Назначение пенсии: подготовка и представление документов

Материал актуализирован редакцией ИПС «Нормативка.by» с использованием правовых актов по состоянию на 1 сентября 2025 г.

Рассматриваются практические аспекты работы кадровой службы организации при подготовке документов к представлению в органы соцобеспечения для назначения пенсии работникам (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Закон от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (далее – Закон № 1596-XII)

● Инструкция о порядке обращения за пенсией и организации работы и ведения делопроизводства по назначению и выплате пенсий, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 08.07.2019 № 35 (далее – Инструкция)

Общие положения о назначении пенсии

Согласно ст. 1 Закона № 1596-XII право на государственное пенсионное обеспечение имеют:

● граждане Республики Беларусь, постоянно проживающие в Республике Беларусь, при соблюдении ими условий, предусмотренных Законом № 1596-XII;

● наравне с гражданами Республики Беларусь иностранные граждане и лица без гражданства, постоянно проживающие в Республике Беларусь, при соблюдении ими условий, предусмотренных Законом № 1596-XII, если иное не установлено законодательными актами.

По Закону № 1596-XII назначаются следующие виды пенсий:

1) трудовые пенсии:

● по возрасту;

● по инвалидности;

● по случаю потери кормильца;

● за выслугу лет;

● за особые заслуги перед Республикой Беларусь.

2) социальные пенсии.

Социальные пенсии назначаются гражданам, не получающим трудовую пенсию и (или) пенсию из других государств в соответствии с международными договорами Республики Беларусь (ч. 1 ст. 72 Закона № 1596-XII):

● инвалидам, в т.ч. инвалидам с детства;

● лицам, достигшим возраста: мужчины – 65 лет, женщины – 60 лет;

● детям – в случае потери кормильца (п. «а» ч. 3 ст. 35 Закона № 1596-XII);

● детям-инвалидам в возрасте до 18 лет.

Согласно ч. 1 ст. 5 Закона № 1596-XII право на трудовую пенсию имеют лица, которые в периоды работы, иной деятельности подлежали государственному соцстрахованию и за них, а также ими самими в предусмотренных законодательством о государственном соцстраховании случаях уплачивались обязательные страховые взносы в бюджет ФСЗН, и их семьи при соблюдении других условий, предусмотренных Законом № 1596-XII.

Обращение за назначением пенсии может осуществляться в любое время после возникновения права на пенсию без ограничения каким-либо сроком.

Условия назначения пенсии на общих основаниях

Согласно ст. 11 Закона № 1596-XII право на пенсию по возрасту на общих основаниях имеют мужчины при стаже работы не менее 25 лет, женщины при стаже работы не менее 20 лет по достижении общеустановленного пенсионного возраста, который в 2022 году и последующие годы составил: женщины – 58 лет, мужчины – 63 года.

Подготовка документов для назначения пенсии

Подготовка нанимателем необходимых документов для назначения пенсий работникам.

Подготовкой документов для назначения пенсии занимаются уполномоченные должностные лица нанимателя, поскольку такая обязанность нанимателя предусмотрена законодательством. Так, согласно ч. 1 ст. 76 Закона № 1596-XII работодатель обязан своевременно оформлять документы о стаже работы, заработке и результатах аттестации рабочих мест по условиям труда, необходимые для назначения пенсии, а также в положенный срок представлять их в органы, осуществляющие пенсионное обеспечение.

Законодательством установлено, что работодатели несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также представлением документов, содержащих недостоверные сведения, в порядке, установленном законодательством. При этом суммы пенсии, излишне выплаченные в связи с представлением работодателем документов, содержащих недостоверные сведения, взыскиваются в пользу органа, выплачивающего пенсию, по его распоряжению в бесспорном порядке с работодателей – юрлиц и в судебном порядке с работодателей – физлиц.

Для своевременного назначения пенсий работникам, достигшим пенсионного возраста, нанимателю целесообразно определить работника (группу работников), ответственного за подготовку документов для назначения пенсии и своевременное представление их в районные (городские) управления (отделы) по труду, занятости и соцзащите путем издания приказа. Таким представителем, как правило, назначается работник, который по роду своей основной деятельности связан с оформлением документов о приеме на работу и увольнении, учетом личного состава, ведением трудовых книжек.

Пример 1. Образец приказа о назначении ответственного за подготовку пенсионных документов

Для качественной подготовки документов для назначения и перерасчета всех видов пенсий работникам и их семьям, а также для своевременного представления их в отдел соцзащиты ответственный работник нанимателя может в начале каждого года определять перечень работников, которые в будущем году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию (в т.ч. при пониженном возрасте). Для этого требуется проанализировать личные карточки (в случае если у нанимателя ведутся личные карточки) и трудовые книжки работников. Результат проделанной работы необходимо представить в виде списка, составленного в хронологическом порядке.

