Документооборот по охране труда

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 26 июня 2020 г.

Рассматривается организация документооборота по охране труда на предприятии.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Закон от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда» (далее – Закон № 356-З)

● Инструкция о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 28.11.2008 № 175 (далее – Инструкция № 175)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● Положение о комиссии организации для проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.12.2008 № 210 (далее – Положение № 210)

● Межотраслевые общие правила по охране труда, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 03.06.2003 № 70 (далее – Межотраслевые общие правила № 70)

● Межотраслевые правила по охране труда при эксплуатации автомобильного и городского электрического транспорта, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты и Минтранса от 04.12.2008 № 180/128 (далее – Межотраслевые правила № 180/128)

● ТКП 427-2012 (02230) «Правила техники безопасности при эксплуатации электроустановок», утв. приказом Минэнерго от 28.11.2012 № 228 (далее – ТКП 427-2012)

● ТКП 459-2012 (02230) «Правила техники безопасности при эксплуатации теплоустановок и тепловых сетей потребителей», утв. постановлением Минэнерго от 26.12.2012 № 66 (далее – ТКП 459-2012)

● ТКП 181-2009 (02230) «Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей», утв. постановлением Минэнерго от 20.05.2009 № 16 (далее – ТКП 181-2009)

Согласно ст. 20 Закона № 356-З для организации работы по охране труда и осуществления контроля за соблюдением законодательства об охране труда наниматель в установленном законодательством порядке создает службу охраны труда, вводит в штат должность специалиста по охране труда или возлагает соответствующие обязанности по охране труда на уполномоченное им должностное лицо либо привлекает юрлицо (ИП), аккредитованное (аккредитованного) на оказание услуг в области охраны труда, в соответствии с законодательством.

Полный перечень документов по охране труда, ведение которых обязательно в организации, в централизованном порядке и в обобщенном виде не установлен и во многом обусловлен характером производственной деятельности организации.

Требования о разработке и наличии в организации тех или иных документов содержатся в различных НПА и ТНПА.

Делопроизводство по охране труда организуется в рамках общего порядка по документообороту у данного нанимателя и осуществляется в соответствии с этим установленным порядком с учетом специфики работы по охране труда.

При организации документооборота следует выделять:

● внешнюю документацию;

● документацию управления организацией;

● документацию структурных подразделений;

● документы на рабочих местах.

Для каждого отдела подразделения определяются места постоянного хранения рабочих и контрольных экземпляров документации по охране труда с конкретным перечнем документов по каждому рабочему месту и указанием лица, ответственного за комплектность и состояние этих документов в указанном месте.

По окончании года проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив.

Документация системы управления охраной труда

Согласно ч. 2 ст. 17 Закона № 356-З наниматель несет обязанности по разработке, внедрению и поддержанию функционирования системы управления охраной труда (далее – СУОТ), обеспечивающей идентификацию опасностей, оценку профессиональных рисков, определение мер управления профессиональными рисками и анализ их результативности.

СУОТ в соответствии с требованиями законодательства необходимо разработать в организации независимо от формы собственности.

Документация по СУОТ:

● приказ о назначении лица, ответственного за разработку СУОТ, ее внедрение, функционирование и улучшение;

● приказ о создании рабочей группы по разработке документов СУОТ;

● приказ о назначении внутренних аудиторов СУОТ;

● приказ об организации работы по идентификации опасностей и оценке рисков;

● утвержденный план мероприятий по разработке и внедрению СУОТ;

● приказ о внедрении в действие Руководства по СУОТ;

● программа внутренних аудитов СУОТ;

● план аудита структурных подразделений организации;

● реестр опасностей структурных подразделений организации;

● реестр неприемлемых рисков по организации;

● контрольный лист проведения аудита;

● протоколы несоответствий;

● анализ состояния охраны труда (квартальный);

● отчет по анализу функционирования СУОТ (годовой);

● программа управления охраной труда в организации.

Перечень документов по охране труда, которые могут разрабатываться в организации

В организации с учетом специфики ее деятельности могут разрабатываться следующие документы:

1. Программы, положения:

● Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 194, 195 ТК, Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утв. постановлением Минтруда от 05.04.2000 № 46);

● Положение о службе охраны труда;

● Положение о проведении контроля за соблюдением законодательства об охране труда;

● программа вводного инструктажа по охране труда;

● программа первичного инструктажа на рабочем месте и др.

