Как временно заменить главного бухгалтера в организации
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 17 ноября 2020 г.
Рассматриваются специфика и возможные варианты замены главного бухгалтера на время его отсутствия в организации.
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Трудовой кодекс (далее – ТК)
● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)
● Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД)
Общие положения
28.01.2020 вступил в силу Закон от 18.07.2019 № 219-З «Об изменении законов», которым внесены изменения в ТК.
Статья 68 ТК, которая ранее предусматривала оплату труда при временном заместительстве, изложена в новой редакции и регулирует оплату труда при временном переводе (ст. 321 ТК).
С введением нового института временного перевода нанимателем работника на другую работу, в т.ч. в другую местность, а также к другому нанимателю в случае письменного согласия работника на срок до 6 мес. в течение календарного года, если иное не предусмотрено ТК, понятие временного заместительства исключено из законодательства о труде.
В соответствии с п. 5 Общих положений ЕКСД наименование должности служащего с применением производной «главный» (код категории-1) устанавливается для должностей служащих, которые осуществляют:
● руководство структурным подразделением (структурными подразделениями);
● руководство работниками по определенному наименованием должности виду (направлению) деятельности структурного подразделения (структурных подразделений), в т.ч. обособленного (обособленных);
● управление и координацию видом (направлением) деятельности, определенным наименованием должности служащего, в иных организациях в соответствии с законодательством.
Исключение составляют должности «Главный инженер», «Главный бухгалтер».
Таким образом, должность «Главный бухгалтер» относится к категории руководителей.
Варианты замены главного бухгалтера на время его отсутствия в организации
1. Исполнение обязанностей главного бухгалтера его заместителем.
Согласно ч. 8 п. 10 Общих положений ЕКСД на заместителя руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) возлагаются должностные обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации (структурного (обособленного) подразделения), а также выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии. Следовательно, можно говорить о взаимозаменяемости руководителя и его заместителя в случае отсутствия другого, а также при наличии вакансии по должности руководителя (его заместителя).
Аналогичный подход применяется в отношении руководителей структурных подразделений и их заместителей.
Так, если в организации отсутствует главный бухгалтер (в случае его временного отсутствия либо вакансии), его обязанности исполняет его заместитель на основании должностной инструкции либо положения о структурном подразделении.
2. Временный перевод другого работника на должность главного бухгалтера при отсутствии заместителя.
При отсутствии у главного бухгалтера организации штатного заместителя наниматель вправе принять решение в соответствии с учредительными документами и предоставленными ему полномочиями о временном переводе другого работника, например, ведущего бухгалтера или бухгалтера на должность главного бухгалтера (п. 1 ч. 1 ст. 321 ТК).
В соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 321 ТК наниматель имеет право временно перевести работника на другую работу, в т.ч. в другую местность, а также к другому нанимателю, в частности, в случае письменного согласия работника на срок до 6 мес. в течение календарного года.
Статья 321 ТК закрепляет, что наниматель имеет право временно перевести работника на срок суммарно до 6 мес. в календарном году на другую работу как в рамках одной организации, так и поручить выполнение работы у другого нанимателя и по иным причинам.
Основным условием такого перевода будет являться согласие самого работника, а срок такого перевода не может превышать 6 мес. в календарном году. Временный перевод должен производиться на основании приказа (распоряжения) нанимателя о временном переводе с указанием причин и срока временного перевода, а также условий оплаты труда (ч. 1 ст. 68 ТК).
После окончания срока перевода работник продолжит работу по должности служащего (профессии рабочего), указанной в заключенном с ним трудовом договоре (контракте).
Справочно
Согласно п. 12 Общих положений ЕКСД на должности служащих в порядке исключения наниматель может назначить (принять на работу) лиц, образование и (или) стаж работы которых не соответствует требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности, если иное не установлено законодательством. При этом может учитываться: уровень и профиль (направление) образования работника, его специальность и квалификация; наличие степени магистра по соответствующей специальности (квалификации); специальные знания и деловые качества; опыт работы по соответствующему направлению деятельности; инициативное и творческое отношение к работе и другие факторы.
3. Иные варианты замены главного бухгалтера в период его отсутствия.
В отношении исполнения обязанностей главного бухгалтера организации наниматель может принять одно из следующих решений:
● заключить срочный трудовой договор с главным бухгалтером организации на период проведения процедур, установленных законодательством и (или) учредительным документом организации для назначения на соответствующую должность служащего (п. 6 ч. 1 ст. 17 ТК).
Срочный трудовой договор, предусмотренный п. 6 ч. 3 ст. 17 ТК, может заключаться как с работником организации (перевод в соответствии со ст. 30 ТК с согласия работника), так и с лицом, не являющимся работником организации (по общему правилу приема на работу);
Справочно
Согласно п. 3 ст. 8 Закона № 57-З на должность главного бухгалтера организации (за исключением общественно значимой организации, Национального банка Республики Беларусь) назначается лицо, отвечающее следующим требованиям:
● наличие высшего или среднего специального образования, предоставляющего в соответствии с законодательством Республики Беларусь право работать по специальности бухгалтера, и стажа работы по специальности бухгалтера не менее трех лет;
● отсутствие непогашенной или неснятой судимости за совершение преступления против собственности и порядка осуществления экономической деятельности.
