Преобразование структурного подразделения

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 20 апреля 2018 г.

Анализируется практическая ситуация, связанная с выделением в составе одного структурного подразделения (отдела) нескольких секторов. Приводится алгоритм кадровых действий по созданию новых структурных подразделений.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Указ Президента от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 № 29» (далее – Указ № 180)

● постановление Пленума Верховного Суда от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» (далее – Постановление Пленума № 2)

● Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

Ситуация.

В организации имеется отдел продаж, в котором работают 8 человек (начальник отдела, 3 ведущих специалиста по продажам, 2 специалиста по продажам, 1 специалист по работе с клиентами, 1 инженер-механик).

В связи с производственной необходимостью планируется преобразовать отдел и выделить в нем 2 сектора. 1-й сектор будет состоять из руководителя сектора, ведущего специалиста по продажам, специалиста по продажам; 2-ой сектор – из руководителя сектора, специалиста по продажам. Остальные работники остаются в отделе. Руководители секторов будут подчиняться начальнику отдела продаж.

Какие кадровые действия необходимо произвести в приведенной ситуации?

Таблица 1

Подготовительные мероприятия по созданию секторов в отделе

Шаг 1. Проверить соблюдение норм управляемости при планировании организационных изменений.

Наниматель имеет право с учетом установленных норм управляемости создавать внутри более крупного структурного подразделения мелкие. На этом этапе проверяется соблюдение норм управляемости, в частности, нормы управляемости для сектора.

Норма управляемости – это установленная численность работников или структурных подразделений, которые должны быть непосредственно подчинены одному руководителю.

Общие минимальные нормы управляемости приведены в таблице 2.

Таблица 2

Виды структурных подразделений в зависимости от нормы управляемости согласно п. 10 Общих положений ЕКСД

Таким образом, нормы управляемости соблюдаются только в отношении 1-го сектора, т.к. для него планируется 3 штатные единицы, включая должность руководителя сектора. Для создания 2-го сектора необходимо включить дополнительную единицу в его состав.

Шаг 2. Анализ правовой природы (характера) изменений трудовых отношений с работниками, перемещаемыми в создаваемые сектора.

Ведущие специалисты по продажам переводятся на должности руководителей (начальников, заведующих) секторов.

В приведенной ситуации у ведущих специалистов по продажам изменяется трудовая функция, т.к. они уже будут выполнять трудовую функцию не специалистов, а руководителей. Следовательно, исходя из ч. 1 ст. 30 ТК это будет являться переводом.

Специалист по продажам и ведущий специалист по продажам перемещаются в создаваемый сектор.

Перемещением признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и в другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификации или должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором (ч. 1 ст. 31 ТК).

В отличие от перевода, при перемещении работнику поручается прежняя, а не другая работа, т.е. сохраняется трудовая функция работника, однако меняется рабочее место, структурное подразделение, механизм или агрегат. Под рабочим местом в соответствии с ч. 2 ст. 31 ТК понимается место постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности.

Одним из требований при оформлении трудового договора является условие о месте работы с указанием структурного подразделения, в которое принимается работник (п. 2 ч. 2 ст. 19 ТК). Изменение такого условия некоторые специалисты расценивают как изменение существенных условий труда. В приведенной ситуации такое структурное подразделение не изменяется, т.к. работники как были в отделе, так в нем и остаются, но им поручается работа в структурном подразделении, входящем в отдел.

Таким образом, необходимо дополнить трудовой договор сведениями о новом рабочем месте (о новом структурном подразделении). В приведенной ситуации данное изменение не относится к изменениям существенных условий труда, а является перемещением. При этом как при перемещении, так и при изменении существенных условий труда необходимо обосновать такие кадровые действия обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами (ч. 4 ст. 31, ч. 1 ст. 32 ТК).

Остальные работники – без изменений.

Шаг 3. Подготовка (планирование) действий по созданию секторов в рамках отдела.

В части кадровых действий возможна следующая схема:

Основные организационно-кадровые меры при создании секторов в рамках отдела

Шаг 4. Принятие решения о создании 2 секторов в отделе.

Создание 2 секторов в отделе, как правило, оформляется приказом. Содержание приказа во многом зависит от того, в какие документы должны быть внесены изменения в связи с его принятием.

Пример 1.

Образец приказа о реорганизации структурного подразделения

Шаг 5. Внесение изменений в организационную структуру и штатное расписание.

На практике организационная структура утверждается как один из внутренних документов. Как правило, она составляется в виде схемы, что позволяет наглядно представить взаимосвязи и взаимодействие подразделений и отдельных должностных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений. Создание секторов в отделе в этом случае требует внесения изменений в действующую организационную структуру.

Исходя из ст. 194 ТК, штатное расписание является одним из документов, регулирующих внутренний трудовой распорядок. В нем указывается структурированный список должностей и профессий, т.е. должности и профессии работников приводятся с учетом установленной у данного нанимателя структуры внутреннего управления организацией, в т.ч. имеющихся у него структурных подразделений. Следовательно, изменения также вносятся в штатное расписание организации.

Документ может утверждаться двумя способами:

1) изданием распорядительного документа;

2) проставлением должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Таким образом, изменения (как в организационную структуру, так и в штатное расписание) оформляются в зависимости от первоначального способа утверждения – через приказ либо необходимо заново утверждать все штатное расписание, организационную структуру.

Шаг 6. Внесение изменений и дополнений в Положение об отделе продаж, разработка проекта и утверждение Положения о секторе.

