Кадровый учет в схемах: проверка личных дел работников
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 28 мая 2020 г.
Освещаются вопросы организации и проведения периодической обязательной проверки личных дел на соответствие требованиям Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 26.03.2004 № 2 (с образцами необходимых документов).
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● ст. 197 Трудового кодекса (далее – ТК)
● п. 2, 3, 4, 22 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)
При работе с личными делами работников следует руководствоваться следующими НПА:
● Инструкцией № 2;
● Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.
Пример 1.
Образец приказа о назначении комиссии по проверке наличия и состояния личных дел
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
ПРИКАЗ 25.05.2020 № 17 г. Минск
О проверке личных дел
В соответствии с п. 22 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2), и в целях проверки наличия и состояния личных дел работников ООО «Фирма»
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел работников ООО «Фирма» (далее – комиссия) в следующем составе: Председатель: Николаева М.И., начальник отдела кадров; Члены комиссии: Петрова А.И., инспектор по кадрам; Севастьянова В.С., заведующая канцелярией; Секретарь: Никанорова С.В., секретарь. 2. Комиссии: 2.1. в работе руководствоваться Инструкцией № 2; 2.2. в срок с 26.05.2020 по 28.05.2020 провести проверку наличия и состояния личных дел работников; 2.3. факт проверки фиксировать в дополнении к личному листку по учету кадров; 2.4. при обнаружении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел составить акт и представить его на утверждение в срок до 01.06.2020.
|
Пример 2.
Образец фиксации факта проверки в дополнении к личному листку по учету кадров
|
Личное дело проверено Дата 00.00.00 Подпись Николаева |
Личное дело проверено Дата ________ Подпись __________ |
Личное дело проверено Дата _____ Подпись __________ |
Пример 3.
Образец акта о проверке наличия и состояния личных дел
|
Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»)
АКТ 29.05.2020 № 5 г. Минск
проверки наличия и состояния личных дел
Комиссия по проверке наличия и состояния личных дел работников ООО «Фирма» (далее – комиссия), созданная приказом директора от 25.05.2020 № 17, в следующем составе: Председатель комиссии: Николаева М.И., начальник отдела кадров; Члены комиссии: Петрова А.И., ведущий специалист по кадрам; Севастьянова В.С., заведующая канцелярией; Секретарь комиссии: Никанорова С.В., секретарь, в срок с 26.05.2020 по 28.05.2020 провела проверку наличия и состояния личных дел работников ООО «Фирма». Установлено: 1. Не заведено личное дело на начальника транспортного участка Сидорова С.С. (принят на работу 03.02.2020, ответственная за ведение личных дел работников транспортного участка – инспектор по кадрам Власова В.Г.). Замечание устранено в ходе проверки 26.05.2020. 2. Отсутствует автобиография и копия диплома в личном деле ведущего экономиста в планово-экономическом отделе Померанцева Г.И. (принят на работу 09.12.2019, ответственная за ведение личных дел работников планово-экономического отдела – инспектор по кадрам Яковлева Г.П.). Замечание устранено в ходе проверки 27.05.2020.
|
Пример 4.
Внутренняя опись документов личного дела
Пример 5.
Дополнение к личному листку по учету кадров
Пример 6.
Личный листок по учету кадров
Пример 7.
Журнал (книга) учета личных дел
Примечание
Сроки хранения личных дел определяют по перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140.
Примечание от Нормативка.by
Для подробного ознакомления с порядком осуществления проверки, учета и хранения личных дел работника рекомендуем использовать п. 3 путеводителя по кадровым вопросам «Личное дело».
