Структура, штатный состав и численность кадровой службы могут быть различны и зависят от поставленных перед организацией целей, задач, ее штатного состава и численности, объема работ по комплектованию и учету кадров, компетентности работников кадрового подразделения и т.д. Этот вопрос полностью находится в ведении самих организаций и для его успешного решения рекомендуется использовать Сборник «Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций», разработанный НИИ труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 декабря 2005 г. № 187. Этот документ предназначен для расчета численности работников кадровых служб, осуществляющих работу по комплектованию  и подбору кадров требуемых профессий, должностей, специальностей и квалификации, подготовке и переподготовке кадров, ведению установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников в коммерческих организациях, а также табельщиков и дежурных бюро пропусков.