Делопроизводство в организациях с обособленными структурными подразделениями

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 15 августа 2018 г.

Освещаются актуальные вопросы организации делопроизводства на предприятиях, имеющих обособленные структурные подразделения.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Закон от 01.07.2010 № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства» (далее – Закон № 148-З)

● Положение о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утв. постановлением Совета Министров от 31.12.2013 № 1189 (далее – Положение № 1189)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● Типовое положение о филиале, представительстве и ином обособленном подразделении учреждения образования, утв. постановлением Минобразования от 26.07.2011 № 168 (далее – Типовое положение)

● Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утв. постановлением Минтруда от 05.04.2000 № 46 (далее – Типовые правила)

● выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», утв. постановлением Минтруда от 30.12.1999 № 159 (далее – Выпуск 1 ЕКСД)

Обособленные структурные подразделения организации

В ГК определено, что в качестве обособленных структурных подразделений юрлица выступают филиалы и представительства.

Характерные черты структурных подразделений (представительств и филиалов) содержатся в п. 3 ст. 51 ГК:

● не являются юрлицами;

● действуют на основании положения о них, утверждаемого юрлицом, в состав которого они входят;

● создавшая их организация наделяет представительства и филиалы имуществом, которое учитывается отдельно на балансе юрлица, создавшего данные обособленные структурные подразделения (отдельно в КУДиР);

● руководители этих обособленных структурных подразделений назначаются на должность юрлицом и действуют на основании его доверенности;

● законодатель предписывает, что представительства и филиалы должны быть указаны в уставе создавшего их юрлица.

Черты, характерные для филиалов и представительств, содержатся и в других НПА. Так, согласно п. 3 ст. 13 НК филиалы, представительства и иные обособленные подразделения юрлиц Республики Беларусь, имеющие отдельный баланс, которым для совершения операций юрлицом открыт банковский счет с предоставлением права распоряжаться денежными средствами на счете должностным лицам данных обособленных подразделений, исчисляют суммы налогов, сборов (пошлин) и исполняют налоговые обязательства этих юрлиц, если иное не установлено НК либо Президентом.

Так, в законодательстве употребляется термин «иные обособленные подразделения юридических лиц». Однако законодательство не раскрывает содержания понятия «иные обособленные подразделения юридических лиц», а также не содержит особенностей, позволяющих определить, в чем конкретно отличие филиала, представительства от иного обособленного структурного подразделения организации.

Следовательно, юрлицо, создающее обособленное структурное подразделение, не являющееся, к примеру, филиалом, самостоятельно определяет его название (например, «Обособленное сельскохозяйственное структурное подразделение «Маяк» открытого акционерного общества «Завод стройдеталей»).

В п. 4 Типового положения определено, что к иным обособленным подразделениям учреждения образования могут относиться структурные подразделения учреждения образования, в т.ч. расположенные по месту нахождения учреждения образования, но имеющие отдельный баланс, текущий (расчетный) банковский счет с предоставлением права распоряжаться денежными средствами на счете должностным лицам этого обособленного подразделения на основании доверенности, выданной создавшим его учреждением образования.

Согласно подстрочному примечанию к п. 31 Типовых правил к обособленным подразделениям, помимо филиалов и представительств, относятся структурные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения либо расположенные по месту ее нахождения, но имеющие отдельный баланс, текущий (расчетный) банковский счет с предоставлением права распоряжаться денежными средствами на счете должностным лицам этого обособленного подразделения на основании доверенности, выданной создавшей ее организацией.

Кроме того, в п. 4 ст. 51 ГК указано, что правовое положение представительств и филиалов (отделений) банков и небанковских кредитно-финансовых организаций, организационных структур общественных организаций (объединений) и республиканских государственно-общественных объединений определяется с учетом особенностей, установленных законодательством.

Таким образом, законодательством предусмотрена возможность формирования не только представительств и филиалов, но и других обособленных структурных подразделений, создание и деятельность которых зависит от специфики деятельности той организации, в которой предусматривается создание таких подразделений.

Обособленным подразделением, расположенным на территории Республики Беларусь, осуществляющим защиту и представительство интересов иностранной организации и иные не противоречащие законодательству функции, является представительство иностранной организации, действующее согласно ст. 511 ГК, Положению № 1189.

Способы ведения делопроизводства

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще всего используется как документационное обеспечение управления (далее – ДОУ).

