Введение в организации суммированного учета рабочего времени

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 8 мая 2018 г.

Приводятся основания для установления суммированного учета рабочего времени и алгоритм действий нанимателя при введении такого режима учета рабочего времени (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Кодекса об административных правонарушениях (далее – КоАП)

● Декрет Президента от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5)

● постановление Минтруда и соцзащиты от 16.11.2017 № 73 «Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2018 год» (далее – Постановление № 73)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утв. постановлением Минтруда от 05.04.2000 № 46 (далее – Типовые правила № 46)

● Положение о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей, утв. постановлением Минтранса от 25.11.2010 № 82 (далее – Положение № 82)

● Положение о рабочем времени и времени отдыха для отдельных категорий работников в организациях связи, утв. постановлением Минсвязи от 08.12.2010 № 25 (далее – Положение № 25)

В соответствии с ТК при организации труда работников нанимателю предоставлено право использовать различные режимы учета рабочего времени отдельных категорий работников, работающих в нестандартных условиях. Одним из таких режимов является суммированный учет рабочего времени (далее – СУРВ). Его особенностью является то, что он позволяет внести корректировки в установленную ст. 112–114 ТК нормальную продолжительность рабочего времени в сутки и неделю.

При исполнении требований трудового законодательства возникают обстоятельства, которые в обязательном порядке должны быть учтены нанимателем, иначе государственный инспектор Департамента государственной инспекции труда и его территориальных подразделений согласно ч. 4 ст. 9.19 КоАП может наложить штраф на нанимателя или уполномоченное должностное лицо нанимателя в размере от 2 до 20 БВ.

Основания для установления СУРВ

Согласно ч. 1 ст. 126 ТК в организациях, где по условиям производства (работы) невозможно или экономически нецелесообразно соблюдение установленной для этой категории работников ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени, может применяться СУРВ. К таким организациям относятся организации с непрерывным производственным процессом (например, фрезеровщики согласно графику сменности и т.д.), организации, осуществляющие непрерывное обслуживание населения (например, продавцы в магазине согласно графику работ и т.д.), а также организации, в которых рабочий день сотрудников часто превышает 8 ч. СУРВ можно вводить как для работников со сменным режимом работы, так и для тех, кому графиком работ продолжительность рабочего дня установлена более 8 ч и, соответственно, предоставляется более 2 дней отдыха в неделю.

Одновременно с принятием решения о введении СУРВ устанавливается продолжительность учетного периода (месяц, квартал, полугодие, год). Определение конкретного периода важно для обеспечения правильного учета рабочего времени и расчетов по зарплате, в т.ч. оплаты сверхурочных работ.

СУРВ позволяет нанимателю:

● обеспечить установленный баланс рабочего времени в среднем за учетный период, принятый в организации;

● соблюдать минимальную продолжительность еженедельного непрерывного отдыха;

● обеспечить возможность накапливания дней отдыха работников для их дальнейшего использования по своему усмотрению.

Алгоритм действий нанимателя при введении СУРВ

На основании Типовых правил № 46 наниматель с участием профсоюзов устанавливает свои правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР). Согласно ч. 1 п. 24 Типовых правил № 46 наниматель вправе в установленном законодательством порядке вводить СУРВ, разделение рабочего дня на части, сменную работу и иные режимы рабочего времени. В Типовых правилах № 46 отсутствуют положения, устанавливающие режим работы по графику с СУРВ. Таким образом, положения должны быть разработаны нанимателем в соответствующем ЛНПА или в ЛНПА должны быть внесены изменения и дополнения.

Шаг 1. Принятие решения о введении СУРВ (принятие ЛНПА или внесение изменений, дополнений в ПВТР, коллективный договор, соглашение и т.д.).

В связи с тем что НПА, регулирующими трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя, являются ЛНПА (коллективные договоры, соглашения, ПВТР и иные принятые в установленном порядке НПА) (абз. 3 ч. 1 ст. 1 ТК), то для введения СУРВ необходимо принять соответствующий ЛНПА или внести изменения, дополнения в имеющиеся.

Пример 1.

Образец приказа о внесении дополнений в Правила внутреннего трудового распорядка

Судебная практика.

В трудовом споре по оплате сверхурочных работ при СУРВ наниматель не смог доказать, что работник предъявил требования по истечении срока исковой давности.

В соответствии со ст. 242 ТК о нарушении своих прав по оплате сверхурочных работ (СУРВ) работник может узнать только по истечении учетного периода, поэтому исчисление срока начинается по окончании учетного периода. Наниматель в документах не указал сведений о продолжительности учетного периода. Ссылка организации на ведение ежемесячного учета рабочего времени сама по себе не подтверждает, что в документах был установлен учетный период – месяц.

