Переход с дистанционной работы на работу в офис: кадровые документы
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 31 июля 2020 г.
Разъясняется, какие кадровые документы следует подготовить и какие действия предпринять до возвращения работников в офис с дистанционной работы (с образцами необходимых документов).
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Трудовой кодекс (далее – ТК)
● Указ Президента от 24.04.2020 № 143 «О поддержке экономики» (далее – Указ № 143)
● Указ Президента от 28.05.2020 № 179 «Об оплате труда» (далее – Указ № 179)
● постановление Пленума Верховного Суда от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» (далее – Постановление № 2)
Перечень кадровых документов, которые необходимо подготовить для перехода с дистанционной работы на работу в офис, зависит от того, кто являлся инициатором перехода – работник или наниматель, и был ли установлен срок дистанционной работы.
Примечание
Согласно комментарию Минтруда и соцзащиты от 25.07.2019 «Дистанционная работа» переход на дистанционную работу и наоборот может осуществляться 2 способами:
1) по соглашению сторон (ч. 4 ст. 19 ТК);
2) по инициативе нанимателя с соблюдением требований ст. 32 ТК (т.е. в порядке изменения существенных условий труда (далее – ИСУТ)).
Если при переходе работников на дистанционную работу был установлен конкретный срок (период) дистанционной работы, то работники на следующий день после даты окончания его должны выйти на работу в офис. При этом нанимателю не требуется издавать приказ об отмене (прекращении) дистанционной работы и заключать новые дополнительные соглашения к трудовым договорам (контрактам).
Оформление необходимых документов с учетом того, кто являлся инициатором перехода на дистанционную работу
Если при переходе работников на дистанционную работу не был определен конкретный срок (период) работы дистанционно, то возможны 2 варианта перехода работников в офис:
1. Переход с дистанционной работы в офис осуществляется по инициативе работников.
Необходимо оформить следующие документы:
● заявления работников о переходе с дистанционной работы на работу в офис организации.
Если инициатива перехода на дистанционную работу исходила от самих работников, то для обратной процедуры работникам следует написать заявления о прекращении дистанционной работы (или о переходе на работу в офис организации).
Содержание этого заявления зависит от того, что было указано в заявлении работника о переходе на дистанционную работу.
Если работники в заявлении просили осуществить переход его на дистанционную работу в связи с риском распространения инфекции COVID-19 и угрозой заражения в трудовом коллективе, то в заявлениях о прекращении дистанционной работы (или о переходе на работу в офис организации) целесообразно указать: «В связи с уменьшением угрозы заражения COVID-19 прошу с 03.08.2020 прекратить дистанционную работу и разрешить мне выполнять трудовые обязанности в офисе организации»;
● приказ о прекращении дистанционной работы (или о переходе на работу в офис организации) в связи с уменьшением угрозы заражения COVID-19.
От содержания приказа о переходе работников на дистанционную работу зависит содержание нового приказа. Формулировки последнего должны производить обратную кадровую процедуру.
С приказом о прекращении дистанционной работы (или о переходе на работу в офис организации) необходимо ознакомить работников под подпись.
2. Переход с дистанционной работы в офис осуществляется по инициативе нанимателя.
Необходимо оформить следующие документы:
● приказ об отмене (прекращении) дистанционной работы.
Такой приказ нужно подготовить в порядке ИСУТ работника при продолжении им работы по той же квалификации, должности служащего (профессии рабочего), определенным в трудовом договоре (контракте) с учетом требований ст. 32 ТК:
1) в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами;
2) с предупреждением работника об ИСУТ не позднее чем за 1 мес.;
Примечание
Согласно п. 14 Указа № 143 нанимателю предоставлено право изменять существенные условия труда работника, за исключением уменьшения размера оплаты труда, в связи с обоснованными причинами неблагоприятного воздействия эпидемиологической ситуации на деятельность нанимателя. Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 к.д.
Таким образом, с учетом нормативных правовых предписаний Указа № 143 наниматель может изменить работнику существенные условия труда, в т.ч. установить (отменить) дистанционную работу. При этом наниматель обязан письменно уведомить работника об ИСУТ в связи с обоснованными причинами неблагоприятного воздействия эпидемиологической ситуации на деятельность нанимателя, указав какие условия труда или трудового договора (контракта) будут изменены, а также разъяснив правовые последствия отказа работника от продолжения работы в связи с ИСУТ (комментарий Минтруда и соцзащиты «Комментарий к Указу Президента Республики Беларусь от 24 апреля 2020 г. № 143 «О поддержке экономики» в части вопросов регулирования трудовых отношений»).
● предупреждение (уведомление) работников об отмене (прекращении) дистанционной работы и получение согласия (несогласия) работника на переход на работу в офис.
