Оформление документации по изменению трудовых отношений

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 1 апреля 2020 г.

Анализируются примеры документов по оформлению изменений трудовых отношений в соответствии с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41:

● утверждена новая унифицированная система организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм) (далее – УСОРД);

● признаны утратившими силу приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции от 14.05.2007 № 25 «Об утверждении документов» и приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.03.2008 № 16 «О внесении изменений и дополнений в унифицированную систему организационно-распорядительной документации».

Унифицированные формы систематизированы по различным подсистемам.

В подсистему «Документация по оформлению изменений трудовых отношений» УСОРД входят следующие унифицированные формы.

1. Докладная записка о переводе (перемещении) на другую работу.

Докладная записка представляет собой информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции № 4).

Согласно п. 121 Инструкции № 4 текст докладной записки состоит из:

● вводной части, где излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ;

● основной части, где излагаются выводы, предложения, просьбы.

Назначение докладной записки при переводе (перемещении) – обоснование необходимости перевода (перемещения) работника. Также докладная записка является одним из основания для издания соответствующего приказа (распоряжения).

Так как при перемещении работнику поручается прежняя работа, в заголовке докладной записки не указывается о перемещении на другую работу.

При перемещении не требуется согласия работника (ч. 3 ст. 31 ТК).

Перемещение должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами (ч. 4 ст. 31 ТК).

При перемещении необходимо учитывать состояние здоровья работника. При этом не допускается перемещение работника на работу, которая противопоказана ему по состоянию здоровья.

Срок хранения докладных записок, не вошедших в состав личных дел, – 3 года (п. 644 Перечня № 140).

Пример 1.

Образец докладной записки о перемещении на другую работу (разработан на основании УСОРД)

Докладная записка при переводе является одним из оснований для издания соответствующего приказа (распоряжения).

При переводе требуется письменное согласие работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 3 ст. 30, ч. 1–3 ст. 33 и ст. 34 ТК.

Кроме того, при переводе необходимо учитывать состояние здоровья работника. При этом не допускается перевод работника на работу, которая противопоказана ему по состоянию здоровья.

При переводе на другую постоянную работу у того же нанимателя с работником заключается трудовой договор с соблюдением требований ст. 18 и 19 ТК (ч. 6 ст. 30 ТК).

Пример 2.

Образец докладной записки о переводе на другую работу (разработан на основании УСОРД)

2. Заявление о переводе на другую работу.

Заявление также является основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу.

Срок хранения заявлений, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел, – 3 года (п. 644 Перечня № 140).

Перевод на другую постоянную работу может происходить по инициативе работника или по предложению нанимателя. Узнав о наличии вакантной должности и оценив свои возможности с требованиями, предъявляемыми нанимателем к соискателю вакантной должности, работник может подать нанимателю заявление в произвольной форме с просьбой о новом назначении. Руководитель структурного подразделения ставит визу о своем согласии на перевод на этом заявлении.

Пример 3.

Образец заявления о переводе на другую работу (разработан на основании УСОРД)

3. Заявление о заключении нового трудового договора (контракта).

В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 17 ТК трудовые договоры могут заключаться на определенный срок – не более 5 лет (срочный трудовой договор).

Согласно ч. 3 ст. 17 ТК срочный трудовой договор, за исключением контракта, заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения:

1) на время выполнения определенной работы, когда время завершения работы не может быть определено точно;

2) на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняются место работы, должность служащего (профессия рабочего);

3) на время выполнения сезонных работ, когда работы в силу природных и климатических условий могут выполняться только в течение определенного сезона;

4) с лицами, принимаемыми на работу в организации, созданные на заведомо определенный период;

5) с лицами, принимаемыми на должность служащего (профессию рабочего), которую занимал молодой специалист, молодой рабочий (служащий) до призыва его на военную службу, направления на альтернативную службу, на период такой службы и в течение 3 мес. после ее окончания;

6) с руководителем, заместителем руководителя и главным бухгалтером организации на период проведения процедур, установленных законодательством и (или) учредительным документом организации для назначения на соответствующую должность служащего;

7) с лицами, направленными органами по труду, занятости и социальной защите на оплачиваемые общественные работы;

8) в иных случаях, установленных ТК или иными законодательными актами.

Согласно ч. 4 ст. 17 ТК по соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться:

1) с лицами, принимаемыми на работу адвокатом, осуществляющим адвокатскую деятельность индивидуально, нотариусом, осуществляющим нотариальную деятельность в нотариальном бюро, физлицом, осуществляющим деятельность по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма, ИП, в микроорганизацию;

2) с лицами, поступающими на работу по совместительству.

Особенности регулирования труда работников, с которыми заключаются контракты, предусмотрены гл. 18¹ ТК.

Контракт заключается на срок не менее 1 года и не более 5 лет (максимальный срок действия контракта). Конкретный срок действия контракта определяется по соглашению сторон (ч. 1 ст. 261³ ТК).

Каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за 1 мес. до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения (ч. 2 ст. 261³ ТК).

Пример 4.

Образец заявления о заключении нового контракта (разработан на основании УСОРД)

4. Заявление о продлении трудового договора (контракта).

Продление контракта в пределах 5-летнего срока его действия осуществляется по соглашению сторон на срок не менее 1 года, а с работником, не допускающим нарушений производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины, – на срок до истечения максимального срока действия контракта.

На меньший срок контракт продлевается с письменного согласия работника, если иное не установлено Президентом (ч. 3 ст. 261³ ТК).

В том случае, если инициатива в продлении срока трудового договора (контракта) исходит от нанимателя, то в адрес работника оформляется уведомление, на котором он письменно сообщает о своем желании. Такое желание работник может выразить и в отдельном заявлении.

Пример 5.

Образец заявления о продлении контракта (разработан на основании УСОРД)

5. Представление о переводе на другую работу.

Руководитель структурного подразделения, в котором трудится работник, подготавливает представление о переводе на другую работу на имя директора организации с просьбой о переводе и обоснованием этой просьбы.

Представление о переводе на другую работу, в отличие от докладной записки, составляется при необходимости обоснования перевода работника на более высокую должность. Такое представление может быть составлено и по результатам аттестации.

Срок хранения представлений о переводе на другую работу работников, на которых ведутся личные дела, – 75 лет (подп. 638.3 п. 638 Перечня № 140).

Срок хранения представлений о переводе на другую работу, не вошедших в состав личных дел, – 3 года (п. 644 Перечня № 140).

Пример 6.

Образец представления о переводе на другую работу (разработан на основании УСОРД)

6. Приказ о переводе на другую работу.

Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (ч. 1 п. 93 Инструкции № 4).

Приказы издаются также и в тех случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Срок хранения приказов о переводе на другую постоянную работу – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4).

Пример 7.

Образец приказа о переводе на другую работу (разработан на основании УСОРД)

7. Приказ о перемещении на другую работу.

Срок хранения приказов о перемещении – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

В связи с тем, что при перемещении на новое рабочее место работнику поручается прежняя работа в пределах квалификации, должности служащего (профессии рабочего) с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором, при перемещении заключение нового трудового договора (контракта) не требуется.

Как правило, основанием для издания приказа о перемещении работника является соответствующая докладная записка руководителю организации.

Пример 8.

Образец приказа о перемещении на другую работу (разработан на основании УСОРД)

8. Приказ о заключении нового трудового договора (контракта).

Срок хранения приказов о заключении новых трудовых договоров (контрактов) – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

По истечении 5-летнего срока действия контракта, а также в случае перевода работника с его согласия на другую работу по соглашению сторон заключается новый контракт на срок не менее 1 года, а с работником, не допускающим нарушений производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины, – на срок не менее 3 лет либо с письменного согласия работника на меньший срок, но не менее 1 года (ч. 4 ст. 261³ ТК).

Наниматель обязан заключить трудовой договор (контракт) в письменной форме, оформить заключение трудового договора (контракта) приказом (распоряжением) и объявить его работнику под подпись.

Пример 9.

Образец приказа о заключении нового контракта (разработан на основании УСОРД)

9. Приказ о переводе работника на контрактную форму найма.

Срок хранения приказов о переводе на контрактную форму найма – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

Контракт заключается на срок не менее 1 года и не более 5 лет (максимальный срок действия контракта). Конкретный срок действия контракта определяется по соглашению сторон (ч. 1 ст. 261³ ТК).

Предложение о заключении контракта с работником, работающим по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, является изменением существенных условий труда (ч. 2 ст. 32 ТК).

Наниматель имеет право изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же квалификации, должности служащего (профессии рабочего), определенным в трудовом договоре, только в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами (ч. 1 ст. 32 ТК).

При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.

Контракт должен содержать, помимо сведений и условий, предусмотренных ст. 19 ТК, в качестве обязательных следующие сведения и условия (ч. 1 ст. 261² ТК):

1) дни и периодичность (не реже 1 раза в месяц) выплаты заработной платы;

2) проведение аттестации не реже 1 раза в 3 года, если иной срок не установлен Президентом;

3) дополнительные меры стимулирования труда, в т.ч.:

● предоставление дополнительного поощрительного отпуска до 5 к.д. с сохранением среднего заработка;

● повышение тарифной ставки (тарифного оклада) не более чем на 50 %, если больший размер не предусмотрен законодательством, а для работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – надбавку в размере не более 50 % оклада.

