Правовые аспекты контроля рабочей переписки работников по электронной почте
Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 10 февраля 2021 г.
Рассматриваются необходимые действия нанимателя для установления контроля рабочей переписки работников по электронной почте непосредственно для защиты интересов организации и режима коммерческой тайны (с образцами необходимых документов).
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
В настоящее время электронная почта является удобным каналом связи для получения внешней информации и ее распространением между работниками организации.
Отсутствие контроля над использованием электронной почты работниками организации со стороны руководства приводит к серьезным проблемам:
Контроль работников с помощью информационных технологий и ограничения со стороны законодательства
С развитием информационных технологий возникла необходимость осуществления контроля не только прихода – ухода работников (например, с помощью соответствующего журнала), но и передачи конфиденциальных сведений или сведений, составляющих коммерческую тайну организации. В настоящее время такие сведения значительно проще передать сторонним лицам с помощью Интернета и электронной почты.
Поэтому возникает необходимость контроля за работниками с целью предотвращения утечки сведений, составляющих коммерческую тайну организации.
Уже давно изобретены специальные программы контроля над действиями работников (например, PC Pandora, SniperSpy, Micro Keylogger, DLP (Data Leak Prevention)), фиксирующие все их действия и позволяющие в автоматическом режиме:
● делать снимки экрана;
● фиксировать клавиатурный ввод;
● фиксировать действия на посещаемых веб-сайтах;
● контролировать электронную почту;
● делать снимки пользователя с веб-камеры компьютера;
● записывать звуки в помещении, где установлен компьютер;
● просматривать файловую систему;
● удаленно загружать файлы;
● собирать много другой информации о работе пользователя.
Применение таких программ позволяет знать нанимателю, какие сайты работник посещает на рабочем компьютере (планшете), мобильном телефоне или содержание писем, отправляемых партнерам.
Но использование специальных программ, контролирующих действия работников организации, приводит и к нарушению конституционного права на тайну переписки.
Так, ст. 28 Конституции устанавливает, что каждый имеет право на защиту от незаконного вмешательства в его личную жизнь, в т.ч. от посягательства на тайну его корреспонденции, телефонных и иных сообщений, на его честь и достоинство. Речь идет о тайне любой корреспонденции граждан. УК устанавливает уголовную ответственность за нарушение таких прав.
СПРАВОЧНО
Согласно ч. 1 ст. 203 УК умышленное незаконное нарушение тайны переписки, телефонных или иных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений граждан наказывается общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 1 года, или арестом. То же деяние, совершенное с использованием специальных технических средств, предназначенных для негласного получения информации, либо должностным лицом с использованием своих служебных полномочий, согласно ч. 2 ст. 203 УК наказывается штрафом, или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или арестом, или лишением свободы на срок до 2 лет.
В указанных статьях Конституции и УК говорится о незаконном вмешательстве в личную жизнь и умышленном незаконном нарушении тайны переписки, телефонных или иных переговоров.
Желание контролировать действия работников незаконными методами может повлечь уголовную ответственность как для нанимателя, так и для того работника, которому поручено это задание.
Конфиденциальные сведения, охраняемые законодательством и нанимателем
В целях обеспечения конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, и контроля за их распространением в рабочей переписке работников по электронной почте необходимо установить режим коммерческой тайны, предусматривающий правовые, организационные, технические и иные меры.
Право на установление в отношении сведений режима коммерческой тайны принадлежит только лицу, которое правомерно обладает такими сведениями.
СПРАВОЧНО
Под коммерческой тайной понимаются сведения любого характера (технического, производственного, организационного, коммерческого, финансового и иного), в т.ч. секреты производства (ноу-хау), соответствующие требованиям Закона № 16-З, в отношении которых установлен режим коммерческой тайны (абз. 4 ст. 1 Закона № 16-З).
Также служебную тайну или коммерческую тайну составляет информация (сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах), охраняемая в качестве нераскрытой информации.
