Восстановление кадрового учета: практические рекомендации

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 10 июня 2021 г.

Даются практические рекомендации по восстановлению кадрового учета в организации, приводится алгоритм действий по восстановлению кадровых документов (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Кодекс об административных правонарушениях (далее – КоАП)

● Указ Президента от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда» (далее – Указ № 181)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

● Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196)

● Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 (далее – УСОРД)

Изучение организационной структуры организации, ЛПА

До того, как приступить к проверке имеющихся документов и восстановлению кадрового учета, нужно узнать, как реально обстоят дела в организации, например:

● какой режим работы у работников разных подразделений;

● у каких работников установлен ненормированный рабочий день;

● дни получения зарплаты;

● какая система оплаты труда и Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) действуют в организации.

Это объясняется тем, что в организациях часто используются бланки ПВТР, трудовых договоров (контрактов) и другие документы, скачанные из Интернета. Поэтому в них содержатся совсем другие условия, отличающиеся от установленных в организации. Например, в ПВТР у всех работников установлен нормированный рабочий день с 8.30 до 17.30, обеденный перерыв продолжительностью 1 ч, рабочие дни с понедельника по пятницу, а в реальности в организации работники нескольких подразделений работают посменно и в нескольких подразделениях установлено гибкое рабочее время.

Особое внимание следует обратить на трудовую функцию, предусмотренную в трудовых договорах (контрактах) работников (п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК), а именно соответствует ли наименование должности служащего (профессии рабочего) квалификационным справочникам и НПА, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих.

Исходя из реальной ситуации, с учетом требований трудового законодательства и учредительных документов следует проверить и восстановить необходимые кадровые документы.

После получения учредительных документов организации нужно внимательно их изучить. Это связано с тем, что все кадровые документы должны соответствовать учредительным документам организации и не противоречить им.

В первую очередь в уставе организации следует обратить внимание на порядок приема директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним заключен трудовой договор (контракт), продолжительность трудового отпуска.

Необходимо не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями уполномоченных должностных лиц нанимателя. Поэтому заранее нужно выяснить, какие особые условия следует установить в ПВТР, иных ЛПА, в трудовых договорах (контрактах).

Также следует уточнить, какие ЛПА уже разработаны в организации, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать полностью.

Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов

Шаг 1. Определение того, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет.

После изучения реальной обстановки в организации для восстановления кадрового учета необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов.

Можно выделить 3 группы документов:

● обязательные – документы, в отношении которых законодательство устанавливает требование об их обязательном наличии у нанимателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками Департамента госинспекции труда):

Таблица 1

Перечень обязательных документов, необходимых в организации для ведения кадрового учета

● документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Таблица 2

Перечень документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

● необязательные документы.

К необязательным документам относятся положения о структурных подразделениях, служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.

Шаг 2. Определение лиц, ответственных за кадровые документы.

При восстановлении кадрового учета нужно не только проверить документы, но и внести в них изменения и составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто и за какие документы отвечает в организации.

Так, в первую очередь нужно выяснить, кто является уполномоченным лицом на внесение записей в трудовые книжки, т.к. этот работник будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления.

При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя или лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки (п. 71 Инструкции № 40). Поэтому в организации следует издать приказ о назначении лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки.

Материально ответственное лицо поступление бланков строгой отчетности в организацию отражает в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности.

В организации различается работа с бланками строгой отчетности (в т.ч. с полученными бланками трудовых книжек до передачи их работнику кадровой службы) материально ответственным лицом согласно Инструкции № 196 и работа по ведению их как кадровых документов работником кадровой службы согласно Инструкции № 40. Как правило, при приеме работником кадровой службы трудовых книжек для работы и хранения составляется акт.

Пример.

Образец приказа о назначении лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки и ответственного за хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников

Шаг 3. Проверка штатного расписания, ПВТР и иных ЛПА.

Проверка штатного расписания. Штатное расписание должно соответствовать выполняемой работником работе по определенным одной или нескольким должностям служащих (профессиям рабочих) соответствующей квалификации (абз. 17 ч. 1 ст. 1 ТК).

