Ремонт транспортного средства: бухгалтерский и налоговый учет

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 16 марта 2018 г.

Освещаются вопросы бухгалтерского и налогового учета при ремонте транспортных средств собственными силами и сторонними организациями.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)

● Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102)

● Инструкция по бухгалтерскому учету налога на добавленную стоимость, утв. постановлением Минфина от 30.06.2012 № 41 (далее – Инструкция № 41)

Общие положения

В процессе эксплуатации транспортных средств происходит их физический износ, а также непредвиденные поломки. Такие ситуации вызывают необходимость регулярного техобслуживания транспортных средств и проведения необходимых ремонтных работ. Работы по техобслуживанию и ремонту транспортных средств могут проводиться как собственными силами организации – владельца транспортного средства, так и с привлечением сторонних организаций.

Согласно приложению 5 к Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утв. постановлением Минэкономики, Минфина, Минстройархитектуры от 27.02.2009 № 37/18/6, ремонтом признается совокупность работ по восстановлению исправности или работоспособности объекта или его составных частей с приведением объекта в соответствие с требованиями, определенными ТНПА, а также по предотвращению их дальнейшего интенсивного износа. При проведении ремонта не изменяются технико-экономические показатели объекта, его конструкция и комплектация, ресурс, срок службы и стоимость.

Различают следующие виды ремонта: капитальный, средний и текущий. При капремонте производятся полная разборка основного средства, устранение неисправностей базовых и корпусных деталей и узлов, замена или восстановление всех изношенных деталей или узлов. Средний ремонт предполагает частичную замену или восстановление составных частей. В ходе текущего ремонта производятся замена и (или) восстановление отдельных частей основного средства (транспортного средства). Обычно текущий ремонт выполняется собственными силами организации, а именно ремонтно-механической мастерской.

На основании ч. 2 п. 20 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утв. постановлением Минфина от 30.04.2012 № 26, фактические затраты на поддержание основных средств в рабочем состоянии (техосмотр и уход, проведение всех видов ремонта) признаются расходами в том отчетном периоде, в котором они произведены.

В организации могут быть как собственные транспортные средства, приобретаемые по договорам купли-продажи, получаемые безвозмездно, так и не принадлежащие организации на праве собственности: арендуемые, получаемые по договорам безвозмездного пользования, используемые в служебных целях личные автомобили работников. От вышеуказанных условий зависит порядок отнесения таких расходов на затраты организации в бухгалтерском и налоговом учете.

Так, ст. 587 ГК установлено, что арендодатель обязан производить за свой счет капремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законодательством или договором аренды. Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законодательством или договором аренды.

В соответствии со ст. 615 ГК арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

На основании ст. 643 ГК по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

Согласно ст. 649 ГК ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы по ее содержанию, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования.

В соответствии с п. 1 ст. 819 ГК по договору страхования страховщик обязуется при наступлении предусмотренного законодательством или договором страхового случая возместить страхователю или третьему лицу, в пользу которого заключен договор, причиненный ущерб (произвести страховую выплату в виде страхового возмещения или страхового обеспечения) в пределах определенной договором суммы (страховой суммы, лимита ответственности), а страхователь обязуется уплатить обусловленную договором сумму (страховой взнос, страховую премию). Договор страхования должен быть заключен в письменной форме, если иное не установлено законами или актами Президента (ч. 1 п. 1 ст. 830 ГК). Страхование может проводиться в формах добровольного и обязательного страхования.

Причины проведения ремонтных работ

Износ узлов и деталей транспортного средства

Такой ремонт предполагает отсутствие виновных лиц, расходы на такой ремонт отражаются в:

● бухгалтерском учете – в составе затрат, формирующих расходы по текущей деятельности;

● налоговом учете – в составе затрат, учитываемых при расчете налога на прибыль.

ДТП

1. Водитель организации не является виновником ДТП.

Расходы на ремонт несет:

● организация, на учете которой числится транспортное средство;

● страховая организация в случае, если был заключен договор страхования.

Некомпенсируемые суммы страхового возмещения (суммы возмещения, превышающие стоимость ремонта) в бухгалтерском учете признаются прочими расходами (доходами) по текущей деятельности. При расчете налога на прибыль суммы возмещения от страховой организации учитываются в составе внереализационных доходов на дату их получения. Расходы на ремонт включаются в состав внереализационных расходов в пределах сумм возмещения на дату их поступления (подп. 3.26¹⁷ п. 3 ст. 129 НК).

2. Виновником является водитель – работник организации.

Расходы на ремонт возмещаются, если:

1) автомобиль застрахован по договору добровольного страхования – за счет сумм страхового возмещения;

2) автомобиль не застрахован – за счет:

● средств виновного лица – водителя расходы на ремонт относятся на недостачи и потери от порчи имущества. Затем подлежащие возмещению суммы предъявляются виновному лицу и списываются на счет по учету расчетов с персоналом по прочим операциям. При поступлении суммы возмещения от работника его задолженность погашается;

● средств организации.

