Система KPI в организации

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 21 октября 2020 г.

Освещаются вопросы разработки и внедрения ключевых показателей эффективности (KPI) в организации с примерами расчета.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

Внедрение системы KPI в организации

Широко используемый в сфере управления персоналом термин KPI происходит от сокращения английского термина Key Performance Indicators, что в переводе означает «ключевые показатели эффективности».

Ключевые показатели эффективности (KPI) – показатели деятельности структурного подразделения или организации в целом, которые помогают организации в достижении поставленных целей, как правило, получения прибыли.

KPI позволяют производить контроль деловой активности работников, подразделений и компании в целом, оценивать результативность и эффективность работы каждого работника.

Внедрение в организации системы KPI позволяет максимально точно оценить результат ее деятельности с учетом затрат и полученного результата.

Под ключевыми показателями эффективности понимают инструменты, способствующие качественному и количественному измерению поставленных целей. Когда принятый показатель не отвечает поставленным целям организации, то и использовать его не имеет смысла.

Абсолютно универсальных показателей KPI не существует, т.к. организации работают в различных условиях и имеют специфику и особенности деятельности.

KPI очень тесно связаны с мотивацией персонала, т.к. с помощью показателей KPI можно создать очень эффективную систему мотивации и стимулирования работников организации.

Система позволяет выстроить мотивационную и эффективную систему оплаты труда в организации через установленные показатели. При этом необходимым условием является то, чтобы показатели могли иметь конкретное измерение.

Такие показатели чаще всего используются для оценки результата работы руководителей структурных подразделений, другого административного и управленческого персонала.

KPI организации, как правило, будут являться общими. Однако в структурных подразделениях они подразделяются на индивидуальные для каждого. Их не должно быть много. Достаточно 3–5 четко обозначенных и понятных показателей оценки эффективности. Основное требование – возможность просто и быстро измерить их.

Например, для специалиста по продаже ключевыми KPI могут быть:

● объем продаж по итогам календарного месяца не менее…;

● количество новых клиентов по итогам календарного месяца не менее…;

● количество клиентов с двумя (и более) товарами в чеке не менее….;

● выполнение доведенного плана по продажам.

При этом в положении об оплате труда необходимо четко установить финансовую мотивацию за выполнение каждого KPI. Также необходимо учитывать, что количество KPI не должно быть большим. Оптимальное количество KPI для одного работника составляет от 4 до 7.

Ключевые показатели эффективности можно подразделить на 2 основные категории – количественные и качественные:

1) количественные – финансовые показатели, характеризующие эффективность работы. В качестве таких показателей могут выступать объем продаж, прибыль, размер дебиторской задолженности;

2) качественными являются некоммерческие показатели – количество консультаций клиентов, своевременность составления отчетов, текучесть кадров и др.

Также ключевые показатели эффективности можно подразделить на 2 вида:

1) запаздывающие. Показывают итоги работы по завершении отчетного периода. Как правило, это финансовые KPI. Такие коэффициенты не всегда могут точно показать, насколько эффективно работают подразделения и организация в целом;

2) оперативные (опережающие). Позволяют управлять работой организации в течение отчетного периода. Оперативные показатели эффективности помогают понять, как сейчас обстоят дела в организации. На основании таких показателей можно предсказать финансовые результаты в дальнейшем.

Внедрение и использования системы KPI приносит существенные преимущества для организации:

● высокая мотивация работников. Каждый работник понимает, за достижение каких конкретных результатов напрямую зависит размер его зарплаты;

● выделение приоритетных задач организации. Работники самостоятельно способны расставить приоритеты и уделять меньше времени второстепенным задачам;

● улучшается контроль эффективности работы организации. Правильно разработанная и внедренная система KPI организации позволяет постоянно контролировать рабочие процессы. Сбои и проблемы в работе организации можно отследить до наступления негативных финансовых и иных последствий. Руководство может принять меры для предотвращения негативных последствий заранее;

● укрепление партнерских отношений внутри коллектива. Система KPI способствует справедливому распределению фонда зарплаты, что в свою очередь положительно влияет на микроклимат в коллективе;

● привлечение и удержание высококвалифицированных кадров. Прямая зависимость размера зарплаты от результата труда способствует привлечению квалифицированных работников в организацию, а также способствует снижению текучести кадров;

● размер фонда оплаты труда зависит от результата работы организации. В такой ситуации увеличение фонда оплаты труда не будет источником дополнительного расхода финансовых средств.

