Порядок выдачи характеристики работника

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 26 ноября 2021 г.

Приводится порядок действий при осуществлении заполнения, выдачи, учета и хранения характеристик работников (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Декрет Президента от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5)

● Положение о порядке согласования назначения лиц, уволенных по дискредитирующим обстоятельствам, на руководящие должности, утв. постановлением Совета Министров от 02.02.2015 № 68 (далее – Положение № 68)

● постановление Совета Министров от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» (далее – Постановление № 585)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)

● Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совета Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)

Выдача характеристики уполномоченным должностным лицом нанимателя

Согласно абз. 18 ч. 1 ст. 1 ТК уполномоченным должностным лицом нанимателя является руководитель (его заместители) организации (ее обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), иной работник, которым нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений, или иное лицо, которому такое право предоставлено законодательством.

Право заключения и прекращения трудового договора с работниками филиала, а также принятие иных отдельных решений, вытекающих из трудовых и связанных с ними отношений, учредительными документами (устав юрлица, положение о филиале) предоставлено руководителям этих обособленных подразделений (директорам филиалов).

На основании изложенного необходимо выяснить, должна ли характеристика, выдаваемая работнику филиала, подписываться директором филиала или гендиректором предприятия, а также кем должен осуществляться запрос по предоставлению сведений из единого государственного банка данных о правонарушениях в отношении лиц, принимаемых в филиал предприятия (юрлицом или филиалом).

Судебная практика.

Судебное решение (дело): определение судебной коллегии по гражданским делам областного суда от 29.10.2020.

Заместитель директора по производству М. выдал своему бывшему подчиненному, работнику СЗАО «К», Н. характеристику.

Как видел ситуацию наниматель. Данные действия были расценены нанимателем как дисциплинарный проступок, т.к. в должностные обязанности работника М. не входила выдача характеристики. В связи с чем приказом от 19.06.2020 работник был привлечен к дисциплинарной ответственности в виде выговора с лишением премии 25 % за июнь 2020 г.

Как оценивал ситуацию работник. Выдавая характеристику бывшему подчиненному по службе работнику, он действовал в соответствии с подп. 4.1, 4.8 п. 4 должностной инструкции заместителя директора по производству от 31.01.2020. По мнению работника, выданная им характеристика не подпадает под признаки ни внешней, ни внутренней характеристики. Указанные обстоятельства свидетельствуют о том, что характеристику бывшему работнику он мог выдать от себя лично. О том, что Н. планирует трудоустройство на руководящую должность, ему известно не было.

Характеристика с оттиском неактуального штампа не имеет юридической силы.

Решение суда.

В соответствии с п. 17 Инструкции № 2 характеристика – официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя – руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

Из докладной начальника отдела организации, в которую трудоустраивался Н., Р. от 18.06.2020 следует, что 11.06.2020 поступил звонок от сотрудника службы безопасности Транспортной инспекции Минтранса с просьбой дать характеристику на бывшего работника СЗАО «К» Н. как кандидата на руководящую должность в одном из подразделений указанной организации. Также ему сообщили о том, что у них имеется положительная характеристика на Н., противоположная данному им отзыву на указанного работника. Характеристика подписана заместителем директора по производству М. По запросу копия упомянутой характеристики поступила в адрес СЗАО «К». Указанная характеристика не была зарегистрирована в установленном порядке, отсутствовала дата, вместо круглой печати стоял овальный штамп СЗАО «К». Информация, изложенная в характеристике на Н., не соответствовала действительности. Выданная Н. характеристика является положительной, при этом в ней не указаны факты о противоправных действиях упомянутого работника, по которым в отношении него возбуждено уголовное дело.

16.06.2020 работник М. по факту выдачи характеристики Н. дал письменное объяснение, из которого следует, что по просьбе последнего он выдал характеристику, т.к. являлся его непосредственным руководителем. Характеристика исходила лично от него, М., не имела ни штампов, ни печатей.

В суде было установлено, что выданная бывшему работнику Н. характеристика не была представлена на согласование руководителю предприятия, в установленном порядке не зарегистрирована, не имеет надлежащих штампов и печатей, отсутствует в личном деле Н.

Кроме того, в суде установлено несоответствие выданной М. характеристики требованиям законодательства применительно к п. 17 Инструкции № 2.

Судом дана критическая оценка доводам М. со ссылкой на подп. 4.1, 4.8 п. 4 должностной инструкции заместителя директора по производству от 31.01.2020 относительно того, что он, как заместитель директора, имел право на выдачу такой характеристики в силу предоставления ему таких полномочий в должностной инструкции, поскольку предусмотренные указанным ЛПА должностные обязанности заместителя директора по производству, исходя из его компетенции, не предусматривают право на подписание и выдачу характеристик работникам предприятия.