При заполнении формы штатного расписания важно не нарушить требования законодательства: оклады, количество штатных единиц, наименования должностей должны соответствовать реальному положению дел и другим документам. Нельзя устанавливать зарплаты ниже определенного законодательством минимума.

Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности или законодательству, то необходимо разработать новое или внести изменения.

В соответствии с подп. 2.1 п. 2 Указа № 181 при введении новых условий труда коммерческие организации обязаны обеспечить:

● недопущение снижения размеров зарплаты работников на момент их введения;

● установление гибких условий оплаты труда, направленных на усиление материальной заинтересованности работников в повышении производительности труда и максимально учитывающих сложность выполняемых работ, уровень квалификации, эффективность, качество и условия труда, а также вклад каждого работника в общие результаты деятельности, его предприимчивость, творческий подход;

● соблюдение для работников гарантий в области оплаты труда, предусмотренных законодательством о труде.

При этом согласно подп. 2.2 п. 2 Указа № 181 тарифные ставки (тарифные оклады) работников коммерческих организаций повышаются нанимателями в зависимости от эффективности хозяйствования и в пределах имеющихся финансовых возможностей, если иное не установлено Президентом.

Обязанностью нанимателя является извещение работников о введении новых или изменении действующих условий оплаты труда не позднее чем за 1 мес. (ст. 65 ТК).

При утверждении нового штатного расписания нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в т.ч. все трудовые договоры (контракты), будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

Проверка ПВТР и ЛПА. При проверке имеющихся в организации ПВТР и иных ЛПА нужно проверить, соответствуют ли они (содержащиеся в них нормы):

● законодательству;

● учредительным документам;

● коллективному договору, соглашениям;

● режиму труда и отдыха, установленному у нанимателя;

● иным ЛПА.

При выявлении несоответствий нужно обсудить их с руководителем организации и внести изменения в документы в установленном законодательством порядке.

Шаг 4. Проверка правильности оформления на работу работников.

Проверка правильности оформления руководителя организации. В первую очередь необходимо проверить, оформлен ли руководитель организации надлежащим образом. Из документов должно быть видно, с какой даты он работает.

Необходимо обратить внимание, что трудовой договор с руководителем организации заключается собственником имущества организации либо уполномоченным им органом (организацией) на срок, установленный учредительным документом организации или соглашением сторон, если иное не предусмотрено законодательными актами (ч. 1 ст. 254 ТК).

Проверка документов, с которыми ознакомлены работники при приеме на работу. При приеме на работу в соответствии с п. 2, 3 ч. 1 ст. 54 ТК работник должен быть ознакомлен нанимателем под роспись:

● с порученной работой, условиями и оплатой труда, его правами и обязанностями;

● с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок.

Проверка трудовых договоров (контрактов) с работниками. Основные правила, которые необходимо учесть при проверке:

● трудовые договоры (контракты) должны быть заключены обязательно с каждым работником;

● трудовой договор должен содержать в качестве обязательных сведения и условия, предусмотренные ч. 2 ст. 19 ТК;

● контракт должен содержать помимо сведений и условий, предусмотренных ст. 19 ТК, в качестве обязательных сведения и условия, предусмотренные ч. 1 ст. 261² ТК;

● условия трудовых договоров (контрактов) не должны противоречить законодательству;

● условия трудовых договоров (контрактов) должны соответствовать реальности. Не должно быть таких нарушений, если, например, согласно трудовому договору тарифный оклад работника составляет 300 руб., а на самом деле он получает тарифный оклад 350 руб. и это отражено в штатном расписании, или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1-го и 15-го числа каждого месяца, а на самом деле зарплата выплачивается 5-го и 20-го числа и такие даты установлены в ПВТР;

● трудовой договор должен быть заключен в письменной форме и составлен в 2 экз. (ч. 1 ст. 18 ТК);

● каждая страница трудового договора и приложений к нему должна быть пронумерована и подписана работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом (ч. 1 ст. 18 ТК);

● 1 экз. трудового договора должен быть передан работнику, а другой должен храниться у нанимателя (ч. 1 ст. 18 ТК).