Шаг 2. Составление перечня профессий (должностей), которым устанавливается СУРВ.

Указанный перечень профессий (должностей) может являться приложением к ЛНПА, которым вводится СУРВ (ПВТР, коллективный договор, соглашение, Положение о введении суммированного учета рабочего времени).

Шаг 3. Согласование с профсоюзом или внесение им изменений, дополнений в ЛНПА о введении СУРВ.

Введение СУРВ осуществляется по согласованию с профсоюзом (ч. 6 ст. 126 ТК). В тех случаях, когда у нанимателя не действует профсоюз, решение об установлении СУВР принимается нанимателем самостоятельно.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты (ч. 3 п. 60 Инструкции № 4).

Например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель профсоюзного комитета

ООО «Эридан»

Подпись Н.И.Ковалевич

07.05.2018

Шаг 4. Издание приказа о введении СУРВ.

Порядок введения СУРВ зависит от того, изменятся ли при установлении такого учета существенные условия труда или нет. В случае изменения существенных условий труда необходимо применять процедуру, предусмотренную ст. 32 ТК.

Пример 2.

Образец приказа о введении работы по графику с суммированным учетом рабочего времени для отдельных категорий работников

Шаг 5. Уведомление работников об изменении существенных условий труда (установление СУРВ).

На практике введение СУРВ связано с изменением режима рабочего времени. Изменение режима рабочего времени является изменением существенных условий труда и должно производиться с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 32 ТК. Согласно ч. 1 ст. 32 ТК изменение существенных условий труда должно быть вызвано обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами.

Наниматель обязан предупредить работника об установлении суммированного учета рабочего времени с изменением режима рабочего времени письменно не позднее чем за 7 к.д. (подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5, ч. 3 ст. 32 ТК).

Пример 3.

Образец уведомления работника об изменении существенных условий труда (установление суммированного учета рабочего времени)

В зависимости от ответа (согласие или отказ) работника на уведомление нанимателя наступают те или иные правовые последствия для сторон трудового договора (контракта). Если работник согласен работать с измененным режимом рабочего времени и суммированным учетом рабочего времени, то он продолжает работать в организации по новому режиму рабочего времени. В случае если изменение режима рабочего времени влечет для работника изменение условий его трудового договора (контракта), нанимателю необходимо внести соответствующие изменения в трудовой договор (контракт) путем подписания дополнительного соглашения. Изменение условий трудового договора также должно быть оформлено приказом (распоряжением) (п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК).

При отказе работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда заключенный с ним трудовой договор (контракт) прекращается по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия в размере не менее 2-недельного среднего заработка (ч. 2 ст. 48 ТК).

Пример 4.

Образец приказа об увольнении по причине отказа работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда (п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК)

Пример 5.

Образец записи в трудовую книжку о прекращении трудового договора по причине отказа работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда (п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК)

Шаг 6. Оформление дополнительных соглашений к трудовым договорам.

При согласии работников на изменение условий трудовых договоров с ними подписываются дополнительные соглашения к трудовым договорам. В противном случае заключенные с ними трудовые договоры прекращаются на основании п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК (отказа от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда).

Пример 6.

Образец дополнительного соглашения о внесении изменений в трудовой договор (установление суммированного учета рабочего времени)

Шаг 7. Составление и утверждение графика работ (сменности).

Обязательным условием введения СУРВ является составление графика работ (сменности) на установленный в организации учетный период с обязательным соответствием рабочего времени, запланированного в графике, норме рабочего времени для этого периода, определенной в соответствии с законодательством.

Запланированное в графике работ (сменности) количество часов работы является для каждого работника его нормой рабочего времени.

В трудовом законодательстве не предусмотрено типовой или примерной формы графика работ (сменности). Следовательно, такая форма разрабатывается нанимателем самостоятельно. Исходя из требований ч. 2 ст. 123 ТК, в качестве необходимых сведений в графике работ (сменности) отражаются сведения о времени начала и окончания рабочей смены, времени перерывов для отдыха и питания, технологические перерывы в течение рабочей смены, количество и продолжительность смен, последовательность чередования работников по сменам, количество рабочих и выходных дней (дней отдыха) в календарном месяце.

При составлении графика работ (сменности) необходимо учитывать следующие правила:

1) еженедельная продолжительность рабочего времени при суммированном учете может быть больше или меньше установленной ст. 112–114 ТК нормы продолжительности рабочего времени в неделю. При этом ежедневная продолжительность рабочего времени не может превышать 12 ч в среднем за учетный период (ч. 2 ст. 126 ТК). Например, продолжительность 5-дневной рабочей недели при суммированном учете рабочего времени может быть равна 60 ч при обычной норме в 40 ч.

Для отдельных категорий работников продолжительность ежедневной работы (смены) может быть различной.