2. Перечни:

● перечень профессий и должностей работников, освобожденных от первичного и повторного инструктажа на рабочем месте (п. 55 Инструкции № 175);

● перечень профессий рабочих, которые должны проходить стажировку, и ее продолжительность (п. 25 Инструкции № 175);

● перечень должностей специалистов, которые должны проходить стажировку, и ее продолжительность (п. 37 Инструкции № 175);

● перечень профессий рабочих, которые должны проходить проверку знаний по вопросам охраны труда (п. 27 Инструкции № 175);

● перечень должностей руководителей, специалистов, которые должны проходить проверку знаний по вопросам охраны труда (п. 38 Инструкции № 175);

● перечень вопросов (экзаменационных билетов) для проверки знаний по вопросам охраны труда руководителей и специалистов (п. 41 Инструкции № 175, приложение 5 к Инструкции № 175, п. 13 Положения № 210);

● перечень вопросов (экзаменационных билетов) для проверки знаний по вопросам охраны труда для рабочих (п. 14 Положения № 210);

● перечень профессий и должностей работников, которые обеспечиваются смывающими средствами (подп. 1.4 п. 1 постановления Минтруда и соцзащиты от 30.12.2008 № 208 «О нормах и порядке обеспечения работников смывающими и обезвреживающими средствами»);

● перечни профессий и категорий работников, которые бесплатно обеспечиваются средствами индивидуальной защиты (п. 6 Инструкции о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.12.2008 № 209);

● перечни работ с повышенной опасностью, выполняемых по наряду-допуску, и должностных лиц, имеющих право выдачи наряда-допуска (п. 18, 21 Межотраслевых общих правил № 70);

● перечень цехов с избытком тепла, работающие в которых обеспечиваются подсоленной газированной или минеральной водой с содержанием соли до 0,5 % или бутилированной минеральной столовой водой (п. 65 Межотраслевых общих правил № 70);

● перечень профессий и категорий работников, занятых в производствах, цехах, участках, иных структурных подразделениях, на работах, дающих право на обеспечение молоком или равноценными пищевыми продуктами (ст. 225 ТК, п. 5 Правил бесплатного обеспечения работников молоком или равноценными пищевыми продуктами при работе с вредными веществами, утв. постановлением Совета Министров от 27.02.2002 № 260, перечень вредных веществ, при работе с которыми в профилактических целях показано употребление молока или равноценных пищевых продуктов, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты и Минздрава от 19.03.2002 № 34/12);

● перечень производств, работ, профессий и должностей, дающих право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания, и рационы лечебно-профилактического питания, выдаваемого бесплатно работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 225 ТК, Положение о порядке предоставления и определения объемов компенсации в виде бесплатного обеспечения лечебно-профилактическим питанием работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утв. постановлением Совета Министров от 21.05.2014 № 491);

● перечень должностей специалистов оперативного и оперативно-ремонтного персонала, которые должны проходить дублирование перед допуском к самостоятельной работе на теплоустановках и тепловых сетях (подп. 5.5 п. 5 ТКП 458-2012 (02230) «Правила технической эксплуатации теплоустановок и тепловых сетей потребителей», утв. постановлением Минэнерго от 26.12.2012 № 66);

● перечень работ, к которым предъявляются специальные требования по охране труда (подп. 4.2.7 п. 4 ТКП 427-2012);

● перечни работ, выполняемых в действующих электроустановках по наряду-допуску (наряду), по распоряжениям и в порядке текущей эксплуатации (подп. 4.4.1 п. 4 ТКП 427-2012);

● перечень работ в электроустановках напряжением до 1 000 В, выполнение которых допускается под напряжением (подп. 4.4.9 п. 4 ТКП 427-2012);

● перечень работ, выполняемых по нарядам-допускам на теплоустановках и тепловых сетях (подп. 5.1 п. 5 ТКП 459-2012);

● перечень работ, выполняемых по распоряжению одним человеком на теплоустановках и тепловых сетях (подп. 5.2 п. 5 ТКП 459-2012);

● списки лиц, имеющих право выдачи нарядов-допусков, а также отдавать распоряжение на выполнение работ на теплоустановках и тепловых сетях (подп. 5.5 п. 5 ТКП 459-2012);

● график проведения обязательных и (или) внеочередных медосмотров работающих; список профессий (должностей) работников, подлежащих периодическим медосмотрам (Инструкция о порядке проведения обязательных и внеочередных медицинских осмотров работающих, утв. постановлением Минздрава от 29.07.2019 № 74), и др.

