Учет рабочего времени в командировке за границу

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 29 июня 2018 г.

Разбираются практические ситуации по учету рабочего времени при служебных командировках за границу.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)

Общие положения

В соответствии со ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет рабочего времени работников.

Это требование распространяется и на период нахождения работников в служебной командировке.

Статьей 95 ТК и п. 6 Инструкции № 115 установлено, что за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и зарплата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.

Таким образом, за работу в командировке возможны 2 варианта оплаты труда:

1) средний заработок за все рабочие дни по графику постоянного места работы;

2) зарплата за фактически отработанное в командировке время, которая должна быть не ниже среднего заработка.

Ситуация 1.

Работник направлен в командировку в Соединенные Штаты Америки с 10.05.2018 по 14.05.2018 для участия в переговорах с представителями компаний-партнеров. Переговоры будут проходить 11, 12 и 13 мая с 11.00 до 15.20 (перерыв для отдыха и питания с 13.00 до 13.20), рабочее время составляет 4 ч. График по основному месту работы: 8-часовая 5-дневная рабочая неделя с 9.00 до 18.00.

10.05.2018 за работником сохраняется средний заработок, т.к. это день выбытия в командировку, являющийся рабочим днем по графику постоянного места работы.

11.05.2018 возможны 2 варианта оплаты: зарплата за фактически отработанное время либо средний заработок в случае, если начисленная зарплата за фактически отработанное время ниже среднего заработка.

12 и 13 мая работника, с его согласия, необходимо привлечь к работе в выходной день и произвести оплату за фактически отработанное время (4 ч), а также в соответствии со ст. 69 ТК произвести доплату за работу в выходной день (в соответствии с системой оплаты труда, принятой по месту постоянной работы) либо предоставить взамен доплаты неоплачиваемый день отдыха за каждый день привлечения к работе в выходной день. Сохранять зарплату не ниже среднего заработка обязанности нет, т.к. эти дни не являются рабочими по графику постоянного места работы.

14 мая сохраняется средний заработок, т.к. это день прибытия из командировки, являющийся рабочим днем по графику постоянного места работы.

В соответствии с п. 4 Инструкции № 115 при командировании работников за границу наниматель обязан установить работнику задание на командировку, в котором также необходимо указать время нахождения за границей, план встреч и переговоров. Таким образом, наиболее целесообразно указать режим рабочего времени работника в месте командирования в задании на командировку.

Однако на практике часто возникают ситуации, когда выполнение служебного задания происходит не по плану.

Ситуация 2.

Работник направлен в командировку во Французскую Республику для организации и участия в рекламной акции продукции организации с 13.06.2018 по 16.06.2018. Рекламная акция запланирована на 15.06.2018. 13 июня – день выбытия, 16 июня – прибытия. В задании на командировку определено: 14 июня – организация рекламной акции с 8.00 до 17.00 (перерыв для отдыха и питания с 12.00 до 13.00), 15 июня – участие в рекламной акции с 9.00 до 19.00 (перерыв для отдыха и питания с 14.00 до 15.00). Однако организация рекламной акции заняла дополнительное время сверх определенного в задании и работник закончил работу 14.06.2018 в 20.00.

Сверхурочная работа в командировке

Согласно ст. 119 ТК сверхурочной является работа, выполненная работником по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной для него продолжительности рабочего времени, предусмотренной правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работы (сменности).

Работнику, который находится в командировке, может быть затруднительно поставить в известность своего нанимателя (руководителя структурного подразделения) о том, что возникла необходимость выполнения работы сверх установленной для работника продолжительности рабочего времени.

Также необходимо подтвердить факт сверхурочной работы. Подтверждением сверхурочной работы может являться отражение данного факта в отчете о командировке, форму и порядок представления которого определяет наниматель (п. 5 Инструкции № 115). Подтверждением факта сверхурочной работы может являться и письмо принимающей стороны о продолжительности работы работника либо подписанный табель использования рабочего времени.

