Приказы по личному составу: оформляем без ошибок

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 10 мая 2018 г.

Разбираются ошибки, допускаемые нанимателем при издании приказов, и способы их устранения.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)

● Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД)

Приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на три группы:

● приказы по основной деятельности;

● приказы по личному составу;

● приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Главное место в указанном списке занимают приказы по основной деятельности, связанные с решением основных задач управления. Работникам кадровых служб в своей деятельности приходится сталкиваться с приказами по личному составу.

Виды приказов по личному составу

С учетом положений п. 93 Инструкции № 4 приказом является правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

В зависимости от сроков хранения приказы по личному составу подразделяются на две группы: приказы, срок хранения которых составляет 75 лет, и приказы со сроком хранения 3 года.

Согласно подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140 75 лет хранятся приказы:

● о приеме (назначении на должность);

● о переводе;

● о перемещении;

● об увольнении (освобождении от должности);

● о награждении, поощрении, премировании;

● о продлении трудовых договоров (контрактов);

● о заключении новых трудовых договоров (контрактов);

● о переводе на контрактную форму найма;

● об установлении надбавок, доплат;

● о временном заместительстве;

● о присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

● о повышении тарифных окладов;

● о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

● о предоставлении социальных отпусков;

● об изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.

Согласно подп. 21.4 п. 21 Перечня № 140 3 года хранятся приказы:

● о предоставлении трудовых отпусков;

● об отзыве из трудового отпуска;

● о наложении дисциплинарных взысканий;

● о назначении дежурных;

● о служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

● об оказании материальной помощи;

● о направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Ошибка 1.

Неправильная идентификация приказов по личному составу.

По общему правилу приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. На практике указанное правило нарушается и приказы, не совпадающие по сроку хранения, включаются в одно дело (например, приказы о предоставлении трудовых и социальных отпусков, имеющих срок хранения 3 года и 75 лет).

Порядок создания (подготовки) приказа по личному составу

С учетом положений п. 16 Инструкции № 4 при подготовке и оформлении приказа необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

Создание (подготовка) приказа включает в себя следующие этапы:

● составление и оформление проекта приказа;

● согласование (визирование);

● подписание.

Составление и оформление проекта приказа

Согласно п. 19 Инструкции № 4 документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Ряд документов (в т.ч. внутренние, к числу которых относится приказ по личному составу) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Согласно п. 20 Инструкция № 4 каждый лист приказа должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм. Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде (электронного документа) на устройство отображения и на бумажный носитель.

Ошибка 2.

Неправильное оформление приказов по личному составу.

Распространенным нарушением, допускаемым работниками кадровой службы, является оформление приказов по личному составу без соблюдения установленных правил относительно размеров полей документа.

Обязательные реквизиты приказа

Для придания приказу юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов:

● наименования организации и (или) структурного подразделения – автора;

● даты;

● регистрационного индекса;

● подписи должностного лица (п. 18 Инструкции № 4).

Согласно п. 46 Инструкции № 4 датой приказа является дата его подписания.

Дата подписания приказа, даты в тексте, в других его реквизитах (виза согласования, ознакомления) оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

Даты приема, перевода и увольнения в приказах по личному составу указываются без предлога «с», а крайние даты при указании периодов (например, при определении периода отпуска) – с применением предлогов «с» и «по».

Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Ошибка 3.

Неправильное оформление обязательных реквизитов приказов по личному составу.

Наиболее распространенными ошибками, допускаемыми при оформлении обязательных реквизитов приказов по личному составу, являются:

● отсутствие в тексте приказа наименования организации и (или) структурного подразделения – автора, а также подписи должностного лица;

● указание дат приема, перевода и увольнения с добавлением предлога «с» (например, с 11.05.2018);

● издание приказа без добавления к его порядковому номеру литер «к» или «л», указывающих на срок хранения.

Текст приказа и его заголовок

При составлении приказа следует указать краткий и емкий заголовок, точно передающий смысл приказа, который не берется в кавычки и не закрывается точкой (п. 54 Инструкции № 4).

Если приказ по личному составу касается одного работника, то в заголовок выносят фамилию и инициалы работника (например, «О приеме на работу Пономаревой О.А.», «Об увольнении Котляровой Ю.В.», «О переводе на другую работу Дивева П.Л.», «О командировании Николаева А.Д.», «О предоставлении трудового отпуска Петрусевичу А.М.», «О предоставлении отпуска по беременности и родам Ильиной Л.Д.» и т.п.). В случае если приказ по личному составу издается в отношении группы работников по одному основанию, его заголовок допустимо сформулировать следующим образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О командировании», «О предоставлении отпуска». Если приказ по личному составу объединяет несколько кадровых действий (прием и увольнение либо прием, перевод и увольнение и т.п.), его заголовок должен носить общий характер: «По личному составу».

Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (п. 99 Инструкции № 4). В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Как правило, она начинается словами «В соответствии», «В целях» и т.п. Если распорядительная часть не нуждается в обосновании, констатирующая часть приказа может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Распорядительная часть приказа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов.

