Разменные денежные средства: документальное оформление и бухгалтерский учет
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 22 ноября 2019 г.
Раскрывается порядок заполнения книги учета принятых и выданных наличных белорусских рублей при различных способах хранения и выдачи разменных денежных средств, а также их отражения в бухгалтерском учете.
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Национального банка от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117)
● Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)
Общие положения
Разменные денежные средства – денежные средства, необходимые для обеспечения бесперебойной работы кассиров, уполномоченных лиц по выдаче сдачи при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг). Размер потребности в указанных денежных средствах организация определяет самостоятельно в письменной форме на каждое рабочее место кассира.
Согласно п. 49 Инструкции № 117 по решению юрлица, подразделения, оформленному в письменной форме, разменные наличные белорусские рубли могут храниться у главного кассира, в кассах юрлица, подразделения, в ящике для денежных средств кассового оборудования (при его наличии) или ином месте аналогичного назначения.
В зависимости от принятого решения хранить разменные наличные белорусские рубли можно:
● у главного кассира. Он ежедневно выдает их другим кассирам с отражением в конце рабочего дня в книге принятых и выданных наличных белорусских рублей (далее – книга) (приложение 5 к Инструкции № 117) суммы наличных белорусских рублей, полученных от других кассиров, включая разменные наличные белорусские рубли, и сдает их в кассы юрлица, подразделения либо в банк за вычетом суммы разменных наличных белорусских рублей;
● в ящике для денежных средств кассового оборудования (при его наличии) или ином месте. При этом способе главный кассир также отражает в книге суммы наличных белорусских рублей, полученных от других кассиров, за вычетом суммы разменных наличных белорусских рублей и сдает наличные белорусские рубли в кассы юрлица, подразделения с оформлением приходного кассового ордера либо в банк;
● в кассах юрлица, подразделения. При этом способе главный кассир получает разменные наличные белорусские рубли в кассах юрлица, подразделения с оформлением расходного кассового ордера, отражает в книге суммы полученных наличных белорусских рублей и выдает другим кассирам перед началом рабочего дня необходимую сумму разменных наличных белорусских рублей под расписку в книге без оформления расходных и приходных кассовых ордеров. Кассиры сдают полученную за день наличную выручку, включая разменные наличные денежные средства, главному кассиру, который отражает их в книге и сдает все наличные белорусские рубли в полном объеме в кассы юрлица, подразделения с оформлением приходного кассового ордера либо в банк.
Таким образом, руководитель организации может установить, например, что:
● разменные наличные белорусские рубли хранятся в ящике для денежных средств кассового оборудования;
● в дни, когда торговые объекты не работают (выходные, праздничные дни, переучеты и пр.), денежные средства для размена хранятся в кассе организации.
Примечание от Нормативка.by
В случае необходимости рекомендуем использовать аналитические материалы:
1) М.Ф. Ярош «Разменные денежные средства: хранение в ящиках для денежных средств кассового оборудования и в кассе организации в выходные дни»;
2) М.Ф. Ярош «Допускается ли главному кассиру организации не сдавать в кассу разменные денежные средства, сданные кассирами вместе с выручкой за день?».
Внимание
Юрлицо самостоятельно в письменной форме определяет необходимость ведения книги юрлицом, подразделением.
Книга применяется для учета наличных белорусских рублей, выданных главным (старшим) кассиром или лицом, имеющим соответствующие полномочия, другим кассирам в качестве разменных наличных белорусских рублей.
Книга заполняется по строкам на каждого кассира в отдельности либо ведется на каждого кассира. Книга должна быть пронумерована, прошнурована. Количество листов в книге заверяется подписями руководителей и главных бухгалтеров юрлица, подразделения. Ведение книги может осуществляться с помощью программно-технических средств.
На суммы наличных денежных средств, переданные главным кассиром другим кассирам и кассирами главному кассиру под подпись в книге, не требуется оформлять приходные и расходные кассовые ордера.
Примечание от Нормативка.by
В случае необходимости рекомендуем использовать аналитический материал А.Я. Татриновой «Изменения в порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами».
Порядок заполнения книги при разных способах хранения и выдачи разменных денежных средств
Порядок обеспечения кассиров разменными денежными средствами организация определяет самостоятельно. Например:
● главный кассир ежедневно выдает разменные денежные средства другим кассирам перед началом их работы. Выдача разменных денег кассирам отражается в гр. 4–6 книги с указанием фамилии получателей, в гр. 5 – выданные им суммы, а в гр. 6 кассиры проставляют свою подпись.
По окончании рабочего дня кассиры сдают главному кассиру все полученные наличные денежные средства, включая сумму разменных денежных средств. Суммы сданных денежных средств отражаются в гр. 7 книги, а в гр. 8 кассиры, сдавшие денежные средства, проставляют свою подпись. Главный кассир сдает полученные от других кассиров деньги в установленном порядке (в кассу организации, подразделения или банк) за минусом разменных денежных средств. Данная операция отражается в гр. 9 книги, а в гр. 10 указывается остаток наличных денежных средств у главного кассира.