Согласно ч. 1 ст. 317 ТК рабочим растениеводства, организаций сельского хозяйства устанавливается суммированный учет рабочего времени за годовой учетный период (календарный или расчетный год), при котором наниматель вправе:

● в период напряженных полевых работ (посев, уход за посевами, заготовка кормов, уборка урожая, вспашка зяби и др.) в случае необходимости увеличивать продолжительность ежедневной работы (смены) до 10 ч, а с согласия работников – до 12 ч;

● компенсировать возникшую переработку путем уменьшения рабочего дня (смены) в другие периоды сезона или зимнее время или (и) путем предоставления других дней отдыха (из расчета 1 день отдыха за 8 ч переработки).

При СУРВ продолжительность рабочего дня (смены) водителя автомобиля может устанавливаться не более 10 ч, а в отдельных случаях (водителям автомобилей, работающим на городских и пригородных автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении, при осуществлении междугородной перевозки, когда водителю автомобиля необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха) – не более 12 ч с обязательным соблюдением установленной нормы рабочего времени учетного периода по распоряжению нанимателя и по согласованию с профсоюзом (при его наличии) (ч. 3 п. 16 Положения № 82);

2) сумма часов рабочего времени по графику работ (сменности) за учетный период не должна превышать нормы часов за этот период, рассчитанной в соответствии со ст. 112–117 ТК (ч. 3 ст. 126 ТК).

Норма часов рабочего времени за учетный период определяется путем умножения нормы часов рабочего дня (смены) согласно графику (с учетом сокращения рабочего времени на 1 ч перед государственными праздниками и праздничными днями и в ночное время в силу ст. 116 и 117 ТК) на число рабочих часов в учетном периоде.

Постановлением № 73 установлена расчетная норма рабочего времени на 2018 год при полной норме его продолжительности не более:

● для 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье – 2016 ч;

● для 6-дневной рабочей недели с выходным днем в воскресенье – 2022 ч;

3) учетным периодом при суммированном учете рабочего времени признается период, в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная ст. 112–114 ТК для данной категории работников норма продолжительности рабочего времени в неделю (ч. 4 ст. 126 ТК).

При этом возникающая в течение избранного организацией учетного периода переработка или недоработка подлежит обязательной балансировке в пределах данного учетного периода;

4) продолжительность учетного периода, устанавливаемого нанимателем, не может превышать 1 календарного года. Учетный период может определяться календарными периодами (месяц, квартал), а также другими периодами (ч. 5 ст. 126 ТК).

На практике конкретные периоды СУРВ зависят от разных факторов (сезонных условий, продолжительности и времени окончания строительства, выполнения работ, определенной продолжительности рабочего дня и т.д.). Их продолжительность составляется по усмотрению нанимателя;

5) при сменной работе, а также суммированном учете рабочего времени минимальная продолжительность еженедельного отдыха может исчисляться в среднем за учетный период (ч. 3 ст. 138 ТК).

В ст. 126 ТК не дается разъяснений по вопросам, связанным со временем отдыха в учетном периоде.

Таким образом, минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами (от конца одной до начала следующей) должна быть вместе со временем перерыва для отдыха и питания не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене (ч. 3 ст. 125 ТК).

Если продолжительность смены по графику больше 8 ч, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха (ч. 4 ст. 125 ТК).

Для работников лесной промышленности и лесного хозяйства установлено, что:

● продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха может быть уменьшена по сравнению с нормативной, но не менее чем до 12 ч, не считая времени перерыва для отдыха и питания. При суммированном учете рабочего времени неиспользованные часы междусменного отдыха могут суммироваться и предоставляться в виде других дней отдыха в течение учетного периода (п. 4 ч. 1 ст. 315 ТК);

● продолжительность еженедельного непрерывного отдыха при суммированном учете рабочего времени может сокращаться до 32 ч. В среднем за учетный период она должна соответствовать нормам, предусмотренным главой 10 ТК (п. 5 ч. 1 ст. 315 ТК).

Для работников организаций сельского хозяйства нанимателю предоставлено право компенсировать возникшую переработку путем уменьшения рабочего дня (смены) в другие периоды сезона или зимнее время или (и) путем предоставления других дней отдыха (из расчета 1 день отдыха за 8 ч переработки) (п. 2 ч. 1 ст. 317 ТК).

Водителям автомобилей, которым установлен суммированный учет рабочего времени, или водителям автомобилей с рабочим днем, разделенным на части, продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха в отдельные периоды работы по распоряжению нанимателя, согласованному с профсоюзом (а при его отсутствии – с согласия водителя автомобиля), может быть уменьшена до 12 ч (ч. 2 п. 22 Положения № 82).

