Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 25 мая 2026 г.

Конкретизируются сроки хранения документов применительно к вопросам бухгалтерского и налогового учета, отчетности, контроля, а также ответственность за сохранность документов.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Кодекс об административных правонарушениях (далее – КоАП)

● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)

● Закон от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (далее – Закон № 323-З)

● Положение о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом Президента от 06.06.2025 № 227 (далее – Указ № 227; Положение № 227)

● Положение об определении размера причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин), утв. постановлением Совета Министров от 30.12.2025 № 802 (далее – Положение № 802)

● постановление Минюста от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов» (далее – Постановление № 140)

● приказ Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 15.06.2015 № 27 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по проектированию, строительству, реконструкции (модернизации), реставрации и ремонту объектов недвижимости, с указанием сроков хранения» (далее – Приказ № 27)

Общие положения о сроках хранения бухгалтерских документов

Организации обязаны обеспечивать сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения в течение сроков, установленных законодательством (подп. 1.14 п. 1 ст. 22 НК, п. 1 ст. 18 Закона № 57-З).

Статьей 4 Закона № 323-З установлено, что госорганы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов.

Контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности Департаментом по архивам и делопроизводству Минюста (ст. 8 Закона № 323-З).

Госорганы, иные организации, в процессе деятельности которых образуются документы государственной части Национального архивного фонда, обязаны обеспечивать их передачу в государственные архивы по истечении сроков, установленных ч. 2 и 3 ст. 20 Закона № 323-З.

Представительства иностранных организаций, филиалы иностранных юрлиц обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств, филиалов и передачу их в территориальные (городские или районные) архивы в случае, предусмотренном ч. 8 ст. 19 Закона № 323-З.

Негосударственные организации и граждане также имеют право на участие в комплектовании государственных архивов и включение своих документов в состав государственной части Национального архивного фонда.

Республиканский орган госуправления в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливает перечень типовых документов с указанием сроков хранения.

Госорганы, иные госорганизации по согласованию с республиканским органом госуправления в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения.

Негосударственные организации могут устанавливать перечни документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения. Негосударственные организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, устанавливают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения по согласованию с государственными архивами.

Постановлением № 140 установлен перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения согласно приложению 1 к Постановлению № 140 (далее – Перечень № 140).

Перечень № 140 используется при проведении госорганами, иными организациями и ИП экспертизы ценности документов в целях определения сроков их хранения независимо от видов носителей документов и грифа ограничения доступа (п. 1 примечаний к Перечню № 140).

Уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем № 140, не допускается. Увеличение сроков хранения допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) госоргана, иной организации, решению ИП. Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству облисполкомов, решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций (п. 4, 5 примечаний к Перечню № 140).

Отметка в Перечне № 140 «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, ИП, в делопроизводстве которых эти документы образовались (п. 6 примечаний к Перечню № 140).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 7 примечаний к Перечню № 140).

В Перечень № 140 включены типовые документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, иных организаций и ИП.

Так, в целях реализации распорядительных функций руководители организаций издают приказы и (или) распоряжения. Организация управления обеспечивается за счет разработки организационных документов (положений, правил, инструкций, штатных расписаний и др.). Для реализации прав граждан на государственное соцстрахование и пенсионное обеспечение все наниматели (организации и ИП) ведут документы индивидуального (персонифицированного) учета. Требования к организации и ведению бухгалтерского учета являются основанием для создания первичных учетных документов и приложений к ним (квитанций, накладных, авансовых отчетов и др.). Указанные документы образуются в деятельности всех организаций и являются типовыми.

Поскольку Перечень № 140, за некоторыми исключениями, содержит только типовые документы, он не охватывает все виды и разновидности документов, образующихся в процессе деятельности различных организаций.

Сроки хранения документов, не включенных в Перечень № 140, устанавливаются в ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения.

В основном сроки хранения документов бухгалтерского учета, а также других документов, необходимых для исчисления налогов, указаны в гл. 12 Перечня № 140. Как правило, большинство этих документов должно храниться 10 лет, если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась.

Сроки хранения документов во многом сориентированы на правила проведения контрольной (надзорной) деятельности.

Согласно подп. 1.1 п. 1 Указа № 227 госконтроль (надзор) включает следующие формы:

● выборочные проверки;

● внеплановые проверки;

● мероприятия технического (технологического, поверочного) характера;

● мониторинги.

Отменена обязанность вести на бумажном носителе книгу учета проверок. Исходя из норм ч. 5 подп. 1.2 п. 1 Указа № 227 ведение учета проводимых в отношении организации проверок, мероприятий технического (технологического, поверочного) характера, мониторингов, а также иных посещений должностными лицами контролирующих (надзорных) органов является правом проверяемого субъекта.

В соответствии с п. 22 Положения № 227 планы выборочных проверок формируются органами КГК на полугодие на основании представленных республиканскими органами госуправления, иными организациями, подчиненными Правительству, органами КГК, Национальным банком, Управлением делами Президента сводных планов проверок, включающих проверки, проводимые соответствующими госорганами (их структурными подразделениями, территориальными органами, подчиненными организациями, являющимися контролирующими (надзорными) органами).

Порядок формирования и исполнения планов выборочных проверок устанавливается КГК (п. 23 Положения № 227).

