Электронный контрольно-пропускной режим: контроль рабочего времени

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 13 мая 2021 г.

Излагаются вопросы необходимости введения электронного контрольно-пропускного режима в организации. Приводится алгоритм действий при введении в организации электронного контрольно-пропускного режима (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

Значение и цели введения электронного контрольно-пропускного режима

В современных условиях электронный контрольно-пропускной режим представляет собой электронную систему контроля и учета рабочего времени, в состав которой входят турникеты на входе/выходе, к которым для прохода нужно каждый раз прикладывать магнитную карточку.

Введение электронного контрольно-пропускного режима и учета рабочего времени, как правило, имеет 2 основные цели:

1) охрана безопасности работников и имущества организации от возможных посягательств посторонних лиц, обеспечение только санкционированного доступа в офис (здание, помещение);

2) автоматизация учета фактически отработанного работником времени, что является обязанностью нанимателя (п. 3 ч. 1 ст. 55 ТК).

Данные с турникета по каждой магнитной карточке, как правило, сохраняются на сервере с помощью специального программного обеспечения. В случае необходимости эту информацию можно распечатать в виде отчета. Также электронные пропуска можно запрограммировать в индивидуальном порядке, разрешая или запрещая доступ на определенные объекты и (или) в определенное время.

Однако наличие электронного контрольно-пропускного режима не освобождает нанимателя от ведения учета явок на работу и ухода с нее, который ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч. 1 ст. 147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений в соответствии с ч. 3 ст. 133 ТК. При этом формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем.

Оформление введения электронного контрольно-пропускного режима

По своему содержанию электронный контрольно-пропускной режим представляет собой не только ограничение доступа в здание (помещение) и вноса/выноса материальных ценностей, но также способ контроля и учета рабочего времени работников.

Алгоритм действий при введении в организации электронного контрольно-пропускного режима:

Шаг 1. Закрепление в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) положения о том, что в организации с определенной даты вводится электронный контрольно-пропускной режим, который обязаны соблюдать все работники.

Пример 1.

Образец формулировки электронного контрольно-пропускного режима в ПВТР (фрагмент)

При отсутствии в ПВТР положений электронного контрольно-пропускного режима необходимо сделать ссылку на соответствующий ЛПА, регулирующий этот пропускной режим.

Шаг 2. Разработка Положения об электронном контрольно-пропускном режиме.

Для разработки Положения об электронном контрольно-пропускном режиме (далее – Положение) приказом нанимателя при необходимости может быть создана соответствующая комиссия.

В Положении целесообразно указать следующие положения:

● используемая электронная контрольно-пропускная система;

● порядок получения и сдачи работниками магнитных карточек, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу;

● порядок учета и контроля рабочего времени работников с помощью турникетной зоны электронной контрольно-пропускной системы;

● порядок входа/выхода из организации, вноса/выноса материальных ценностей;

● действия работника в случае, если он забыл карточку или если она размагнитилась, повреждена;

● другие вопросы, связанные со спецификой деятельности организации.

Кроме того, необходимо:

● описать правила прохода для посетителей организации;

● указать лицо, ответственное за наблюдение за турникетами (например, охранник службы охраны организации).

Кроме того, нужно установить, кто может предоставлять сведения из электронной контрольно-пропускной системы в бумажном и электронном виде, а также, кто может запрашивать эти данные.

Шаг 3. Утверждение Положения.

В соответствии с ч. 3 п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, Положение об электронном контрольно-пропускном режиме, как и другой ЛПА, может утверждаться 2 способами:

1) посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;

2) издания распорядительного документа, в котором целесообразно указать конкретную дату введения этого режима.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Введение электронного контрольно-пропускного режима не относится к обоснованным производственными, организационными или экономическими причинам, о которых наниматель должен заранее предупредить работников. Однако, если вместе с введением электронного контрольно-пропускного режима в организации меняется режим рабочего времени, что является изменением существенных условий труда, то наниматель обязан предупредить об этом работников письменно не позднее чем за 1 мес. согласно ч. 3 ст. 32 ТК.

Пример 2.

