Уничтожение документов с истекшим сроком хранения
Материал актуализирован редакцией ИПС «Нормативка.by» с использованием правовых актов по состоянию на 19 октября 2026 г.
Описывается порядок уничтожения документов, сроки хранения которых истекли (с образцами необходимых документов).
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 6 (далее – Инструкция № 65)
● Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 21.08.2026 № 46 (далее – Правила работы архивов)
● перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)
Сроки хранения документов
Документы, образующиеся в деятельности организаций, делятся на документы постоянного и временного хранения. При этом временное хранение разделяют также по срокам – до 10 лет включительно и свыше 10 лет.
Так, в соответствии с п. 184 Инструкции № 65 передаче в архив подлежат дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела (документы) временного хранения (до 10 лет включительно) в архив не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению (п. 185 Инструкции № 65).
Уничтожению подлежат документы:
● временного хранения (свыше 10 лет), хранящиеся в архиве организации;
● временного хранения (до 10 лет включительно), не подлежащие передаче в архив.
Сроки хранения документов в организации предусматриваются в номенклатуре дел.
Справочно
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (абз. 13 п. 3 Инструкции № 65).
Номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Таким образом, дела выделяются на уничтожение по истечении сроков хранения в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел.
Номенклатура дел составляется ежегодно, сроки хранения документов указываются в соответствии с Перечнем № 140.
Пример 1.
Форма номенклатуры дел организации
Примечание
Некоторые документы согласно Перечню № 140 имеют пояснения, добавленные к указанным срокам хранения. Например, «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, 10 лет». Эти пояснения обязательны для выполнения при определении сроков хранения документов.
Пример 2.
Для дел с 3-летним сроком хранения, которые закончены делопроизводством в 2023 году, срок хранения истекает 31.12.2026.
Для дел с 3-летним сроком хранения после проведения налоговыми органами проверки соблюдения законодательства срок хранения истекает через 3 года после проведения проверки. Например, проверка проводилась в 2023 году, соответственно, срок хранения дел, завершенных делопроизводством до 31.12.2022, истекает 31.12.2026.
Алгоритм действий нанимателя по уничтожению документов, сроки которых истекли
Шаг 1.
Создание экспертной комиссии.
При выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, в организации проводится экспертиза ценности документов (п. 25 Правил работы архивов).
Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (далее – ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) (в случае если в организации имеются подчиненные (входящие в состав, систему) организации). ЭК структурного подразделения организации создается по решению руководителя организации в зависимости от количества образующихся в его деятельности документов (п. 26 Правил работы архивов). Персональный состав ЭК утверждается приказом руководителя организации (по основной деятельности) (п. 27 Правил работы архивов).
ЭК создается в составе не менее 3 человек, в числе которых, как правило, заместитель руководителя организации, руководитель службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации (п. 27 Правил работы архивов).
Пример 3.
Образец приказа о создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов
Шаг 2.
Проведение экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно службой ДОУ (лицом, ответственным за делопроизводство) совместно с ЦЭК (ЭК), работниками структурных подразделений под непосредственным методическим руководством архива организации (п. 32 Правил работы архивов).
Справочно
Экспертиза ценности документов – это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение (абз. 36 п. 3 Инструкции № 65).
В экспертизу ценности документов входит:
● определение сроков хранения документов в соответствии с законодательством;
● отбор документов, подлежащих хранению, передаче в архив либо уничтожению;
● проверка качества и полноты номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.
Отбор документов на уничтожение производится после подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (п. 65 Правил работы архивов).
Примечание
Дела подлежат формированию и оформлению в порядке, установленном гл. 12 и 14 Инструкции № 65. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (п. 45 Правил работы архивов).
Прием дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в порядке, установленном гл. 14 Инструкции № 65.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют работники, ответственные за ведение делопроизводства, в бесструктурных организациях – работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации (ч. 2 п. 188 Инструкции № 65).
В соответствии с п. 35 Правил работы архивов отбор документов для выделения к уничтожению не допускается только на основании заголовков дел, т.е. отбор должен проводиться путем полистного просмотра. При полистном просмотре специалисту, осуществляющему просмотр, следует убедиться в том, что все документы дела относятся к документам, подлежащим уничтожению в соответствии со сроками.
Шаг 3.
Оформление решения ЦЭК (ЭК).
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации (п. 31 Правил работы архивов).
Пример 4.
Образец протокола заседания экспертной комиссии
ПРОТОКОЛ 19.10.2026 № 1 г. Минск заседания экспертной комиссии
Председатель: В.В. Петрова, главный бухгалтер. Секретарь: И.С. Смирнова, секретарь-референт.
Присутствовали: А.А. Сидорова, начальник отдела кадров; И.С. Королева, ведущий бухгалтер; А.В. Зайцева, специалист по кадрам.
Повестка дня: 1. Проведение экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности ООО «Фирма» за 2023–2025 годы. 2. Составление и подписание акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. 3. Согласование описей дел.
СЛУШАЛИ: Зайцеву А.В. – о сроках хранения документов в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов»; Петрову В.В. – о сроке последней налоговой проверки (в 2020 году).
РЕШИЛИ: 1. Согласовать описи дел. 2. Распределить дела постоянного хранения, временного хранения, по личному составу согласно утвержденной в ООО «Фирма» номенклатуре дел. 3. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проверить и подготовить для передачи в архив. 4. Дела временного хранения (до 10 лет) с истекшим сроком хранения выделить, проверить и подготовить к уничтожению. 5. Предоставить на утверждение директору ООО «Фирма» подписанный акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
|
Шаг 4.
Составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 42 Правил работы архивов).
Пример 5.
Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
Требования к составлению акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
Согласно п. 190 Инструкции № 65 акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации или на дела отдельного структурного подразделения. На документы и дела с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 65.
В акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, указываются:
● заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;
● дата дела или крайние даты дел. Допускается указывать только год (годы);
● регистрационные индексы номенклатур дел организации, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела, или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в т.ч. по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы были выделены к уничтожению. Если групповой заголовок однородных дел включает дела за несколько лет, допускается указывать только регистрационный индекс последней номенклатуры дел, в которой были учтены выделяемые к уничтожению дела;
● индексы дел по номенклатуре дел организации или номера дел по описи дел;
● количество дел (томов, частей) (каждый том учитывается как отдельное дело);
● сроки хранения дел и номера пунктов по перечню, иному НПА (п. 191 Инструкции № 65).
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации.
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после утверждения им сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) постоянного хранения (при ее наличии) и сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) по личному составу, составленных и оформленных в соответствии с требованиями гл. 13, 14 и 16 Правил работы архивов, акта о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению (при его наличии).
Акт о выделении к уничтожению документов и дел с отметкой «ЭПК», не подлежащих хранению, организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовывается с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполкомов.
В соответствии с п. 194 Инструкции № 65 отобранные к уничтожению и включенные в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторсырья. Использование этих документов для хознужд запрещено. Сдача документов оформляется ТТН (актом сдачи-приемки). Дата сдачи и номер ТТН (акта сдачи-приемки), а также вес документов указываются в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к госсекретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством.
