Как избежать ошибок при составлении штатного расписания

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 13 декабря 2018 г.

Даются практические рекомендации, которые следует соблюдать при разработке и введении в действие штатного расписания организации (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Закон от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения Республики Беларусь» (далее – Закон № 125-З)

● Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД)

● Общегосударственный классификатор ОКРБ 014-2017 «Занятия», утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 24.07.2017 № 33 (далее – ОКРБ 014-2017)

Согласно ст. 194 ТК штатное расписание является ЛНПА организации, регулирующим трудовой распорядок. Порядок разработки и введения в действие штатного расписания организации, его форму и содержание определяет наниматель. Как правило, об ошибках, допущенных при составлении штатного расписания, в организации узнают после проверки государственным инспектором труда.

Для того чтобы избежать ошибок при разработке штатного расписания, следует придерживаться следующих рекомендаций:

1) в штатном расписании должны быть правильно указаны должности работников.

Одним из обязательных условий трудового договора является трудовая функция, под которой понимается работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией.

В соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством.

Базовое наименование должности является основным наименованием должности служащего, которое содержится в ОКРБ 014-2017 и определяется в соответствующей квалификационной характеристике.

Полное наименование должности – конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др.

Полное наименование должности устанавливается путем добавления к базовому наименованию должности дополнительных сведений, а также наименований производных должностей согласно таблице 6 ОКРБ 014-2017 (ч. 3 п. 4 Общих положений ЕКСД).

Коды производных должностей служащих

При этом соответствующее дополнение к базовому наименованию должности может быть:

● помещено непосредственно в нем;

● помещено после него;

● помещено перед ним.

Во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование (например, директор, менеджер, инженер, экономист, специалист по продаже, агент, администратор и т.д.), для которой ЕКСД предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости – полное наименование должности (например, первый заместитель директора, менеджер по персоналу, инженер по охране труда, ведущий экономист по ценообразованию, специалист по продаже и организации закупок и др.).

Общие положения ЕКСД предусматривают:

● наименование производной должности «старший» для должностей специалистов, по которым не установлено квалификационное категорирование;

● наименование производной должности «ведущий» для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование;

● наименование должности служащего с применением производной «главный» (код категории – 1) для должностей служащих, которые осуществляют руководство структурным подразделением (структурными подразделениями), руководство работниками по определенному наименованием должности виду (направлению) деятельности структурного подразделения (структурных подразделений), в т.ч. обособленного (обособленных), управление и координацию видом (направлением) деятельности, определенным наименованием должности служащего, в иных организациях в соответствии с законодательством. Исключение составляют должности «главный инженер», «главный бухгалтер»;

● категорию «Руководители» (код категории – 1), к которой относятся служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности;

● должность «менеджер», которая относится к категории руководителей и при необходимости может предусматривать наличие подчиненных работников;

● категорию «Специалисты» (код категории – 2), к которой относятся служащие, выполняющие аналитико-конструктивные функции, обладающие специальными знаниями, навыками, умениями и опытом работы по определенному виду профессиональной деятельности, имеющие высшее (специалисты высшего уровня квалификации) или среднее специальное (специалисты среднего уровня квалификации) образование, подтвержденное установленными законодательством видами документов;

● категорию «Другие служащие» (код категории – 3), к которой относятся лица, выполняющие исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы), под контролем руководителя, специалиста;

2) в штатном расписании должны быть выключены все структурные подразделения, в т.ч. состоящие из одного работника.

При указании в штатном расписании структурных подразделений необходимо выяснить, к какой категории они относятся – к обособленным подразделениям юрлица или структурным подразделениям.

К обособленным подразделениям юрлица относятся:

● представительство, расположенное вне места нахождения юрлица, осуществляющее защиту и представительство интересов юрлица, совершающее от его имени сделки и иные юридические действия (п. 1 ст. 51 ГК);

● филиал, расположенный вне места нахождения юрлица и осуществляющий все или часть его функций, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 51 ГК).

Руководители представительств и филиалов назначаются юрлицом и действуют на основании его доверенности, например, на основании доверенности руководителя организации.

Согласно ч. 10 п. 10 Общих положений ЕКСД нанимателем могут устанавливаться следующие нормы управляемости при создании структурных подразделений, если иное не установлено законодательством:

● управление (служба) – при наличии в его штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя;

● отдел – при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя;

● сектор (бюро, группа) – при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя.

