Организация дистанционного рабочего места
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 28 сентября 2021 г.
В материале, созданном по итогам вебинара по теме «Организация дистанционного рабочего места», освещаются следующие вопросы: преимущества и недостатки применения дистанционного труда в организации, возможные пути решения возникающих проблем, порядок организации дистанционного рабочего места, особенности заключения и расторжения трудового договора с дистанционным работником, обязанности нанимателя по обеспечению охраны труда дистанционного работника, учет рабочего времени дистанционного работника, временный переход на дистанционную работу, особенности трудовых отношений с дистанционными работниками для организаций – резидентов ПВТ.
СОДЕРЖАНИЕ
Пункт 1. Преимущества и недостатки применения дистанционного труда в организации. Возможные пути решения возникающих проблем
Пункт 2. Порядок организации дистанционного рабочего места
Пункт 3. Особенности заключения и расторжения трудового договора с дистанционным работником
Пункт 4. Обязанности нанимателя по обеспечению охраны труда дистанционного работника
Пункт 5. Учет рабочего времени дистанционного работника
Пункт 6. Временный переход на дистанционную работу
Пункт 7. Ответы на вопросы участников вебинара
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Трудовой кодекс (далее – ТК)
● Указ Президента от 24.04.2020 № 143 «О поддержке экономики» (далее – Указ № 143)
● Указ Президента от 30.09.2010 № 515 «О некоторых мерах по развитию сети передачи данных в Республике Беларусь» (далее – Указ № 515)
● Закон от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда» (далее – Закон № 356-З)
● Закон от 19.07.2005 № 45-З «Об электросвязи» (далее – Закон № 45-З)
● Закон от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 113-З)
● Закон от 30.12.2010 № 225-З «О внешней трудовой миграции» (далее – Закон № 225-З)
● Правила расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Совета Министров от 15.01.2004 № 30 (далее – Правила № 30)
● Комментарий Минтруда и соцзащиты от 25.07.2019 «Дистанционная работа» (далее – Комментарий Минтруда)
Дистанционная работа как особый порядок работы действует в Республики Беларусь с 28.01.2020.
Пандемия инфекции «COVID-19» стала в некоторой степени катализатором и ускорила процесс применения дистанционной работы там, где это возможно и целесообразно.
Введение в ТК отдельной гл. 251 «Особенности регулирования труда работников, выполняющих работу дистанционно» было обусловлено необходимостью детализации многих положений, регулирующих особенности труда удаленных работников, введения новых норм, а также законодательного закрепления возможности оформления, изменения и прекращения трудовых отношений дистанционно.
Такие положения успешно используются на практике, но несмотря на то, что применяются они уже более полутора лет, остается много вопросов по организации труда дистанционных работников, обеспечению охраны труда, взаимодействию с нанимателем.
Необходимо отметить, что работа по совершенствованию института дистанционной работы в Республике Беларусь ведется.
Минтруда и соцзащиты подготовило изменения в ТК по внедрению комбинированной дистанционной работы. Об этом сообщила Министр труда и социальной защиты Республики Беларусь на международной конференции «Влияние глобальных экономических вызовов на социально-трудовые права человека», где уточнила, что уже прошла серьезная дискуссия с органами госуправления, нанимателями, подготовленный проект на финальной стадии перед представлением его правительству. В следующем году он будет рассмотрен депутатами в двух чтениях.
Обусловлено это необходимостью упорядочить требования к организации т.н. смешанного дистанционного труда (когда работник работает и удаленно, и в офисе организации).
Пункт 1. Преимущества и недостатки применения дистанционного труда в организации. Возможные пути решения возникающих проблем
Применение, при наличии возможности, дистанционного труда имеет ряд преимуществ как для работников, так и для нанимателей.
При такой форме организации труда работник выполняет порученную ему нанимателем работу на дому или в любом другом месте.
Постоянное развитие технологий во всех сферах экономической деятельности позволяет применять дистанционный труд работников во многих сферах бизнеса.
Использование в работе организации дистанционного труда имеет свои сильные и слабые стороны.
Основными преимуществами использования дистанционного труда для нанимателя являются:
● сокращение издержек на аренду помещения для организации рабочего места работника, отсутствие затрат на его содержание (электроэнергия, отопление, иные коммунальные платежи);
● отсутствие затрат на оборудование и обеспечение функционирования рабочего места (например, необходимость покупать офисную технику, обеспечивать на рабочем месте доступ в сеть Интернет, телефонную связь и т.п.);
● возможность оперативно заменить заболевшего работника либо работника, отсутствующего по другим причинам;
● возможность оперативно привлечь дополнительного работника для реализации в установленный срок трудоемкого проекта;
● возможность выбора из числа дистанционных наиболее квалифицированных работников с целью дальнейшего их приглашения на работу в офис компании.
Основными недостатками удаленной формы труда являются:
1. Отсутствие возможности контролировать трудовую дисциплину в необходимом объеме.
