств под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении лиц авансом на предстоящие расходы.
ИП выдают наличные денежные средства, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые ИП, включая день выдачи (получения с корпоративной дебетовой карточки) наличных денежных средств под отчет, но не более чем на сроки, которые установлены законодательством и оговорены в п. 34 Инструкции № 107.
Сроки выдачи наличных денежных средств под отчет
|
Место, в котором будут производиться расходы |
Максимальный срок, включая день выдачи (получения с корпоративной дебетовой карточки) наличных денежных средств под отчет |
|
В месте нахождения ИП |
Не более 3 рабочих дней |
|
Вне места нахождения ИП |
Не более 10 рабочих дней |
|
Независимо от места произведения расходов в сумме, не превышающей размера 1 БВ, в целом у ИП |
До 30 рабочих дней |
Примечание от Нормативка.by
Для уточнения актуальных данных о размере БВ рекомендуем использовать справочную информацию «Размер базовой величины в Республике Беларусь».
ИП выдают наличные денежные средства, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с юрлицами, подразделениями, ИП в размерах, определяемых ИП, но не более размера расчетов наличными денежными средствами между юрлицами, их обособленными подразделениями, ИП, установленного гл. 4 Инструкции № 107.
Справочно
Согласно п. 69 Инструкции № 107 юрлицо, его обособленное подразделение, ИП независимо от наличия у них текущего (расчетного) банковского счета осуществляют расчеты наличными денежными средствами с другими юрлицами, их обособленными подразделениями, ИП на территории Республики Беларусь, в т.ч. путем внесения наличных денежных средств непосредственно в кассы банков с последующим зачислением их на текущие (расчетные) банковские счета получателей, в общей сумме не более 100 БВ на протяжении одного дня, за исключением случаев, указанных в Инструкции № 107, и случаев, установленных законодательством.
Лица, получившие наличные денежные средства, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу (ИП) отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные денежные средства, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК.
Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных дебетовых карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу (ИП) отчет об израсходованных суммах.
Пример 2.
ИП 04.12.2017 (понедельник) выданы денежные средства наемному работнику под отчет для осуществления хозяйственных расходов (приобретение канцелярских товаров) по месту нахождения ИП (в том же населенном пункте):
1) наличными денежными средствами на срок 3 рабочих дня.
Отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) работник должен представить ИП не позднее 11.12.2017 в случае, если суббота и воскресенье у ИП определены как выходные дни, либо 09.12.2017 в случае, если суббота определена ИП как рабочий день. Также в указанный срок работник в случае неиспользования всей выданной суммы под отчет должен возвратить в кассу неиспользованные наличные денежные средства;
2) с использованием корпоративной дебетовой карточки – работник рассчитался в безналичной форме 05.12.2017.
В случае если суббота и воскресенье определены ИП как выходные дни, то отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) работник должен представить ИП не позднее 26.12.2017 (с учетом того, что 25.12.2017 – праздничный день, не являющийся рабочим у ИП).
Отчет об израсходованных суммах представляется в бухгалтерскую службу (ИП) лицом, получившим денежные средства под отчет, лично на бумажном носителе, в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления) или посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе.
Лица, получившие денежные средства под отчет, осуществляют их расходование на цели, определенные ИП, в соответствии с законодательством.
Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии представления полного отчета по ранее выданным суммам.
Перечень документов, подтверждающих расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), указан в п. 37 Инструкции № 107.
Допускается использование личных денежных средств физлиц для приобретения ими товаров (работ, услуг) в интересах ИП, с которыми указанные физлица состоят в трудовых отношениях, в пределах размеров, установленных гл. 4 Инструкции № 107.
В этой ситуации физлица, израсходовавшие наличные денежные средства, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах ИП.
Физлица при использовании личных денежных средств посредством личной дебетовой карточки либо частично наличными денежными средствами и частично посредством личной дебетовой карточки обязаны не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах с приложением карт-чеков (их копий, заверенных руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП) или выписки по счету клиента-физлица и иных документов для возмещения средств, использованных ими в интересах ИП.
Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников ИП, производится в порядке и размерах, установленных законодательством.
Важно
Выдача наличных денежных средств самому ИП на расходы, связанные с его поездками (проезд к месту назначения и обратно, наем жилого помещения), производится в размере стоимости проездных документов, оплаченных счетов, квитанций и других документов, подтверждающих фактически понесенные расходы, при условии, что поездки ИП непосредственно связаны с осуществлением им предпринимательской деятельности.
Работник, получивший наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу ИП отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, посредством их перечисления на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, либо частично наличными денежными средствами и частично посредством перечисления на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу ИП (самому ИП) отчет об израсходованных суммах с приложением карт-чеков (их копий, заверенных руководителем юрлица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП) или выписки по счету клиента-физлица и иных документов независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой.
Пример 3.
У ИП установлена 5-дневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье.
ИП направил работника в командировку из Могилева в Минск на 3 рабочих дня с 04.12.2017 по 06.12.2017.
1. Аванс на командировочные расходы был выдан ИП работнику наличными денежными средствами.
Отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) работник должен представить ИП не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, т.е. не позднее 11.12.2017 (09.12.2017 и 10.12.2017 – выходные дни).
2. Аванс на командировочные расходы был выдан путем перечисления денежных средств на личную дебетовую карточку работника.
Отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) работник должен представить ИП не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, т.е. не позднее 28.12.2017 (9, 10, 16, 17, 23–25 декабря 2017 г. – выходные дни).
Возврат неизрасходованных сумм денежных средств осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК.
Неизрасходованная сумма наличных денежных средств, оставшаяся в распоряжении работника, а также неизрасходованная сумма денежных средств, оставшаяся на счете клиента-физлица, возвращаются работником ИП посредством внесения наличных денежных средств в кассу либо осуществления банковского перевода на счет ИП, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК.
При использовании корпоративной дебетовой карточки не израсходованная работником сумма денежных средств остается на счете клиента.
В случае если выданная под отчет сумма денежных средств была получена работником полностью либо частично наличными денежными средствами с использованием корпоративной дебетовой карточки, неизрасходованная сумма наличных денежных средств возвращается работником ИП посредством внесения наличных денежных средств в кассу либо осуществления банковского перевода на счет ИП, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК.
Перечисление денежных средств на счет клиента-физлица под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, осуществляется после представления полного отчета по ранее выданным этому работнику суммам наличных денежных средств.
Перечисление денежных средств на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой, допускается без представления работником полного отчета по ранее перечисленным на счет клиента суммам денежных средств.
Важно
Передача другим лицам наличных денежных средств, полученных под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, не допускается.
Согласно п. 44 Инструкции № 107 при направлении в одну служебную командировку нескольких лиц допускается проведение оплаты расходов, связанных со служебной командировкой (проезд к месту служебной командировки и обратно, наем жилого помещения), в безналичном порядке денежными средствами, перечисленными ИП на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, под отчет одному командированному лицу для проведения указанных расчетов за всех лиц, находящихся в служебной командировке.
В этом случае расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения включаются в отчет об израсходованных суммах лицом, которому на эти цели перечислены денежные средства под отчет.
Важно
При использовании ИП личной (корпоративной) дебетовой карточки для оплаты расходов, связанных с его разъездами, составление отчета об израсходованных суммах и возврат неизрасходованных наличных денежных средств, полученных с использованием личной (корпоративной) дебетовой карточки, осуществляются в порядке, предусмотренном в п. 40–42 Инструкции № 107. Отчет об израсходованных суммах составляется в случае привлечения ИП для осуществления предпринимательской деятельности физлиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам.
ИП вправе распоряжаться денежными средствами, полученными в процессе осуществления предпринимательской деятельности, по своему усмотрению (с учетом предусмотренных законодательством обязанностей, возлагаемых на ИП по уплате налогов, сборов и иных обязательных платежей, осуществлению расчетов с контрагентами, выплате зарплаты наемным работникам и т.д.), т.е. ИП самостоятельно определяет размер личного дохода.