Для работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, размер указанной надбавки устанавливается (изменяется) в пределах средств, предусмотренных в соответствии с законодательством на оплату труда на соответствующий финансовый (календарный) год. При этом уменьшение ее размера осуществляется в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 32 ТК;

4) уменьшение (лишение) премий всех видов независимо от привлечения к дисциплинарной ответственности за:

● отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, несвоевременное исполнение или неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин;

● использование государственного имущества не в служебных целях;

5) уменьшение работнику трудового отпуска за соответствующий рабочий год на число дней прогула или умышленного неисполнения им трудовых обязанностей более 3 ч в течение рабочего дня без уважительных причин. При этом трудовой отпуск должен быть не менее 24 к.д.;

6) обязанность работника не позднее чем за 1 мес. до истечения срока действия контракта письменно предупредить нанимателя о решении продолжить или прекратить трудовые отношения;

7) обязанность нанимателя не позднее чем за 1 мес. до истечения срока действия контракта письменно предупредить работника о решении продолжить или прекратить трудовые отношения на условиях контракта либо заключить трудовой договор на неопределенный срок (при соблюдении работником условий, установленных ч. 1 ст. 261⁴ ТК).

Пример 10.

Образец приказа о переводе работника на контрактную форму найма (разработан на основании УСОРД)

10. Приказ о продлении трудового договора (контракта).

Каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за 1 мес. до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения (ч. 2 ст. 261³ ТК).

Продление контракта в пределах 5-летнего срока его действия осуществляется по соглашению сторон на срок не менее 1 года, а с работником, не допускающим нарушений производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины, – на срок до истечения максимального срока действия контракта.

На меньший срок контракт продлевается с письменного согласия работника, если иное не установлено Президентом (ч. 3 ст. 261³ ТК).

Срок хранения приказов о продлении трудовых договоров (контрактов) – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

Пример 11.

Образец приказа о продлении контракта (разработан на основании УСОРД)

11. Распоряжение о переводе на другую работу.

Распоряжение представляет собой правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (ч. 1 п. 94 Инструкции № 4).

Не допускается издание распоряжений в тех случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, которые стоят перед организацией. В таких случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.

Срок хранения распоряжений о переводе на другую постоянную работу – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

Пример 12.

Образец распоряжения о переводе на другую работу (разработан на основании УСОРД)

12. Распоряжение о перемещении на другую работу.

Срок хранения распоряжений о перемещении – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

Как правило, основанием для издания распоряжения о перемещении работника является соответствующая докладная записка руководителю организации.

Пример 13.

Образец распоряжения о перемещении на другую работу (разработан на основании УСОРД)

13. Распоряжение о заключении нового трудового договора (контракта).

Срок хранения распоряжений о заключении новых трудовых договоров (контрактов) – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

Наниматель обязан заключить трудовой договор (контракт) в письменной форме, оформить заключение трудового договора (контракта) приказом (распоряжением) и объявить его работнику под подпись.

Пример 14.

Образец распоряжения о заключении нового контракта (разработан на основании УСОРД)

14. Распоряжение о переводе работника на контрактную форму найма.

Срок хранения распоряжений о переводе на контрактную форму найма – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

Пример 15.

Образец распоряжения о переводе работника на контрактную форму найма (разработан на основании УСОРД)

15. Распоряжение о продлении трудового договора (контракта).

Срок хранения распоряжений о продлении трудовых договоров (контрактов) – 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).

Пример 16.

Образец распоряжения о продлении контракта (разработан на основании УСОРД)

16. Уведомление работника о заключении нового трудового договора (контракта).

Срок хранения уведомления работника о заключении нового трудового договора (контракта), послужившего основанием для издания приказа, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшего в состав личных дел, – 3 года (п. 644 Перечня № 140).

Каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за 1 мес. до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения (ч. 2 ст. 261³ ТК).

Как следует из ч. 5 ст. 261³ ТК, контракт прекращается в связи с истечением срока его действия, если стороны не приняли решение о продлении срока действия контракта, заключении нового контракта, если ТК (ст. 261⁵) или иными законодательными актами не установлена обязанность нанимателя продлить срок действия контракта, заключить новый контракт, а также если возникли основания для продолжения трудовых отношений на условиях трудового договора, заключенного на неопределенный срок (ст. 261⁴ ТК).

Пример 17.

Образец уведомления работника о заключении нового контракта (разработан на основании УСОРД)

17. Уведомление работника о переводе на контрактную форму найма.

Срок хранения уведомления работника о переводе на контрактную форму найма, послужившего основанием для издания приказа, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшего в состав личных дел, – 3 года (п. 644 Перечня № 140).

Предложение о заключении контракта с работником, работающим по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, является изменением существенных условий труда (ч. 2 ст. 32 ТК).

Наниматель имеет право изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же квалификации, должности служащего (профессии рабочего), определенным в трудовом договоре, только в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами (ч. 1 ст. 32 ТК).

При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.

Пример 18.

Образец уведомления работника о переводе на контрактную форму найма (разработан на основании УСОРД)

18. Уведомление работника о продлении трудового договора (контракта).

Срок хранения уведомления работника о продлении контракта, послужившего основанием для издания приказа, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшего в состав личных дел, – 3 года (п. 644 Перечня № 140).

Пример 19.

Образец уведомления работнику о продлении контракта (разработан на основании УСОРД)