Безусловно, контролировать начало и окончание рабочего дня, перерывы в течение рабочего дня удаленного работника значительно сложнее, чем у офисного работника.
Необходимо учитывать, что если по условиям трудового договора, заключенного с дистанционным работником, работник самостоятельно определяет режим труда и отдыха, то работодатель фактически не может его контролировать. Работодатель вправе контролировать только выполнение задания (или его части) в установленный договором срок.
Однако определенный контроль со стороны нанимателя можно организовать. Прежде всего необходимо установить режим труда и отдыха в трудовом договоре (контракте).
Пример 1.
Примерная форма контракта с дистанционным работником
Также необходимо прописать в соответствующем разделе право нанимателя контролировать режим труда работника, например, посредством электронной почты, телефонной или видеосвязи.
В таком случае необходимо прописать программу, которая будет использоваться для связи сторонами трудового договора.
Необходимо прописать пункт об обязанности работника отвечать на телефонные звонки или электронные письма нанимателя. При построении коммуникации с помощью сети Интернет наниматель может владеть информацией о том, кто из работников отсутствует в сети, и, соответственно, поинтересоваться у работника о причинах его отсутствия.
Также нанимателю необходимо учитывать, что результат труда дистанционного работника имеет приоритет над соблюдением таким работником трудовой дисциплины.
2. Недостаточный контроль качества выполняемой работы в ходе ее выполнения.
Во-первых, нанимателю необходимо подробно прописывать задание, выдаваемое каждому работнику. В задании излагаются требования, предъявляемые к качеству выполняемой работы. Такое задание может выдаваться работнику по электронной почте, в т.ч. ежедневно, если такое условие прописано в трудовом договоре.
Во-вторых, задание целесообразно принимать готовым не полностью, а по мере выполнения частями, тогда у нанимателя появляется возможность оценивать качество работы каждой части задания, а в случае несоответствия предъявляемым стандартам – требовать от работника внесения исправлений и дополнений.
В случаях, когда удаленные работники выполняют работу в иных организационно-технических условиях (использование своего оборудования и т.д.), наниматель с учетом экономической целесообразности может устанавливать для них нормы труда исходя из конкретных условий выполнения работы на дому согласно ст. 87 ТК.
Согласно ч. 1 ст. 87 ТК наниматель обязан устанавливать нормы труда, обеспечивать их замену и пересмотр с участием профсоюза.
Кроме того, наниматель вправе применять гибкие формы оплаты труда, которые устанавливают оплату труда напрямую в зависимости от его результата, в т.ч. от качества выполняемой работы.
3. Невозможность достаточно оценить профессиональные качества удаленного работника.
Профессиональные качества работника нанимателю необходимо оценивать при приеме на работу. При приеме на работу необходимо учитывать рекомендации с предыдущих мест работы, способности работника с самоорганизации. Компетенция и ключевые навыки будущего работника можно проверить на собеседовании.
Кроме того, при приеме на работу наниматель имеет право установить дистанционному работнику испытательный срок.
Условие о предварительном испытании должно быть установлено в трудовом договоре (контракте).
4. Отсутствие возможности оперативно распределять нагрузку между удаленными работниками.
При правильной организации работы у нанимателя будет иметься возможность проанализировать ход выполняемой работы, а в случае необходимости перераспределить ее выполнение между дистанционными работниками.
5. Дистанционного работника не всегда можно привлечь к ответственности за несвоевременное или некачественное выполнение работ.
Работники обязаны добросовестно исполнять свои трудовые обязанности. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей работники несут ответственность, предусмотренную ТК и иными законодательными актами (ст. 53 ТК).
В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих обязанностей удаленный работник может привлекаться к дисциплинарной или материальной ответственности на общих основаниях.
Если наниматель примет решение о привлечении удаленного работника к дисциплинарной и (или) материальной ответственности, главное – соблюдать процедуры, установленные гл. 14 и (или) гл. 37 ТК соответственно.
Возникает вопрос о процедуре привлечения дистанционного работника к дисциплинарной ответственности.
Необходимо оформить докладную записку непосредственным руководителем и привлечь к ответственности за последствия.
Можно выделить 2 типа нарушений (производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины), которые допускают (могут допускать) дистанционные работники:
1) недостатки в работе, когда работник уклоняется от работы или выдает плохой результат (т.е. нарушения при выполнении трудовой функции);
2) нарушения исполнительской и трудовой дисциплины, когда работник не выходит на связь или находится в рабочее время в состоянии опьянения.
По первому типу нарушений сложностей при привлечении к дисциплинарной ответственности не должно возникать, если предварительно корректно была поставлена перед работником задача (т.е. в ЛПА и (или) трудовом договоре (контракте) были определены срок и формат предоставления результата (с учетом предписаний ч. 3 ст. 3072 ТК)). Если работник такую задачу не выполнил, не успел к заданному сроку или сделал некачественно, то какой-либо отдельной фиксации этого не требуется. Достаточно того, что непосредственный руководитель напишет докладную записку на имя руководства и изложит в ней все обстоятельства.