В отношении работников в организациях связи с суммированным учетом рабочего времени продолжительность еженедельного отдыха может быть более 42 ч и может быть сокращена до 12 ч. В среднем за учетный период минимальная продолжительность еженедельного отдыха должна быть не менее 42 ч (ч. 2 п. 7 Положения № 25).

Вопрос.

Можно ли планировать график с недоработкой или переработкой?

Как следует из судебной практики, применение СУРВ не свидетельствует о наличии у нанимателя возможности по своему усмотрению определять количество рабочих часов в учетном периоде.

Включение в график работы сверхурочных часов является нарушением законодательства о труде, а именно ч. 2 ст. 126 ТК, за которое предусмотрена административная ответственность и влечет наложение штрафа на нанимателя или уполномоченное должностное лицо нанимателя в размере от 2 до 20 БВ (ч. 4 ст. 9.19 КоАП).

Планирование в графике работ меньшего количества часов не является нарушением, но работнику должна быть произведена оплата недоработанного времени на основании ч. 1 ст. 71 ТК, согласно которой при невыполнении норм выработки, браке и простое не по вине работника зарплата не может быть ниже 2/3 установленной ему тарифной ставки (оклада).

Согласно ч. 5 ст. 123 ТК график работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом (при его наличии). Утверждение графика работ (сменности) как ЛНПА производится по правилам, установленным п. 52 Инструкции № 4.

Шаг 8. Ознакомление работников с графиком работ (сменности).

Согласно ч. 6 ст. 123 ТК установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее 1 мес. до введения его в действие.

Ознакомить работников с графиками работ (сменности) и с изменениями в них можно следующим образом:

● работники расписываются непосредственно на графике работ (сменности);

● работники расписываются на специальных листах ознакомления;

● работники расписываются в специальных журналах.

При ознакомлении с графиком работ (сменности) работников, находящихся в командировке, отпусках и т.д., можно направлять им скан-копии графика работы и листа ознакомления по электронной почте и запрашивать, чтобы в ответ они прислали скан-копию документа с подписями. Можно направить лист ознакомления по почте, чтобы сотрудник его подписал и прислал обратно.

Оплата сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени

Для работников, которым установлен СУРВ, сверхурочной считается работа за пределами нормы рабочего времени соответствующего учетного периода. Необходимо обеспечить строгий учет отработанного времени в табелях использования рабочего времени. Кроме того, целесообразно вести ведомости, в которых указываются:

● ФИО и должность работника;

● фактически отработанное время;

● время по норме;

● время сверхурочной работы.

При этом количество часов сверхурочной работы рассчитывается как разница между фактически отработанными часами (согласно табелю использования рабочего времени) и расчетной нормой часов, установленной для работника.

Если переработка не может быть сбалансирована в течение учетного периода и фактическое рабочее время будет больше нормы, то такая переработка в соответствии с ч. 1 ст. 119 ТК признается сверхурочной работой и подлежит компенсации по правилам и нормам, установленным ст. 69 ТК.

Так, за каждый час работы в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч. 1 ст. 147 ТК) и выходные дни сверх зарплаты, начисленной за указанное время, производится доплата:

● работникам со сдельной оплатой труда – не ниже сдельных расценок;

● работникам с повременной оплатой труда – не ниже часовых тарифных ставок (окладов) (ч. 1 ст. 69 ТК).

За работу в сверхурочное время и выходные дни взамен доплаты с согласия работника может предоставляться другой неоплачиваемый день отдыха. При этом за часы работы в сверхурочное время один неоплачиваемый день отдыха предоставляется из расчета 8-часового рабочего дня (ч. 3 ст. 69 ТК).

В графике работ (сменности) для работников (сторожа, вахтеры) планируется рабочее время, которое включает в себя в т.ч. и ночное время. Сверхурочное время в графике работ (сменности) не планируется.

Ночным считается время с 22 ч до 6 ч (ч. 1 ст. 117 ТК).

Ночное время учитывают в табеле использования рабочего времени путем его суммирования за отчетный месяц.

Порядок компенсации за работу в ночное время установлен ст. 70 ТК, согласно которой за каждый час работы в ночное время или в ночную смену при сменном режиме работы производятся доплаты в размере, устанавливаемом коллективным договором, соглашением, нанимателем, но не ниже 20 % часовой тарифной ставки (оклада) работника, а для бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – Правительством или уполномоченным им органом. При этом ночной сменой считается смена, в которой более 50 % времени приходится на ночное время.

Также в ЛНПА необходимо предусмотреть конкретный размер компенсации за каждый час работы в ночное время (например, в размере 20 % часовой тарифной ставки (оклада) работника).

Учет явок на работу и ухода с нее, в т.ч. в сверхурочное время и выходные дни, ведется в табелях использования рабочего времени (ч. 3 ст. 133 ТК).