Экспертное мнение
Операции по выдаче личного дохода ИП наличными денежными средствами из кассы относятся к текущим операциям, соответственно, ИП, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, имеют право расходовать наличные денежные средства, поступившие в кассу, для выплаты личного дохода при соблюдении условий, предусмотренных п. 8, 9 Инструкции № 107.
В случае если ИП принято решение о ведении кассовой книги (оформляется в письменной форме), то операции по выплате ИП из кассы наличными денежными средствами личного дохода в обязательном порядке должны быть оформлены расходным кассовым ордером.
Если ИП принято решение о том, что кассовая книга им не ведется, то обязанность по оформлению расходным кассовым ордером операции по выплате ИП из кассы наличными денежными средствами личного дохода законодательно не закреплена, т.е. расходный кассовый ордер может ИП не оформляться.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Необходимость ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров определяется ИП самостоятельно в письменной форме.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров используется для учета движения наличных денежных средств по целевому назначению.
При принятии ИП решения о ведении журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров заполненные ИП (либо бухгалтером) приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу подлежат регистрации в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, который ведется по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 107 или по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 107.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 107 ведется отдельно для приходных и расходных кассовых ордеров.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 107 ведется общий для приходных и расходных кассовых ордеров.
Форма ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров определяется ИП самостоятельно в письменной форме.
Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров может осуществляться посредством программно-технических средств. Выходная форма «Вкладной лист журнала регистрации приходных (расходных) кассовых ордеров» составляется за соответствующий день и содержит данные учета движения наличных денежных средств по целевому назначению (п. 49 Инструкции № 107).
Хранение наличных денежных средств
Не допускается хранение в кассах наличных денежных средств, принятых без использования кассового оборудования, платежных терминалов или без приходных документов, формы которых установлены законодательством.
В случае если ИП, открывший текущий (расчетный) банковский счет, установил срок сдачи наличных денежных средств один раз в несколько дней и реже, то наличные денежные средства, поступающие ИП, открывшему текущий (расчетный) банковский счет, в период между сроками сдачи наличных денежных средств могут находиться на хранении у самого ИП либо его работника (п. 58 Инструкции № 107).
ИП обеспечивают сохранность наличных денежных средств в кассе, а также при доставке их из банка (в банк).
ИП самостоятельно либо совместно со службами инкассации банков, специализированными подразделениями МВД, иными организациями обеспечивают сохранность транспортируемых особо крупных сумм (в 1 000 и более раз превышающих размер БВ) в соответствии с законодательством и заключенными договорами.
Все наличные денежные средства ИП хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются.
Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в замочных скважинах металлических шкафов, сейфов, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей помещаются в упаковку, исключающую какую-либо возможность несанкционированного доступа к дубликатам ключей, и хранятся у лиц, ответственных за сохранность ценностей. Не реже одного раза в квартал проводится проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа ИП необходимо сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры по немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа (п. 63 Инструкции № 107).
Перед открытием кассы, металлических шкафов, сейфов кассир, ИП обязаны осмотреть сохранность печатей, замков, дверей и оконных решеток, убедиться в исправности охранной, тревожной, пожарной сигнализации (при их наличии).
В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей, решеток или неисправности охранной сигнализации кассир немедленно сообщает об этом ИП, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры по охране кассы до прибытия их работников. ИП после получения согласия работников органов внутренних дел проверяет наличие в кассе наличных денег.
Проверка наличия в кассе наличных денежных средств должна быть проведена до начала операций по приему и выдаче наличных денежных средств из кассы ИП. По результатам проверки в произвольной форме составляется акт, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй – остается у ИП, третий – отсылается в страховую организацию (при наличии договора страхования) (п. 64 Инструкции № 107).
Административная ответственность
Нарушение ИП порядка ведения кассовых операций влечет наложение штрафа в размере до 10 БВ.
Невыполнение ИП или кассиром требований законодательства по осуществлению проверки наличных денежных средств на подлинность и платежность влечет предупреждение или наложение штрафа в размере до 3 БВ (ст. 11.7 КоАП).