ДОУ выполняет специальная служба (специалист), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, например:

● управление делами;

● общий отдел;

● канцелярия;

● секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по ДОУ выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

В организациях государственной и частной форм собственности делопроизводство может вестись следующими способами:

1) централизованным способом ведения делопроизводства.

При централизованном способе ведения делопроизводства все операции, связанные с документационным обеспечением деятельности организации, сосредотачиваются в единой для всей организации службе документационного обеспечения управления или у секретаря, как правило, приемной руководителя (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.).

Достоинство централизованного ведения делопроизводства состоит в том, что основные структурные подразделения (специалисты) освобождены от вспомогательной деятельности, касающейся ведения операций с движением документов, поскольку такие операции выполняются работниками делопроизводственных служб (службы) или, если такой службы в организации нет согласно штатному расписанию, то лицом, которому вменено в обязанности ведение документационной работы.

При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Указанный способ организации и ведения делопроизводства чаще всего применяется в организациях с небольшим объемом работы с документами. Например, это могут быть микроорганизации, т.е. зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 чел. включительно (абз. 3 ч. 1 ст. 3 Закона № 148-З);

2) децентрализованным способом ведения делопроизводства.

При децентрализованном способе ведения делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях, т.е. каждая структурная единица организации ведет в этом случае делопроизводство самостоятельно. Данный способ ведения делопроизводства наиболее характерен и для организаций, имеющих в своем составе обособленные структурные подразделения;

3) в смешанной форме организации делопроизводства.

Смешанная форма организации делопроизводства обычно применяется в юрлицах со значительным объемом обрабатываемой документации. В таких организациях работники, занимающиеся делопроизводственным обслуживанием, имеются, как правило, во всех структурных подразделениях. Однако наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции при таком способе ведения делопроизводства сосредотачиваются в службе, занимающейся документационной работой. Эта форма организации делопроизводства при ее ведении требует полной автоматизации работы с документами, более рационального и продуктивного использования для этих целей технических средств ДОУ.

Таким образом, организации в зависимости от объема документооборота должны сами определять, какой из названных способов ведения делопроизводства является для них наиболее предпочтительным для эффективного ведения документационной работы. Не исключено, что выбор соответствующего способа организации и ведения делопроизводства может быть установлен по согласованию либо решению госоргана, организации, которому организация государственной формы собственности подчинена, собственников (учредителей) соответствующей организационно-правовой формы юрлица частной формы собственности.

Ведение делопроизводства в обособленных структурных подразделениях организаций

Учитывая, что обособленное структурное подразделение может вести делопроизводство самостоятельно, то всю работу по документационному обеспечению деятельности этой структурной единицы должен осуществлять работник, на которого предусматривается возложение такой трудовой функции.

Это может быть штатный делопроизводитель или лицо, которому вменяется в обязанности ведение делопроизводства в порядке совмещения должностей, если в штате есть вакантная должность делопроизводителя или выполняющий обязанности в качестве совместителя на соответствующую долю ставки (0,25, 0,5) штатного работника, обязанного заниматься организацией делопроизводства. А при отсутствии в организации указанных штатных специалистов обязанности по ведению делопроизводства могут возлагаться на секретаря приемной руководителя.

Возложение обязанностей по ведению делопроизводства в обособленном подразделении на лицо или круг лиц зависит от объема делопроизводственной работы, которая осуществляется в данном подразделении.

В соответствии с ч. 2 п. 7 Инструкции № 4 ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. Предложение по кандидатуре работника, ответственного за ведение делопроизводства, а также специалиста, на которого будут возложены обязанности по организации и ведению делопроизводства в структурном подразделении, должно исходить от руководителя обособленного структурного подразделения.

Пример.

Образец приказа о назначении работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях

Порядок ведения делопроизводства в организациях, где есть в штате обособленные структурные подразделения, должен включать комплекс мероприятий по организации ведения делопроизводства как непосредственно в организации, так и в их обособленных подразделениях, что должно найти отражение в собственной Инструкции (Положении) по делопроизводству, принятой на основании Инструкции № 4 и содержащий, в частности:

● технологию обработки входящих, исходящих и внутренних документов;

● регистрацию и контроль исполнения документов;

● ведение номенклатуры дел;

● организацию хранения документов и экспертизу их ценности;

● работу по ведению делопроизводства, касающегося обращения граждан;

● документирование административных процедур;

● работу с документами ограниченного доступа и др.