Биометрические системы контроля доступа и учета рабочего времени

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 11 ноября 2021 г.

Рассматриваются особенности правового регулирования использования организациями биометрических систем контроля доступа и учета рабочего времени и практические аспекты закрепления применения данного способа контроля в ЛПА организации.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Закон от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон)

Общие положения

С развитием научно-технического прогресса у нанимателя появляются новые способы для контроля трудовой дисциплины, в т.ч. контроля доступа к рабочим местам, имуществу нанимателя, и учета рабочего времени. Вместо журналов регистрации прихода и ухода работников появились более эффективные программы, использующие биометрические терминалы. Такие системы могут фиксировать обращения, например, по отпечатку пальца, ладони, радужной оболочки глаза, изображению лица и т.п., что позволяет контролировать не только перемещение, но использование работниками того или иного оборудования нанимателя.

Установка данных систем оправдана там, где к дисциплине и охране предъявляются повышенные требования: на стратегических объектах, в банках, хранилищах и т.д. Вместе с тем использование нанимателями из других сфер деятельности таких систем контроля имеет ряд преимуществ.

Система контроля доступа (далее – СКД) – это совокупность устройств, связанных, как правило, в одну сеть (подключенных к компьютеру или автономных), и программного обеспечения, предназначенных для контроля доступа людей в служебные помещения и передвижения по ним, позволяющих решать ряд задач организации относительно сохранности имущества, охраны работников, коммерческой тайны с помощью автоматизированного учета рабочего времени и контроля за соблюдением трудовой дисциплины.

В трудовом праве отсутствуют нормы, специально регулирующие вопросы введения и использования работодателем СКД, однако на некоторые аспекты необходимо обратить внимание.

Введение и использование биометрической СКД, как правило, имеет 2 основные цели:

1) охрана безопасности работников и имущества организации от возможных посягательств посторонних лиц, обеспечение только санкционированного доступа в офис (здание, помещение);

2) автоматизация учета фактически отработанного работником времени, что является обязанностью нанимателя (п. 3 ч. 1 ст. 55 ТК).

В соответствии со ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее.

До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени (далее – Табель), годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч. 1 ст. 147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений. Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем.

Согласно ст. 133 ТК наниматель имеет право самостоятельно определять методы и способы учета рабочего времени, в т.ч. автоматизировать данный бизнес-процесс. Это утверждение основывается на нормах трудового права. Контролировать время прихода и ухода работника, а также его местонахождение на территории организации в конкретный момент времени – право нанимателя, которое корреспондирует основным обязанностям работника, перечисленным в ст. 53 ТК, в частности, обязанности подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР), иным документам, регламентирующим вопросы дисциплины труда.

Таким образом, обязанность нанимателя обеспечить учет рабочего времени установлена в ч. 1 ст. 133 ТК. При этом метод учета является лишь техническим вопросом и для трудового законодательства не имеет значения, поскольку не затрагивает прав и обязанностей участников трудовых отношений.

Введение биометрических СКД

Вместе с тем необходимо учитывать, что СКД является системой сбора и обработки персональных данных работников, следовательно, при ее введении и использовании нанимателю необходимо соблюдать нормы Закона.

Таким образом, при введении и использовании нанимателем биометрических СКД нанимателю необходимо соблюсти требования законодательства о защите персональных данных, снизить риск нарушения трудовых прав работников и возникновения трудовых споров.

Целесообразным для решения этой проблемы является составление ЛПА, что позволит:

● под расписку ознакомить работников с техническими особенностями новой системы учета рабочего времени, новыми обязанностями, связанными с введением СКД;

● обеспечить введение разработанной в соответствии с трудовым законодательством локальной правовой базы, которая послужит руководством к действию для работников и нанимателя, в т.ч. при необходимости разрешения трудовых споров.

Количество ЛПА и их содержание зависит от конкретной ситуации, однако можно предположить, что правила пользования СКД необходимо и целесообразно отразить в ЛПА, регулирующем вопросы работы с персональными данными, и ПВТР.

Введение СКД само по себе не затрагивает прав и обязанностей работников и, как правило, не является изменением условий труда.

Для обслуживания СКД и достижения задач, которые ставятся при ее введении, может возникнуть необходимость изменения условий труда некоторых работников, чья трудовая функция составляет непосредственно работу с системой (например, служба охраны, кадровая служба, бухгалтерия, руководители подразделений). Следовательно, у нанимателя может возникнуть необходимость изменения трудовых договоров (должностных инструкций) в части введения дополнительных обязанностей, не предусмотренных должностными инструкциями, пересмотр функционала и т.д. В таком случае наниматель должен действовать в порядке, предусмотренном ст. 32 ТК.