Образец приказа о введении электронного контрольно-пропускного режима

Пример 3.

Образец Положения об электронном контрольно-пропускном режиме

Шаг 4. Ознакомление работников с ЛПА об электронном контрольно-пропускном режиме под подпись.

В соответствии с п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК при организации труда работников наниматель обязан создавать условия для ознакомления работника с ЛПА, затрагивающими его права и обязанности.

В том случае, если в ЛПА не закреплен электронный контрольно-пропускной режим или работников не ознакомили с соответствующими ЛПА, они не обязаны его соблюдать. По этой причине привлечение работников к дисциплинарной ответственности на основе данных электронной контрольно-пропускной системы будет являться незаконным.

Ознакомление работников с ЛПА, например, с Положением, возможно путем проставления подписи:

● в конце текста Положения;

● в листе ознакомления, прилагаемом к Положению;

● в журнале ознакомления работников с ЛПА нанимателя.

Ознакомить уже работающих работников с Положением необходимо сразу же после подписания приказа и Положения, а новых работников – непосредственно при приеме на работу (п. 3 ч. 1 ст. 54 ТК).

Пример 4.

Образец выписки из журнала ознакомления работников с ЛПА нанимателя

Судебная практика.

В организации нанимателя установлен пропускной режим – система контроля и управления доступом (далее – СКУД). Но в ЛПА (ПВТР и иных) это не закреплено. Работница неоднократно опаздывала на работу, поэтому наниматель привлек ее к дисциплинарной ответственности на основании распечатки из СКУД.

Суд посчитал дисциплинарное взыскание незаконным, в т. ч. и вследствие того, что ЛПА нанимателя не содержат положения об учете рабочего времени работников с помощью турникетной зоны СКУД. Хотя у нанимателя и действовала инструкция под названием «Пропускной и внутриобъектовый режим», одного этого оказалось мало.

Использование данных электронной контрольно-пропускной системы в суде

В случае если наниматель использует электронную контрольно-пропускную систему для учета прихода и ухода работников, то эта система фиксирует:

● опоздания работников;

● прогулы работников;

● случаи, когда работник ушел с работы раньше установленного времени.

Во многих случаях наниматели только на основе отчета из электронной контрольно-пропускной системы привлекают работника к дисциплинарной ответственности в виде:

1) замечания;

2) выговора;

3) лишения полностью или частично стимулирующих выплат на срок до 12 мес.;

4) увольнения согласно п. 6 ст. 42 ТК или абз. 2 п. 7 ст. 42 ТК.

Кроме этого, к работникам, совершившим дисциплинарный проступок, например, при опоздании на работу, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться следующие меры дисциплинарного воздействия:

1) лишение премий;

2) изменение времени предоставления трудового отпуска;

3) другие меры.

Виды и порядок применения этих мер определяются ПВТР, коллективным договором, соглашением, иными ЛПА (ч. 4 ст. 198 ТК).

Распечатки данных электронной контрольно-пропускной системы являются письменными доказательствами и учитываются при разрешении споров в судах. Но они не могут быть единственным доказательством, т.к. кроме них должны быть и другие документы.

Распечатки данных электронной контрольно-пропускной системы принимаются судами в качестве единственного доказательства только в том случае, когда работник не отрицает факта опоздания или прогула.

Судебная практика.

Наниматель отследил данные электронной контрольно-пропускной системы и выяснил, что руководитель отдела маркетинга периодически покидает офис в рабочее время, уходит раньше окончания рабочего дня. За отсутствие на рабочем месте руководителю отдела маркетинга был объявлен выговор, впоследствии он был уволен еще и в связи с рядом других нарушений. Работник подал иск в суд о признании приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности недействительным, указав, что сведения из электронной контрольно-пропускной системы не могут подтверждать отсутствие его на рабочем месте.

Однако суд в удовлетворении иска отказал и принял распечатки таблиц с данными учета прохода работника через контрольно-пропускной пункт в качестве единственного доказательства. Все потому, что работник сам признал свое отсутствие на рабочем месте, однако утверждал, что отсутствовал в связи с решением рабочих вопросов (встречал курьера и т. п.). Но поскольку в журнале регистрации не были указаны причины отсутствия, суд не принял во внимание эти доводы работника.