При расчете налога на прибыль сумма возмещения учитывается в составе внереализационных доходов на дату ее поступления. Расходы на ремонт включаются во внереализационные расходы в сумме, не превышающей поступившую сумму возмещения. Такие расходы отражаются на дату поступления суммы возмещения (подп. 3.26¹⁷ п. 3 ст. 129 НК).

Ремонт собственными силами организации

Документальное оформление

Если ремонтные работы проводятся организацией собственными силами, то их оформление осуществляется в порядке, установленном организацией, с соблюдением требований законодательства. При этом ремонтные работы, производимые собственными силами, осуществляются соответствующими специалистами организации, учет времени работы которых зависит от принятой в организации системы оплаты труда работников. Документом, предназначенным для учета времени работы работников, является, как правило, табель учета использования рабочего времени.

Для проведения ремонтных работ необходимо наличие запчастей, а также вспомогательных материалов. Запчасти, необходимые для проведения ремонтных работ, передаются в подотчет материально ответственному лицу с отражением их в материальном отчете. Передача запчастей оформляется в зависимости от территориальной удаленности склада и места проведения ремонтных работ. При этом отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннее перемещение. Запчасти принимаются к учету по фактической цене приобретения (п. 7 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133).

Для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и (или) принятия к учету у грузополучателя, при перемещении товаров внутри организации между местами хранения и (или) производства, расположенными по разным адресам (за исключением перемещения товаров в пределах одного здания), организациями применяются накладные ТТН-1 и ТН-2 (ч. 2 п. 1 Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58).

Расход материала со склада в производство (цех) оформляется лимитно-заборными картами, накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, комплектовочными ведомостями, раскройными картами.

Выполненные ремонтные работы учитываются в регистрах учета, установленных в организации. В данных регистрах могут указываться также использованные при производстве ремонтных работ запчасти. Расход запчастей определяется по нормам, установленным в организации (например, моторное и трансмиссионное масла), и в зависимости от вида ремонтных работ. Оформление использованных при проведении ремонтных работ запчастей может производиться путем составления акта списания материалов по форме, установленной в организации, но соответствующей требованиям ст. 10 п. 4 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Зарплата работников, выполнявших ремонтные работы, определяется исходя из данных первичных документов по учету выполненных работ, фактически отработанного времени (например, наряд на сдельные работы). Расчет зарплаты, начисленной на основании первичных документов, производится в расчетно-платежной ведомости. Расходы на оплату труда работников, занятых на ремонтных работах, отражаются в бухгалтерском учете на основании данных ведомостей.

Прочие расходы, связанные с ремонтом, отражаются в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов (например, бухгалтерская справка-расчет), составленных с учетом требований, предъявляемых к ним.

На основании вышеуказанных первичных документов материально ответственное лицо отражает расход запчастей в материальном отчете.

Бухгалтерский учет

При ремонте транспортного средства собственными силами (хозяйственным способом) специализированными ремонтными цехами все затраты первоначально учитываются на счете 23 «Вспомогательные производства». При этом стоимость использованных при ремонте материалов, зарплата рабочих и прочие затраты отражаются по дебету счета 23 и кредиту счетов 10 «Материалы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и других счетов (п. 26 Инструкции № 50). Фактическая себестоимость ремонта, произведенного вспомогательным ремонтным подразделением организации, со счета 23 списывается в дебет счета 26 как расходы, связанные с управлением производственной организацией. На этом счете отражаются начисленная амортизация и затраты на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения, затраты на содержание управленческого персонала, затраты на информационные, аудиторские и другие услуги, другие аналогичные по назначению затраты (п. 28 Инструкции № 50).

Аналогичный учет применяется и организацией, которая заключила договор безвозмездного пользования транспортным средством.

На основании п. 28 Инструкции № 50, п. 10 Инструкции № 102 затраты, связанные с управлением организацией, учтенные на счете 26, при определении финансовых результатов в полной сумме списываются в дебет субсчета 90-5 «Управленческие расходы».

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Налоговый учет

Налог на прибыль

Расходы организации на ремонт используемого в предпринимательской деятельности транспортного средства включаются в состав затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль (ст. 130, 131 НК).

Возникают ситуации, когда транспортное средство не застраховано по договору добровольного страхования. При возникновении ДТП вина за случившееся перекладывается на водителя транспортного средства, а если недостаточно оснований для этого, то организации приходится за счет собственных средств производить ремонт и устранять поломку автомобиля. В этом случае руководителем организации принимается решение не взыскивать ущерб с виновного лица, расходы на ремонт списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» в субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности». При налогообложении прибыли такие расходы не учитываются (подп. 1.26 п. 1, п. 3 ст. 131 НК).

