Отпуск по беременности и родам: алгоритм предоставления

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 19 августа 2021 г.

Приводится алгоритм предоставления социального отпуска по беременности и родам, а также освещаются следующие вопросы: заполнение уполномоченным лицом нанимателя листка нетрудоспособности; гарантии работнику при предоставлении отпуска по беременности и родам; продление отпуска по беременности (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утв. постановлением Минздрава, Минтруда и соцзащиты от 04.01.2018 № 1/1 (далее – Инструкция № 1/1)

Понятие и продолжительность отпуска по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам – один из видов социальных отпусков, который предоставляется работнику в целях создания благоприятных условий для материнства и ухода за детьми (ч. 1 ст. 183 ТК).

В соответствии с ч. 2 ст. 183, ст. 184, 266 ТК наниматель обязан предоставить отпуск по беременности и родам независимо от продолжительности, места и вида работы, наименования и организационно-правовой формы организации – нанимателя следующим категориям работников:

● беременным женщинам;

● усыновителям (удочерителям), опекунам ребенка в возрасте до 3 мес.

Продолжительность отпуска может зависеть от определенных обстоятельств, но их перечень является закрытым.

Продолжительность отпуска по беременности и родам

Алгоритм предоставления отпуска по беременности и родам

Шаг 1. Подача работником документов о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Документом, на основании которого предоставляется отпуск по беременности и родам, является листок нетрудоспособности (п. 3 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утв. постановлением Совета Министров от 28.06.2013 № 569, п. 2.5 Перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утв. Указом Президента от 26.04.2010 № 200).

Получив от работника листок нетрудоспособности, уполномоченное лицо нанимателя должно проверить полноту его заполнения, правильность оформления указанных в нем сведений:

1) фамилия, имя, отчество работника без сокращений;

2) наименование организации здравоохранения, а также наименование и адрес территориально удаленного структурного подразделения, в котором выдан листок нетрудоспособности. Если листок нетрудоспособности выдан в структурном подразделении организации здравоохранения, зона обслуживания которого шире зоны обслуживания указанной организации здравоохранения, дополнительно указывается наименование данного структурного подразделения. Данный реквизит может быть оформлен как от руки, так и с применением штампа-клише либо компьютерной техники;

3) печать организации здравоохранения «для листков нетрудоспособности и справок» (проставляется при закрытии листка нетрудоспособности в левом нижнем углу бланка);

4) в разделе «освобождение от работы»:

● период временной нетрудоспособности (даты, с которой и по которую освобожден работник от работы);

● фамилия лечащего врача (помощника врача, фельдшера) без указания специальности врача, заверенная подписью и личной печатью;

● фамилия и должность руководителя (заместителя руководителя) организации здравоохранения, заведующего отделением, председателя ВКК с его подписью и печатью;

5) в строке «режим» должен быть указан амбулаторный режим;

6) в строке «вид ВН» должен быть указан код «9». В бланках старого образца по-прежнему может указываться «беременность и роды». Аналогично реквизит оформляется для усыновителей (удочерителей) и опекунов.

Листок нетрудоспособности выдается в первый день освобождения от работы. Усыновителям (удочерителям), опекунам листок нетрудоспособности выдается со дня усыновления (удочерения) или установления опеки ВКК организации здравоохранения, в которой родился ребенок, либо по месту жительства (месту пребывания) усыновителя (удочерителя), опекуна.

Листок нетрудоспособности по беременности и родам выдается женщинам в сроке 30 нед. беременности на 126 к.д. (в сроке 27 нед. беременности – женщинам, постоянно (преимущественно) проживающим и (или) работающим, проходящим службу, обучающимся на территории радиоактивного загрязнения, на 146 к.д.) и закрывается в организации здравоохранения, осуществляющей медицинское наблюдение, оказание медпомощи беременной женщине, в т.ч. в стационарных условиях, по результатам экспертизы временной нетрудоспособности (п. 38 Инструкции № 1/1).

Несмотря на то, что согласно законодательству для предоставления отпуска по беременности и родам не требуется заявление работника, нанимателю целесообразно взять у работника соответствующее заявление.

Пример 1.

Образец заявления о предоставлении социального отпуска по беременности и родам

Шаг 2. Издание приказа о предоставлении отпуска по беременности родам.