При применении дисциплинарных взысканий при использовании данных электронной контрольно-пропускной системы наниматель должен учитывать также существенные положения трудового законодательства:

1) соблюдать порядок привлечения к дисциплинарной ответственности.

В соответствии с ч. 1 ст. 199 ТК до применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника. При отказе работника от дачи письменного объяснения следует оформить акт с указанием присутствовавших при этом свидетелей.

Дисциплинарное взыскание «лишение полностью или частично стимулирующих выплат на срок до 12 месяцев» применяется с месяца, следующего за месяцем издания приказа (распоряжения, постановления, решения, протокола) о дисциплинарном взыскании согласно ч. 5 ст. 199 ТК;

2) соблюдать сроки применения дисциплинарных взысканий.

Статьей 200 ТК выделены несколько видов сроков, по истечении любого из которых не могут применяться дисциплинарные взыскания, а наложенные взыскания являются недействительными и не имеющими юридических последствий:

● месячный со дня обнаружения дисциплинарного проступка (не считая времени болезни работника или ухода за больным членом семьи, подтвержденных листком нетрудоспособности или справкой о временной нетрудоспособности, пребывания работника в отпуске, нахождения на военных или специальных сборах);

● месячный со дня отказа в возбуждении или прекращения уголовного дела при рассмотрении материалов о дисциплинарном проступке;

● 6-месячный со дня совершения дисциплинарного проступка;

● 2-летний со дня совершения дисциплинарного проступка по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными госорганами или организациями;

3) к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание только органом (руководителем), которому предоставлено право приема (избрания, утверждения, назначения на должность служащего, приема на профессию рабочего) и увольнения работников, либо по его поручению иным органом (руководителем) согласно ч. 1 ст. 201 ТК.

В соответствии с ч. 2 ст. 201 ТК передача полномочий по применению дисциплинарных взысканий должно быть оформлена приказом (распоряжением);

4) учитывать все обстоятельства при выборе меры дисциплинарного взыскания.

В соответствии с ч. 3 ст. 198 ТК при выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться:

● тяжесть дисциплинарного проступка;

● обстоятельства, при которых он совершен;

● предшествующая работа;

● поведение работника на производстве;

5) отсутствие работника должно подтверждаться не только данными электронной контрольно-пропускной системы.

Отсутствие работника также должно быть отражено в табеле учета использования рабочего времени. Кроме этого, руководителю структурного подразделения следует составить служебную записку и оформить акт об отсутствии работника.

Судебная практика.

В организации был введен пропускной режим на основании Положения об учете рабочего времени и пропускном режиме на территории. С указанным Положением были ознакомлены все работники. На основе данных пропускной системы руководство выявило, что один из работников в течение одного рабочего дня не фиксировал свой приход/уход магнитной карточкой на проходном турникете. Оспаривая в суде дисциплинарное взыскание, этот работник воспользовался показаниями свидетеля – вахтера, которая пояснила, что несколько раз случались сбои в функционировании электронной пропускной системы, когда турникет работал, но не высвечивалась информация с пропуска на экране. Работник был на рабочем месте в спорный день. В связи с этим суд не признал в качестве доказательства данные пропускной системы и расценил приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности как незаконный.

Таким образом, можно сделать вывод, что чем больше доказательств нарушения работником трудовой дисциплины (кроме распечаток из электронной контрольно-пропускной системы) будет собрано, тем лучше. Важным доказательством также будет являться запись с камер видеонаблюдения (при наличии надлежащего оформления документов о введении такого наблюдения).

При введении электронной контрольно-пропускной системы в организации необходимо:

1) закрепить это в ЛПА (ПВТР и Положении);

2) ознакомить работников с указанными документами под подпись и оформить им магнитные карточки/пропуска (в получении которых им также необходимо расписаться);

3) продолжать вести табели использования рабочего времени в бумажном виде;

4) при необходимости привлечения работников к дисциплинарной ответственности составлять все документы в соответствии со ст. 198–200 ТК.