Перечень должностных лиц или структурных подразделений, которые должны быть ознакомлены с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации в его текст в обязательном порядке включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников».

Ошибка 4.

Неправильное оформление текста приказа по личному составу и его заголовка.

К числу распространенных ошибок, допускаемых при оформлении текста приказа по личному составу и его заголовка, можно отнести:

● отсутствие в заголовке приказа, касающегося одного работника, его фамилии и инициалов;

● оформление первых слов распорядительной части приказа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ») не прописными, а строчными буквами;

● использование при написании указанных слов кавычек и пробелов.

Расстановка пунктов приказа

После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа (п. 90 Инструкции № 4).

Каждый пункт приказа может иметь 1 или более оснований. При приеме на работу основаниями являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор (контракт), в других случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки и др.). Их перечисляют после пункта приказа и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, допустимо указывать его в конце текста.

Слово «Основание» печатается от границы левого поля и оставляется открытым, а относящаяся к нему информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере) (п. 88 Инструкции № 4).

Ошибка 5.

Неправильное оформление пунктов приказов по личному составу.

Распространенными ошибками, допускаемыми при оформлении пунктов приказов по личному составу, являются:

● указание фамилии работника, на которого распространяется указанный приказ, не прописными, а строчными буквами;

● отсутствие в тексте приказа указания на документы, послужившие основанием его издания.

Структуры текстов приказов по личному составу

Структуры текстов для некоторых видов приказов по личному составу установлены УСОРД.

В УСОРД предусмотрены формы следующих приказов по личному составу:

● о переводе (перемещении) на другую работу;

● о заключении нового трудового договора (контракта);

● о переводе работника на контрактную форму найма;

● о продлении трудового договора (контракта);

● об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности);

● о предоставлении отпуска;

● об отзыве работника из отпуска;

● о поощрении;

● о наложении дисциплинарного взыскания;

● о командировании.

Приказ о приеме на работу должен включать:

● ФИО принимаемого на работу (указываются в винительном падеже);

● наименование должности (профессии), разряд (класс, квалификационная категория), на которую принимается работник;

● наименование структурного подразделения, в котором будет работать принимаемый работник;

● дату приема;

● вид приема (с предварительным испытанием, на условиях контракта и др.);

● тарифную ставку (оклад) (указывается точная сумма ставки (оклада) на момент издания приказа либо делается отсылка к штатному расписанию («согласно штатному расписанию»).

Пример 1.

Образец приказа о приеме на работу

Текст приказа о переводе (перемещении) на другую работу должен содержать:

● ФИО (указывается в винительном падеже);

● наименование должности (профессии), разряд (класс, квалификационная категория), наименование структурного подразделения, в котором работал сотрудник до перевода (перемещения) на другую работу;

● наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категорию), наименование структурного подразделения, в которое переводится (перемещается) работник;

● дату перевода (перемещения) (указывается с предлогом «с»);

● вид перевода;

● тарифную ставку (оклад);

● причину перевода (перемещения) (указывается при необходимости с использованием слов «в связи»).

Пример 2.

Образец приказа о переводе на другую работу

Текст приказа о предоставлении отпуска имеет следующую структуру:

● ФИО (указывается в дательном падеже);

● наименование должности (профессии), разряд (класс, квалификационная категория), наименование структурного подразделения;

● вид отпуска (трудовой, социальный);

● количество календарных дней отпуска (указывается с предлогом «на»);

● даты начала и окончания отпуска (указываются с помощью предлогов «с» и «по»);

● период (рабочий или календарный год), за который предоставляется отпуск.

Пример 3.

Образец приказа о предоставлении трудового отпуска

Текст приказа об увольнении включает в себя следующие реквизиты:

● ФИО (указывается в винительном падеже);

● наименование должности, профессии, разряд (класс, квалификационная категория), наименование структурного подразделения;

● дату увольнения (указывается без предлога «с»);

● причину увольнения (указываются пункт и статья Трудового кодекса, по которым осуществляется увольнение работника).

В тексте приказа об увольнении дополнительно отражаются сведения о количестве дней неиспользованного трудового отпуска (при наличии таковых), подлежащего компенсации при увольнении.

Пример 4.

Образец приказа об увольнении в связи с истечением срока действия трудового договора на определенный срок

Путем издания одного приказа возможно оформление 1, 2 и более работников. В таком случае текст приказа разделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В заголовке фамилии работников, на которых распространяется действие приказа, не указываются.

Пример 5.

Образец приказа о приеме на работу двух работников

Согласование (визирование) приказа по личному составу

С учетом положений п. 61 Инструкции № 4 визирование – это внутреннее согласование проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

По общему правилу визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа 1-го экземпляра документа слева. Проекты приказов по личному составу распорядительных документов допустимо визировать на оборотной стороне последнего листа 1-го экземпляра документа. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

С учетом требований п. 100 Инструкции № 4 проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации.

Подписание приказа по личному составу

После оформления, проверки, согласования проект приказа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу – руководителю организации или другому лицу, имеющему право издания приказов.

Согласно п. 57 Инструкции № 4 реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации (например, «Директор общества»).