В соответствии с ч. 1 ст. 152 ТК предоставление отпуска по беременности и родам оформляется приказом (распоряжением) либо запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Как правило, наниматель выбирает форму приказа для оформления данных отпусков.

Приказы о предоставлении социальных отпусков относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет и индексом «к».

Продолжительность отпуска установлена законодательством, поэтому даты начала и окончания отпуска по беременности и родам отражаются в приказе на основании листка нетрудоспособности.

Работник должен быть ознакомлен с приказом.

Пример 2.

Образец приказа о предоставлении социального отпуска по беременности и родам

Шаг 3. Передача листка нетрудоспособности и копии приказа в бухгалтерию.

Лицевая сторона листка нетрудоспособности оформляется организацией здравоохранения, а оборотная – нанимателем (ч. 5, 9 п. 43, п. 53 Инструкции № 1/1).

В листке нетрудоспособности необходимо заполнить строки «Структурное подразделение организации», «Должность временно нетрудоспособного», «Табельный номер», «Подпись руководителя структурного подразделения» (в листке нетрудоспособности старого образца – «Цех (отдел) предприятия», «Профессия нетрудоспособного», «Табельный номер», «Подпись мастера или начальника цеха (отдела)»). Вышеуказанные строки заполняются руководителем структурного подразделения, работник которого уходит в отпуск по беременности м родам (либо другим лицом, назначенным нанимателем, например, работником кадровой службы) (п. 54 Инструкции № 1/1).

В соответствии с п. 55 Инструкции № 1/1 в случае назначения и выплаты пособия по беременности и родам за счет средств бюджета в листке нетрудоспособности нужно заполнить:

● строку «даты обращения за пособием и назначения пособия», в которой указываются даты представления работником листка нетрудоспособности и назначения пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам нанимателем на основании данного листка нетрудоспособности;

● строку «особые отметки» в случае если работник является инвалидом (участником) войны или работающим инвалидом либо лицом, пострадавшим от катастрофы на ЧАЭС, а также если проживает (работает) на территории радиоактивного загрязнения. Кроме того, в данную строку вносятся сведения о дате перевода, если листок нетрудоспособности выдан лицу, которое было принято на работу в порядке перевода или было временно переведено в месяце наступления временной нетрудоспособности или в 6-ти предшествующих месяцах;

● строку «подпись ответственного лица», в которой ставится подпись ответственного лица, назначенного нанимателем;

● строку «решение комиссии о назначении пособия, N протокола, дата», в которой производится запись «назначить (отказать в назначении) пособие(я)», указываются номер протокола и дата заседания комиссии по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности;

● строки «справка о заработной плате», «начислено пособие», «сумма к выплате прописью», «включено в платежную ведомость ____ месяц (прописью)» и «подпись главного (старшего) бухгалтера» заполняется бухгалтерской службой в соответствии с Инструкцией № 1/1.

Заполненный уполномоченным лицом нанимателя листок нетрудоспособности вместе с копией приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам передаются в бухгалтерскую службу.

Шаг 4. Заполнение табеля использования рабочего времени.

Наниматель обязан вести учет рабочего времени, а значит соответствующим образом зафиксировать время пребывания работника в социальном отпуске (ст. 133 ТК).

В настоящее время наниматель самостоятельно в соответствующем ЛПА определяет условные обозначения, в т.ч. для социальных отпусков. Как правило, по сложившейся практике наниматели используют «Р» для обозначения отпуска по беременности и родам.

Условное обозначение проставляется на все время нахождения работника отпуске по беременности и родам.

Шаг 5. Внесение данных о предоставлении отпуска по беременности и родам в учетные данные и системы.

Данные приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам необходимо внести в личную карточку работника.

Если на работника ведется личное дело, заявление работника о предоставлении отпуска и копию приказа следует включить в личное дело.

При ведении баз данных соответствующие сведения вводятся в данные базы.

Продление отпуска по беременности и родам

При осложненных родах, рождении 2 и более детей женщине выдается листок нетрудоспособности продолжительностью на 14 к.д. (п. 40 Инструкции № 1/1). Этот листок нетрудоспособности является продолжением ранее выданного листка нетрудоспособности по беременности и родам. В соответствии с ним наниматель должен оформить продление отпуска по беременности и родам на 14 к.д.

