Система электронного документооборота при сравнительно небольших затратах на внедрение и поддержку способна принести большую пользу любой организации. Причем не только с точки зрения поддержки работы с документами, автоматизации делопроизводства, но и как основа системы эффективного управления организацией.

Рассмотрим подробнее возможности систем электронного документооборота и причины столь высокого интереса к ним в последнее время.

Бумажные проблемы

Где можно найти письмо, которое вы высылали примерно год тому назад кому-нибудь из партнеров? А какой объем занимает архив бумажных документов и сколько ресурсов ежегодно уходит на его поддержку? Проблемы с документооборотом могут встретиться в государственной структуре, на промышленном предприятии и в адвокат­ской конторе.

Система электронного документооборота (СЭД) — выход из подобных ситуаций.

Основные недостатки «бумажного» документооборота — сложность редактирования, неудобный поиск, затрудненный доступ к большим объемам информации. Большую часть времени при работе с документами отнимает пересылка, размножение и поиск, а также затраты на бумагу, оборудование и расходные материалы.