Бюджет проекта обычно включает прямые затраты, которые необходимы для получения результатов по проекту, и распределяемые на проект накладные расходы. Бюджет портфеля проектов включает затраты по проектам, прямые затраты центра ответственности и накладные расходы. При отсутствии технологии проектного финансирования, cвязанной со всей системой финансового планирования предприятия, весьма вероятны ситуации, когда незначительные сокращения в финансировании отдельных элементов проектов приводят к удлинению сроков получения конечного эффекта, обесценению отдельных мероприятий и даже лишению проекта конкурентных преимуществ. Согласно промышленному стандарту ФРГ DIN 6990 в менеджменте проектов могут использоваться следующие понятия:

Все эти действия можно объединить в процесс планирования. Как правило, менеджер проекта занимается планированием бюджета одного проекта. Предоставляемые предприятием ресурсы могут превосходить те требования, которые предъявляются при осуществлении проекта. Появляются ресурсы, которые могли бы использоваться иначе. Кроме того, некоторые проекты могут рассматриваться в качестве мероприятий, выполнимых за короткий отрезок времени, так что ресурсы могут использоваться неэффективно. Посредством портфеля проектов эта проблема решается.