С учетом норм выпуска 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», утв. постановлением Минтруда от 30.12.1999 № 159, квалификационные требования квалификационной характеристики должности «Главный бухгалтер» раздела «I. Руководители» с 01.03.2017 следующие. Главный бухгалтер (за исключением общественно значимой организации) должен иметь:
● высшее образование по специальностям 1-25 01 04 «Финансы и кредит», 1-25 01 07 «Экономика и управление на предприятии», 1-25 01 08 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит (по направлениям)», 1-25 01 11 «Аудит и ревизия» или среднее специальное образование по специальностям 2-25 01 31 «Финансы», 2-25 01 32 «Банковское дело», 2-25 01 34 «Страховое дело», 2-25 01 35 «Бухгалтерский учет, анализ и контроль»;
● стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета и составлением бухгалтерской и (или) финансовой отчетности, не менее 3 лет.
● поручить выполнение обязанностей работнику(ам) внутри организации (ст. 67 ТК).
Согласно ст. 67 ТК работникам, выполняющим у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой, определенной трудовым договором (должностной (рабочей) инструкцией), дополнительную работу по другой или такой же должности служащего (профессии рабочего) без освобождения от своей основной работы, производится доплата.
Дополнительная работа может выполняться в виде:
● совмещения должностей служащих (профессий рабочих) – выполнения работником наряду с работой, определенной трудовым договором (должностной (рабочей) инструкцией), дополнительной работы по другой вакантной должности служащего (профессии рабочего) в течение установленной работнику продолжительности рабочего дня (рабочей смены);
● расширения зон обслуживания (увеличения объема работы) – выполнения работником наряду с работой, определенной трудовым договором (должностной (рабочей) инструкцией), дополнительной работы по такой же вакантной должности служащего (профессии рабочего) в течение установленной работнику продолжительности рабочего дня (рабочей смены);
● исполнения обязанностей временно отсутствующего работника – выполнения работником наряду с работой, определенной трудовым договором (должностной (рабочей) инструкцией), дополнительной работы как по другой, так и по такой же должности служащего (профессии рабочего) в течение установленной работнику продолжительности рабочего дня (рабочей смены).
Размер доплаты устанавливается нанимателем по соглашению с работником, а для работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – Правительством или уполномоченным им органом (ч. 3 ст. 67 ТК).
На основании норм законодательства вопросы целесообразности установления совмещения профессий рабочих (должностей служащих), а также определения размеров доплат относятся к компетенции нанимателя.
Поручение работнику дополнительной работы с письменного согласия работника, срок, в течение которого работник будет ее выполнять, и размер доплаты конкретному работнику наниматель должен оформить приказом (распоряжением). При этом внесение изменений в трудовой договор (контракт) с работником не производится, в связи с чем дополнительное соглашение не заключается.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а наниматель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, письменно предупредив об этом другую сторону.
Важно
При поручении работнику работ по другой должности служащего (профессии рабочего) наниматель должен учитывать специфику вида деятельности, характер выполняемых работником обязанностей, другие факторы, а также наличие документа об образовании, подготовке и обучении, подтверждающего право на выполнение соответствующей работы. Кроме того, установление совмещения не должно препятствовать выполнению работником обязанностей по трудовому договору (контракту), а также влиять на качество их выполнения.
Подписание документов в период исполнения обязанностей главного бухгалтера
Пунктом 57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, определено, что в реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
Что касается подписания документов, то способ указания на документе подписанта зависит от способа делегирования работнику права подписи:
1) при наличии у главного бухгалтера организации штатного заместителя при подписании документов вместо соответствующего руководителя заместитель руководителя указывает свою должность;
2) в случае если выполнение работы по должности главного бухгалтера организации поручено работнику как дополнительная работа в виде совмещения или исполнения обязанностей наряду со своей основной работой, определенной трудовым договором (должностной (рабочей) инструкцией (ст. 67 ТК)), то фактически занимаемая этим работником должность остается прежней. В этой связи в данном случае в реквизите «Подпись» следует указывать должность работника, которую он занимает в соответствии с трудовым договором. При этом для облегчения в будущем понимания, по какой причине документ подписан не главным бухгалтером, а другим работником организации, в случае возложения на работника исполнения обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера в наименовании должности лица, подписавшего документ на основании приказа, наряду с фактически занимаемой должностью, может быть указана должность лица, имеющего соответствующие полномочия согласно приказу (должностной инструкции) (т.е. главного бухгалтера), дополненная словами «Исполняющий обязанности»;
3) в случае временного перевода работник, хоть и временно, но занимает должность, на которую он переведен. В этой связи при подписании им документов следует указывать фактически занимаемую им временную должность главного бухгалтера.
Справочно
При смене главного бухгалтера Законом № 57-З установлена обязанность составления акта о приеме и сдаче дел.
Прием и сдача дел оформляются актом в случае:
● назначения на должность и освобождения от должности главного бухгалтера организации, руководителя организации в случае, предусмотренном п. 2 ст. 7 Закона;
● передачи по договору ведения бухгалтерского учета и составления отчетности организации или ИП, оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности (п. 2 ст. 8 Закона № 57-З).
Форма акта приема и сдачи дел законодательством не определена, следовательно, акт составляется в произвольной форме.