Сведения имеют коммерческую ценность в случае, если обладание ими позволяет лицу при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке товаров, работ или услуг либо получить иную коммерческую выгоду (ч. 2 ст. 5 Закона № 16-З).
В отношении информации может быть установлен режим коммерческой тайны при наличии следующих условий (ч. 1 ст. 5 Закона № 16-З):
● составляющие ее сведения не являются общеизвестными или легкодоступными третьим лицам в тех кругах, которые обычно имеют дело с подобного рода сведениями;
● имеют коммерческую ценность для их обладателя в силу неизвестности третьим лицам;
● не являются объектами исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности;
● не отнесены в установленном порядке к государственным секретам.
Режим коммерческой тайны считается установленным (ч. 1 ст. 8 Закона № 16-З):
● после определения состава сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны;
● принятия лицом, правомерно обладающим такими сведениями, совокупности мер, необходимых для обеспечения их конфиденциальности (ч. 1 п. 2 ст. 140 ГК).
В обязательном порядке работник, который имеет доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, должен принять обязательство о неразглашении коммерческой тайны.
СПРАВОЧНО
Обязательство о неразглашении коммерческой тайны – гражданско-правовой договор, заключаемый владельцем коммерческой тайны или лицом, получившим к ней доступ, с лицом, состоящим в трудовых отношениях с владельцем коммерческой тайны или лицом, получившим к ней доступ, и определяющий обязательства сторон, связанные с соблюдением конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну (абз. 7 ст. 1 Закона № 16-З).
Разглашением коммерческой тайны являются действия (бездействие), в результате которых сведения, составляющие коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в т.ч. с использованием технических средств) становятся известными третьим лицам без согласия владельца коммерческой тайны или иного законного основания (абз. 8 ст. 1 Закона № 16-З).
Алгоритм действий нанимателя для установления режима коммерческой тайны организации
Шаг 1. Определение перечня сведений, подлежащих охране в режиме коммерческой тайны.
Шаг 2. Регулирование порядка обращения с конфиденциальной информацией в ЛПА (например, в Положении о коммерческой тайне).
Шаг 3. Утверждение перечня должностей работников, имеющих доступ к сведениям, подлежащим охране в режиме коммерческой тайны.
Шаг 4. Внесение дополнительных норм о соблюдении режима коммерческой тайны в должностные инструкции.
Шаг 5. Нанесение на материальные носители грифа «Коммерческая тайна» с указанием владельца коммерческой тайны (для юрлиц – полное наименование и место нахождения).
Шаг 6. Ознакомление работников под личную подпись с правилами, установленными в режиме коммерческой тайны.
Шаг 7. Заключение с работниками, имеющими доступ к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении коммерческой тайны.
Шаг 8. Внесение изменения в трудовые договоры с работниками об обязанности соблюдать режим коммерческой тайны.
Шаг 9. Определение работников, ответственных за принятие мер по обеспечению конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну.
Шаг 10. Ведение учета лиц, получивших доступ к коммерческой тайне.
Шаг 11. Ведение учета предоставления работникам информации, составляющей коммерческую тайну.
Шаг 12. Создание условий для соблюдения режима коммерческой тайны.
Применение не запрещенных законодательством технических средств и методов защиты конфиденциальной информации
При соблюдении условий, перечисленных в ч. 1 п. 2 ст. 140 ГК, наниматель имеет право устанавливать режим коммерческой тайны в отношении конфиденциальной информации.
С одной стороны, наниматель обязан:
● ограничить доступ к конфиденциальной информации;
● установить порядок обращения с конфиденциальной информацией и контроль за его соблюдением;
● регулировать использование работниками сведений, составляющих коммерческую тайну, на основании ЛПА и трудовых договоров;
● создать работникам необходимые условия для соблюдения установленного режима коммерческой тайны.