Как обособленные подразделения юрлица, так и структурные подразделения при их наличии необходимо указывать в штатном расписании.

При наличии в организации отделов, состоящих из одного работника, их необходимо указывать в штатном расписании. Это не будет считаться нарушением. Если у проверяющего возникнут вопросы, наличие отдела с одним работником можно мотивировать как расширение структурного подразделения в будущем.

При наличии представительства или филиала в другом городе, в состав которого входят один или несколько работников, целесообразно оформить единое штатное расписание, внести в графу «Наименование структурного подразделения» его название и вписать все сведения о структурном подразделении.

Для утверждения штатного расписания необходимо издать приказ об утверждении штатного расписания. В структурное подразделение можно передать выписку из общего штатного расписания;

Пример 1.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

3) в штатное расписание должны быть включены временные должности.

В том случае, если на работу принимается работник на время выполнения определенной работы или на время выполнения сезонных работ, то эту должность необходимо включать в штатное расписание. В указанных случаях работник будет выполнять работу по срочному трудовому договору.

В целях исключения путаницы с такими должностями целесообразно внести в графу «Примечание» штатного расписания сведения о том, что это временная должность. А когда закончится срок действия срочного трудового договора, нужно убрать ненужную штатную единицу.

Для этого необходимо подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Пример 2.

Образец приказа о выведении единицы из штатного расписания

В том случае, если работник исполняет обязанности временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы, на основании срочного трудового договора, не следует вносить дополнительную единицу в штатное расписание. Можно оформить временный перевод в связи с производственной необходимостью (ст. 33 ТК), совмещение профессий (должностей) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы (ст. 67 ТК). В этом случае количество штатных единиц остается прежним, т.к. за основным работников сохраняется место работы;

4) в штатном расписании нужно отмечать вакантные и неполные штатные единицы.

В штатном расписании необходимо указывать не только все должности, которые имеются в организации, но и вакантные должности. Это относится к любым вакансиям, даже в тех случаях, если работники недавно уволились или вакансия давно существует.

В штатном расписании нужно отражать все штатные единицы организации, как целые, так и неполные. При этом не имеет значения, кто работает на неполных ставках – основные работники с неполным рабочим днем или совместители.

В графе «Количество штатных единиц» отражается число неполных единиц при их наличии в организации. Неполные штатные единицы записываются в виде десятичных дробей, например, 0,5, 1,4, 2,25.

При наличии в штатном расписании вакансий нужно письменно уведомить органы по труду, занятости и соцзащите о наличии свободных рабочих мест (вакансий) в течение 5 дней со дня их образования с указанием условий труда и размера его оплаты. При этом нанимателям запрещается указывать дискриминационные условия в сведениях об имеющихся свободных рабочих местах (вакансиях) (абз. 9 ч. 1 ст. 21 Закона № 125-З).

Кроме этого, органы по труду, занятости и соцзащите необходимо уведомлять о заполнении свободных рабочих мест (вакансий), о наличии которых в соответствии с законодательством были уведомлены органы по труду, занятости и соцзащите, в день заполнения (абз. 10 ч. 1 ст. 21 Закона № 125-З);

5) в штатном расписании в обязательном порядке нужно предусмотреть повышение тарифных ставок (окладов) не более чем на 50 % в отношении работников, с которыми заключены контракты.

Нормы подп. 2.5 п. 2 Декрета Президента от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины», предусматривающие повышение тарифных ставок (окладов) (не более чем на 50 %, если больший размер не предусмотрен законодательством), в обязательном порядке применяются в отношении работников, с которыми нанимателем заключены контракты независимо от установленных им систем оплаты труда и формы собственности коммерческой организации;

6) для одинаковых должностей должен быть предусмотрен одинаковый оклад, но при необходимости может предусматриваться разный размер надбавок.

Системы и конкретные размеры оплаты труда работников, в т.ч. порядок определения и повышения тарифных ставок (окладов), могут устанавливаться нанимателем на основании коллективного договора, иного ЛНПА, принятых в порядке, установленном законодательством, соглашения и трудового договора (контракта).

При применении любой системы оплаты труда размеры зарплаты работников должны зависеть от сложности, качества и количества выполняемой ими работы, их квалификации и других факторов (п. 3, 4 Рекомендаций по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и о порядке их повышения, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 11.07.2011 № 67).

При этом должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации производных наименований должностей «ведущий» и «старший» определяются на основе содержащихся в ЕКСД характеристик соответствующих базовых должностей.

