Кофе-паузы: бухгалтерский и налоговый учет расходов

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 5 июля 2021 г.

На примере практической ситуации рассматривается порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете организаций расходов, связанных с приобретением продуктов питания для проведения кофе-пауз.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)

● Закон от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» (далее – Закон № 138-XIII)

● Положение о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Совета Министров от 10.10.2003 № 1297 (далее – Положение № 1297)

● Перечень выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утв. постановлением Совета Министров от 25.01.1999 № 115 (далее – Перечень № 115)

● Инструкция по бухгалтерскому учете доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102)

● Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133)

● Инструкция о применении типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)

● Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58 (далее – Инструкция № 58)

Ситуация.

Организация планирует закупать для работников кофе, чай, сахар, молоко и кондитерские изделия для ежедневного потребления во время кофе-пауз.

Предъявленные продавцами и отраженные в ЭСЧФ продавца суммы НДС относятся на увеличение стоимости приобретенных продуктов или же их можно принять к вычету в общеустановленном порядке?

Учитываются ли расходы организации на приобретение продуктов для целей исчисления налога на прибыль и куда относить эти расходы: на затраты или внереализационные расходы?

Следует ли начислять взносы в ФСЗН и Белгосстрах на стоимость приобретенных для работников продуктов питания?

Является ли сумма приобретенных продуктов базой для начисления подоходного налога с физлиц?

Как отразить покупку и списание продуктов для кофе-пауз в бухгалтерском учете организации?

Документальное оформление

Вариант 1. Приобретение чая, кофе, печенья и их передача конкретным работникам для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.

Согласно абз. 3 ч. 8 п. 1 Инструкции № 58 накладная ТТН-1 и накладная ТН-2 могут не заполняться при безвозмездной передаче товаров физлицам, если при этом оформляется первичный учетный документ (далее – ПУД), форма которого установлена законодательством, а при отсутствии формы, установленной законодательством, – разработана и утверждена организацией самостоятельно.

В такой ситуации безвозмездная передача приобретенных продуктов каждому работнику индивидуально оформляется либо ТН-2, либо иным самостоятельно разработанным организацией ПУД, отвечающим требованиям, установленным ст. 10 Закона № 57-З).

Вариант 2. Приобретение чая, кофе, печенья для потребления в течение рабочего дня всеми работниками, без конкретной передачи продуктов каждому работнику.

Если продукты приобретаются для всех работников без их распределения каждому конкретному работнику, в таком случае необходимо определить порядок их использования и списания с учета.

Например, в организации (для больших организаций):

● назначается ответственное лицо за организацию кофе-пауз;

● закупленные продукты передаются ответственному лицу;

● по мере использования или периодически (ежемесячно) ответственным лицом составляется отчет об использовании продуктов;

● на основании отчета материально ответственного лица составляется ПУД (акт о списании имущества), по которому продукты списываются с учета.

Налоговый учет

НДС.

Вариант 1. Приобретение чая, кофе, печенья и их передача конкретным работникам для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.

Объектами налогообложения НДС признаются обороты по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Республики Беларусь (п. 1 ст. 115 НК).

Согласно подп. 2.15 п. 2 ст. 115 НК стоимость питания, подписки на печатные СМИ, работ (услуг), приобретенных (оплаченных) плательщиком для своих работников и (или) членов их семей, а также для пенсионеров, ранее у них работавших, не является объектом налогообложения НДС.

Суммы НДС, предъявленные при приобретении либо уплаченные при ввозе товаров (работ, услуг), имущественных прав, не признаваемых объектами налогообложения НДС в соответствии с подп. 2.15 п. 2 ст. 115 НК, не подлежат вычету (подп. 24.9 п. 24 ст. 133 НК).

В этом случае:

● стоимость чая, кофе, печенья и других аналогичных продуктов питания, приобретаемых и передаваемых работникам на безвозмездной основе (оплачиваемых за работников) организацией для потребления в течение рабочего дня, не является объектом налогообложения НДС по основаниям, установленным подп. 2.15 п. 2 ст. 115 НК;

● предъявленные поставщиком суммы НДС по приобретенным продуктам питания относятся на увеличение их стоимости.

Вариант 2. Приобретение чая, кофе, печенья для потребления в течение рабочего дня всеми работниками, без конкретной передачи продуктов каждому работнику.

В том случае, когда продукты питания приобретаются организацией для потребления всеми работниками без конкретной передачи их каждому работнику, такое потребление не является реализацией, т.к. отчуждения товара (на возмездной либо безвозмездной основе) одним лицом другому не происходит. Поэтому в таком случае факт безвозмездной передачи товара работникам отсутствует.