При этом дату заключения трудового договора (контракта) нужно указывать реальную, т.к. оформляются уже существующие отношения.

При восстановлении кадрового делопроизводства выявленные нарушения нужно незамедлительно исправлять.

В процессе проверки может быть выявлено, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, следует незамедлительно это исправить, восстановить нарушенные права работников и оформить с ними трудовые договоры.

Проверка оформления приказов (распоряжений) о приеме работников на работу. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Следует сверить указанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

После заключения в установленном порядке трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу должен быть объявлен работнику под роспись (ч. 4 ст. 25 ТК). Поэтому необходимо проверить даты издания приказов о приеме на работу и даты ознакомления с ними работников.

Проверка трудовых книжек работников. В первую очередь нужно проверить:

● от всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки;

● заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые.

При проверке заполнения трудовых книжек необходимо обратить внимание на соответствие:

● вносимых в трудовую книжку записей формулировке приказа (распоряжения) нанимателя;

● наименования должности служащего (профессии рабочего) в трудовой книжке трудовому договору (контракту) и штатному расписанию;

● наименования организации, указанного в трудовых книжках, учредительным документам;

● наименования должности служащего (профессии рабочего) в трудовой книжке квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством, НПА, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих. Такое соответствие имеет большое значение особенно в том случае, если работа по указанной должности (профессии) дает право на льготную пенсию или предусмотрены другие льготы;

● наименований структурных подразделений, указанных в трудовых книжках, наименованиям структурных подразделений, указанным в штатном расписании и трудовых договорах.

Кроме этого, в трудовых книжках необходимо проверить:

● при изменении наименования организации правильность внесения такой записи;

● наличие всех записей о переводе работников на другую постоянную работу;

● полное наименование нанимателя при внесении записи о приеме на работу в гр. 3 трудовой книжки в виде заголовка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним следует проверить наличие всех зарегистрированных трудовых книжек, принятых от работников при поступлении на работу. Также нужно обратить внимание на наличие подписей работников в получении расписок за полученные нанимателем трудовые книжки и подписей уволенных работников за полученные трудовые книжки с указанием даты получения.

Все трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) должны храниться в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах). При этом трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение 2 лет на хранении у нанимателя и должны храниться отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) должны храниться в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в соответствии с п. 80 Инструкции № 40.

При обнаружении нарушений в трудовых книжках их нужно незамедлительно устранить, в т.ч.:

● завести трудовые книжки тем работникам, которым они не заведены;

● внести недостающие записи;

● исправить неверные записи;

● заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Шаг 5. Проверка правильности оформления совмещения, кадровых перестановок, отстранения от работы.

Проверка правильности оформления порученной работникам дополнительной работы (совмещение должностей служащих (профессий рабочих), расширение зон обслуживания (увеличение объема работы), исполнение обязанностей временно отсутствующего работника).

Очень часто при оформлении указанной дополнительной работы допускаются следующие ошибки:

● совмещение должностей служащих (профессий рабочих) фактически состоялось, но документально не оформлено;

● дополнительная работа поручена работнику без его согласия по инициативе нанимателя (возложена приказом руководителя организации);

● работнику не установлена доплата;

● работнику установлена доплата без соглашения с ним.

При наличии дополнительной работы следует проверить все случаи ее поручения работникам и при обнаружении ошибок внести соответствующие исправления.

Проверка правильности оформления различных видов переводов, состоявшихся в организации до проверки и восстановления кадрового учета. Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов:

● отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником (по тем видам переводов, когда это обязательно), другие документы, оформляемые при переводах;

● отсутствуют приказы о переводах;

● работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись;

● в трудовых книжках не сделаны записи о переводах на другую постоянную работу.

Особое внимание следует обратить на временный перевод, который производится на основании приказа (распоряжения) нанимателя о временном переводе с указанием (ч. 2 ст. 32¹ ТК):

● причин и срока временного перевода;

● работы, на которую переводится работник;

● условий оплаты труда.