С нарушениями трудовой дисциплины другая ситуация, т.к. возникают сложности с подтверждением, например, того, что работник фактически не работал полдня или находится в состоянии опьянения.
Согласно Комментарию Минтруда, с учетом положений ч. 5 ст. 3071 ТК после издания приказа о дисциплинарном взыскании, налагаемом на дистанционного работника, работник может быть ознакомлен с ним путем обмена электронными документами или файлами с текстами этих документов в электронном виде с обязательным последующим направлением в течение 2-х рабочих дней работнику копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.
Пункт 2. Порядок организации дистанционного рабочего места
Согласно ч. 2 ст. 31 ТК рабочим местом является место постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности.
В соответствии с Комментарием Минтруда отличительной особенностью данной формы трудовых отношений является то, что наниматель не создает работнику рабочее место, к примеру, непосредственно в офисе или другом помещении.
Справочно
В соответствии с ч. 1 ст. 3071 ТК дистанционной работой считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий.
Прежде всего, нанимателю необходимо определить, сможет ли работник выполнять свою трудовую функцию дистанционно.
Исходя из определения можно выделить 3 основных признака дистанционной работы:
1. Работа выполняется вне места нахождения нанимателя.
Законодателем установлено, что дистанционная работа может выполняться в любом удобном для работника месте. Единственным ограничением является выполнение работы вне места нахождения нанимателя.
При этом законодательством не устанавливаются требования к такому месту работы (офисное помещение, место проживания работника, кафе, коворкинг-центр и др.), а также месту нахождения рабочего места (другой город, страна).
Но также необходимо учитывать, что в трудовом договоре работник и наниматель вправе указать конкретное рабочее место. В таком случае наниматель вправе требовать нахождения работника на рабочем месте в течение рабочего времени.
2. Работа выполняется с использованием информационно-коммуникационных технологий.
Справочно
В соответствии с подп. 2.4 п. 2 Указа № 515 под информационно-коммуникационными технологиями понимается совокупность информационных технологий и технологий электросвязи, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, распространение, отображение и использование информации в интересах ее пользователей.
3. Взаимодействие с нанимателем осуществляется с использованием информационно-коммуникационных технологий.
Для успешной взаимовыгодной работы в трудовом договоре с дистанционным работником необходимо прописать порядок взаимодействия работника с нанимателем.
На работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 251 ТК.
На работников, осуществляющих дистанционную работу, будут распространяться общие предписания ТК, в т.ч. в части продолжительности рабочего времени и времени отдыха, предоставления отпусков и т.д.
В трудовом договоре (контракте) необходимо прописать условия обмена между нанимателем и работником, выполняющим дистанционную работу, электронными документами или сообщениями в электронном виде (в т.ч. СМС-сообщениями, файлами и записями), содержащими:
● письменные задания;
● иную информацию для исполнения трудовых обязанностей;
● результаты выполненной работы;
● заявления и объяснения работника;
● уведомления;
● приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора.
Необходимо учитывать, что при отправке документов посредством электронной связи между сторонами дистанционных трудовых отношений может возникнуть трудовой спор по вопросу получения таких документом.
Кроме того, такие документы могут содержать сведения, составляющие коммерческую тайну.
Для защиты конфиденциальных сведений и исключения возможности возникновения трудовых споров по вопросу получения сторонами сообщений в электронном виде в трудовом договоре можно прописать обязательства по использованию ЭЦП.
Справочно
Правовые основы применения электронных документов, определение основных требований, предъявляемых к электронным документам, установлены Законом № 113-З.
Согласно ст. 1 Закона № 113-З:
● ЭЦП – последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности, а также для иных целей, предусмотренных настоящим Законом и иными законодательными актами Республики Беларусь;
● электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств ЭЦП с использованием при проверке ЭЦП открытых ключей организации или физлица (лиц), подписавших этот электронный документ.
Согласно требованиям ч. 4 ст. 3071 ТК документы, не требующие ознакомления работника под роспись, могут направляться путем обмена файлами с текстами документов только в электронном виде.
Необходимо учитывать, что наниматель обязан своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях работника и знакомить его с ними под роспись (п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК), оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под роспись (п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК).
В случае необходимости ознакомления работника с документами под роспись работник, выполняющий дистанционную работу, может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами или файлами с текстами этих документов в электронном виде с последующим направлением в течение 2 рабочих дней работнику копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 5 ст. 3071 ТК).
Примечание от Нормативка.by
Для более подробного ознакомления с особенностями и понятием дистанционной работы рекомендуем использовать путеводитель по кадровым вопросам «Дистанционная работа».
Пункт 3. Особенности заключения и расторжения трудового договора с дистанционным работником
Особенности заключения трудового договора (контракта). В ст. 3072 ТК установлены особенности заключения трудового договора (контракта) с дистанционным работником, заключения дополнительных соглашений об изменении условий трудового договора, дополнительные обязанности сторон трудового договора, порядок возмещения расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.
