Электронные отчеты в Белгосстрах

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 30 декабря 2019 г.

Освещается порядок представления отчета о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в форме электронного документа и в электронном виде.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Положение о страховой деятельности в Республике Беларусь, утв. Указом Президента от 25.08.2006 № 530 (далее – Положение № 530)

● Положение о порядке составления и представления отчета о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Совета Министров от 19.07.2017 № 538 (далее – Положение № 538)

● Положение о порядке получения учетных записей для представления страхователями отчетов о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. приказом Белгосстраха от 19.10.2017 № 344 (далее – Положение № 344)

Общие положения

В соответствии с п. 36 - 38 Положения № 538 отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее – отчет), в т.ч. уточненный, представляется страхователем в виде электронного документа или электронном виде с использованием специализированного программного обеспечения, которое размещается на официальном сайте Белгосстраха в глобальной компьютерной сети Интернет.

Отчет, представляемый в виде электронного документа, подписывается ЭЦП, сертификат открытого ключа которой издан в Государственной системе управления открытыми ключами проверки ЭЦП Республики Беларусь.

Отчет, представляемый в электронном виде, подписывается с помощью учетной записи, полученной в Белгосстрахе в установленном им порядке.

Документом, подтверждающим факт представления страхователем отчета в виде электронного документа или электронном виде, является квитанция, формируемая с использованием программного обеспечения, указанного в ч. 1 п. 36 Положения № 538.

Представление отчета путем почтового отправления не допускается. Этот запрет связан с тем, что значительная часть таких отчетов содержала различного рода ошибки, что вынуждало обособленные подразделения Белгосстраха разыскивать страхователей, представивших такие отчеты, истребовать от них уточненные отчеты, а порой и применять к ним штраф за представление недостоверных отчетов.

·  дата внесения в ЕГР записи о прекращении деятельности реорганизованных юрлиц;

·  дата, определенная в решении юридического лица о завершении процедуры ликвидации его обособленного подразделения, в случае отсутствия таковой – дата внесения в ЕГР записи о государственной регистрации изменений, вносимых в устав юрлица, связанных с ликвидацией его обособленного подразделения;

·  дата, с которой прекращаются полномочия обособленного подразделения юрлица по ведению отдельного баланса;

·  дата вступления в силу решения о начислении страховых взносов и финансировании расходов на их уплату за иных лиц.

При ликвидации юрлица, прекращения деятельности ИП, возбуждения в отношении юрлица, ИП дела об экономической несостоятельности (банкротстве) и открытия конкурсного производства, прекращения деятельности представительства иностранной организации, истечения срока действия (прекращения, расторжения) всех трудовых и гражданско-правовых договоров, заключенных страхователем – физлицом, не являющимся ИП, или страхователем – иностранной организацией с физлицами, подлежащими обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, непродления их на новый срок и незаключения новых отчет составляется за период с начала года по месяц, предшествующий соответственно месяцу ликвидации, прекращения деятельности, открытия конкурсного производства не позднее 15 рабочих дней, исчисляемых со дня, следующего за:

·  дата поступления заявления о ликвидации юрлица (прекращении деятельности ИП) в регистрирующий орган;

·  дата принятия регистрирующим органом решения о ликвидации юрлица (прекращении деятельности ИП);

·  дата вступления в силу постановления суда, рассматривающего экономические дела, о ликвидации юрлица (прекращении деятельности ИП);

·  дата вступления в силу постановления суда, рассматривающего экономические дела, об открытии конкурсного производства;

·  дата принятия решения о прекращении деятельности представительства иностранной организации;

·  дата истечения срока действия (прекращения, расторжения) последнего трудового или гражданско-правового договора.

В случае отмены решения, являющегося основанием для представления отчетов по реорганизации или ликвидации, страхователь обязан представить отчет за календарный год не позднее 15 рабочих дней, исчисляемых со дня, следующего за днем отмены указанного решения.