В отношении работников, включенных в указанные списки, работодатель осуществляет предварительную подготовку документов для назначения им пенсий, включая документы, подтверждающие право на пенсию за работу с особыми условиями труда и за выслугу лет. При необходимости должны быть приняты меры по истребованию недостающих документов. На основании всех собранных документов работодатель оформляет представление для назначения пенсии.

Пример 2. Примерная форма перечня работников, которые в будущем году достигнут пенсионного возраста и приобретут право на пенсию

Для подготовки документов для назначения пенсий необходимо тщательно изучить трудовые книжки работников. По результатам анализа сведений, которые содержатся в трудовой книжке работника, принять меры для получения:

● справок о размере заработка за период работы до 01.01.2003. Справки выдаются нанимателями на основании лицевых счетов и иных документов о начисленной и выплаченной зарплате. Форма справки о заработке для исчисления пенсии содержится в приложении к постановлению Минтруда и соцзащиты от 19.11.2007 № 148 «Об утверждении формы справки о заработке для исчисления пенсии»;

● справок о переименованиях предприятия (в случае если переименования имели место). Такие справки выдаются нанимателями на основании учредительных документов;

● справок, подтверждающих период работы у предыдущих нанимателей в случае ошибок, помарок, исправлений, неполных данных в сведениях о датах, основаниях для внесения записей в трудовую книжку и т.п.

Справки должны быть заверены подписью и печатью нанимателя.

Пример 3. Образец запроса о предоставлении справки о периоде работы и заработной плате

В случае утери работником документа об образовании наниматель вправе обратиться в учебное заведение с запросом о выдаче справки о периоде обучения.

Пример 4. Образец запроса о выдаче справки о периоде обучения

Представляется целесообразным своевременное, до достижения работником пенсионного возраста и приобретения им права на пенсию, извещение нанимателем работника о порядке обращения за пенсией. Наниматель может предусмотреть единовременное уведомление всех работников, получающих в текущем году право на пенсию, при составлении списка этих работников.

Пример 5. Образец уведомления работника о порядке обращения за пенсией

Подача документов для назначения пенсии работником.

Работающие граждане и члены их семей (в случае потери кормильца) подают заявление о назначении пенсии через работодателя по месту последней работы.

Согласно ч. 2 ст. 75 Закона № 1596-XII работодатель в 10-дневный срок со дня поступления заявления оформляет необходимые для назначения пенсии документы и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляет их в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, по месту жительства заявителя либо в порядке, определяемом Минтруда и соцзащиты, – в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, по месту нахождения работодателя.

Если работнику, обратившемуся за назначением пенсии, отказано в представлении к назначению пенсии, ему сообщается об этом в письменной форме с указанием причины отказа.

Не исключается также и возможность личной подачи документов. Так, в соответствии с п. 3 Инструкции обращение за пенсией осуществляется путем подачи заявления о назначении пенсии (перерасчете назначенной пенсии, переводе с одной пенсии на другую, возобновлении выплаты ранее назначенной пенсии) по форме согласно приложению 1 к Инструкции, представления к назначению пенсии (приложение 3 к Инструкции) и необходимых документов, предусмотренных перечнем документов, необходимых для назначения пенсий (приложение 2 к Инструкции) в управление лично гражданином или через представителя.

Представления к назначению пенсии подлежат регистрации, таким образом целесообразно предусмотреть регистрацию, отдельную от прочих документов.

Пример 6. Образец журнала регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий работников и членов их семей

Рассмотрение заявления и документов для назначения пенсии органами, осуществляющими пенсионное обеспечение

Органы, осуществляющие пенсионное обеспечение, имеют право требовать соответствующие документы от работодателей и отдельных лиц, а также проверять в необходимых случаях обоснованность их выдачи, запрашивать в органах государственной экспертизы условий труда заключения о качестве проведения аттестации рабочих мест по условиям труда и правильности применения списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утверждаемых Советом Министров. Нужно учесть, что требования органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, о выдаче соответствующих документов и заключений являются обязательными для исполнения.

В случае обнаружения в представленных документах недостоверных сведений работодателем должны быть представлены новые документы.

Документы, необходимые для назначения пенсии, представляются в подлинниках. В случае невозможности представления подлинников допускается представление нотариально засвидетельствованных копий или копий, засвидетельствованных районным (городским) управлением (отделом) по труду, занятости и соцзащите.

Справки о стаже работы и заработке представляются в подлинниках. Также представляется подлинник трудовой книжки и выписка (копия) трудовой книжки, заверенные нанимателем, представляющим работника для назначения пенсии, или районным (городским) управлением (отделом) по труду, занятости и соцзащите.

Заявление о назначении пенсии рассматривается органом, осуществляющим пенсионное обеспечение, не позднее 10 дней со дня приема заявления со всеми необходимыми документами либо со дня поступления недостающих документов для назначения пенсии.

После принятия решения о назначении пенсии пенсионеру выдается пенсионное удостоверение по форме, утвержденной Советом Министров.