Для обеспечения взаимодействия между различными службами, осуществляющими работу с базами данных СКД, возможно составление еще одного ЛПА. Как правило, к соответствующей базе данных могут иметь доступ руководство, бухгалтерия, кадровая служба, служба охраны организации, причем права и уровни доступа того или иного работника можно прописать в ЛПА (право доступа, порядок использование СКД, возложение на определенных работников определенных обязанностей по ведению соответствующих баз данных, внесение информации и контроль за ней):

● на руководителей подразделений следует возложить контроль за данными СКД (время нахождения работника на рабочем месте, причины отсутствия: решение производственных задач, прогул, опоздание и т. п.), нормирование труда;

● на службу охраны – контроль за конфиденциальностью данных;

● на кадровую службу – осуществление своевременного ввода данных о режиме рабочего времени, оформление Табеля, составление различных отчетов, контроль за правильным использованием работниками СКД;

● на бухгалтерию – своевременный расчет оплаты труда и составление статистической отчетности по труду.

Базы данных СКД являются достаточно защищенными и при обычных условиях использования не могут стать источником несанкционированного распространения информации, касающейся персональных данных работников. Тем не менее при ее введении наниматель должен внести изменения в ЛПА, регулирующие конфиденциальность персональных данных работников.

Эта требование основывается на предписаниях ст. 17 Закона, согласно которым работники должны быть ознакомлены с положениями законодательства о персональных данных, в т.ч. с требованиями по защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора (уполномоченного лица) в отношении обработки персональных данных, а также обучение указанных работников и иных лиц в порядке, установленном законодательством.

Основными функциями СКД являются:

● идентификация каждого работника и регистрация времени его прихода на работу и ухода с нее;

● контроль местонахождения работника на территории организации в течение рабочего дня.

На основе этих данных могут составляться различные формы отчетов по отдельным работникам, подразделениям, по всему предприятию, по любым периодам времени. Современные системы контроля доступа позволяют осуществить автоматизированное заполнение форм первичной учетной документации, в частности, Табеля.

Некоторые СКД интегрируются с бухгалтерскими программами, что дает возможность избегать дублирования данных, экономит время кадрового отдела и бухгалтерии.

Таким образом, достигается выполнение ряда задач:

● учет времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации;

● контроль за соблюдением работником установленного режима рабочего времени и трудовой дисциплины;

● получение информации для расчета оплаты труда;

● получение информации для составления статистической отчетности по труду.

Преимуществом СКД с использованием биометрических терминалов является более достоверная идентификация работников, их перемещений и действий. Так, если наниматель использует СКД с проксимити-картами (проксимити-карты – выдаваемые каждому работнику электронные пропуска, содержащие уникальные метки, занесенные в базы данных СКД, где содержится информация об объеме прав доступа, принадлежащем владельцу данной карты), то такая система фактически фиксирует передвижение по территории организации карточки, а не работника. Практически каждый наниматель, который ввел на предприятии СКД с использованием проксимити-карт, сталкивается со случаями использования чужой карты. В такой ситуации нанимателю следует разработать систему контроля и корректировки данных, которые содержатся в СКД, отсутствие которой, в частности, может привести к ошибкам в расчете зарплаты. Подобных трудностей не возникает в случаях, когда СКД используют для идентификации биометрические данные работников (отпечатки пальцев, сетчатку глаза).

Алгоритм действий нанимателя при введении в организации биометрических СКД

Шаг 1. Закрепление в ПВТР норм о том, что в организации с определенной даты применяется данный способ контрольно-пропускного режима, который обязаны соблюдать все работники.

Если в организации есть отдельный ЛПА, регулирующий контрольно-пропускной режим, то в ПВТР необходимо сделать отсылку на соответствующий ЛПА, регулирующий данный пропускной режим.

Шаг 2. Разработка ЛПА о порядке применения СКД.

В данном ЛПА целесообразно прописать распределение соответствующего функционала между службами нанимателя либо включить соответствующие локальные нормы в другие ЛПА организации, связанные с данным вопросом (например, в Положение о пропускном режиме, Положение о работе с персональными данными работников и т.д.).

Шаг 3. Назначение лица, ответственного за работу СДК.

Шаг 4. Внесение изменений в трудовые договоры и должностные инструкции работников, имеющих доступ и (или) непосредственно обрабатывающих биометрические данные работников.

Шаг 5. Ознакомление работников с законодательством о защите персональных данных, получение письменного согласия работников на обработку их специальных персональных данных.

Шаг 6. Ознакомление работников с ЛПА, регулирующими вопросы применения СДК.

Таким образом, СКД при корректном локальном регулировании позволяют нанимателю оптимизировать управление кадрами, а именно: помогают укрепить трудовую дисциплину, создать эффективную систему нормирования и оплаты труда, обеспечить объективное рассмотрение трудовых споров внутри организации, автоматизировать учет рабочего времени и расчет зарплаты. При введении и использовании СКД нанимателю следует учитывать существующие законодательные требования, которые обеспечивают соблюдение прав работников.