В случае привлечения работника к сверхурочной работе зарплата за день командировки рассчитывается с учетом оплаты сверхурочной работы, а затем сравнивается со средним заработком. Компенсироваться сверхурочная работа может доплатой за каждый час работы в сверхурочной время либо дополнительным неоплачиваемым днем отдыха из расчета один день отдыха за 8 ч работы в сверхурочное время.

При командировании за границу табель использования рабочего времени в качестве подтверждения времени работы командированного работника практически не используется, т.к. этот документ в большинстве стран не применяется. В связи с этим подтверждением количества отработанного времени, как правило, являются письма.

При командировании по Республике Беларусь в качестве документа, подтверждающего количество отработанного времени, чаще всего используется табель использования рабочего времени.

Привлечение к работе в выходной день в командировке

1. Если необходимость привлечения работника к работе в выходной день известна заранее, следует:

● издать приказ о привлечении к работе в выходной день до начала командировки (ст. 142 ТК);

● получить согласие работника.

В приказе обязательно указывается вид компенсации за работу в выходной день. В соответствии со ст. 69 ТК работа в выходной день компенсируется либо доплатой, либо предоставлением другого неоплачиваемого дня отдыха. Работник выражает свое согласие на работу в выходной день в приказе до начала командировки.

Пример 1.

Образец приказа о привлечении работника к работе в выходной день в командировке (вариант 1)

2. Если необходимость работы в выходной день возникла в месте командирования, нужно:

● известить нанимателя о необходимости работы в выходной день в месте командирования;

● издать приказ о привлечении работника к работе в выходной день.

В соответствии со ст. 142 ТК работа в выходной день допускается в т.ч. по инициативе работника с согласия нанимателя.

Основанием для его издания служит письмо (смс-сообщение работника, факсимильная копия заявления).

С приказом работник должен быть ознакомлен после возвращения из места командирования к основному месту работы.

Пример 2.

Образец приказа о привлечении работника к работе в выходной день в командировке (вариант 2)

Привлечение к работе в праздничный день в командировке

При командировании в пределах Республики Беларусь работник может быть привлечен к работе в праздничный день только в случае выполнения неотложных ремонтных и (или) погрузочно-разгрузочных работ, если их невозможно было заранее предусмотреть в графике работ (сменности). В любых других случаях привлечение к работе в праздничный день будет нарушением законодательства.

При командировании за границу, в случае если в месте командирования праздничный день, объявленный нерабочим в Республике Беларусь, является рабочим, то работника можно привлечь к работе в выходной день.

Ситуация 3.

Наниматель отправляет работника в командировку в г. Таллин (Эстонская Республика) для участия в конференции с 16.04.2018 по 18.04.2018. 17.04.2018, объявленный нерабочим праздничным днем в Республике Беларусь, не является праздничным на территории Эстонской Республики.

Несмотря на то что 17.04.2018 (Радуница) является нерабочим праздничным днем на территории Республики Беларусь, а в соответствии со ст. 147 ТК привлечь к работе в праздничный день можно только для выполнения неотложных ремонтных и погрузочно-разгрузочных работ, работника можно привлечь к работе в праздничный день, т.к. на работника, находящегося в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный в месте служебной командировки (ст. 92 ТК). В связи с тем что в месте служебной командировки (Эстонская Республика) 17.04.2018 не является нерабочим праздничным днем, работника, с его согласия, можно привлечь к работе.

За работу в праздничный день в соответствии со ст. 69 ТК работнику по его желанию помимо доплаты предоставляется другой неоплачиваемый день отдыха.

Порядок отражения времени нахождения работника в командировке в табеле использования рабочего времени или другом документе, принятом в организации, в котором ведется учет рабочего времени, определяется и утверждается нанимателем. На практике чаще всего для отражения дней нахождения в служебной командировке используют условное обозначение «К».