 Главным преимуществом представления отчетов в виде электронного документа и в электронном виде является существенная экономия времени на доставку отчета в Белгосстрах. Кроме того, такой отчет проверяется АИС «Отчет» при его загрузке на сайте Белгосстраха, что исключает вероятность представления отчета с ошибками. Дополнительно в своем личном кабинете, размещенном в АИС «Отчет» (к нему имеется доступ только с помощью средств ЭЦП и учетной записи), страхователь может ознакомиться с важной для него информацией (просмотреть и распечатать представленные им отчеты, сформированные квитанции, ознакомиться с установленными ему скидками и надбавками к страховому тарифу, иной важной информацией, рассылаемой Белгосстрахом по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).

Представление отчета в виде электронного документа

Возможность представления такого отчета появилась в июле 2010 г. Необходимым условием представления отчета в виде электронного документа является наличие у страхователя средств ЭЦП, сертификат открытого ключа которой издан в Государственной системе управления открытыми ключами проверки ЭЦП Республики Беларусь (п. 37 Положения № 538).

Страхователи, у которых за отчетный период средняя численность застрахованных лиц составила 15 и более человек, обязаны представить отчет только в виде электронного документа. Отчет, представленный такими страхователями без использования средств ЭЦП, не будет считаться представленным в установленном порядке и будет возвращен страхователям. В случае непредставления отчетов в виде электронного документа указанными страхователями до окончания срока, установленного для представления отчетов, к таким страхователям может быть применен штраф в размере 10 БВ, предусмотренный п. 275 Положения № 530.

Представление отчета в электронном виде

Возможность представления такого отчета появилась только с 01.02.2018 специально для страхователей со средней численностью застрахованных лиц за отчетный период менее 15 чел. как замена ранее действовавшей возможности представления ими отчета по почте (представлять отчеты по почте уже запрещено). В то же время для них еще сохранилась возможность представления отчета на бумажном носителе нарочным, т.е. путем вручения непосредственно работнику обособленного подразделения Белгосстраха по месту регистрации.

Порядок получения учетной записи установлен Положением № 344. Для получения учетной записи (логина и пароля) страхователь должен представить в обособленное подразделение Белгосстраха по месту регистрации заявление (приложение 1 к Положению № 344).

Заявление должно быть подписано руководителем страхователя-юрлица или его обособленного подразделения, страхователем-ИП или иным страхователем-физлицом.

Заявление должно быть представлено лично лицом, его подписавшим, либо иным лицом, уполномоченным на представление интересов страхователя. При подаче заявления лицом, его подписавшим, должен быть представлен для обозрения документ, удостоверяющий личность этого лица. При подаче заявления представителем страхователя вместе с заявлением должна быть представлена доверенность на право представления интересов страхователя, а также должен быть представлен для обозрения документ, удостоверяющий личность этого лица.

После получения документов, необходимых для выдачи учетной записи, уполномоченный работник обособленного подразделения Белгосстраха в присутствии лица, подавшего заявление, формирует посредством специализированного программного обеспечения Белгосстраха учетную запись страхователя (логин и первоначальный пароль), распечатывает уведомление о создании учетной записи по установленной форме и выдает заявителю. Уведомление распечатывается в 2 экз., один из которых выдается заявителю, второй остается в обособленном подразделении Белгосстраха. Факт получения уведомления подтверждается подписью лица, подавшего заявление, на втором экземпляре уведомления.

Учетная запись создается на неопределенный срок. По желанию страхователя, в т.ч. в случае утери страхователем сведений об учетной записи, производится ее замена путем создания новой учетной записи. Для этого необходимо заново подать заявление о получении учетной записи и получить соответствующее уведомление. С момента создания новой учетной записи ранее установленный страхователю обособленным подразделением Белгосстраха (страхователем самостоятельно) пароль не действует.

После получения учетной записи страхователю следует сменить выданный ему пароль. Это делается страхователем при первом входе в АИС «Отчет» (система предложит ввести и сохранить новый пароль).

Страхователю запрещено передавать логин и пароль третьим лицам. Отчет, в т.ч. уточненный, представленный с использованием учетной записи страхователя, считается представленным именно этим страхователем.