Наименование производной должности «старший» предусматривается для должностей специалистов, по которым не установлено квалификационное категорирование, а производной должности «ведущий» – для должностей специалистов высшего уровня квалификации, по которым установлено квалификационное категорирование. Указанные наименования производных должностей могут применяться при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет функциональное, координационное или методическое руководство подчиненными ему исполнителями либо на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения). Исключение составляют наименования производных должностей, особенности содержания должностных обязанностей которых предусмотрены соответствующими квалификационными характеристиками (ч. 2 п. 5 Общих положений ЕКСД);

7) в штатном расписании нужно указывать доплаты и надбавки компенсирующего и стимулирующего характера.

В графе штатного расписания «Надбавки» указываются суммы надбавок в рублях, процентах от оклада или коэффициентах. Это могут быть стимулирующие надбавки за:

● стаж работы в организации;

● компенсационные выплаты за сложные условия работы;

● квалификацию работника;

● высокие достижения в работе;

● знание иностранных языков.

В том случае, если в организации используются переменные выплаты, например, премии за какие-нибудь достижения в работе, то в графе «Примечание» штатного расписания необходимо сделать ссылку на Положение об оплате труда или другой ЛНПА, где подробно указываются условия, при которых работники имеют право на премию, а также возможные суммы премий.

Нанимателю нельзя произвольно отменять надбавки. Обычно их устанавливают за достижение какого-то постоянного показателя или наличие определенных навыков, имеющихся в течение длительного времени. Например, за профессиональное мастерство, знание иностранных языков и т.д. В том случае, если работник не использует в работе иностранный язык регулярно, ему все равно нужно выплачивать надбавку;

8) при изменении системы оплаты труда нужно скорректировать штатное расписание и другие ЛНПА.

На основании законодательства наниматели коммерческих организаций всех форм собственности в коллективных договорах, положениях, иных ЛНПА, трудовых договорах (контрактах) самостоятельно определяют формы, системы и размеры оплаты труда работников, в т.ч. тарификацию, выплаты стимулирующего и компенсирующего характера (премии, надбавки, доплаты и другие выплаты).

При разработке систем оплаты труда работников нанимателям следует руководствоваться п. 2 Указа Президента от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда», в соответствии с которым коммерческие организации и ИП при введении новых условий оплаты труда работников, в т.ч. без применения ЕТС работников, обязаны обеспечить:

● недопущение снижения размеров зарплаты работников на момент их введения;

● установление гибких условий оплаты труда, направленных на усиление материальной заинтересованности работников в повышении производительности труда и максимально учитывающих сложность выполняемых работ, уровень квалификации, эффективность, качество и условия труда, а также вклад каждого работника в общие результаты деятельности, его предприимчивость, творческий подход;

● соблюдение для работников гарантий в области оплаты труда, предусмотренных законодательством о труде.

Организация оплаты труда может быть основана на следующих разновидностях гибких систем оплаты труда:

● система оплаты труда на основе тарифной сетки, разработанной в организации;

● оплата труда на основе комиссионной системы;

● система оплаты труда на основе «плавающих» окладов;

● система оплаты труда на основе грейдов.

При изменении системы оплаты труда необходимо внести изменения в штатное расписание и трудовые договоры (контракты) работников. При необходимости нужно скорректировать Положение об оплате труда и другой ЛНПА, регулирующий систему оплаты труда.

Для того чтобы скорректировать штатное расписание, издается приказ:

● приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание целесообразно использовать в том случае, если корректировки касаются не всех должностей;

● приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции.

Приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции используется, когда планируется изменить порядок оплаты труда всех работников.

При закреплении условий премирования в отдельном ЛНПА необходимо внести его реквизиты в графу штатного расписания «Примечание».

Трудовые договоры можно изменить в зависимости от ситуации:

● в одностороннем порядке;

● по соглашению с работником.

При отсутствии обоснованных производственных, организационных или экономических причин не следует изменять трудовой договор (контракт) в одностороннем порядке. Вносить изменения в трудовой договор (контракт) в одностороннем порядке на основании того, что изменили штатное расписание, нельзя. Работники могут обжаловать в суде такое решение нанимателя.

Целесообразнее внести изменения в трудовые договоры (контракты) с согласия работников, направив им письменное предложение с новыми условиями выплаты зарплаты. А в случае письменного согласия работника на продолжение работы с новыми условиями труда заключается дополнительное соглашение к трудовым договорам (контрактам) с новыми условиями оплаты труда.