Реквизит «Подпись»

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 12 июня 2018 г.

Раскрываются аспекты правильного указания должности в реквизите «Подпись» при исполнении обязанностей отсутствующего работника, а также при совмещении и заместительстве.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Закон от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее – Закон № 361-З)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

Согласно п. 18 Инструкции № 4 одним из реквизитов, придающих юридическую силу документу, является реквизит «Подпись». В связи с этим правильное оформление подписи в документах, в т.ч. наименования должности лица, уполномоченного подписывать документ, является важным не только с делопроизводственной, но и правовой точки зрения.

Пунктом 15 Инструкции № 4 установлена необходимость закрепления в ЛНПА организации прав должностных лиц на подписание, утверждение и согласование (визирование) документов.

К числу ЛНПА, в которых устанавливаются соответствующие права, относятся:

● организационные документы – устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работникам, табель форм документов организации, инструкция по делопроизводству в организации и др.;

● распорядительные документы – приказ руководителя организации, постановление, решение коллегиальных органов управления;

● договорные документы – трудовой и коллективный договоры, контракт.

Права, указанные в п. 15 Инструкции № 4, закрепляются прежде всего в организационных и договорных документах:

● право издания (принятия) и подписания (утверждения) распорядительных, финансовых, договорных документов – в уставе организации (положении о ней);

● право составления и подписания докладных записок, иных информационно-справочных документов – в инструкции по делопроизводству в организации, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, табеле форм документов организации;

● право согласования (визирования) документов – в инструкции по делопроизводству в организации, табеле форм документов организации, должностных инструкциях работников, трудовых договорах (контрактах), коллективных договорах.

Соответствующие права могут отражаться и в иных ЛНПА, регламентирующих вопросы документирования отдельных участков деятельности организации (положении о коллегиальном органе, инструкции о ведении делопроизводства по обращениям граждан, положении об учетной политике, положении о премировании и др.).

На основании п. 57 Инструкции № 4 в состав реквизита «Подпись» входят:

● наименование должности лица, подписавшего документ;

● собственноручная подпись;

● расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

В практической деятельности организаций часто возникает необходимость в предоставлении права издания (подписания, утверждения) документов определенным должностным лицам в ситуациях, не урегулированных действующими в организации ЛНПА. Например, в уставах организаций право издания (подписания, утверждения) распорядительных, финансовых, договорных документов, как правило, закрепляется за руководителем. Следовательно, в целях реализации возложенных на организацию задач и функций при длительном отсутствии руководителя (отпуск, командировка и др.) либо в силу других причин (например, необходимость рациональной организации труда) соответствующими правами должно быть наделено иное лицо (лица).

Предоставление права издания (подписания, утверждения) документов осуществляется путем делегирования соответствующих полномочий. В Инструкции № 4, иных НПА по делопроизводству возможность делегирования полномочий на издание (подписание, утверждение) документов непосредственно не предусмотрена (в п. 15, 57 Инструкции № 4 данный вопрос регламентирован косвенно). Вместе с тем в законодательстве понятие «делегирование полномочий» применяется в сфере регулирования нормотворческой деятельности. Например, в ст. 14 Закона № 361-З установлена возможность делегирования Президенту полномочий на издание декретов на основании соответствующего закона.

Процедура делегирования руководителем организации полномочий на издание (подписание, утверждение) документов иным должностным лицам организации непосредственно законодательством не установлена. Вместе с тем согласно нормам п. 15 Инструкции № 4 делегирование соответствующих полномочий должно быть предусмотрено в ЛНПА организации.

Согласно ст. 186 ГК для представительства перед третьими лицами одним лицом (в т.ч. юрлицом) другому выдается доверенность. Доверенность от имени юрлица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Поскольку доверенность предполагает представительство интересов одного лица другим перед третьими лицами, доверенности обычно выдаются на решение вопросов и право подписания документов договорного характера. В ряде организаций применяется практика выдачи доверенностей на право управления организацией в целом с вытекающими из этого полномочиями на издание (подписание, утверждение) и иных документов, в т.ч. распорядительных и финансовых.