Суд пришел к выводу о том, что заместитель директора М., выдав бывшему работнику Н. характеристику в отсутствие соответствующих полномочий, без согласования с руководителем предприятия, допустил ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за что правомерно был привлечен нанимателем к дисциплинарной ответственности в виде выговора, при этом мера дисциплинарного взыскания соответствует тяжести совершенного дисциплинарного проступка. С учетом изложенных обстоятельств в удовлетворении исковых требований об отмене приказа от 19.06.2020 судом обоснованно отказано.

Доводы работника М. относительно того, что характеристика Н. была им выдана от себя лично, являются необоснованными, поскольку характеристика подписана им как заместителем директора по производству.

В приведенном судебном деле интерес также представляет вывод суда о правомерности применения мер дисциплинарного взыскания на основании доверенности.

Согласно материалам рассматриваемого судебного дела делегирование руководителем предприятия – управляющим в деле об экономической несостоятельности (банкротстве) заместителю руководителя Я. полномочий по решению всех вопросов, вытекающих из трудовых отношений, было осуществлено путем выдачи в установленном законом порядке (согласно ст. 186 ГК) соответствующей доверенности. По мнению суда, данный факт не свидетельствует об отсутствии у последнего полномочий на издание приказов о привлечении работников к дисциплинарной ответственности. Доводы работника М. относительно неправомерности приказа о привлечении его к дисциплинарной ответственности в виде выговора, ввиду подписания его заместителем руководителя в отсутствие соответствующего приказа на передачу полномочий по применению дисциплинарных взысканий, являются необоснованными и не влекут отмену решения суда в части разрешения исковых требований об отмене приказа о привлечении М. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.

Алгоритм выдачи характеристики работника

Этап I. Принятие организационно-правовых мер по выдаче характеристики.

Шаг 1. Регламентация в ЛПА порядка выдачи характеристики.

В целом порядок выдачи документов, в т.ч. по ст. 51 ТК, не предусмотрен в Типовых правилах внутреннего трудового распорядка, утв. постановлением Минтруда от 05.04.2000 № 46.

В таком случае допускается включить порядок выдачи характеристики в специальные ЛПА, например, Положение о порядке выдачи документов о работе (которые не касаются административных процедур), либо в инструкции по кадровому делопроизводству.

Пример 1.

Образец Положения о порядке выдачи характеристик с учетом положений Декрета № 5 (фрагмент)

Шаг 2. Ознакомление с ЛПА.

На данном этапе применяются общие предписания п. 10, 15 ч. 1 ст. 55 ТК, согласно которым при организации труда работников наниматель обязан своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях работника и знакомить его с ними под подпись, создавать условия для ознакомления работника с ЛПА, затрагивающими его права и обязанности, а также оформлять изменения условий трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под подпись.

Шаг 3. Фиксация факта отказа работника от ознакомления с ЛПА (при необходимости).

Поскольку обязанность по ознакомлению работника об изменении в трудовых обязанностях возложена на нанимателя (п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК), то в случае отсутствия по каким-либо причинам возможности получения подписи работника об ознакомлении его с таким изменением, отказа работника от ознакомления с ПВТР и т.п. следует оформить соответствующий акт. Унифицированной формы акта нет, следовательно, он составляется в произвольной форме с соблюдением общих требований законодательства о делопроизводстве.

Шаг 4. Делегирование полномочий по выдаче характеристики.

Предоставление полномочий по выдаче характеристики актуально, если организация крупная, имеет сложную организационную структуру.

Так, при делегировании полномочий руководителя организации и наличии штатных заместителей рекомендуется отдельно оговаривать право такого замещающего работника на выдачу и подписание характеристики по п. 11 Декрета № 5.

Делегирование таких полномочий можно осуществлять как на основании приказа, так и доверенности согласно ст. 186 ГК, но лучше оформить оба документа, чтобы было меньше вопросов о полномочиях иного работника. Без доверенности иные лица не могут представлять интересы организации вовне, т.к. в отличие от руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами (т.е. управляющего или руководителя управляющей организации), другие лица, в т.ч. работники как управляющей организации, так и управляемой организации, могут действовать от имени управляемой организации только на основании доверенности (п. 5 ст. 186 ГК).

В документах лиц, которым выдана доверенность, вместо ссылки на устав будет производиться ссылка на соответствующую доверенность.

Порядок выдачи и оформления доверенности указан в ст. 186 ГК. При необходимости можно воспользоваться аналогией с порядком заверения доверенности нотариусами (Инструкция о порядке совершения нотариальных действий, утв. постановлением Минюста от 23.10.2006 № 63, Инструкция о порядке удостоверения завещаний и доверенностей, приравниваемых к нотариально удостоверенным, утв. постановлением Минюста от 19.02.2002 № 3).

Пример 2.