Так, ч. 1 ст. 3072 ТК установлено, что трудовой договор с дистанционным работником допускается заключать только при его личном присутствии.
Дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, могут заключаться 2 способами:
● путем обмена электронными документами (наниматель обязан направить в течение 2-х рабочих дней со дня заключения соглашения работнику, выполняющему дистанционную работу, оформленный надлежащим образом экземпляр данного соглашения на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении);
● при личном присутствии работника.
Местом заключения трудового договора, а также дополнительных соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора всегда будет являться место нахождения нанимателя.
Частью 1 ст. 3072 ТК установлено дополнительное обязательное условие трудового договора с работником, выполняющим работу дистанционно. В таком трудовом договоре обязательно указывается, что работа является дистанционной.
Нанимателю предоставлено право установить в трудовом договоре условие об обязанности работника, осуществляющего дистанционную работу, использовать при исполнении трудовых обязанностей по трудовому договору оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, не только предоставленные, но и рекомендованные нанимателем (ч. 2 ст. 3072 ТК).
Частями 3, 5 ст. 3072 ТК перечислены условия, которые необходимо установить в трудовом договоре с работником, выполняющим дистанционную работу.
К таким условиям относятся:
● порядок и сроки обеспечения работников, выполняющих дистанционную работу, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
● порядок и сроки представления работниками, выполняющими дистанционную работу, отчетов о выполненной работе;
● размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работниками, выполняющими дистанционную работу, принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
● порядок возмещения иных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;
● способы и периодичность рабочих контактов работника, выполняющего дистанционную работу, с нанимателем.
По соглашению сторон работнику, выполняющему дистанционную работу, могут возмещаться иные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей (ч. 4 ст. 3072 ТК).
Примечание от Нормативка.by
Для более подробного ознакомления с особенностями заключения и изменения трудового договора (контракта) с дистанционным работником рекомендуем использовать п. 3 путеводителя по кадровым вопросам «Дистанционная работа».
Особенности прекращения трудового договора (контракта). Статья 3075 ТК устанавливает особенности прекращения трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу.
Ознакомление работника, выполняющего дистанционную работу, с приказом нанимателя о прекращении трудового договора можно осуществить 2 способами:
● путем обмена электронными документами.
В таком случае наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить работнику, выполняющему дистанционную работу, оформленную надлежащим образом копию приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении;
● при личном присутствии работника.
Примечание от Нормативка.by
Для более подробного ознакомления с особенностями прекращения трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, рекомендуем использовать п. 9 путеводителя по кадровым вопросам «Дистанционная работа».
Пункт 4. Обязанности нанимателя по обеспечению охраны труда дистанционного работника
Согласно ч. 2 ст. 11 Закона № 356-З работник имеет право на рабочее место, соответствующее требованиям по охране труда.
Согласно п. 5 ч. 1 ст. 55 ТК, а также ст. 17 Закона № 356-З при организации труда работников наниматель обязан обеспечивать на каждом рабочем месте условия труда, соответствующие требованиям по охране труда.
В Законе № 356-З отдельными статьями установлены обязанности обеспечения охраны труда работников-надомников (ст. 161), домашних работников (ст. 162)
А вот особенности охраны труда дистанционных работников не установлены.
Рабочее место дистанционного работника находится вне места нахождения нанимателя, поэтому никаких ограничений по его созданию не установлено.
Учитывая, что при дистанционной работе не создается рабочее место, у нанимателя фактически не возникает обязанностей, связанных с обеспечением требований по охране труда к рабочему месту такого работника.
Согласно ч. 1 ст. 3073 ТК в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда работника, выполняющего дистанционную работу, наниматель обязан ознакомить работника, выполняющего дистанционную работу, с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем.
Иные обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда могут предусматриваться трудовым договором (контрактом) (ч. 2 ст. 3073 ТК).
В связи с этим возникает вопрос о том, означает ли данная норма освобождение нанимателя от выполнения иных обязанностей по охране труда, обязан ли он обеспечить:
● контроль за соблюдением законодательства об охране труда работниками, выполняющими дистанционную работу;
● обучение, стажировку, инструктаж и проверку знаний работников, выполняющих дистанционную работу, по вопросам охраны труда;
● организацию проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу), периодических (в течение трудовой деятельности) и предсменных (перед началом работы, смены) медосмотров либо освидетельствования некоторых категорий работников на предмет нахождения в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также внеочередных медосмотров работников при ухудшении состояния их здоровья;
● информирование работников, выполняющих дистанционную работу, о состоянии условий и охраны труда на рабочем месте, существующем риске повреждения здоровья и полагающихся СИЗ, компенсациях по условиям труда.
Примечание от Нормативка.by
Для более подробного ознакомления с особенностями обеспечения охраны труда работников, выполняющих дистанционную работу, рекомендуем использовать:
● п. 6 путеводителя по кадровым вопросам «Дистанционная работа»;
● аналитический материал А.И. Штейнера «Охрана труда при переходе на дистанционную работу»;
● аналитический материал В.П. Семича «О некоторых вопросах охраны труда при дистанционной работе»;
● аналитический материал В.П. Семича «Расследование несчастных случаев с работниками, выполняющими работу дистанционно».
