Виды и меры поощрения работников

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 3 октября 2018 г.

Приводится алгоритм действий нанимателя по поощрению работников (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Закон от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон № 323-З)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)

● Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД)

● перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)

● Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утв. постановлением Минтруда от 05.04.2000 № 46 (далее – Типовые правила)

Исходя из норм п. 4 ст. 12 и ст. 196 ТК, одним из основных прав нанимателя является право поощрять работников за труд. Поощрение работника за труд происходит в случае достижения им каких-либо особых показателей или в целях стимулирования трудовых достижений в будущем.

Законодательство о труде не закрепляет критерии применения мер поощрения, а также их виды. Таким образом, наниматель вправе самостоятельно определять порядок применения мер поощрения к работникам.

Алгоритм действий нанимателя по поощрению работников

Шаг 1. Закрепить в ЛНПА порядок применения мер поощрения.

Согласно ст. 196 ТК виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), а также уставами и положениями о дисциплине. Также наниматель может закрепить порядок и условия поощрения в отдельном ЛНПА организации, например, в положении о поощрении работников, положении о премировании, положении о почетной грамоте, положении о доске почета и др. В таких ЛНПА можно установить статус и основания для применения каждой из мер поощрения.

Целесообразно, чтобы нормы ЛНПА в части регламентации поощрений содержали следующие сведения:

● основания применения мер поощрения. Например, соблюдение ПВТР, образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, экономия средств организации, продолжительная и безупречная работа, новаторство в труде, выполнение особо важных для организации работ. Основанием для поощрения должны быть конкретные показатели, которых работники достигают, выполняя свои непосредственные должностные обязанности, и которые наиболее полно характеризуют трудовое участие каждого работника в решении общих задач;

● меры поощрения;

● порядок применения мер поощрения и их документальное оформление;

● размер денежного вознаграждения, фиксированного или зависящего от оклада (тарифной ставки), от стажа и т.п., порядок его выплаты;

● компетенция руководства организации по применению мер поощрения, а также возможность непосредственных руководителей подразделений применять меры поощрения, не связанные с серьезными материальными расходами;

● иные сведения на усмотрение нанимателя.

Пример 1.

Примерная форма положения о поощрении работников

Шаг 2. Представление работника к поощрению.

К документам, являющимся основанием для издания распорядительного документа о поощрении, относятся, как правило, докладные записки и представления.

Докладная записка о поощрении – одна из разновидностей докладных записок. Согласно п. 121 Инструкции № 4 текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава. Как и докладная записка, представление является одним из документов, на основании которых руководителем принимается решение и издается распорядительный документ о поощрении работника.

В отличие от докладной записки, которая может составляться по разным вопросам, представление всегда предполагает поощрение работника в той или иной форме.

Представления о поощрении обычно оформляются в случае награждения работника или повышения его в должности, докладные записки – при объявлении благодарности и премировании.

Представление готовится, как правило, руководителем структурного подразделения (начальником отдела, управления, цеха и т.п.) и подается на имя руководителя организации.

Представление как вид документа относится к системе организационно-распорядительной документации и оформляется по тем же правилам, что и докладная записка.

Докладная записка о поощрении и представление о поощрении включены в подсистему «Документация по оформлению поощрений» УСОРД.

Пример 2.

Образец докладной записки о поощрении работника

Пример 3.

Образец представления о поощрении работника

Шаг 3. Издание приказа о поощрении.

Согласно п. 29 Типовых правил поощрения могут объявляться приказом (распоряжением), постановлением нанимателя и доводятся до сведения работников. Основанием для внесения в трудовую книжку записей о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя (п. 48 Инструкции № 40).

Таким образом, на основании положительной резолюции на должностной записке или представлении о поощрении кадровая служба организации готовит проект приказа (распоряжения) о поощрении.

Приказ (распоряжение) о поощрении относится к приказам (распоряжениям) по личному составу (абз. 10 ст. 2 Закона № 323-З). Срок хранения такого документа составляет 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

Приказы о поощрении 75-летнего срока хранения должны регистрироваться и формироваться в дела отдельно от приказов по личному составу 3-летнего срока хранения. На этом основании к регистрационному номеру приказа добавляется буква «к» (п. 98, ч. 4 п. 172, ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4).

Пример 4.

Образец приказа о поощрении работников

Шаг 4. Ознакомление с приказом работника.

После того как приказ подписан руководителем, работника следует ознакомить с ним под подпись. Распространена практика, когда содержание таких документов доводится до сведения коллектива.

Шаг 5. Включение копии приказа о поощрении в личное дело (если оно ведется), а также внесение соответствующей записи в дополнение к личному листку по учету кадров.

Согласно п. 2 Инструкции № 2 личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, госслужащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством.

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, в т.ч. и копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о награждении (п. 8 Инструкции № 2).

Копия (выписка) приказа оформляется в соответствии с требованиями делопроизводства, в т.ч. в соответствии с п. 64 Инструкции № 4.

Включение в личное дело копии (выписки) приказа о поощрении (награждении) отражается во внутренней описи документов личного дела (ч. 2 п. 10 Инструкции № 2).

Пример 5.

Образец внутренней описи документов личного дела (фрагмент)

Согласно п. 2 дополнения к личному листку по учету кадров (приложение 3 к Инструкции № 2) данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров. Так, в нем указываются сведения о награждении правительственными наградами, присвоении ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образовании, знании языков, участии в составе выборных законодательных и представительных органов.

Таким образом, в этой форме не предусмотрено внесение сведений об иных формах награждения работника в соответствии с НПА (например, почетной грамотой Совета Министров) и о поощрении работника в соответствии с ЛНПА организации (например, почетной грамотой организации).

Шаг 6. Внесение в трудовую книжку записи о поощрении работника.

Согласно ч. 4 ст. 50 ТК, п. 45 Инструкции № 40, п. 29 Типовых правил сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе вносятся в трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях».

В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки работника вносятся следующие сведения о:

● награждении орденами и медалями Республики Беларусь;

● присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;

● награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;

● поощрениях, определенных коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и другое) (п. 46 Инструкции № 40).

В трудовую книжку вносятся только сведения о поощрении, связанные с трудовой деятельностью работника. Если же работник поощрен не в связи с трудовой деятельностью, а, например, за активное участие в художественной самодеятельности, то сведения о таком поощрении в трудовую книжку не вносятся.

Пунктом 47 Инструкции № 40 установлен следующий порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях:

● в графе 3 трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя;

● ниже в графе 1 – порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

● в графе 2 – дата награждения и (или) поощрения;

● в графе 3 – кем награжден и (или) поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;

● в графе 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа.

Пример 6.

Образец записи в трудовую книжку о награждении ценным подарком

Шаг 7. Внесение сведений о поощрении в личную карточку (по усмотрению нанимателя).

Положения Инструкция № 40 не требуют от нанимателя знакомить работника с записью об увольнении, внесенной в трудовую книжку, под расписку в личной карточке. Таким образом, наниматель по своему усмотрению (согласно принятому у него порядку кадрового делопроизводства и, в частности, порядку ведения личной карточки) вносит запись об увольнении в личную карточку и знакомит под подпись в ней о соответствующей записи, внесенной в трудовую книжку данного работника.

Пример 7.

Образец личной карточки работника (фрагмент)