Реквизиты документов. Оформление организационно-распорядительных документов и заявлений работников

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 2 марта 2020 г.

Рассматриваются вопросы оформления приказов, распоряжений и иных документов в организации, а также заявлений работников.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83 (далее – СТБ 6.38-2016)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19 (далее – Инструкция № 19)

Инструкция № 4 устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в госорганах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации) (п. 1 Инструкции № 4).

Положения Инструкции № 4 распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий (п. 3 Инструкции № 4).

Согласно п. 4 Инструкции № 4 организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4.

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов.

В составе ОРД выделяются 3 группы документов:

1) распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

2) организационные (инструкция, положение, правила, структура, регламент, устав, штатное расписание);

3) информационно-справочные (акт, заявление, докладная записка, объяснительная записка, письмо, предупреждение, протокол, справка, сводка, уведомление и др.).

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены в СТБ 6.38-2016.

Согласно ч. 1 п. 18 Инструкции № 4 для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

● наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

● дата документа;

● регистрационный индекс;

● подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 Инструкции № 4).

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (ч. 1 п. 19 Инструкции № 4).

Пунктом 21 Инструкции № 4 определено, что бланк документа – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Выделяется 2 вида бланков: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов (ч. 1 п. 23 Инструкции № 4).

Оба вида бланков должны быть разработаны в строгом соответствии с СТБ 6.38-2016.

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»

На бланках документов по усмотрению организации могут помещаться эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

На бланках документов с изображением Государственного герба реквизит помещается на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

На бланках документов без изображения Государственного герба реквизит помещается на верхнем поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации») (п. 37 Инструкции № 4).

Реквизит «Код организации»

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа. Государственные органы проставляют код по общегосударственному классификатору ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утв. постановлением Госстандарта от 30.12.2014 № 60. Иные организации проставляют код по общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утв. постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров от 28.04.2003 № 22 (ч. 2 п. 38 Инструкции № 4).

Реквизит «Код документа»

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утв. постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки от 29.09.1995 № 10 (ч. 3 п. 39 Инструкции № 4).

В соответствии с ч. 4 п. 39 Инструкции № 4 организации при необходимости могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, и осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы. При этом присвоенные организацией коды могут проставляться на соответствующих документах в качестве реквизита «Код документа». Таким образом, организации вправе осуществлять самостоятельное кодирование любых создаваемых в процессе ее деятельности документов в целях их систематизации и оперативного поиска по заданным параметрам.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации»

Установлено, что при наличии вышестоящей организации на документах указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней (ч. 2 п. 40 Инструкции № 4).

Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.) (ч. 3 п. 40 Инструкции № 4).

Реквизит «Дата документа». Оформление дат документов

Согласно ч. 2 п. 46 Инструкции № 4 датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Виза», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (ч. 5 п. 46 Инструкции № 4).

Реквизит «Место составления или издания»

Место составления или издания документа указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений (ч. 2 п. 49 Инструкции № 4).

Реквизит «Регистрационный индекс»

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из:

● порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел;

● индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.);

● другими условными обозначениями.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо) (ч. 3 п. 47 Инструкции № 4).

При оформлении электронного документа значение реквизита «Регистрационный индекс» содержится в особенной части электронного документа и включается в регистрационно-контрольную карточку (ч. 4 п. 5 Инструкции № 19). При этом, согласно п. 31 Инструкции № 19 в общую часть проекта электронного документа можно включать составные части реквизита «Регистрационный индекс», известные до подписания электронного документа.

Реквизит «Печать»

В соответствии с п. 62 Инструкции № 4 печати могут быть трех видов:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).

Печати организаций подразделяются на:

● гербовые (печати с изображением Государственного герба);

● простые

При проставлении печати ее оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ (ч. 4 п. 62 Инструкции № 4)

Согласно ч. 2 п. 18 Инструкции № 4 для отдельных видов документов реквизит «Печать» является дополнительным реквизитом, придающим им юридическую силу.

Реквизит «Гриф утверждения»

Согласно ч. 3 п. 52 Инструкции № 4 документ может утверждаться двумя способами:

1) посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи.

При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения;

2) издания распорядительного документа (составления протокола).

При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса (ч. 10 п. 52 Инструкции № 4).

Реквизит «Резолюция»

Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит «Резолюция» включает ФИО исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа. Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом (п. 53 Инструкции № 4).

Оформление организационно-распорядительных документов и заявлений работников

Согласно п. 92 Инструкции № 4 в организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий (п. 93 Инструкции № 4).

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов по основной деятельности.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа (п. 95 Инструкции № 4).

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2016.

Приказы и распоряжения подразделяются на 3 вида:

● по основной деятельности;

● по личному составу;

● по административно-хозяйственным вопросам.

Постановления и решения подразделяются на 2 вида:

● по основной деятельности;

● по личному составу (п. 98 Инструкции № 4).

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) НПА или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» (ч. 11 п. 99 Инструкции № 4).

Согласно ч. 12 п. 99 Инструкции № 4 в случае, когда распорядительный документ отменяет ранее изданный документ (его отдельные положения), в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом используется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ...».

В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу (ч. 13 п. 99 Инструкции № 4).

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен (ч. 14 п. 99 Инструкции № 4).

Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим.

Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания.

Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.

Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

Пример 1.

Расположение реквизитов в приказе организации

Заявление – документ, содержащий просьбу работника, направленную на реализацию его трудовых прав.

Работник составляет заявление в произвольной форме или по образцу, утвержденному нанимателем. При этом заявление должно содержать следующие реквизиты:

● наименование организации и (или) ФИО, должность лица, к которому обращается с заявлением работник;

● текст обращения;

● дата документа;

● номер документа;

● ФИО, должность и подпись заявителя.

Пример 2.

Расположение реквизитов в заявлении работника