Пункт 5. Учет рабочего времени дистанционного работника
Согласно ч. 2 ст. 3071 ТК на работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 251 ТК.
На работников, выполняющих дистанционную работу, распространяются нормы продолжительности рабочего времени и времени отдыха, установленные ТК (ч. 1 ст. 3074 ТК).
Примечание от Нормативка.by
Для более подробного ознакомления с учетом рабочего времени дистанционного работника рекомендуем использовать аналитический материал А.И. Штейнера «Учет рабочего времени дистанционного работника».
Пункт 6. Временный переход на дистанционную работу
Алгоритм перехода на дистанционную работу:
Шаг 1. Определение возможности перехода на дистанционную работу.
При решении такого вопроса необходимо учитывать, что некоторые документы должны храниться по месту нахождения нанимателя (например, трудовые книжки, архивные документы и др.)
Нанимателю необходимо оценить, справится ли работник с выполнением своей трудовой функции дистанционно. Целесообразен ли такой переход в связи со спецификой работы организации.
Необходимо учитывать, что при дистанционном труде коммуникация работника с нанимателем и другими работниками осуществляется с использованием информационно-коммуникационных технологий.
Шаг 2. Предложение перехода на дистанционный труд другой стороне.
Согласно Комментарию Минтруда переход на дистанционную работу и наоборот может осуществляться 2 способами:
1) по соглашению сторон (ч. 4 ст. 19 ТК);
2) по инициативе нанимателя с соблюдением требований ст. 32 ТК (т.е. в порядке изменения существенных условий труда).
Главный минус второго способа в том, что надо иметь обоснованные производственные, организационные, экономические причины и соблюсти месячный срок предупреждения. Также присутствует риск того, что работники такой переход могут использовать, чтобы досрочно прекратить трудовые отношения с нанимателем.
При этом необходимо предупредить работника об изменении существенных условий труда не позднее, чем за 1 мес. (ч. 3 ст. 32 ТК).
Примечание
Согласно п. 14 Указа № 143 нанимателю предоставлено право изменять существенные условия труда работника, за исключением уменьшения размера оплаты труда, в связи с обоснованными причинами неблагоприятного воздействия эпидемиологической ситуации на деятельность нанимателя. Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 к.д.
Шаг 3. Оформление и заключение дополнительного соглашения о переходе на дистанционную работу.
В Комментарии Минтруда прямо указывает на необходимость заключения дополнительного соглашения как при переходе на дистанционную работу, так и обратно.
Пример 2.
Образец дополнительного соглашения к контракту о переходе работника на дистанционную работу
Шаг 4. Издание приказа о переходе на дистанционную работу.
При организации труда работников наниматель обязан оформлять изменения условий трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под подпись (п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК).
В рассматриваемом случае приказ (распоряжение) издается на основании соответствующего дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту).
Законодательство не требует указания в трудовой книжке сведений о переходе на дистанционную работу. Следовательно, нет необходимости (оснований) для внесения в нее соответствующих сведений.
Пример 3.
Образец приказа о переходе работника на дистанционную работу
Примечание от Нормативка.by
Для более подробного ознакомления с порядком перехода на дистанционную работу и с дистанционной работы на работу в офис рекомендуем использовать п. 7 путеводителя по кадровым вопросам «Дистанционная работа».
Пункт 7. Ответы на вопросы участников вебинара
Вопрос 1.
Может ли начальник структурного подразделения перейти на дистанционную работу, если подчиненные ему работники уже перешли?
Как правильно выполнить такой переход?
Да, может, с учетом определенных условий.
Согласно ч. 1 ст. 3071 ТК дистанционной работой считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий.
Переход на дистанционную работу начальника структурного подразделения возможен, если он сможет выполнять работу (в т.ч. эффективно взаимодействовать с работниками структурного подразделения) и осуществлять взаимодействие с нанимателем с помощью информационно-коммуникационных технологий.
В соответствии с Комментарием Минтруда переход работника на дистанционную работу может иметь место в т.ч. в процессе его работы у нанимателя.
В зависимости от волеизъявления сторон трудового договора временный переход на дистанционную работу может быть осуществлен 2 способами:
1. По соглашению сторон.
Согласно ч. 4 ст. 19 ТК трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон, если иное не предусмотрено ТК.
Инициатива для перехода может исходить как от работника, так и от нанимателя (заявление работника, предложение нанимателя).
Исходя из установленных ТК требований и условий осуществления дистанционной работы данный переход должен предусматривать обязательное внесение соответствующих изменений (дополнений) в трудовой договор.
Если стороны достигают соглашения о переходе на дистанционную работу в период трудовых отношений, то данное условие оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.
2. По инициативе нанимателя (изменение существенных условий труда).
