Как правильно формировать в дела заявления о приеме и переводе работников, предоставлении трудовых отпусков, докладные и объяснительные записки и иные документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу?

В октябре в отделе культуры прошла проверка соблюдения законодательства о труде. В ходе проверки было сделано замечание, что все вышеперечисленные документы необходимо группировать в одном деле вместе с приказами, к которым они относятся (п. 6.3 Примерной инструкции по делопроизводству).

Правильно ли это? Помогите разобраться.

 

Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, поощрении, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др.) издаются, как правило, на основании таких документов, как заявления, докладные и объяснительные записки, представления и др.

При группировке в дела документов, послуживших основанием к изданию приказов по личному составу, должны соблюдаться общие требования, предъявляемые к формированию дел (п. 6.2 и 6.3 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13; п. 3.5 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5):