3. Приказы:

● приказ о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда;

● приказ о назначении лица, ответственного за разработку СУОТ, ее внедрение, функционирование и улучшение;

● приказ об утверждении Положения об отделе охраны труда;

● приказ о назначении лиц, ответственных за разработку инструкций по охране труда;

● приказ о назначении ответственных лиц за организацию охраны труда в соответствующих производствах, цехах, на участках, в функциональных службах и других подразделениях организации;

● приказ о назначении лица, ответственного за общее состояние электрохозяйства (подп. 4.1.4 п. 4 ТКП 181-2009);

● приказ о назначении лиц, ответственных за электрохозяйство структурных подразделений организации (из числа инженерно-технических работников электротехнического персонала данных подразделений) (подп. 4.1.4 п. 4 ТКП 181-2009);

● приказ о назначении лица, ответственного за учет, обеспечение, организацию своевременного осмотра, испытание и хранение средств защиты, а также изъятие средств защиты, срок испытания которых истек либо имеющих повреждение или неисправность, при которых дальнейшее использование средств защиты запрещено (подп. 3.3.3 п. 3 ТКП 290-2010 (02230) «Правила применения и испытания средств защиты, используемых в электроустановках», утв. постановлением Минэнерго от 27.12.2010 № 74);

● приказ о назначении лица, ответственного за тепловое хозяйство подразделений организации (подп. 4.2 п. 4 ТКП 458-2012 «Правила технической эксплуатации теплоиспользующих установок и тепловых сетей потребителей», утв. постановлением Минэнерго от 26.12.2012 № 66);

● приказ о назначении лиц, ответственных за безопасную эксплуатацию объектов газораспределительной системы и газопотребления в целом по организации и каждого цеха (п. 68 Правил промышленной безопасности в области газоснабжения Республики Беларусь, утв. постановлением МЧС от 02.02.2009 № 6);

● приказ о назначении лица, ответственного за исправное состояние и безопасную эксплуатацию котлов, экономайзеров (п. 365 Правил по обеспечению промышленной безопасности при эксплуатации паровых котлов с давлением пара не более 0,07 МПа (0,7 бар) и водогрейных котлов с температурой нагрева воды не выше 115°С, утв. постановлением МЧС от 31.12.2013 № 79);

● приказ о назначении лица, ответственного за исправное состояние и безопасную эксплуатацию оборудования, работающего под избыточным давлением (п. 231 Правил по обеспечению промышленной безопасности оборудования, работающего под избыточным давлением, утв. постановлением МЧС от 28.01.2016 № 7);

● приказ о назначении лица, ответственного за содержание грузоподъемных кранов в исправном состоянии (п. 342 Правил по обеспечению промышленной безопасности грузоподъемных кранов, утв. постановлением МЧС от 22.12.2018 № 66);

● приказ о назначении должностного лица (должностных лиц), ответственного (ответственных) за безопасное проведение погрузочно-разгрузочных работ (п. 11 Межотраслевых правил по охране труда при проведении погрузочно-разгрузочных работ, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 26.01.2018 № 12);

● приказы о назначении лица, ответственного по надзору за безопасной эксплуатацией мобильных подъемных рабочих платформ; о назначении лица, ответственного за содержание мобильных подъемных рабочих платформ в исправном состоянии; о назначении лица, ответственного за безопасное производство работ мобильными подъемными рабочими платформами (п. 12 Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации мобильных подъемных рабочих платформ, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 25.06.2004 № 78);

● приказ о назначении лица, ответственного за безопасную эксплуатацию напольного безрельсового транспорта, грузовых тележек, о назначении лица, ответственного за своевременный осмотр и ремонт напольного безрельсового транспорта, грузовых тележек; о назначении лица, ответственного за выпуск на линию в исправном состоянии напольного безрельсового транспорта (п. 12 Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации напольного безрельсового транспорта и грузовых тележек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.12.2003 № 165);

● приказ о назначении лица, ответственного за безопасную эксплуатацию транспортных средств непрерывного действия (п. 9 Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации конвейерных, трубопроводных и других транспортных средств непрерывного действия, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 10.04.2007 № 54);

● приказ о назначении лица, ответственного за исправное состояние и безопасную эксплуатацию автотранспорта (п. 191 Межотраслевых общих правил № 70);

● приказ о назначении лиц, ответственных за правильную эксплуатацию, сохранность и своевременный ремонт закрепленных за подразделением зданий или отдельных помещений (п. 44 Межотраслевых общих правил № 70);

● приказ о назначении лиц, ответственных за исправное состояние ручного слесарного, слесарно-сборочного, слесарно-кузнечного, столярного инструмента (п. 164 Межотраслевых общих правил № 70);

● приказ о назначении лиц, ответственных за техническое состояние пневматического инструмента, его обслуживание, ремонт, смазку, регулировку и контроль параметров шума и вибрации (п. 175 Межотраслевых общих правил № 70);

● приказ о назначении лиц, ответственных за поддержание исправного состояния, проведение периодических испытаний и проверок электроинструмента, переносных электрических светильников, вспомогательного оборудования (п. 183 Межотраслевых общих правил № 70);

● приказ о назначении лица, ответственного за организацию охраны труда при направлении в рейс группы водителей на двух и более автомобилях на срок более двух суток (п. 9 Межотраслевых правил № 180/128);