В соответствии со ст. 32 ТК нанимателю предоставлено право в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же специальности, квалификации или должности, определенных в трудовом договоре. При этом наниматель обязан соблюдать порядок, предусмотренный данной статьей.
Поскольку право на изменение существенных условий труда законодатель связывает со строго определенными причинами (производственные, организационные, экономические), то при переводе работника на дистанционную работу наниматель обязан представить доказательства, подтверждающие, что данные существенные условия труда меняются именно по обоснованным конкретным причинам. При отсутствии таких доказательств изменение существенных условий труда работника нельзя признать законным и обоснованным.
Если переход на дистанционную работу осуществляется по инициативе нанимателя, то требуется применение условий и порядка, предусмотренных ст. 32 ТК.
Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 мес. (ч. 3 ст. 32 ТК).
Согласно п. 14 Указа № 143 наниматель имеет право изменять существенные условия труда работника, за исключением уменьшения размера оплаты труда, в связи с обоснованными причинами неблагоприятного воздействия эпидемиологической ситуации на деятельность нанимателя, предупредив работника о таком изменении не позднее чем за 1 к.д.
Вопрос 2.
Можно принять на работу специалиста по охране труда на условиях дистанционной работы?
Прямого запрета не установлено, однако необходимо учитывать специфику труда специалиста по охране труда.
Согласно ст. 20 Закона № 356-З для организации работы по охране труда и осуществления контроля за соблюдением работающими требований по охране труда наниматель в установленном законодательством порядке создает службу охраны труда, вводит в штат должность специалиста по охране труда или возлагает соответствующие обязанности по охране труда на уполномоченное им должностное лицо либо привлекает юрлицо (ИП), аккредитованное (аккредитованного) на оказание услуг в области охраны труда, в соответствии с законодательством.
Согласно п. 10 Типового положения о службе охраны труда организации, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.09.2013 № 98, основными задачами службы охраны труда (специалиста по охране труда) являются:
● организация работы по охране труда;
● осуществление контроля за соблюдением работающими требований по охране труда.
Необходимо учитывать, что организация работы по охране труда и осуществление контроля за соблюдением ее требований – это серьезная ежедневная трудоемкая работа, требующая не только высокой квалификации специалиста, но и нахождения на территории организации или ее объектов.
Так, одной из обязанностей нанимателя при приеме на работу является проведение вводного инструктажа по охране труда (п. 4 ч. 1 ст. 54 ТК).
В соответствии с требованиями ст. 55 ТК при организации труда работников наниматель обязан:
● обеспечивать на каждом рабочем месте условия труда, соответствующие требованиям по охране труда, соблюдать установленные НПА, в т.ч. ТНПА, требования по охране труда, а при отсутствии в НПА, в т.ч. в ТНПА, требований по охране труда принимать необходимые меры, обеспечивающие сохранение жизни, здоровья и работоспособности работников в процессе трудовой деятельности;
● принимать необходимые меры по профилактике и предупреждению производственного травматизма, профессиональных и других заболеваний работников; контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкций по охране труда; своевременно и правильно проводить расследование и учет несчастных случаев на производстве;
● в случаях, предусмотренных законодательством и ЛПА, своевременно предоставлять гарантии и компенсации в связи с вредными и (или) опасными условиями труда (сокращенный рабочий день, дополнительные отпуска, лечебно-профилактическое питание и др.); соблюдать нормы по охране труда женщин, молодежи и инвалидов;
● обеспечивать работников в соответствии с установленными нормами спецодеждой, спецобувью и другими СИЗ, организовывать надлежащее хранение и уход за этими средствами;
● обеспечивать стажировку работников в соответствии с законодательством.
Выполнение перечисленных функций дистанционно не представляется возможным.
При наличии в организации отдела по охране труда возможно передать его некоторые функции дистанционному работнику.
Вопрос 3.
Работник работает дистанционно. Необходимо ли указывать в контракте возмещение ему расходов за пользование личным компьютером, если работник не требует такого возмещения?
Компенсация за пользование работником, выполняющим дистанционную работу, личного компьютера указывается в контракте, если стороны договорились включить такое условие при его заключении.
На работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 251 ТК (ч. 2 ст. 3071 ТК).
Согласно ст. 106 ТК работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.
Если работник не заявляет о своем праве на компенсацию за износ компьютера в связи с выполнением работы дистанционно, то наниматель не обязан ее выплачивать.
В соответствии с ч. 3 ст. 3072 ТК размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работниками, выполняющими дистанционную работу, принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором.
Наниматель не обязан вносить в контракт, заключаемый с дистанционным работником, условие о компенсации за износ личного компьютера, используемого для выполнения работы, если работник не требует такого возмещения.
Вопрос 4.
Является ли обязанностью нанимателя установить для дистанционного работника перерыв для отдыха и питания или работник вправе определять время начала перерыва для отдыха и питания и его продолжительность самостоятельно?