Законодатель не установил форму уведомления (предупреждения), но ч. 3 ст. 32 ТК определена обязанность нанимателя осуществить предупреждение работника об ИСУТ письменно.
Согласие (несогласие) работника на переход с дистанционной работы на работу в офис может быть выражено:
● в форме заявления;
● на бланке предупреждения (уведомления) об отмене (прекращении) дистанционной работы.
Примечание
На практике чаще применяется вариант выражения согласия (несогласия) на бланке предупреждения (уведомления).
Если работник согласен на продолжение работы в связи с ИСУТ, т.е. на переход с дистанционной работы на работу в офис, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) и издается приказ.
При отказе работника от продолжения работы в связи ИСУТ (отказ от перехода с дистанционной работы на работу в офис) работник подлежит увольнению по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.
Примечание от Нормативка.by
Для ознакомления с процедурой изменения существенных условий труда рекомендуем использовать п. 4 путеводителя по кадровым вопросам «Изменение трудового договора (перевод, перемещение, изменение существенных условий труда)».
Оформление общих документов для 2 вариантов оформления перехода работников в офис (инициатива работника или нанимателя)
Дополнительные соглашения к трудовым договорам (контрактам) о прекращении дистанционной работы в связи с уменьшением угрозы заражения COVID-19
Необходимость заключения дополнительных соглашений к трудовым договорам (контрактам) о прекращении дистанционной работы в связи с уменьшением угрозы заражения COVID-19 зависит от содержания указанных документов при переходе на дистанционную работу. Если в дополнительных соглашениях к трудовым договорам (контрактам) о переходе на дистанционную работу не был указан срок окончания дистанционной работы, то необходимо подготовить новые дополнительные соглашения к трудовым договорам (контрактам).
В таких соглашениях необходимо указать, какие пункты, касающиеся дистанционной работы, не будут применяться при прекращении дистанционной работы в связи с уменьшением угрозы заражения COVID-19.
Если в связи с переходом на дистанционную работу в связи с возникновением и распространением инфекции COVID-19 изменялись некоторые положения трудового договора (контракта), то необходимо их проверить и при необходимости изменить, например, место работы работника.
В дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту) о прекращении дистанционной работы может быть указано:
«1. Подпункт 2.1 контракта изложить в следующей редакции:
2.1. Работник выполняет трудовую функцию по месту нахождения нанимателя: _____________________.
2. Исключить из контракта подпункты 8.3–8.4, введенные в раздел «Обязанности работника» дополнительным соглашением от 05.03.2020 № 1 к контракту № 51 от 20.01.2020».
ЛПА о премировании и об оплате труда при прекращении дистанционной работы
При прекращении дистанционной работы в связи с уменьшением угрозы заражения COVID-19 следует проверить ЛПА о премировании и об оплате труда. В том случае, если были изменены условия премирования на время дистанционной работы, следует оценить эффективность работы работников и в зависимости от проведенных результатов анализа определить, что условия премирования:
● установленные на время дистанционной работы могут быть оставлены на постоянной основе;
● могут быть введены предыдущие условия премирования;
● могут быть установлены новые условия премирования;
● показатели премирования могут быть установлены отдельно для офисных работников и для работающих дистанционно.
Если условия премирования содержатся только в ЛПА, например, в Положении о премировании, то при необходимости внесения изменений следует издать приказ.
Пример.
Образец приказа о внесении изменений в Положение о премировании (фрагмент)
|
… Руководствуясь статьей 63 Трудового кодекса Республики Беларусь, в целях оптимизации оплаты труда
ПРИКАЗЫВАЮ: Внести в Положение о премирование ООО «Фирма», утвержденное приказом от 14.01.2020 № 5 (далее – Положение о премировании), следующие изменения: п. 3.1 изложить в следующей редакции: «3.1. Премии по итогам квартала работникам не выплачиваются»; п. 3.2 изложить в следующей редакции: «3.2. Показатели премирования работников (за исключением работников, которые выполняют дистанционную работу)». Дополнить Положение о премировании п. 3.3 следующего содержания: «3.3. Показатели премирования работников, которые выполняют дистанционную работу…». Ввести в действие Положение о премировании с изменениями с 03.08.2020. ИВАНОВОЙ Ирине Николаевне, инспектору по кадрам, в срок до 03.08.2020 ознакомить работников ООО «Фирма» с настоящим приказом. … |
Изменение системы оплаты труда, уменьшение размеров оплаты труда являются ИСУТ (ч. 2 ст. 32 ТК).
ИСУТ должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами, выразившимися, в частности, в рационализации рабочих мест, изменении техники и технологии производства, введении новых форм организации труда, совершенствовании рабочих мест на основе аттестации (ч. 2 п. 20 Постановления № 2).