● приказ о назначении лица, уполномоченного на проведение осмотра транспортных средств при их подготовке к выезду (п. 10 Межотраслевых правил № 180/128);

● приказ о назначении лица, ответственного за безопасное производство работ грузоподъемными механизмами (п. 140 Межотраслевых правил № 180/128);

● приказ о назначении лица, ответственного по вопросам безопасности перевозки опасных грузов (п. 408 Правил по обеспечению безопасности перевозки опасных грузов автомобильным транспортом в Республике Беларусь, утв. постановлением МЧС от 08.12.2010 № 61);

● приказ о назначении лиц, ответственных за осуществление контроля за исправным состоянием и правильным применением ограждений, за состоянием лестниц и стремянок (п. 229 Правил охраны труда при работе на высоте, утв. постановлением Минтруда от 28.04.2001 № 52);

● приказ о назначении лиц, ответственных за осуществление производственного контроля за соблюдением требований санитарно-эпидемиологического законодательства и выполнением санитарно-эпидемических и профилактических мероприятий (п. 8, 15 Санитарных правил 1.1.8-24-2003 «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-эпидемических и профилактических мероприятий», утв. постановлением Главного государственного санитарного врача от 22.12.2003 № 183), и др.

4. Журналы:

● журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда;

● журнал регистрации инструкций по охране труда;

● журнал регистрации инструктажа по охране труда и пожарной безопасности;

● журнал учета выдачи инструкций по охране труда;

● журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

● журнал регистрации непроизводственных несчастных случаев;

● журнал регистрации профессиональных заболеваний и др.

5. Инструкции: по охране труда по профессиям и видам работ.

6. Планы:

● план мероприятий по обеспечению промышленной безопасности;

● план мероприятий по охране труда;

● план мероприятий по улучшению условий труда на рабочих местах с вредными и (или) опасными условиями труда (приложение 13 к Инструкции по оценке условий труда при аттестации рабочих мест по условиям труда, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 22.02.2008 № 35);

● план эвакуации людей при пожаре (постановление МЧС от 20.04.2018 № 21 «Об установлении формы плана эвакуации людей при пожаре») и др.

7. Исполнительная документация:

● протокол проверки знаний по охране труда (п. 6 Положения о комиссии республиканского органа государственного управления и иной государственной организации, подчиненной Правительству Республики Беларусь, для проверки знаний по вопросам охраны труда, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.12.2008 № 210);

● акт о несчастном случае на производстве (приложение 8 к постановлению Минтруда и соцзащиты и Минздрава от 14.08.2015 № 51/94) и др.

Номенклатура дел

На основании п. 150 Инструкции № 4 номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В зависимости от вида деятельности организации, использования и применения машин, механизмов и оборудования, а также с учетом НПА, содержащих требования охраны труда, руководитель организации утверждает номенклатуру дел по охране труда.

При разработке номенклатуры дел по охране труда следует руководствоваться:

● Инструкцией № 4;

● перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140.

В номенклатуру дел включаются документы, фиксирующие все аспекты деятельности отдела охраны труда. Так, в номенклатуру дел могут включаться следующие документы:

● положения и инструкции о правах и обязанностях руководящих работников и специалистов по охране труда. Копии должностных инструкций работников отдела охраны труда;

● реестр НПА и ТНПА по охране труда (законодательные и иные нормативные правовые акты, содержащие государственные нормативные требования по охране труда);

● постановления, решения, приказы, распоряжения вышестоящего руководства, органов надзора и контроля в сфере охраны труда, промышленной безопасности, электробезопасности, пожарной безопасности;

● приказы (распоряжения) нанимателя;

● акты и предписания госинспекции труда и других органов государственного надзора и контроля;

● докладные записки, справки, отчеты и информация о состоянии охраны труда;

● копии протоколов совещаний по вопросам охраны труда;

● планы, графики работы комиссии по охране труда;

● постановления проверяющих органов о привлечении к ответственности нанимателей и должностных лиц за нарушение законодательства о труде; акты, предписания об устранении нарушений законодательства о труде, охране труда и документы об их выполнении (отчеты, докладные записки, справки и др.);

● переписка по вопросам условий и охраны труда;

● документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки);

● сообщения о несчастных случаях на производстве;

● документы о вредных условиях производства, производственном травматизме, профессиональных заболеваниях (докладные записки, протоколы, справки, заключения, анализы);

● документы о состоянии условий и охраны труда, мерах по их улучшению (докладные записки, протоколы, информации, справки, рекомендации);

● документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, приказы, перечни);

● документы о санитарном состоянии организаций (акты, доклады, справки).

Пример.

Образец номенклатуры дел структурного подразделения организации (отдела охраны труда)