Изменение сроков хранения документов

В.Э. Самосейко

магистр права, юрисконсульт ООО «Евро Девелопмент»

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 29 марта 2018 г.

Комментируются изменения сроков хранения документов по административно-хозяйственным вопросам, приказов по личному составу, документов по охране труда, предусмотренные постановлением Минюста от 06.03.2018 № 56.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● постановление Минюста от 06.03.2018 № 56 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь» (далее – Постановление № 56)

● перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)

Постановлением № 56, которое вступило в силу с 22.03.2018, внесены следующие изменения:

1) изменены сроки хранения документов по административно-хозяйственным вопросам с 5 лет до 3 лет.

Таблица 1


№ п/п Перечня № 140	Виды и названия документов	В новой редакции		Пояснение
		Срок хранения документов
		в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП	в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов
21.2	Приказы, распоряжения, указания руководителей организаций по административно-хозяйственным вопросам	3 года	3 года	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. *Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет*
102.2	Регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний	3 года	3 года	–

Для приказов, распоряжений, указаний руководителей организаций по вопросам административно-хозяйственной деятельности теперь в обоих случаях устанавливается срок хранения в 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (было 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства) (подп. 21.2 п. 21 Перечня № 140);

2) уточнены сроки приказов по личному составу со сроком хранения 3 года.

Срок хранения приказов и распоряжений о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании матпомощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (подп. 21.4 п. 21 Перечня № 140) остается прежним – 3 года, однако изменилось пояснение.

Таблица 2


№ п/п Перечня № 140	Виды и названия документов	В новой редакции		Пояснение
		Срок хранения документов
		в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП	в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов
21.4	Приказы, распоряжения, указания руководителей организаций о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)	3 года	3 года	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. *Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет.* Приказы, распоряжения, ~~указания,~~ используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), – 75 лет

Если налоговыми органами проверка не проводилась, срок хранения документов, указанных в п. 34, 173, 182, 194, 197, 198, 200–204, 208, 253, 259, 260, 272, 274, 279, 283, 287, 305, 308, 309, 313, 318, 327, 329–332, 334, 339, 340, 357, 361, 364, 366–369, 380, 381, 389, 390, 392, 396, 397, 403–408, 412, 420–422, 432–434, 443, 467–469, 595, 596, 649, 650, 659 и 767 Перечня № 140, – 10 лет;

3) изменены сроки хранения документов по охране труда;

Таблица 3


№ п/п Перечня № 140	Виды и названия документов	В новой редакции		Пояснение
		Срок хранения документов
		в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП	в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов
568	Журналы регистрации несчастных случаев	45 лет	45 лет	~~Со дня внесения последней записи~~ *После окончания ведения*
569	Журналы регистрации профессиональных заболеваний	45 лет	45 лет	~~Со дня внесения последней записи~~ *После окончания ведения*
570	Журналы регистрации инструктажа по охране труда	*3 года*	*3 года*	~~С даты внесения последней записи~~ *После окончания ведения*
571	Журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда	*3 года*	*3 года*	~~С даты внесения последней записи~~ *После окончания ведения*
572	Журналы регистрации целевого инструктажа по охране труда	*3 года*	*3 года*	~~С даты внесения последней записи~~ *После окончания ведения*
*572¹*	*Журналы ежедневного контроля за состоянием охраны труда на участке*	*3 года*	*3 года*	*После окончания ведения*
*572²*	*Журналы ежемесячного контроля за состоянием охраны труда в цехе*	*3 года*	*3 года*	*После окончания ведения*

4) изменены пояснения в декларациях о доходах и имуществе;

Таблица 4


№ п/п Перечня № 140	Виды и названия документов	В новой редакции		Пояснение
		Срок хранения документов
		в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП	в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов
638	Личные дела, в том числе декларации о доходах и имуществе:
638.1	руководителей организаций	Постоянно	75 лет	*После увольнения.* Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях *75 лет после увольнения*
638.2	работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания	Постоянно	75 лет	*После увольнения.* Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях *75 лет после увольнения*
638.3	работников организаций	75 лет ЭПК	75 лет	*После увольнения.* Декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях *75 лет после увольнения*

5) изменены пояснения в документах по служебным командировкам.

Таблица 5


№ п/п Перечня № 140	Виды и названия документов	В новой редакции		Пояснение
		Срок хранения документов
		в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП	в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов
663	Документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.):
663.1	в пределах Республики Беларусь	3 года ЭПК	3 года	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, ~~при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.~~ *Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет*
663.2	за границу	10 лет ЭПК	10 лет	Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, ~~при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.~~ Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет ЭПК. В организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, – 10 лет

Претерпели изменения и многие другие пункты Перечня № 140.

Воспроизведение, распространение, публичная демонстрация и другое подобное использование аналитических материалов, размещенных в ИПС «Нормативка.by», допускается только с письменного согласия ООО «Тэксод Технолоджиз».