Если в трудовом договоре дистанционному работнику по согласованию с нанимателем устанавливается режим рабочего времени и времени отдыха, то необходимо установить время начала и окончания перерыва для отдыха и питания.
Согласно ч. 1 ст. 3074 ТК на работников, выполняющих дистанционную работу, распространяются нормы продолжительности рабочего времени и времени отдыха, установленные ТК.
В соответствии с требованиями ч. 1 ст. 134 ТК работникам предоставляется в течение рабочего дня перерыв для отдыха и питания продолжительностью не менее 20 мин. и не более 2 ч, который используется работником по своему усмотрению и в рабочее время не включается.
Время предоставления перерыва и его конкретная продолжительность устанавливаются Правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) либо по соглашению между работником и нанимателем (ч. 2 ст. 134 ТК).
В рассматриваемой ситуации необходимо учитывать особенности установления режима рабочего времени и времени отдыха для дистанционных работников.
Согласно ч. 2 ст. 3074 ТК режим рабочего времени может устанавливаться для каждого работника индивидуально 2 способами:
● по согласованию с нанимателем;
● определяться работником самостоятельно.
Порядок установления режима рабочего времени в обязательном порядке необходимо прописать в трудовом договоре.
Если трудовым договором с дистанционным работником установлено, что режим рабочего времени и времени отдыха определяется работником самостоятельно, соответственно, время начала и окончания перерыва для отдыха и питания прописывать не нужно.
Вопрос 5.
Можно ли привлечь к работе в выходной день работника, который работает дистанционно?
Да, можно, если в его трудовом договоре закреплен конкретный режим работы.
Если нет специальных условий об использовании рабочего времени, то работник сам определяет продолжительность рабочей недели, время начала и окончания работы, время перерывов в работе, чередование рабочих и нерабочих дней и т. д. То есть наниматель не может квалифицировать те или иные периоды работы как работу в выходной.
Режим рабочего времени и времени отдыха работника, выполняющего дистанционную работу, устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре, с учетом норм продолжительности рабочего времени и времени отдыха, установленных ТК (ч. 1, 2 ст. 3074 ТК).
Вопрос 6.
Необходимо ли вести табель учета рабочего времени на работника, работающего дистанционно, если в трудовом договоре указано, что режим рабочего времени и времени отдыха работника определяется работником самостоятельно?
Наниматель обязан вести учет рабочего времени работника, выполняющего работу дистанционно, также, если режим рабочего времени и времени отдыха работника определяется работником самостоятельно.
Согласно ч. 2 ст. 3071 ТК на работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 251 ТК.
В соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 55 ТК при организации труда работников наниматель обязан вести учет фактически отработанного работником времени.
Режим рабочего времени и времени отдыха работника, выполняющего дистанционную работу, устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре. Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором (ч. 2 ст. 3074 ТК).
Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время (ч. 4 ст. 133 ТК).
В обязанности нанимателя входит ведение учета рабочего времени дистанционного работника, даже если режим рабочего времени и времени отдыха работника определяется работником самостоятельно.
Учет рабочего времени дистанционного работника ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений.
Формы документов для учета рабочего времени дистанционного работника, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем.
Наниматель обязан вести учет рабочего времени дистанционного работника, режим рабочего времени и времени отдыха которого согласно трудовому договору определяется работником самостоятельно, в табеле учета рабочего времени или в ином порядке, установленном нанимателем.
Вопрос 7.
Какие льготы предусмотрены для резидентов ПВТ по привлечению иностранной рабочей силы, распространяется ли на этих работников законодательство Республики Беларусь?
Обязанность уведомить подразделение по гражданству и миграции установлено для всех нанимателей.
Для резидентов ПВТ не требуется специального разрешения на заключение трудового договора о выполнении иностранными гражданами дистанционной работы. Другие наниматели вправе заключать такие трудовые договоры с иностранными гражданами в соответствии с требованиями Закона № 225-З.
На таких работников будет распространяться трудовое законодательство Республики Беларусь.
Глава 251 ТК не содержит ограничений для заключения трудового договора о выполнении дистанционной работы между нанимателем Республики Беларусь и иностранным гражданином.
Декретом Президента от 21.12.2017 № 8 «О развитии цифровой экономики» утверждено Положение о Парке высоких технологий (далее – Положение № 8).
Резидентам ПВТ предоставлен ряд льгот, в т.ч. по найму иностранных граждан.
Согласно п. 47 Положения № 8 не требуется получение резидентом ПВТ специальных разрешений на право занятия трудовой деятельностью в Республике Беларусь в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, не имеющих разрешений на постоянное проживание в Республике Беларусь, заключивших трудовой договор (контракт) с резидентом ПВТ.
Для использования труда иностранных граждан и лиц без гражданства, не имеющих разрешений на постоянное проживание в Республике Беларусь, разрешение на привлечение в Республику Беларусь иностранной рабочей силы резидентам ПВТ не требуется.