С другой стороны, вместе с мерами, указанными в ч. 2 ст. 8 Закона № 16-З, наниматель как владелец коммерческой тайны вправе применять не запрещенные законодательством технические средства и методы защиты информации, а также другие меры, не противоречащие законодательству (ч. 3 ст. 8 Закона № 16-З).
Конкретный перечень мер, которые может применять наниматель для защиты информации (в т.ч. и с помощью технических средств и методов), законодательством не предусмотрен. Поэтому сюда можно отнести и специальное программное обеспечение, которое в автоматическом режиме будет контролировать работу работников через Интернет и их электронную почту.
Для обеспечения конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, работники обязаны (ст. 16 Закона № 16-З):
● соблюдать установленный нанимателем режим коммерческой тайны, не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну нанимателя, и (или) сведения, составляющие коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ, и не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, в целях, не связанных с выполнением трудовых (служебных) обязанностей;
● незамедлительно сообщать нанимателю о допущенных ими либо ставших известными им фактах незаконного ознакомления со сведениями, составляющими коммерческую тайну нанимателя, и (или) сведениями, составляющими коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ, фактах незаконного использования этих сведений, фактах разглашения или угрозы разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну нанимателя, и (или) сведений, составляющих коммерческую тайну третьих лиц, к которым наниматель получил доступ, а также о требованиях доступа к коммерческой тайне со стороны госорганов и иных лиц;
● подписать по требованию нанимателя обязательство о неразглашении коммерческой тайны;
● передать нанимателю при прекращении трудового договора (контракта) находящиеся у них носители коммерческой тайны.
Документальное оформление контроля за перепиской работников по электронной почте
Трудовое законодательство устанавливает, что работник обязан:
● добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, в т.ч. выполнять установленные нормы труда (п. 1 ч. 1 ст. 53 ТК);
● соблюдать установленный порядок хранения документов, материальных и денежных ценностей (п. 9 ч. 1 ст. 53 ТК);
● хранить государственную и служебную тайну, не разглашать коммерческую тайну нанимателя, коммерческую тайну третьих лиц, к которой наниматель получил доступ (п. 10 ч. 1 ст. 53 ТК).
ВАЖНО!
Разглашение работником коммерческой тайны нанимателя, коммерческой тайны третьих лиц, к которой наниматель получил доступ, является нарушением трудовых обязанностей.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей работники несут ответственность, предусмотренную ТК и иными законодательными актами (ч. 2 ст. 53 ТК).
Наниматель, обязанный рационально использовать труд работников (п. 1 ст. 55 ТК), вправе привлечь работника к ответственности за разглашение им коммерческой тайны нанимателя, коммерческой тайны третьих лиц, к которой наниматель получил доступ.
Важно, чтобы контроль рабочей переписки работников по электронной почте производился не в целях любопытства, а непосредственно для защиты интересов организации и режима коммерческой тайны. Для этого необходимо зафиксировать в трудовом договоре, должностной инструкции, ЛПА следующие положения:
● работник обязан использовать выданную ему нанимателем электронную технику и компьютерное оборудование (компьютер, мобильный телефон, планшет) только для работы. Запрещается использование перечисленной техники в личных целях и для разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
● работник обязан пользоваться корпоративной электронной почтой, предоставленной нанимателем, только для исполнения своих трудовых обязанностей, в т.ч. получения и передачи информации служебного характера. Хранение и передача информации, не являющейся служебной, запрещаются;
● электронная почта организации и переписка с ее использованием являются собственностью нанимателя. В целях защиты интересов организации и режима коммерческой тайны наниматель имеет право в любой момент проверить ее содержание.
Включение этих положений в ЛПА, должностные инструкции и трудовые договоры позволит установить, что рабочая переписка работников по электронной почте не будет являться тайной, а наниматель вправе в любой момент проверить ее содержание на законных основаниях.
Пример 1.
Образец трудового договора с условием контроля нанимателя рабочей переписки работников по электронной почте (фрагмент)