С приказом (распоряжением) о временном переводе наниматель должен ознакомить работника под роспись.

Обнаруженные ошибки нужно исправить: оформить соглашения с работниками, ознакомить работников с приказами под роспись (если не ознакомлены), внести в трудовые книжки недостающие записи.

Проверка правильности оформления перемещения.

При перемещении не требуется согласия работника (ч. 3 ст. 31 ТК).

Представительство и филиал являются обособленными подразделениями юрлица (п. 1 и 2 ст. 51 ГК) и не являются юрлицами (ч. 1 п. 3 ст. 51 ГК), поэтому работнику не может быть поручена в порядке перемещения прежняя работа на новом рабочем месте в представительстве или филиале.

При перемещении на новом рабочем месте должны оставаться неизменными прежняя работа, квалификация, должность служащего (профессия рабочего), условия труда, обусловленные трудовым договором. При изменении этих условий производить перемещение без согласия работника нельзя. Такое «перемещение» необходимо оформлять как перевод.

Проверка правильности оформления увольнения. При увольнении работника все выплаты, причитающиеся ему от нанимателя на день увольнения (кроме выплат, установленных системами оплаты труда, размер которых определяется по результатам работы за месяц или иной отчетный период), производятся не позднее дня увольнения. Если работник в день увольнения не работал или если трудовой договор с предварительным испытанием расторгается в день истечения срока предварительного испытания, то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее дня, следующего за днем предъявления работником требования о расчете (ч. 1 ст. 77 ТК).

В соответствии со ст. 79 ТК при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, наниматель в тот же день направляет работнику заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте (ч. 1 п. 74 Инструкции № 40).

В отношении работников, уволенных ранее, следует проверить, выданы ли им трудовые книжки и произведен ли с ними окончательный расчет. При обнаружении в организации трудовых книжек уволенных работников следует незамедлительно направить им уведомление (письмо) о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

При неполном расчете с уволенными работниками необходимо незамедлительно их вызвать для расчета. Для таких работников следует также подготовить документы, с которыми они должны были ознакомиться под роспись во время работы, но не были ознакомлены.

Шаг 6. Проверка рабочего времени работников организации.

Проверка всех документов, устанавливающих и регулирующих рабочее время работников организации. Необходимо собрать все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников организации:

● коллективный договор;

● ПВТР;

● графики работы;

● графики сменности;

● трудовые договоры (контракты) с работниками и дополнительные соглашения к ним.

В указанных документах необходимо проверить, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.

Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках и восстановлении кадрового учета:

● документы противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других – для той же группы установлен другой режим);

● режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены;

● документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.

При обнаружении таких нарушений необходимо составить отсутствующие документы и внести изменения в документы, в которых обнаружены несоответствия.

Также нужно проверить, соответствует ли установленная продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям (ст. 111–115 ТК). Следует обратить особое внимание на продолжительность рабочего времени совместителей (ст. 345 ТК).

Проверка табеля использования рабочего времени. В силу п. 3 ч. 1 ст. 55 ТК одной из обязанностей нанимателя является ведение учета фактически отработанного работником времени.

Согласно ч. 3 ст. 133 ТК учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием:

● фамилии, инициалов работника;

● календарных дней учетного периода;

● количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч. 1 ст. 147 ТК) и выходные дни;

● других необходимых сведений.

Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем.

Проверка оснований и порядка введения неполного рабочего времени. В том случае, если в организации вводилось неполное рабочее время и какие-то работники работают на условиях неполного рабочего времени, то следует проверить, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, а также не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени.

Проверка привлечения к работе в ночное время и к сверхурочным работам. Если в организации работников привлекают к работе в ночное время, к сверхурочным работам, то нужно проверить, не привлекают ли к такой работе тех работников, которые не могут быть привлечены.

Также нужно выяснить, получены ли у работников согласия на привлечение к сверхурочным работам и издавались ли необходимые приказы. При выявлении отсутствия этих документов нужно незамедлительно информировать руководство о последствиях таких нарушений и необходимости в дальнейшем их не допускать.