В начале следующего рабочего дня главный кассир указывает остаток в гр. 2 книги и выдает разменные денежные средства другим кассирам;
● главный кассир ежедневно получает разменные денежные средства в кассе организации, обособленного подразделения и ставит подпись в расходно-кассовом ордере с отражением полученной суммы в гр. 3 книги. После он раздает разменные денежные средства в таком же порядке, как и в первом варианте.
При этом полученные от других кассиров денежные средства, а также разменные денежные средства главный кассир сдает в установленном порядке (в кассу организации, подразделения или банк) с отражением в гр. 9 книги;
● сумма разменных денежных средств хранится в ящике для денежных средств кассового суммирующего аппарата (далее – КСА). При таком способе главный кассир не выдает разменные денежные средства другим кассирам. В книге отражаются только операции по принятию от кассиров наличной выручки и сдаче ее в кассу организации, подразделения или банк.
Примечание от Нормативка.by
В случае необходимости рекомендуем использовать аналитические материалы:
1) редакции ИПС «Нормативка.by» «Каков порядок документального оформления операции изъятия и внесения денежных средств в денежный ящик кассы с установленным средством контроля налоговых органов (СКНО)?»;
2) О.Н. Шикиной «Порядок ведения кассовых операций: сдача выручки в банк, ведение кассовой книги, приходных и расходных кассовых ордеров ИП»;
3) М.Ф. Ярош «КСА с использованием СКНО: обязанность внесения разменных денег, а также ежесменного изъятия денежных средств из ящика для денег, особенности заполнения приходного кассового ордера».
Бухгалтерский учет разменных денежных средств
Руководителем организации утверждается план счетов бухгалтерского учета организации, содержащий полный перечень счетов, включая субсчета, и аналитических счетов, забалансовых счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета, а также определяется порядок ведения субсчетов и необходимость ведения аналитического учета к счету 50 «Касса» (п. 3, 39 Инструкции № 50).
Отражение в бухгалтерском учете разменных денежных средств главным кассиром под подпись в расходном кассовом ордере при получении в кассе организации, обособленного подразделения производится следующей записью:
Дебет субсчета 50-2 «Разменные денежные средства» – Кредит субсчета 50-1 «Касса организации».
При этом при сдаче наличных разменных денежных средств главным кассиром в кассу организации, обособленного подразделения на основании приходного кассового ордера производится следующая запись:
Дебет субсчета 50-1 – Кредит субсчета 50-2.
Согласно ч. 4 п. 49 Инструкции № 117 на суммы наличных денежных средств, переданные главным кассиром другим кассирам и кассирами главному кассиру под подпись в книге, не требуется оформлять приходные и расходные кассовые ордера, однако можно вести аналитический учет по счету 50 по каждому кассиру.
Перемещение наличных денежных средств между главным кассиром и другими кассирами отражается следующим образом:
Дебет субсчета 50-2 – Кредит субсчета 50-1.
Примечание от Нормативка.by
В случае необходимости рекомендуем использовать аналитический материал М.Ф. Ярош «Как отразить в бухгалтерском учете организации сдачу наличных денежных средств в кассу организации и выдачу разменных денежных средств?».
Выдача разменных денежных средств без ведения книги
В случае приема разменных наличных белорусских рублей от кассиров в кассы юрлица, подразделения и выдачи наличных белорусских рублей кассирам из касс юрлица, подразделения оформляются приходные и расходные кассовые ордера либо платежная ведомость, книга не ведется (ч. 13 п. 49 Инструкции № 117).
При таком подходе при каждой выдаче разменных денежных средств из кассы оформляется расходный кассовый ордер, а прием наличных денежных средств от кассиров в кассу организации, обособленного подразделения оформляется приходным кассовым ордером.
Такое движение наличных денежных средств в кассу организации, обособленного подразделения и выдача их из этой кассы на основании приходных и расходных кассовых ордеров отражаются соответствующими операциями в бухгалтерском учете.
В процессе хранения разменных денежных средств в ящике для денежных средств КСА операции с ними не совершаются. Хранение разменных денежных средств документально и на счетах бухгалтерского учета не отражается.
Пример.
В приказе руководителя организации по учету денежных средств в кассе установлено, что разменные денежные средства для работы на торговой точке хранятся в ящике для денежных средств КСА. Перед началом работы кассир получил в кассе организации, поставив подпись в расходном кассовом ордере, разменные деньги в сумме 40,00 руб.
В бухгалтерском учете производится следующая запись:
Дебет субсчета 50-2 – Кредит субсчета 50-1 – 40,00 руб.
В дальнейшем указанная сумма разменных денег хранится в ящике для денежных средств КСА.