Положение о структурном подразделении – это ЛНПА, определяющий статус структурного подразделения, его место в организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями, внутреннюю организационную структуру, закрепление за ним функций организации, права и ответственность.

Способы утверждения Положения о структурном подразделении аналогичны утверждению любого другого ЛНПА. Изменения в Положение о структурном подразделении вносятся в том же порядке, в котором оно утверждается.

Перевод на должности руководителей секторов

Шаг 1. Предложение ведущему специалисту по продажам перевода на должность руководителя сектора.

Согласно ч. 1 ст. 30 ТК поручение нанимателем работнику работы по другой должности (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленной в трудовом договоре признается переводом.

Перевод по общему правилу, закрепленному в ч. 2 ст. 30 ТК, допускается только с письменного согласия работника.

Таким образом, в отношении ведущих специалистов по продажам, планируемых к переводу на должности руководителей создаваемых секторов, нанимателю необходимо получить их согласие на перевод.

Шаг 2. Ознакомление работников с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснение их прав и обязанностей.

Наниматель обязан переводимых работников ознакомить с поручаемой работой, условиями и оплатой труда и разъяснить их права и обязанности. В частности, необходимо ознакомить их с Положением о секторе, в котором по общему правилу также закрепляются должностные обязанности и права руководителя сектора (согласно ч. 6 п. 10 Общих положений ЕКСД права, обязанности, полномочия и ответственность руководителей структурных подразделений определяются в положениях об этих подразделениях).

Шаг 3. Заключение нового трудового договора (контракта) при согласии работников на перевод.

Согласно ч. 6 ст. 30 ТК при переводе на другую работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор с соблюдением требований ст. 18 и 19 ТК. Также в соответствии с ч. 2 п. 1¹ Указа № 180 в случае перевода работника с его согласия на другую работу по договоренности сторон заключается новый контракт на срок не менее 1 года.

Шаг 4. Издание приказа о переводе работника.

Заключение трудового договора (контракта) оформляется соответствующим приказом (распоряжением) (ч. 4 ст. 25 ТК).

Согласно п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК наниматель обязан своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях работника и знакомить его с ними.

Пример 2.

Образец приказа о переводе работника в создаваемый сектор

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку о переводе.

Согласно абз. 3 п. 9 Инструкции № 40 сведения о переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку.

Записи о переводе на другую постоянную работу вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 к.д. после его издания (п. 26 Инструкции № 40). При этом такие записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.

В соответствии с п. 33 Инструкции № 40 сведения о переводе работника на другую постоянную работу у того же нанимателя вносятся в трудовую книжку в таком же порядке, как и сведения о приеме на работу. При этом в трудовой книжке работника вместо слов «принят (назначен)» указывается «переведен (назначен)».

Пример 3.

Образец записи в трудовую книжку о переводе работника

Шаг 6. Внесение сведений о переводе в личную карточку (ранее формы Т-2) по усмотрению нанимателя.

На практике продолжают вести личные карточки работников, а также отмечать в них кадровые перемещения (переводы).

Перемещение работников в созданные сектора

Шаг 1. Установление обоснованных производственных, организационных или экономических причин.

Перемещение работника должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами (ч. 4 ст. 31 ТК).

Согласно ч. 2 п. 20 Постановления Пленума № 2 обоснованные производственные, организационные или экономические причины могут выражаться, в частности, в рационализации рабочих мест, изменении техники и технологии производства, введении новых форм организации труда, совершенствовании рабочих мест на основе аттестации. Также такими причинами могут быть увеличение объемов работ, создание новых рабочих мест, простой, высвобождение численности, расформирование бригад, ремонт, реконструкция, переоснащение, ввод в действие нового, более совершенного оборудования и т.д.

Наличие производственных, организационных или экономических причин должно подтверждаться соответствующими доказательствами. В качестве доказательств могут выступать акты, справки, расчеты, заключения специалистов и любые другие документы, содержащие сведения о существовании каких-либо обстоятельств производственного, организационного или экономического характера. Для признания таких обстоятельств основанием для перемещения необходимо наличие связи между указанными обстоятельствами и перемещением.

Шаг 2. Внесение изменений в трудовой договор (контракт) посредством заключения соответствующего дополнительного соглашения.

В силу п. 2 ч. 2 ст. 19 ТК обязательным условием трудового договора является место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу. Согласно общему правилу, установленному ч. 4 ст. 19 ТК, трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон, т.е. посредством заключения соответствующего дополнительного соглашения.

Пример 4.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи с изменением структурного подразделения, указанного в трудовом договоре

Шаг 3. Оформление изменений условия трудового договора (контракта) соответствующим приказом (распоряжением).

Согласно п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК при организации труда работников наниматель обязан оформлять изменения условий трудового договора с работником приказом (распоряжением).

Пример 5.

Образец приказа о перемещении работника в создаваемый сектор

Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку о перемещении (при необходимости).

Согласно ч. 2 п. 20 Инструкции № 40 запись о перемещении работника на другое рабочее место может вноситься в трудовую книжку работника в случае принятия нанимателем такого решения.

Сведения о перемещении в трудовую книжку заносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки по правилам, установленным п. 27 Инструкции № 40.

В приведенной ситуации должности специалистов по продажам перемещаются в создаваемые сектора в отделе. Запись может быть следующей: «Перемещен в сектор продаж товаров по Республике Беларусь отдела продаж».

Шаг 5. Внесение сведений об изменении структурного подразделения в личную карточку (ранее формы Т-2) по усмотрению нанимателя.