Проверка установления работникам ненормированного рабочего дня. Если в организации определенной категории работников установлен ненормированный рабочий день, то следует обратить внимание на следующее: порядок, условия предоставления и продолжительность дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день продолжительностью до 7 к.д. в отношении работников небюджетных организаций определяются коллективным или трудовым договором, нанимателем (ч. 2 ст. 158 ТК). Поэтому нужно выяснить, установлен ли порядок предоставления дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день в указанных документах и компенсируется ли переработка сверх нормы рабочего времени предоставлением дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день согласно ч. 1 ст. 158 ТК.

Проверка графиков сменности. В организации, в которой организована сменная работа, необходимо проверить, правильно ли они составлены и утверждены, своевременно ли ознакомлены работники с графиками сменности, не работают ли работники по 2 смены подряд.

В случае производственной необходимости (ч. 2 ст. 33 ТК) наниматель имеет право изменить последовательность чередования работников по сменам, предупредив об этом работника не позднее чем за 1 день до начала смены в соответствии с ч. 6 ст. 123 ТК.

Проверка суммированного учета рабочего времени в организации, в которой он установлен. Согласно ТК еженедельная продолжительность рабочего времени при суммированном учете может быть больше или меньше установленной нормы продолжительности рабочего времени в неделю (ст. 112–114 ТК). При этом ежедневная продолжительность рабочего времени не может превышать 12 ч в среднем за учетный период в соответствии с ч. 2 ст. 126 ТК.

Шаг 7. Проверка времени отдыха и предоставления трудового отпуска работникам.

Проверка установления и продолжительности перерывов для отдыха и питания. В соответствии с ч. 1 ст. 134 ТК работникам предоставляется в течение рабочего дня перерыв для отдыха и питания продолжительностью не менее 20 мин. и не более 2 ч, который используется работником по своему усмотрению и в рабочее время не включается.

Поскольку время предоставления перерыва и его конкретная продолжительность устанавливаются ПВТР или графиком работ (сменности) либо по соглашению между работником и нанимателем (ч. 2 ст. 134 ТК), то следует проверить эти документы.

Проверка предоставления дополнительных перерывов для кормления ребенка. В организации, в которой женщины имеют детей в возрасте до полутора лет, в соответствии со ст. 267 ТК предоставляются помимо общего перерыва для отдыха и питания дополнительные перерывы для кормления ребенка.

Эти перерывы предоставляются не реже чем через 3 ч продолжительностью не менее 30 мин. каждый. При наличии двух или более детей в возрасте до полутора лет продолжительность перерыва устанавливается не менее 1 ч.

Перерывы для кормления ребенка включаются в рабочее время и оплачиваются по среднему заработку.

Проверка продолжительности еженедельного непрерывного отдыха, которая должна быть не менее 42 ч согласно ч. 1 ст. 138 ТК. Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха исчисляется согласно ПВТР или графику работ (сменности) с момента окончания рабочего дня (смены) накануне выходного дня (выходных дней) и до момента его начала в первый после выходного дня (выходных дней) рабочий день (ч. 2 ст. 138 ТК).

В том случае, если в организации не выдерживается установленная продолжительность еженедельного непрерывного отдыха, необходимо изменить график работы (сменности).

Проверка предоставления работникам выходных дней, наличия законных оснований для привлечения к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни. Документы, которые нужно проверить:

● письменные согласия работников;

● ПВТР;

● график работ (сменности);

● трудовые договоры с работниками;

● коллективный договор;

● табели использования рабочего времени.

Из этих документов будет видно, нарушаются ли в организации нормы трудового законодательства о времени отдыха работников.