На основании п. 15 Инструкции № 4 право издания (подписания, утверждения) тех или иных документов может быть предоставлено также посредством издания (принятия) ЛНПА в виде приказа (иного распорядительного документа). Наиболее характерный пример – издание приказа о возложении обязанностей на период отсутствия руководителя организации, т.к. исполнение обязанностей руководителя организации автоматически наделяет замещающее его лицо всеми полномочиями руководителя, в т.ч. на издание и подписание документов.

В зависимости от того, каким образом осуществлено предоставление (делегирование) права подписи (выдача доверенности, регламентация соответствующих норм в уставе организации, приказе руководителя, ином ЛНПА), элемент «наименование должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ» в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» должен быть оформлен по-разному.

Способы предоставления (делегирования) права подписи:

1.  Выдача доверенности.

Делегирование полномочий на управление организацией, в т.ч. подписание (утверждение, согласование) документов, в соответствии со ст. 186 ГК может быть осуществлено путем выдачи доверенности. В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании этой доверенности, должна быть указана фактически занимаемая им должность.

Например, если доверенность на право управления организацией на период временного отсутствия руководителя выдана главному инженеру организации, то реквизит «Подпись» будет оформлен следующим образом:

Главный инженер     Подпись     М.И.Левкович

Данное положение определяется тем, что согласно доверенности полномочия на подписание (утверждение, согласование) документов переданы непосредственно главному инженеру.

2.  Издание приказа.

Делегирование полномочий на подписание (утверждение, согласование) документов в соответствии с п. 15 Инструкции № 4 может быть осуществлено путем издания приказа руководителя организации (иного распорядительного документа уполномоченного органа (постановление или решение)) о назначении должностного лица исполняющим обязанности руководителя организации на период его временного отсутствия. В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании приказа, наряду с фактически занимаемой должностью должна быть указана должность лица, имеющего соответствующие полномочия согласно уставу (т.е. руководителя организации), дополненная словами «исполняющий обязанности».

Например, если генеральным директором издан приказ о назначении главного инженера организации исполняющим обязанности руководителя организации на период его временного отсутствия, то реквизит «Подпись» будет оформлен следующим образом:

Исполняющий обязанности

генерального директора –

главный инженер   Подпись    М.И.Левкович

Данное положение определяется тем, что согласно такому приказу полномочия на подписание (утверждение, согласование) документов передаются не главному инженеру как должностному лицу, а лицу, назначенному исполнять обязанности генерального директора организации, который согласно уставу организации единственно наделен соответствующими полномочиями.

3.  Предоставление (делегирование) права подписи определено в уставе организации, ином ЛНПА.

Если в уставе организации, ином ЛНПА определено должностное лицо, осуществляющее руководство организацией либо исполняющее обязанности руководителя организации при его временном отсутствии, то делегирование соответствующих полномочий путем издания приказа (иного распорядительного документа уполномоченного органа) либо оформления доверенности не требуется.

Оформление элемента «наименование должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ» в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» зависит от того, какие полномочия соответствующему должностному лицу предоставлены уставом (иным ЛНПА): осуществлять руководство организацией при временном отсутствии руководителя организации или исполнять обязанности руководителя организации при его временном отсутствии.

В уставе организации может быть определено, что соответствующее должностное лицо в период отсутствия руководителя организации:

● осуществляет руководство организацией, издает приказы, подписывает финансовые документы и т.д. В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании устава, должна быть указана фактически занимаемая им должность. Например, если в уставе организации предусмотрено, что главный инженер в случае временного отсутствия генерального директора осуществляет управление организацией, имеет право подписи документов, то реквизит «Подпись» будет оформлен следующим образом:

Главный инженер     Подпись     М.И.Левкович

● исполняет его обязанности. В этом случае в наименовании должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ на основании устава, наряду с фактически занимаемой должностью должна быть указана должность лица, имеющего соответствующие полномочия согласно уставу (т.е. руководителя организации), дополненная словами «исполняющий обязанности». Например, если в уставе организации определено, что главный инженер в случае временного отсутствия генерального директора исполняет его обязанности, то реквизит «Подпись» будет оформлен следующим образом:

Исполняющий обязанности

генерального директора –

главный инженер     Подпись    М.И.Левкович

В любом случае в наименование должности лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, должна быть указана его фактическая должность.

Аналогичным образом должен решаться вопрос при оформлении в реквизите «Подпись» наименования должности лица, временно наделенного полномочиями главного бухгалтера, руководителя структурного подразделения.