В такой ситуации:

● стоимость приобретенных и потребленных продуктов работниками в процессе выполнения ими своих трудовых функций, будет относиться к прочим расходам по текущей деятельности, которые не являются объектом исчисления НДС;

● предъявленные поставщиками суммы НДС по приобретенным продуктам питания принимаются к вычету в общеустановленном порядке.

Налог на прибыль. К затратам, учитываемым при налогообложении, относятся затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и нормируемые затраты (п. 1 ст. 169 НК).

В соответствии с п. 1 ст. 170 НК затраты по производству и реализации представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.

Вариант 1. Приобретение чая, кофе, печенья и их передача конкретным работникам для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.

Не учитываются при налогообложении выплаты физлицам, работающим в организациях по трудовым договорам, в денежной и натуральной формах, не предусмотренные законодательством (подп. 1.3 п. 1 ст. 173 НК).

Поэтому стоимость приобретенных организацией продуктов питания и безвозмездно переданных работникам для потребления ими в течение рабочего дня не учитывается при налогообложении прибыли.

Вариант 2. Приобретение чая, кофе, печенья для потребления в течение рабочего дня всеми работниками без конкретной передачи продуктов каждому работнику.

Не учитываются при налогообложении прибыли расходы на питание, организацию досуга, отдыха, в т.ч. при проведении рекламных акций, конференций, семинаров, переговоров, учебы и других аналогичных мероприятий (подп. 1.4 п. 1 ст. 173 НК).

Согласно подп. 1.22 п. 1 ст. 173 НК, помимо перечисленных ст. 173 НК затрат, не учитываются при налогообложении прибыли иные затраты, не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не учитываемые при налогообложении в соответствии с законодательством.

Указанные затраты не могут быть учтены и во внереализационных расходах (п. 3 ст. 173 НК).

Таким образом, стоимость чая, кофе, печенья и прочих продуктов питания, приобретенных организацией для потребления своими работниками во время кофе-пауз, перерывов не учитывается при налогообложении прибыли ни в затратах, ни во внереализационных расходах.

Подоходный налог с физлиц. При определении налоговой базы подоходного налога с физлиц (далее – подоходный налог) учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 199 НК).

К доходам, полученным плательщиком в натуральной форме, в т.ч. относятся:

● оплата (полностью или частично) за него организациями или физлицами товаров (работ, услуг), имущества или имущественных прав, в т.ч. ЖКУ, питания, отдыха, обучения в интересах плательщика;

● полученные плательщиком товары, выполненные в его интересах работы, оказанные услуги на безвозмездной основе (подп. 2.1 и 2.2 п. 2 ст. 200 НК).

Доходы физлиц подлежат налогообложению подоходным налогом, за исключением случаев, указанных в ст. 196, 208 НК.

Так, к примеру, объектом налогообложения подоходным налогом не признаются доходы, полученные плательщиками:

● в размере оплаты организациями или ИП расходов на проведение презентаций, юбилеев, банкетов, совещаний, семинаров, конкурсов профессионального мастерства, культурных, представительских мероприятий, связанных с осуществляемой ими деятельностью (подп. 2.2 п. 2 ст. 196 НК);

● в размере стоимости приобретенной организациями или ИП бутилированной воды, в размере стоимости подаренных живых цветов, а также СИЗ, смывающих и обезвреживающих средств, выданных плательщику, или компенсации в размере стоимости таких средств, приобретенных плательщиком за свой счет, в размере стоимости спортивной формы, униформы, фирменной одежды, выдаваемых во временное пользование, специального снаряжения, в т.ч. выдаваемого в соответствии с НПА Национального банка работникам инкассации (подп. 2.4 п. 2 ст. 196 НК).

Стоимость продуктов питания, приобретенных для работников организации за счет нанимателя, не относится к таким доходам, которые не подлежат налогообложению подоходным налогом.

Подоходный налог со стоимости приобретенных продуктов для потребления в течение рабочего времени необходимо исчислить.

В 2021 году освобождаются от подоходного налога не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей доходы, в т.ч. в виде матпомощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением доходов, указанных в п. 14, 29, 30 ст. 208 НК), полученные от организаций и ИП, являющихся местом основной работы, в размере, не превышающем 2 272,00 руб. от каждого источника в течение налогового периода (п. 23 ст. 208 НК).

Вариант 1. Приобретение чая, кофе, печенья и их передача конкретным работникам для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.

Таким образом, доход каждого работника в виде стоимости продуктов питания (чая, кофе, печенья), приобретенных организацией для потребления в рабочее время, для работников, оплаченных нанимателем, не будет облагаться подоходным налогом, если сумма такого дохода с учетом иных подобных вознаграждений в течение налогового периода не превышает 2 272,00 руб.

