Разъяснения Минтруда и соцзащиты по применению Декрета № 6: новые дополнения
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 7 декабря 2021 г.
Комментируются новые дополнения к разъяснениям Минтруда и соцзащиты по применению Декрета Президента от 12.10.2021 № 6 «Об изменении Декрета Президента Республики Беларусь».
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Трудовой кодекс (далее – ТК)
● Декрет Президента от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5)
● Декрет Президента от 12.10.2021 № 6 «Об изменении Декрета Президента Республики Беларусь» (далее – Декрет № 6)
● разъяснение Минтруда и соцзащиты от 23.10.2021 «Разъяснение по применению Декрета Президента Республики Беларусь от 12 октября 2021 г. № 6 «Об изменении Декрета Президента Республики Беларусь» (далее – Разъяснение Минтруда № 1)
● разъяснение Минтруда и соцзащиты от 19.11.2021 «Разъяснение по применению Декрета Президента Республики Беларусь от 12 октября 2021 г. № 6 «Об изменении Декрета Президента Республики Беларусь» (далее – Разъяснение Минтруда № 2)
● постановление Совета Министров от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» (далее – Постановление № 585)
● перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)
● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)
● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)
Минтруда и соцзащиты дополнил разъяснения по применению Декрета № 6 новыми положениями.
Так, к Разъяснению Минтруда № 2 были добавлены:
1. Положение «О полномочиях на подписание характеристики».
Разъяснение Минтруда № 2 дополнено положением о том, что характеристику может подписывать не только руководитель организации, но и иное лицо нанимателя, уполномоченное на прием и увольнение работников.
В разъяснении Минтруда № 1 говорится о том, что характеристика подписывается руководителем организации с указанием даты и заверяется печатью нанимателя (при ее наличии). При это не было оговорки, что речь идет исключительно о праве руководителя организации подписывать характеристики. Первоначально это было основной позицией Минтруда согласно тому, что в установленной форме характеристики в подстрочном тексте к подписи был указан только руководитель организации.
В ходе применения Декрета № 6 на практике Минтруд скорректировал свой подход к данному вопросу, и Разъяснение Минтруда № 2 было дополнено комментарием «О полномочиях на подписание характеристики».
Как и ранее, Минтруд указывает, что форма характеристики, установленная Постановлением № 585, предусматривает подписание характеристики руководителем организации.
При этом Минтруд, ссылаясь на ст. 1 ТК, а именно на определение уполномоченного должностного лица нанимателя, делает вывод, что в случае если законодательством или ЛПА полномочия руководителя организации на прием на работу и увольнение работников с работы переданы другому должностному лицу организации (например, заместителю руководителя организации, руководителю обособленного структурного подразделения), то полномочия на подписание характеристики также могут быть переданы этому должностному лицу;
Справочно
Уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (ее обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), иной работник, которым нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений, или иное лицо, которому такое право предоставлено законодательством (ст. 1 ТК).
2. Положение «О порядке и сроках хранения характеристик и сведений из единого государственного банка данных о правонарушениях (ЕГБДП)».
2.1. Место и срок хранения характеристик в отношении принятых работников.
Разъяснение Минтруда № 2 дополнено положениями о порядке и сроках хранения характеристик.
Исходя из законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства характеристики могут храниться в:
● личных делах работников;
● отдельных делах.
Порядок хранения характеристик работников, на которых ведутся личные дела.
В соответствии с п. 8 Инструкции № 2 характеристики работников, на которых ведутся личные дела, включаются в состав этих дел. Срок хранения характеристик в составе личных дел соответствует сроку хранения самих личных дел (п. 638 Перечня № 140).
Экспертное мнение
Пункт 8 Инструкции № 2 касается дополнения личного дела в процессе его ведения. Среди документов, которые включаются в личное дело в процессе его ведения, есть и характеристика, но как документ при проведении аттестации работников.
В данном случае речь идет о характеристике как о документе, предоставляемом при приеме на работу (ч. 3 ст. 26 ТК, п. 11 Декрета № 5). Так, формально применяются предписания п. 6, 7 Инструкции № 2, т.е. предписания о формировании личного дела работника после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Однако ими не предусмотрено включение характеристики в личное дело. При этом в личное дело включаются справки-объективки (абз. 5 п. 7 Инструкции № 2).
Учитывая сходство выполняемой функции справки-объективки (документа, содержащего краткую информацию на работника или кандидата на занимаемую должность) и характеристики (документа, отражающего профессиональные, деловые и моральные качества работника и иные сведения), формы справки-объективки и формы характеристики, установленной Постановлением № 585, по решению кадровой службы организации характеристику целесообразно включать в личное дело работника на этапе формирования.
Порядок хранения характеристик работников, на которых личные дела не ведутся.
Характеристики работников, на которых личные дела не ведутся, включаются в отдельное дело, срок хранения которого определяется в соответствии с п. 643 Перечня № 140, т.е. 15 лет. Заголовок такого дела должен включаться в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом.
