Ошибки в нумерации записей в трудовой книжке

Материал актуализирован редакцией ИПС «Нормативка.by» с использованием правовых актов по состоянию на 6 октября 2023 г.

Разбирается порядок исправления ошибок в нумерации записей в трудовой книжке.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Постановление № 40; Инструкция)

Общий порядок нумерации

Согласно ч. 2 п. 12 Инструкции все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя. Порядковый номер записи вносится в гр. 1 трудовой книжки.

В таблице 1 приведены случаи, когда требуется внести в гр. 1 трудовой книжки порядковый номер.

Таблица 1

Нумерация записей в трудовой книжке

Общий порядок исправления

Лица, которые вправе производить дополнение пропущенной записи, а также исправление неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, представлены в таблице 2.

Таблица 2

Лица, уполномоченные на исправление записей в трудовой книжке

Специального порядка исправления неправильной нумерации Инструкция не предусматривает, т.е. оно производится по общим правилам.

Согласно п. 52 Инструкции не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно».

В ч. 1 п. 56 Инструкции указан следующий порядок исправления (в разделе «Сведения о работе»):

● в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи;

● в гр. 2 – дата внесение записи;

● в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи;

● в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится такая запись.

Для внесения пропущенной записи предусмотрен следующий порядок (ч. 2 п. 56 Инструкции):

● в гр. 3 трудовой книжки раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование нанимателя, в период работы у которого была пропущена запись (если запись относится к периоду работы у другого нанимателя);

● в гр. 1 – порядковый номер вносимой записи;

● в гр. 2 – дата внесения записи;

● в гр. 3 производится соответствующая пропущенная запись;

● в гр. 4 – номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.

Внесенная пропущенная запись заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

Ситуация 1.

При приеме на работу в трудовой книжке работника была обнаружена ошибка в нумерации записей (несколько записей не пронумеровано).

Как исправить нанимателю ошибку с учетом того, что организация, в которой работал работник, ликвидирована?

Необходимость проставления порядковых номеров вносимых записей предусмотрена п. 12 и иными нормами Инструкции. Следовательно, их непроставление является нарушением установленного порядка ведения трудовой книжки (внесения записей в нее), которое следует устранить.

Записи в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки как в непронумерованных строках, так и в последующих строках признаются верными, поэтому необходимости вносить исправления в порядке, установленном п. 53, 54, 56 Инструкции, нет. В связи с тем что не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей согласно п. 52 Инструкции, то исправление порядковых номеров путем их зачеркивания не может быть осуществлено.

С учетом того что организация, в которой работал работник, ликвидирована, исправление производится нанимателем по новому месту работы.

Исправление ошибки:

1) учитывая, что Инструкцией прямо не установлены порядок нумерации строк, а также исправления ошибок, допущенных при нумерации, то наниматель имеет право произвести нумерацию записей, ранее внесенных в ТК;

2) внести запись о приеме на работу и проставить порядковый номер вносимой записи.

Ситуация 2.

При приеме на работу гражданин Российской Федерации предъявил трудовую книжку образца 1973 года с вкладышем образца Российской Федерации. Ему был оформлен вкладыш белорусского образца.

Как правильно нумеровать записи, вносимые во вкладыш белорусского образца?

Пунктом 1 решения Высшего Совета Сообщества Беларуси и России от 22.06.1996 № 4 «О равных правах граждан на трудоустройство, оплату труда и предоставление других социально-трудовых гарантий» (далее – Решение) установлено, что документы, выданные в Республике Беларусь и Российской Федерации для реализации трудовых прав и социально-трудовых гарантий их граждан, или их копии, заверенные в установленном порядке, признаются без легализации.

Трудовая деятельность гражданина государства выезда на территории государства трудоустройства регулируется на основе трудового договора (контракта) в соответствии с законодательством о труде государства трудоустройства (абз. 2 п. 2 Решения).

Из приведенных выше норм следует, что подтверждающие трудовой стаж работника трудовые книжки, выданные в установленном порядке как в Российской Федерации, так и в Республике Беларусь, признаются без легализации в обеих странах, в связи с чем указанный в них трудовой стаж не требует какого-либо дополнительного подтверждения. При этом трудовая деятельность как гражданина Российской Федерации, так и гражданина Республики Беларусь регулируется законодательством о труде государства трудоустройства.

Таким образом, несмотря на взаимное признание трудового стажа, подтвержденного трудовой книжкой, выданной в другом государстве, при трудоустройстве гражданина Российской Федерации в Республике Беларусь (и наоборот) документы, подтверждающие трудовой стаж, подлежат оформлению в соответствии с требованиями законодательства о труде государства трудоустройства.

В соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника, в случаях, когда ее заполнение обязательно. Установленными образцами трудовой книжки считаются:

● образец трудовой книжки и образец вкладыша к ней 2014 года, установленные согласно приложению к Постановлению № 40;

● образец республиканской трудовой книжки и вкладыша к ней 1995 года;

● образец республиканской трудовой книжки и вкладыша к ней 1993 года, утвержденный постановлением Госкомитета по труду и соцзащите населения от 22.09.1993 № 79;

● образец трудовой книжки и вкладыша к ней 1973 года, утвержденный постановлением Совета Министров СССР, Всесоюзного Центрального Совета Профессиональных Союзов от 06.09.1973 № 656;

● образец трудовой книжки 1938 года, утвержденный постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20.12.1938 № 1320. При этом данным документом не был предусмотрен вкладыш к трудовым книжкам.

Трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя – физлица) на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ч. 2 ст. 50 ТК, п. 4 Инструкции). Из этого правила нет исключений, поэтому наниматель Республики Беларусь обязан вести трудовые книжки на всех работников, включая работников-иностранцев (трудящихся-иммигрантов).

В приведенной ситуации к трудовой книжке СССР признаваемого в Республике Беларусь образца оформлен вкладыш российского образца. Вкладыш российского образца оформлен согласно законодательству Российской Федерации и не соответствует образцу, установленному согласно приложению к Постановлению № 40, а также иным признаваемым в Республике Беларусь образцам. Таким образом, независимо от того, имеется ли место для записей во вкладыше российского образца, наниматель в связи с заполнением всех страниц в трудовой книжке СССР должен в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь оформить к трудовой книжке принимаемого работника из Российской Федерации вкладыш образца, установленного согласно приложению к Постановлению № 40.

Исправление ошибки:

1) оформить к трудовой книжке вкладыш образца, установленного согласно приложению к Постановлению № 40, в связи с заполнением всех страниц в трудовой книжке СССР и независимо от того, имеется ли место для записей во вкладыше российского образца;

2) в новом вкладыше к трудовой книжке необходимо продолжать сквозную нумерацию записей, внесенных в трудовую книжку СССР без учета нумерации во вкладыше российского образца.

Ситуация 3.

При приеме на работу работником была предъявлена трудовая книжка, в которой записи о трех последних местах его работы были сделаны в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях».

Под каким номером следует внести запись о приеме на работу во вкладыше: следующим за номером последней записи о работе в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях»?

Внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» не предусмотрено Инструкцией, т.к. для этого есть специальный раздел («Сведения о работе»). Следовательно, записи в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» внесены неверно (ошибочно).

Внесение во вкладыш записи о работе за номером, следующим за последним номером записи в разделе «Сведения о работе», может привести к утере части информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Инструкцией не предусмотрен порядок действий для исправления записи о приеме на работу, которая неверно внесена в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки.

Исправление ошибки:

1) в разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки в отношении записей, содержащих сведения о работе (т.е. тех, которые должны были быть внесены в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки) следует произвести запись: «Записи за номером таким-то недействительны»;

2) во вкладыш к трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» внести сведения, ранее неверно внесенные в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях». При этом записи следует производить начиная с номера, следующего за последней записью, внесенной в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, т.к. все записи в трудовой книжке имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

Ситуация 4.

В трудовой книжке при внесении записи о приеме на работу был указан неверный порядковый номер, например, вместо № 28 был поставлен № 29.

Как исправить неверную запись?

По поводу этой ситуации на практике сложилось 2 мнения. Одни специалисты полагают, что нарушение нумерации является нарушением порядка внесения записей в трудовую книжку и такое нарушение исправляется в общем порядке, т.е. посредством признания всей записи недействительной. Другие специалисты считают, что неверная нумерация сама по себе не делает неверными, неправильными записи, внесенные в трудовую книжку. При таком подходе нет способов исправления неверной нумерации, т.к. зачеркивать неверную нумерацию в разделе «Сведения о работе» не допускается (п. 52 Инструкции).

Таким образом, при таком подходе при внесении последующих записей необходимо использовать верную нумерация (т.е. начиная с первой записи, внесенной в данный раздел трудовой книжки).

Исправление ошибки:

1) для признания записи недействительной в гр. 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится № 28, в гр. 2 трудовой книжки – дата внесения записи, в гр. 3 трудовой книжки производится запись: «Запись № 29 недействительна». После этого в трудовую книжку заносится правильная запись (ч. 1 п. 56 Инструкции);

2) при внесении последующих записей используется верная нумерация, т.е. начиная с первой записи, внесенной в данный раздел трудовой книжки. Кроме того, не происходит расходования листов (строк) трудовой книжки за счет переписывания ранее верно внесенных записей, но с ошибочной нумерацией.

Ситуация 5.

При приеме на работу работник предоставил трудовую книжку, в которой последней внесена запись без номера и даты: «Записи нанимателя с 6-й по 9-ю считать недействительными».

Необходимо ли было нумеровать запись о признании записей недействительными?

Каким будет являться порядковый номер записи о приеме на работу?

Согласно ч. 2 п. 12, ч. 2 п. 56 Инструкции все записи (кроме наименования нанимателя) в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, в т.ч. и записи об исправлении ранее внесенных записей. Таким образом, каждая последующая запись в трудовой книжке должна иметь очередной порядковый номер.

В приведенной ситуации запись о приеме на работу следует пронумеровать как № 11.

Исправление ошибки:

запись под фактическим № 10, не имеющую указания на порядковый номер, целесообразно пронумеровать нанимателю, у которого находится трудовая книжка работника, а последующую запись внести под № 11.