Алгоритм продления отпуска по беременности и родам. Алгоритм действий будет аналогичным первоначальному оформлению данного отпуска.

Шаг 1. Проверить листок нетрудоспособности.

Получив от работника листок нетрудоспособности, уполномоченный работник нанимателя должен проверить полноту его заполнения, правильность оформления указанных в нем сведений (п. 38, 46, 47, подп. 50.1, ч. 1 подп. 50.12, подп. 50.13, абз. 4 подп. 50.15.1, подп. 50.17 п. 50 Инструкции о больничных № 1/1).

Шаг 2. Заполнение листка нетрудоспособности.

Лицевая сторона листка нетрудоспособности оформляется организацией здравоохранения, а оборотная – нанимателем (ч. 5, 9 п. 43, п. 53 Инструкции № 1/1).

Шаг 3. Определение дат продления отпуска.

Согласно п. 40 Инструкции № 1/1 период, на который выдается дополнительный листок нетрудоспособности, составляет 14 к.д.

Следовательно, общая продолжительность отпуска по беременности и родам увеличивается до:

● 140 (126 + 14);

● 160 (146 + 14) – для проживающих и (или) работающих на территории радиоактивного загрязнения.

Шаг 4. Издание приказа о продлении отпуска по беременности и родам.

В соответствии с ч. 1 ст. 152 ТК предоставление отпуска по беременности и родам оформляется приказом (распоряжением) либо запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Работник должен быть ознакомлен с приказом.

Заполненный уполномоченным лицом нанимателя листок нетрудоспособности вместе с копией приказа о продлении отпуска по беременности и родам передаются в бухгалтерскую службу.

Пример 3.

Образец приказа о продлении отпуска по беременности и родам (фрагмент)

Шаг 5. Заполнение табеля использования рабочего времени.

Шаг 6. Внесение данных о предоставлении отпуска по беременности и родам в учетные данные и системы.

Данные приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам необходимо внести в личную карточку работника.

Если на работника ведется личное дело, то копию приказа о продлении отпуска по беременности и родам следует включить в личное дело.

При ведении баз данных соответствующие сведения вводятся в данные базы.

Отпуск по беременности и родам работнику-совместителю

Работник-совместитель имеет право на отпуск по беременности и родам. Отпуск по беременности и родам предоставляется работнику-совместителю по каждому месту работы (т.е. по каждому трудовому договору) (ч. 2 ст. 183 ТК).

Порядок оформления такого отпуска совместителю ничем не отличается от порядка оформления отпуска основному работнику.

При внутреннем совместительстве работнику достаточно предъявить нанимателю один листок нетрудоспособности.

Внешнему совместителю необходимо получить как минимум 2 листка нетрудоспособности:

● выданный для представления по основному месту работы листок считается основным,

● остальные – дополнительными (ч. 2 подп. 50.2 п. 50 Инструкции № 1/1).

Гарантии работника при предоставлении отпуска по беременности и родам

1. Сохранение прежней работы, т.е. работы у того же нанимателя, на том же рабочем месте, по той же специальности, должности служащего (профессии рабочего) и квалификации (ч. 3 ст. 183 ТК, ч. 3 ст. 153 ТК).

2. Назначение и выплата пособия по беременности и родам (ч. 3 ст. 184 ТК).

3. Включение периода нахождения в социальном отпуске по беременности и родам в рабочий год для предоставления трудового отпуска (п. 2 ч. 1 ст. 164 ТК).

4. Право на предоставление трудового отпуска по желанию работника до либо после отпуска по беременности и родам (ч. 4 ст. 168 ТК). Работник имеет право на предоставление трудового отпуска в первый рабочий год ранее 6 мес. с даты приема (п. 1 ч. 2 ст. 166 ТК).

5. Запрет на увольнение в период отпуска по беременности и родам по инициативе нанимателя, за исключением случаев ликвидации организации, прекращения деятельности обособленного подразделения организации, прекращении (приостановлении) деятельности ИП и других нанимателей – физлиц по причинам, не связанным с их военной (альтернативной) службой (ч. 2 ст. 43 ТК), и в связи с истечением срока действия контракта. Контракт должен быть продлен или заключен новый до конца отпуска по беременности и родам (ч. 3 ст. 261⁵ ТК).