При превышении этой величины подоходный налог исчисляется с суммы превышения.

Вариант 2. Приобретение чая, кофе, печенья для потребления в течение рабочего дня всеми работниками, без конкретной передачи продуктов каждому работнику.

В том случае, когда приобретение чая, кофе, печенья для потребления в течение рабочего дня всеми работниками, без конкретной передачи продуктов каждому работнику, необходимо для каждого работника определить величину полученного дохода в натуральной форме, например, разделив стоимость приобретенных и потребленных продуктов за отчетный период на каждого работника в равных долях.

При получении плательщиком от организаций и ИП дохода в натуральной форме в виде товаров (здесь – продукты питания) налоговая база подоходного налога определяется как их стоимость приобретения с учетом НДС (п. 1 ст. 200 НК).

Из устных разъяснений МНС следует, что если персонифицировать потребление каждым работником кофе, чая, печенья не представляется возможным, то в таком случае объекта налогообложения подоходным налогом не возникает на основании подп. 2.6 п. 2 ст. 13, п. 1 ст. 196 НК.

Взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Объектом для начисления обязательных страховых взносов в ФСЗН являются для работодателей и работающих граждан выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных Перечнем № 115, но не выше 5-кратной величины средней зарплаты работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом (ст. 2 Закона № 138-XIII).

Объектом для начисления страховых взносов в Белгосстрах являются выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем № 115 (п. 2 Положения № 1297).

Вариант 1. Приобретение чая, кофе, печенья и их передача конкретным работникам для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.

Средства работодателя, направленные на оплату стоимости приобретенных продуктов питания, для каждого работника организации, относятся к выплатам этому работнику, не включенным в Перечень № 115.

Следовательно, если кофе, чай, печенье приобретаются для конкретного работника (т.е. производится выплата в натуральной форме), то их стоимость будет являться объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

Вариант 2. Приобретение чая, кофе, печенья для потребления в течение рабочего дня всеми работниками без конкретной передачи продуктов каждому работнику.

В том случае, когда не представляется возможным персонифицировать потребление каждым работником кофе, чая, печенья, то при таких обстоятельствах объекта для начисления взносов не возникает, и соответственно, на стоимость кофе, чая, печенья страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах начислять не следует.

Бухгалтерский учет

Порядок приобретения продуктов для работников организации, их использования в процессе выполнения ими своих трудовых функций следует установить приказом или распоряжением руководителя организации.

Закупка таких продуктов может осуществляться у оптовых поставщиков, в розничной сети, в т.ч. за наличный расчет.

Для этого из числа работников назначается ответственное за организацию кофе-пауз лицо.

Приобретенные чай, кофе, печенье учитываются в составе запасов на счете 10 «Материалы» (п. 2–4 Инструкции № 133), ч. 1 п. 16 Инструкции № 50).

Основанием для принятия указанных товаров к учету являются документы, выданные продавцом этих товаров, подтверждающие их приобретение: ТТН-1, ТН-2 и др. (п. 26 Инструкции № 133).

Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физлиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 31 Инструкции № 133).

Бухгалтерские записи в случае приобретения продуктов питания подотчетным лицом следующие:

● Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит счета 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») – выданы денежные средства подотчетному лицу для приобретения чая, кофе, печенья, конфет и т.п.;

● Дебет счета 10 «Материалы» – Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – поступили продукты, приобретенные подотчетными лицами.

Бухгалтерские записи в случае приобретения у поставщика:

● Дебет счета 10 «Материалы» – Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – отражено приобретение продуктов на всю стоимость с НДС;

● Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Кредит счета 51 «Расчетные счета» – произведена оплата поставщику.

Стоимость потребленных продуктов питания работниками в течение рабочего времени списываются в состав прочих расходов по текущей деятельности в субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» на основании составленного акта на списание продуктов (п. 8, абз. 19 п. 13 Инструкции № 102).

Акт может составляться на основании отчета ответственного лица. Периодичность составления документов устанавливается организацией самостоятельно.

При безвозмездной передаче продуктов каждому работнику в отдельности стоимость переданных продуктов списывается в состав прочих расходов по текущей деятельности на основании ПУД на передачу продуктов на дату безвозмездной передачи (абз. 2 п. 13 Инструкции № 102).

В бухгалтерском учете формируются следующие записи.

Вариант 1. Приобретение чая, кофе, печенья и их передача конкретным работникам для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.

Вариант 2. Приобретение чая, кофе, печенья для потребления в течение рабочего дня всеми работниками без конкретной передачи продуктов каждому работнику.