Образец доверенности (фрагмент)

Часто выдаче доверенности предшествует издание соответствующего приказа (распоряжения). В некоторых случаях издание такого распорядительного документа просто необходимо и обязательно. Например, при делегировании прав по наложению дисциплинарной ответственности (ч. 2 ст. 201 ТК).

Пример 3.

Образец приказа о делегировании отдельных полномочий (фрагмент)

Этап II. Осуществление выдачи и учета характеристик.

Шаг 5. Фиксация факта получения запроса (его регистрация).

В п. 11 Декрета № 5 прямо не указана форма запроса, поэтому применяются общие правила делопроизводства.

Согласно п. 215 Инструкции № 4 выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

С учетом п. 134 Инструкции № 4 такой запрос может быть в форме письма.

В подп. 139.2 п. 139 Инструкции № 4 закреплено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, т.е. в данном случае запрос регистрируется как входящий документ.

Шаг 6. Оформление резолюции на письме-запросе руководителем организации (иным должностным лицом).

Согласно п. 53 Инструкции № 4 резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.

Пример 4.

Образец письма-запроса характеристики с проставлением резолюции

Шаг 7. Подготовка проекта характеристики и ее согласование (при необходимости).

На данном этапе исполнитель, как правило, непосредственный руководитель работника, по которому запрашивается характеристика, заполняет установленную форму. При необходимости он консультируется с коллегами по работе (в части моральных качеств), с кадровой и юридической службой (в части привлечения к ответственности и противоправного поведения).

Вопрос 1.

Как следует заполнять графу «Отношение к государственным и общественным институтам, конституционному строю» характеристики?

Согласно подстрочному комментарию к п. 8 формы характеристики, установленной постановлением Совета Министров от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики», при направлении характеристики по запросу госоргана, иной госорганизации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которой находится в госсобственности, в обязательном порядке также отражаются сведения:

● об отношении к государственным и общественным институтам, конституционному строю;

● о совершавшихся действиях против порядка управления и общественной безопасности, наличии антигосударственных проявлений работника на рабочем месте.

Каких-либо примерных или унифицированных формулировок здесь нет. На практике указывают, что «к государственным и общественным институтам, конституционному строю относится положительно. В совершении действий либо в подстрекательстве к совершению действий иными лицами против порядка управления и общественной безопасности, наличии антигосударственных проявлений работника на рабочем месте замечен не был» и т.п.

Вопрос 2.

За какой период времени в характеристике указывается информация о привлечении работника к материальной или иной ответственности?

В части материальной ответственности указываются все случаи, т.к. такая ответственность не погашается. То, что есть срок обращения в суд нанимателя для взыскания материальной ответственности, который установлен в 1 год, никак не говорит о том, что погашается материальная ответственность. Здесь нет аналогии со сроком, по окончании которого с работника согласно ст. 203 ТК погашается дисциплинарное взыскание автоматически без издания приказа (распоряжения, постановления, решения, протокола).

Так, в целом важно не то, что работник причинил материальный ущерб, а именно то, что был привлечен к материальной ответственности.

Пример 5.

Образец заполнения характеристики работника

Вопрос 3.

На практике возникают вопросы по заполнению п. 4 формы характеристики, а именно надо ли указывать квалификационную категорию по должности служащего?

Согласно п. 7 Общих положений ЕКСД указание квалификационной категории не образует новое наименование должности служащего, т.е. обязанности указывать в этом пункте квалификационную категорию нет. Но и указание на квалификационную категорию в данном случае также не рассматривается как нарушение порядка заполнения характеристики.

Варианты заполнения некоторых пунктов характеристики

Шаг 8. Передача согласованной характеристики на подпись руководителю организации и направление ее адресату.

Согласно п. 16 Инструкции № 4 подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.

В п. 59 Инструкции № 4 документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Шаг 9. Хранение характеристики.

Ни Декрет № 5, ни Постановление № 585 не установили какой-либо порядок регистрации выдачи характеристик.

Кроме того, сама унифицированная форма характеристики, установленная Постановлением № 585, не предусматривает такого реквизита, как регистрационный индекс и т.п. В ней приведено указание на наличие следующих реквизитов:

● наименование организации;

● местонахождение организации;

● дата.

В форме характеристики не предусмотрен ее регистрационный индекс. Таким образом, характеристики регистрировать не нужно.

Согласно подп. 141.2 п. 141 Инструкции № 4 исходящие документы делятся на инициативные и ответные.

Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа (подп. 141.5 п. 141 Инструкции № 4).

Поскольку получение характеристики предполагает получение от организации письма-запроса, на него должен последовать ответ. Соответственно, характеристика, которую предполагается не регистрировать, прилагается к сопроводительному исходящему письму, которое необходимо зарегистрировать с учетом Инструкции № 4.

Пример 6.

Образец сопроводительного письма к характеристике работника