Проверка предоставления трудового отпуска. Чаще всего при предоставлении трудового отпуска встречаются следующие нарушения:

● нарушается очередность предоставления трудовых отпусков;

● нарушается порядок предоставления трудовых отпусков;

● график трудовых отпусков либо отсутствует, либо неправильно составлен или утвержден, либо утвержден не вовремя;

● график трудовых отпусков не соблюдается;

● трудовой отпуск переносится без законных оснований;

● работник отзывается из трудового отпуска без законных оснований;

● средний заработок за время трудового отпуска не начисляется, либо начисляется неправильно, либо выплачивается несвоевременно;

● трудовой отпуск неправомерно заменяется денежной компенсацией;

● трудовой отпуск устанавливается меньшей продолжительности, чем предусмотрено трудовым законодательством для отдельных видов отпусков;

● наниматель не уведомляет работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 к.д.;

● при переносе части трудового отпуска на следующий рабочий год не учитывается требование ч. 3 ст. 170 ТК о том, что оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 к.д. и предоставляется до окончания текущего рабочего года;

● при разделении трудового отпуска на 2 части не учитывается требование ч. 1 ст. 174 ТК о том, что одна его часть должна быть не менее 14 к.д.;

● нарушаются права лиц, перечисленных в ч. 4 ст. 168 ТК, на предоставление им трудового отпуска в летнее или другое удобное время, в определенный период.

Для проверки предоставления трудового отпуска понадобятся:

● график трудовых отпусков;

● приказы о предоставлении, продлении, переносе трудовых отпусков, об отзывах из трудовых отпусков;

● приказы о замене трудовых отпусков денежной компенсацией;

● все основания к этим приказам (заявления, уведомления, предложения и др.), служебные записки, табели, ведомости.

Согласно ч. 1 ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором. При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с ч. 4 ст. 168 ТК.

Шаг 8. Проверка оплаты труда.

Проверка правильности установления порядка выплаты зарплаты. Чаще всего здесь встречаются следующие нарушения:

● не установлены дни выдачи зарплаты;

● зарплата не выдается в установленные сроки;

● не утверждена форма расчетного листка;

● расчетный листок не выдается при выдаче зарплаты;

● незаконное понижение размера зарплаты;

● незаконное повышение зарплаты руководителем организации самому себе;

● производятся удержания в случаях, не предусмотренных законодательством;

● не соблюдается ограничение размера удержаний;

● нарушаются порядок исчисления и сроки выплаты при отпусках, увольнениях, оплате вынужденного прогула, оплате листков нетрудоспособности, выходных пособий и др.

Проверка установления даты выдачи зарплаты в ПВТР, коллективном договоре, трудовых договорах. В силу ч. 1 ст. 73 ТК выплата зарплаты производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже 2 раз в месяц, если иная периодичность не определена контрактом. Поэтому в трудовом договоре с работником следует установить 2 даты в месяц для выплаты зарплаты с интервалом в полмесяца. При отсутствии в названных документах даты выдачи зарплаты или неправильном установлении нужно внести в них изменения.

При заключении с работником контракта периодичность выплаты зарплаты должна быть не реже 1 раза в месяц (п. 1 ч. 1 ст. 261² ТК).

Проверка утверждения формы расчетного листка. Необходимо проверить, утверждена ли форма расчетного листка нанимателем, выдается ли каждому работнику расчетный листок с указанием в нем:

● составных частей зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период;

● размеров удержаний из зарплаты;

● общей суммы зарплаты, подлежащей выплате.

Эти обязательства закреплены в ст. 80 ТК. При обнаружении нарушений следует разработать, утвердить форму расчетного листка и начать ее использовать.

Проверка своевременности выплаты зарплаты. На практике широко распространены случаи несвоевременной выплаты зарплаты. Это одно из самых серьезных и наказуемых нарушений нанимателей. Причем это нарушение может повлечь административную ответственность.

Следует обратить особое внимание на то, какого размера зарплаты установлены в трудовых договорах (контрактах), в штатном расписании и в ведомостях и не ниже ли они установленного законом минимума. В перечисленных документах сведения о размере зарплаты каждого работника должны совпадать. Недопустимо, чтобы в трудовом договоре (контракте) работника значился один тарифный оклад, а в штатном расписании другой.

Для устранения нарушений нужно внести изменения в штатное расписание, заключить с работниками дополнительные соглашения об изменении условий трудовых договоров (контрактов).