Примечание
Хранение характеристик «в отдельной номенклатуре» невозможно, т.к. номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч. 4 п. 150 Инструкции № 4). На этом основании в номенклатуру дел организации может быть включен лишь заголовок дела с характеристиками (указывается на обложке дела), но никак не характеристики.
2.2. Место и срок хранения характеристики в отношении непринятых лиц.
В Разъяснении Минтруда № 2 не описана ситуация в отношении характеристик соискателей, которых не приняли на работу.
Согласно п. 645 Перечня № 140 документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.), имеют срок хранения в 1 год.
2.3. Место и срок хранения сведений из ЕГБДП.
В Разъяснении Минтруда № 2 указано, что в настоящее время срок хранения сведений из ЕГБДП НПА не установлен, и при решении вопроса о порядке хранения сведений из ЕГБДП следует руководствоваться общими нормами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства:
● сведения из ЕГБДП могут включаться в состав личных дел;
● сведения из ЕГБДП могут включаться в отдельное дело, заголовок которого должен быть включен в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом.
Так, решение о порядке хранения сведений из ЕГБДП организации могут принять самостоятельно.
При включении сведения из ЕГБДП в состав личных дел их срок хранения будет соответствовать сроку хранения личных дел.
В случае если сведения будут формироваться в отдельное дело, то срок их хранения будет определяться организациями самостоятельно на основании решения Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации (подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4). При этом необходимо учитывать, что устанавливаемый срок должен обеспечить наличие данного документа для целей контрольно-надзорной деятельности.
3. Положение «Вопросы, возникающие при реализации Декрета № 5 с учетом изменений, внесенных Декретом № 6».
В отличие от Разъяснения Минтруда № 1 в Разъяснении Минтруда № 2 приведена подборка вопросов и ответов.
3.1. Вопрос о необходимости запроса характеристики при приеме на работу по внутреннему (внешнему) совместительству и бывшего работника (вопрос № 3, 4 Разъяснения Минтруда № 2).
При приеме по внутреннему совместительству характеристика не нужна, а при приеме на работу бывшего работника – нужна.
Минтруд констатировал, что при применении законодательства о труде под местом работы понимается организация, расположенная в определенной местности.
Так, при заключении трудового договора о работе по внутреннему совместительству работник фактически не меняет место работы, т.е. место работы остается у него тем же. Соответственно, требование о представлении характеристики с предыдущего места работы на этот случай не распространяется по причине отсутствия этого предыдущего места работы.
Это правило не касается приема на работу по внешнему совместительству, а также при приеме на работу бывшего работника.
Когда работник принимается на работу к последнему нанимателю, то, по мнению Минтруда, требование о наличии характеристик установлено независимо от того, к этому же или другому нанимателю работник принимается на работу. В случае поступления на работу к этому же нанимателю характеристика может быть приобщена к документам о приеме на работу без запроса.
В данном случае возникают вопросы о том, почему при приеме на работу по внутреннему совместительству не надо запрашивать характеристику и вообще ее прилагать, а при приеме на работу бывшего работника характеристика необходима, ведь требования ч. 2 п. 11 Декрета № 5 едины для всех случаев приема на работу.
Экспертное мнение
В целом сложно не согласиться с Минтруда в том, что в обоих случаях не надо делать запрос, т.к. нельзя сделать его в отношении самого себя. Здесь необходимо уточнение в ч. 2 п. 11 Декрета № 5 о том, что речь идет о работе у иного (другого) нанимателя (по другому месту работы и т.п.). Хоть такой вывод и очевиден, но все же он не соответствует предписаниям Декрета № 5.
При этом не совсем ясно, почему при приеме на работу по внутреннему совместительству не надо прилагать характеристику, т.к. формально все же имеет место прием на работу, а в предписаниях Декрета № 5 умалчивается об их применении только при приеме на основную работу.
Действительно, в первом случае работник не прерывает трудовых отношений с нанимателем (в отличие от второго случая), но ни в первом, ни во втором случае такой наниматель не перестает быть предыдущим местом работы (по отношению как к работе по внутреннему совместительству, так и при новом приеме на работу к тому же нанимателю).
Также Минтруд не раскрыл понятия «приобщение к документам о приеме на работу без запроса».
С одной стороны, такая процедура не предусмотрена напрямую Декретом № 5, с другой стороны, характеристика должна быть.
Вероятно, можно оформить докладную записку, например, со стороны работника кадровой службы, и на основании резолюции руководителя организации (иного уполномоченного на прием на работу и увольнение) оформить такую характеристику.
3.2. Вопрос о том, в каких случаях не надо запрашивать характеристику работника (вопрос № 4 Разъяснения Минтруда № 2).