Внедрение системы KPI может иметь и недостатки:

● ключевые показатели эффективности определены неверно. В такой ситуации нивелируются все вышеперечисленные преимущества внедрения системы KPI. Поэтому особенно важно правильно определить такие показатели;

● разработка системы KPI и ее внедрение в работу организации требует существенных финансовых, временных и трудовых затрат. Возможно, потребуется дополнительное обучение некоторых работников. Не каждая организация может позволить себе выделение достаточного количества ресурсов для внедрения системы KPI в работу.

Систему KPI, как правило, нецелесообразно внедрять в небольших организациях, количество работников в которых составляет менее 10 чел.

KPI также нецелесообразно вводить в работу вспомогательных служб, обеспечивающих работу других структурных подразделений организации (службы по наладке и ремонту оборудования). Такая система может сделать их работу более длительной, тогда как от них требуется устранить проблемы с техникой в кратчайшие сроки.

Требования к системе KPI будут различными в зависимости, прежде всего, от вида деятельности организации и ее главных целей.

Однако можно выделить общие требования для любой системы KPI:

● показатели эффективности должны быть четко определены;

● показатели должны быть достижимы;

● достижение показателя должно зависеть от работника, до которого такой показатель доводится;

● показатели должны быть связаны с целью организации.

Стандартная формула расчета зарплаты работника при использовании системы KPI будет выглядеть следующим образом: зарплата = фиксированная часть (оклад) + переменная часть (рассчитывается в зависимости от достижения ключевых показателей в отчетном периоде).

Разработка системы KPI

Разработку системы KPI в организации можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Подготовительный.

На данном этапе приоритетным направлением является определение ключевой цели организации, а также способов ее достижения.

Исходя из способов достижения главной цели можно выделить ключевые показатели для отделов организации и для каждого работника персонально.

Также на данном этапе необходимо сформировать рабочую группу, которая будет непосредственно участвовать в разработке системы KPI. К такой работе необходимо привлекать работников всех структурных подразделений.

Также на таком этапе проводятся исследования рынка и работы самой организации. Анализируется работа организации в настоящее время и насколько она способна решать поставленные задачи в будущем. Необходимо определить, как будет рассчитываться зарплата работников после внедрения системы KPI.

Этап 2. Разработка системы KPI.

В некоторых случаях может потребоваться совершенствование имеющейся организационной структуры. В обязательном порядке необходимо доводить до коллектива информацию о внедрении системы KPI в организации.

Проводится моделирование современных организационных процессов через внедрение показателей эффективности.

На данном этапе проводится разработка процессов управления организацией на основе KPI и разработка нормативно-методической документации.

Этап 3. Внедрение разработанной системы KPI в работу организации.

Изменение системы оплаты труда согласно ч. 2 ст. 32 ТК является изменением существенных условий труда.

При изменении существенных условий труда наниматель издает соответствующий приказ с указанием обоснованных производственных, организационных или экономических причин такого изменения. В приказе обязательно следует указать дату введения изменений.

Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 мес.

В письменном предупреждении обязательно указывается, что в случае несогласия работника с изменениями, предложенными нанимателем, он будет уволен по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.

Пример.

Расчет KPI.

Индекс KPI может быть рассчитан по формуле: Индекс KPI = Вес KPI × Факт / Цель.

Показатель KPI доводится для работника нанимателем.

В примере установим 3 ключевых показателя эффективности.

Вес каждого KPI также устанавливается нанимателем в зависимости от ценности для него того или иного показателя эффективности.

Цель устанавливается (планируется) нанимателем на каждый учетный период (месяц, квартал и др.).

Факт – реально достигнутый работником уровень каждого KPI по итогам учетного периода.

Для расчета KPI по указанной формуле может быть применена таблица.

Таблица.

В рассматриваемом примере общий коэффициент ключевых показателей работника по итогам отчетного периода составит 1,733.

Необходимо отметить, что такой результат работником достигнут из-за значительного веса KPI 1, установленного нанимателем.

Расчет зарплаты

Зарплата при системе KPI может рассчитываться по следующей формуле: зарплата = фиксированная часть (оклад) + переменная часть (умноженная на результат KPI в отчетном периоде).

Например, работнику установлен оклад в размере 400,00 руб., переменная часть установлена в размере 300,00 руб.

Зарплата работника составит: 400 + (300 × 1,733) = 919,90 руб.