Резидент ПВТ в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора (контракта) с иностранным гражданином или лицом без гражданства, не имеющими разрешения на постоянное проживание в Республике Беларусь, обязан письменно уведомить подразделение по гражданству и миграции управлений, отделов внутренних дел городского, районного исполкома (местной администрации) по месту жительства (пребывания) данного работника о заключении такого трудового договора (контракта) с приложением его копии.
Согласно ст. 3 ТК нормативные правовые предписания ТК применяются в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь.
В соответствии с ч. 1 ст. 3072 ТК заключение трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, допускается только при личном присутствии такого работника.
Ситуация.
Штатный работник организации, работающий по контракту (контракт по 30.06.2023), планирует переезд на постоянное место жительства за пределы Республики Беларусь. Свои трудовые обязанности работник может выполнять удаленно.
Достаточно ли оформить дополнительное соглашение к контракту на предмет удаленной работы и на какой срок?
Есть ли какие-то нюансы в данной ситуации, учитывая постоянный характер удаленной работы и местонахождение за пределами Республики Беларусь?
Трудовые отношения, возникшие на территории Республики Беларусь, осуществляются также на ее территории.
Согласно ст. 3071 ТК дистанционной работой считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий.
Глава 251 ТК, устанавливающая особенности регулирования труда работников, выполняющих дистанционную работу, не устанавливает запрет на выполнение работником своих трудовых обязанностей за пределами Республики Беларусь.
Но необходимо учитывать требования Комментария Минтруда.
ТК применяется в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь (ст. 3 ТК).
Согласно предписаниям ч. 1 ст. 67 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее – Закон № 130-З) НПА имеют обязательную силу на всей территории Республики Беларусь, если действие НПА в пространстве не ограничено этими НПА.
Приведенные нормы означают, что трудовые отношения, возникшие на территории Республики Беларусь, осуществляются также на ее территории, за исключением случаев направления в служебную командировку либо на работу в учреждения Республики Беларусь за границей (в дипломатические, торговые и постоянные представительства, консульские учреждения и др.).
Возможность белорусских нанимателей регулировать трудовые отношения с дистанционными работниками, которые будут выполнять трудовую функцию за пределами Беларуси, зависит от наличия возможности регулировать такие отношения на территории другого государства белорусским или иным правом.
Вопрос 8.
Как можно направить дистанционного работника в служебную командировку?
Дистанционного работника можно направить в командировку как в пределах Республики Беларусь, так и за ее пределы.
На работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 251 ТК (ч. 2 ст. 3071 ТК).
Справочно
Согласно ч. 1 ст. 91 ТК служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.
В части направления в служебную командировку работников, выполняющих дистанционную работу, гл. 251 ТК особенностей и исключений не содержит.
Работники, выполняющие дистанционную работу, могут быть направлены в служебную командировку, также на них распространяются гарантии и компенсации при служебных командировках, установленные ст. 95 ТК.
Примечание от Нормативка.by
Для более подробного ознакомления с порядком перехода на дистанционную работу и с дистанционной работы на работу в офис рекомендуем использовать п. 5 путеводителя по кадровым вопросам «Дистанционная работа».
Вопрос 9.
Можно ли дистанционному работнику установить ненормированный рабочий день?
Да, можно, если трудовым договором установлен режим труда и отдыха дистанционного работника.
На работников, выполняющих дистанционную работу, распространяются нормы продолжительности рабочего времени и времени отдыха, установленные ТК (ч. 1 ст. 3074 ТК).
В соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 55 ТК при организации труда работников наниматель обязан вести учет фактически отработанного работником времени.
Режим рабочего времени и времени отдыха работника, выполняющего дистанционную работу, устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре. Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором (ч. 2 ст. 3074 ТК).
Согласно ч. 2 ст. 3074 ТК режим рабочего времени может устанавливаться для каждого работника индивидуально 2 способами:
● по согласованию с нанимателем;
● определяться работником самостоятельно.
Порядок установления режима рабочего времени в обязательном порядке необходимо прописать в трудовом договоре (дополнительном соглашении к трудовому договору в случае перехода на дистанционную работу).
Согласно ч. 2 ст. 3071 ТК на работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 251 ТК.
Справочно
Согласно ч. 1 ст. 1181 ТК ненормированный рабочий день – особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут при необходимости эпизодически по письменному или устному приказу (распоряжению), постановлению нанимателя или по своей инициативе с ведома нанимателя или уполномоченного должностного лица нанимателя выполнять свои трудовые обязанности за пределами установленной нормы продолжительности рабочего времени.
Постановлением Совета Министров от 10.12.2007 № 1695 «О категориях работников, которым не устанавливается ненормированный рабочий день» (далее – Постановление № 1695) установлены категории работников, которым не устанавливается ненормированный рабочий день. Согласно постановлению № 1695 дистанционные работники не относятся к работникам, которым не устанавливается ненормированный рабочий день.
Работникам с ненормированным рабочим днем наниматель устанавливает дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью до 7 к.д. (ч. 1 ст. 158 ТК).