Сроки хранения документов по Перечню № 140

В пункте 7 примечаний к Перечню № 140 отмечено, что исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В Перечне № 140 для значительного комплекса включенных в него документов временного хранения (3, 5, 10 лет) установлено дополнительное условие их выделения к уничтожению, а именно «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства».

В пункте 3 примечаний к Перечню № 140 отмечено, что в гр. 6 Перечня № 140 указаны особенности приема, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока.

Применение установленного дополнительного условия выделения документов к уничтожению означает, что срок хранения соответствующих документов должен исчисляться не с 1 января года, следующего за годом завершения дел с этими документами делопроизводством, а с 1 января года, следующего за годом проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Например, срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства устанавливается для:

● приказов о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании матпомощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку), социальной поддержке неработающих пенсионеров (п. 21 Перечня № 140);

● переписки по административно-хозяйственным вопросам (п. 38 Перечня № 140) и др.

Графа 6 отдельных пунктов Перечня № 140, согласно которым устанавливаются сроки хранения таких документов, имеет предложение следующего содержания: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет».

Таким образом, для большинства документов временного хранения, подлежащих проверке налоговыми органами, Перечнем № 140 установлены следующие сроки хранения:

● 1 год после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 198, 199, 200, 203 Перечня № 140);

● 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 196, 197, 201, 202, 205, 206, 209, 226 Перечня № 140 и др.);

● 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (п. 195, 238 Перечня № 140).

При исчислении установленных Перечнем № 140 сроков хранения определенных видов документов необходимо также учитывать иные дополнительные условия их выделения к уничтожению, установленные в гр. 6 Перечня № 140 (п. 60, подп. 62.2 п. 62, п. 297 Перечня № 140 и др.).

В дополнительные условия выделения этих документов к уничтожению также включена норма, согласно которой устанавливается 10-летний срок их хранения, если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась (п. 201, 202, 205, 227 Перечня № 140 и др.).

Срок хранения приказов по административно-хозяйственным вопросам определен в 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет.

Ответственность за сохранность документов

Подпунктом 1.14 п. 1 ст. 22 НК для плательщиков установлена обязанность обеспечивать в течение сроков, определенных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения.

Согласно ст. 18 Закона № 57-З организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность в течение сроков, установленных законодательством.

При хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.

Временное хранение и последующая передача на постоянное хранение первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, составленных в электронном виде, осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства. При приеме на временное и постоянное хранение первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, составленных в электронном виде, должна устанавливаться их подлинность. При временном и постоянном хранении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, составленных в электронном виде, должна обеспечиваться их целостность.

В силу п. 3 ст. 107 НК при отсутствии у проверяемого плательщика или непредставлении им документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением, при проведении проверки в соответствии с абз. 2, 3, 7, 8, 10 и 11 подп. 2.2 п. 2 ст. 72 НК, таможенным законодательством, а также в соответствии с законодательным актом, определяющим единый порядок проведения контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь, налоговый и таможенный органы вправе, если иное не предусмотрено Президентом, определять в порядке, установленном Советом Министров или таможенным законодательством, размер причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) на основании сведений о движении денежных средств по счетам в банке и (или) сведений о плательщике, полученных от других госорганов, юридических и физических лиц, либо расчетным методом на основании сведений о юрлицах и ИП, осуществляющих аналогичные виды деятельности. При отсутствии у плательщика (непредставлении им) документов, связанных с налогообложением, проверяющие вправе определять размер причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) на основании сведений о движении денежных средств по счетам в банке либо сведений, полученных от третьих лиц, либо расчетным методом (п. 3 ст. 107 НК).

Суммы налогов, сборов (пошлин), определенные в порядке, указанном в ч. 1 п. 3 ст. 107 НК, пересматриваются налоговым или таможенным органом при условии восстановления плательщиком бухгалтерского, налогового учета и представления документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением, но не позднее 1 мес. со дня вручения (направления) плательщику или его представителю акта проверки.

На основании п. 9 и 10 Положения № 227 при отсутствии у проверяемого субъекта или непредставлении им документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением, контролирующий (надзорный) орган в пределах своей компетенции вправе определять, если иное не предусмотрено Президентом, в порядке, установленном Советом Министров (Положение № 802), размер причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) на основании сведений о движении денежных средств по счетам в банке и (или) сведений о проверяемом субъекте, полученных от других госорганов, юридических и физических лиц, либо расчетным методом на основании сведений о юрлицах и ИП, осуществляющих аналогичные виды деятельности.

Для назначения выборочной проверки календарные периоды исчисляются контролирующим (надзорным) органом с учетом установленной сферы контрольной (надзорной) деятельности с года окончания предыдущей выборочной (плановой, проведенной до 01.01.2018) проверки (включая этот год), проведенной как данным органом, так и его вышестоящим органом (их структурными подразделениями, территориальными органами, подчиненными организациями).

Статьей 12.32 КоАП предусмотрено, что нарушение должностным лицом юрлица или ИП установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности, учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и составления отчетности влечет наложение штрафа в размере до 20 БВ.

Уничтожение должностным лицом юрлица или ИП бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от 50 до 100 БВ.

Необеспечение сохранности должностным лицом юрлица или ИП бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, влечет наложение штрафа в размере от 4 до 35 БВ.