Подоходный налог

В соответствии с п. 1 ст. 153, подп. 1.4 п. 1 ст. 154 НК объектом налогообложения подоходным налогом является в т.ч. стоимость улучшения имущества, находившегося в пользовании других лиц и возвращенного его собственнику (за исключением случаев, когда улучшение явилось следствием капремонта, проведение которого было обусловлено чрезвычайными обстоятельствами (пожар, авария, стихийное бедствие, ДТП и иные аналогичные обстоятельства, в т.ч. форс-мажорные)), при наличии документов, подтверждающих факт свершения указанных событий, сопоставимости их последствий и произведенных улучшений. Организации часто в соответствии с условиями заключенного договора производят текущий ремонт автомобиля в результате его поломки, т.е. восстанавливают его исправность или работоспособность, что не приводит к изменению его технико-экономических показателей, конструкции, комплектации и ресурса. Таким образом, ремонтные работы не приводят к улучшению транспортного средства, в момент возврата автомобиля физлицу объекта налогообложения подоходным налогом не возникает.

Ремонтные работы, выполненные сторонними организациями

Документальное оформление

Для проведения ремонта транспортного средства сторонними организациями (автосервисами) оформляется заявка, в которой отражаются сведения о заказчике, транспортном средстве, неисправностях автомобиля.

Затем заполняется заказ на обслуживание в 2 экз., содержащий юридические, экономические и технические условия выполнения работ такой сторонней организацией. Потом составляется приемо-сдаточный акт в 2 экз., который служит основанием для передачи транспортного средства в ремонт и приема из ремонта.

Бухгалтерский учет

Расходы по ремонту транспортного средства могут покрываться за счет средств владельца, а также могут передаваться сторонней организации запчасти для таких работ. Для учета наличия и движения запчастей, используемых для замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств, предназначен субсчет 10-5 «Запасные части» (ч. 7 п. 16 Инструкции № 50).

Запчасти до окончания ремонтных работ учитываются в составе запасов организации на субсчете 10-7. Основанием для списания на затраты переданных для ремонта запчастей, а также стоимости услуг по ремонту будет заказ-наряд (иной первичный учетный документ) на ремонт автомобиля, оформленный ремонтной организацией. Если же запчасти входят в общую стоимость ремонтных работ, то они аккумулируются на счете 26.

Если расходы на ремонт транспортного средства покрываются за счет страховой организации по договору страхования, то для учета расчетов по страхованию имущества предусмотрен субсчет 76-2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию» (ч. 5 п. 59 Инструкции № 50). Стоимость произведенных ремонтных работ отражается по дебету субсчета 76-2 и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (ч. 1, 3 п. 47, ч. 8 п. 59 Инструкции № 50).

Предъявленный сервисной организацией в первичном учетном документе НДС отражается по дебету счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредиту счета 60 (ч. 1, 2 п. 21 Инструкции № 50, абз. 1, 4 п. 2 Инструкции № 41).

Сумма «входного» НДС принимается организацией к вычету по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» и кредиту счета 18 (ч. 3 п. 21 Инструкции № 50, п. 4 Инструкции № 41).

Сумма страхового возмещения, полученная от страховой организации в соответствии с договором страхования, отражается по дебету счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и кредиту субсчета 76-2 (ч. 8 п. 59 Инструкции № 50).

Стоимость ремонтных работ, превышающая сумму полученного страхового возмещения, включается в состав прочих расходов по текущей деятельности, учитываемых на субсчете 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» (ч. 8 п. 59 Инструкции № 50, абз. 1, 20 п. 13 Инструкции № 102). Такие потери от страхового случая отражаются по дебету счетов 90, 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту субсчета 76-2.

В бухгалтерском учете организации операции по ремонту автомобиля сторонней организацией (автосервисом) без заключения договора страхования отражаются следующим образом:

В бухгалтерском учете операции по ремонту автомобиля с привлечением сторонней организации (автосервиса) с передачей собственных запчастей, но без заключения договора страхования отражаются следующим образом:

При заключении договора страхования на транспортное средство между организацией (владельцем) и страхователем в бухгалтерском учете операции по ремонту транспортного средства сторонней организацией (автосервисом) отражаются следующим образом:

Налоговый учет

НДС

Предъявленный сервисной организацией при ремонте автомобиля НДС является для организации налоговым вычетом (подп. 2.1 п. 2 ст. 107 НК). «Входной» НДС принимается к вычету после его отражения в бухгалтерском учете и книге покупок (если она ведется организацией) (ч. 1 п. 6 ст. 107 НК).

Вычет производится на основании полученного от исполнителя и подписанного организацией ЭСЧФ (п. 1 ст. 106¹, абз. 2 п. 5¹ ст. 107 НК).

Налог на прибыль

Согласно подп. 3.7 п. 3 ст. 128 НК в состав внереализационных доходов включаются поступления в счет возмещения убытков. Такие доходы отражаются на дату их поступления.

Таким образом, при налогообложении прибыли сумма страхового возмещения в полном объеме включается в состав внереализационных доходов на дату поступления. Суммы потерь и (или) порчи имущества, а также понесенных убытков, возмещение по которым учтено в составе внереализационных доходов в соответствии с подп. 3.7 п. 3 ст. 128 НК, отражаются в составе внереализационных расходов на дату поступления возмещения указанных расходов (убытков), но не ранее их фактического осуществления и в пределах суммы такого возмещения.