Согласно Разъяснению Минтруда № 2 не надо запрашивать характеристику в следующих случаях:
● если организация ликвидирована. Если ликвидирована негосударственная организация, то характеристика с предыдущего места работы не запрашивается. Но при этом в любом случае запрашивается характеристика из госорганизации за последние 5 лет работы (при наличии таковой);
● работник ранее не работал (был учащимся, студентом, ИП, проходил военную службу, службу и др.);
● работник работал за пределами Республики Беларусь. Работа за пределами Республики Беларусь не рассматривается для целей применения Декрета № 5. Характеристика запрашивается с предыдущего места работы у нанимателя в Республике Беларусь.
Если работник работал более 5 лет назад, то запрашивать характеристику надо при работе по трудовому договору.
Предшествующим 5-летним сроком ограничена только необходимость получения характеристики из госорганизации (абз. 3 ч. 2 п. 11 Декрета № 5).
Что касается характеристики с предыдущего места работы (абз. 2 ч. 2 п. 11 Декрета № 5), то обязанность запросить данную характеристику сроком не ограничена. Следовательно, запрашивать данную характеристику необходимо независимо от срока перерыва в работе.
3.3. Вопрос о том, где получить информацию о том, что более 50 % акций (долей в уставном фонде) организации находится в госсобственности (вопрос № 4 Разъяснения Минтруда № 2).
Согласно Разъяснению Минтруда № 2 порядок раскрытия информации на рынке ценных услуг, в т.ч. о доле государства в уставном фонде эмитента, регламентирован Инструкцией о порядке раскрытия информации на рынке ценных бумаг, утв. постановлением Минфина от 13.06.2016 № 43 «О раскрытии информации на рынке ценных бумаг».
Дополнительную информацию наниматели могут получить непосредственно в организации (посредством телефонной связи, включения соответствующего условия в запросе о выдаче характеристики и др.).
Экспертное мнение
Так, если запрашивающая организация делает ссылку на ч. 1 п. 11 Декрета № 5, то понятно, что запрашивает негосударственная организация, а если запрос делается со ссылкой на ч. 2 п. 11 Декрета № 5, то запрос исходит от госорганизации.
3.4. Вопрос о том, можно ли принять на работу работника, запросив, но не дождавшись характеристики в установленный срок (вопрос № 7 Разъяснения Минтруда № 2).
В вопросе № 7 Разъяснения Минтруда № 2 указано, что принятие на работу работника без получения характеристики в срок, установленный Указом (вероятно, Минтруд в данном случае имел в виду Декрет № 5) (7 дней), будет нарушением порядка приема на работу.
При этом негативные последствия будут для нанимателя и его должностных лиц (согласно п. 12 Декрета № 5), но не для работника (вопрос № 8 Разъяснения Минтруда № 2).
Так, по мнению Минтруда, наниматель должен предпринять все возможные меры для получения характеристики, а нарушение нанимателем порядка приема на работу не является основанием для увольнения работника (п. 3 ст. 44 ТК), т.е. для работника правовые последствия отсутствуют.
Заметим, что в Разъяснении Минтруда № 2 не освещен вопрос о том, что делать, если предыдущий наниматель длительное время не отвечает на запрос (например, более 3 недель).
3.5. Вопрос о том, кто выдает характеристику в случае, если собственник назначает работника на должность руководителя из одной подчиненной организации в другую (вопрос № 9 Разъяснения Минтруда № 2.)
Выдача характеристики руководителю организации осуществляется сособственником имущества.
При назначении собственником работника на должность руководителя из одной подчиненной организации в другую характеристика должна быть согласно требованиям Декрета № 5. Поскольку в данном случае назначение на должность руководителя организации осуществляется одним и тем же собственником, то характеристику в этом случае также должен готовить собственник (например, кадровая служба собственника).
Так, данная ситуация похожа на ситуацию с приемом на работу бывшего работника, когда запрос не делается, но характеристика прилагается к документам о приеме на работу.
3.6. Вопрос о порядке приема на работу обязанных лиц, молодых специалистов, лиц, трудоустраивающихся по квоте (вопрос № 10 Разъяснения Минтруда № 2).
В случае если отказать в приеме на работу согласно ст. 16 ТК нельзя, запрос характеристики все равно необходимо делать.
Если законодательством предусмотрена обязанность трудоустройства отдельных категорий работников (обязанных лиц, молодых специалистов, лиц, трудоустраивающихся по квоте и т.п.), то наниматель должен исполнить это обязательство. Одновременно он должен выполнить предписание Декрета № 5, а именно запросить характеристику.
3.7. Вопрос о том, можно ли принять работника на работу, если получена отрицательная характеристика (вопрос № 12 Разъяснения Минтруда № 2).
Отрицательная характеристика – это не основание для отказа в приеме на работу.
Согласно ответу Минтруда на указанный вопрос при получении отрицательной характеристики нет оснований для отказа в приеме на работу.
Общие подходы по приему на работу работников, закрепленные в ТК, по-прежнему сохранены. Принятие окончательного решения о приеме или об отказе в приеме на работу является исключительным правом нанимателя.
