№ п/п

Ошибки в кадровом учете

Возникающие проблемы

Необходимые действия для устранения ошибок

1

Кадровый учет в организации не организован

На практике во многих организациях кадрами занимается работник, у которого нет соответствующего образования, например, бухгалтер.

По этой причине появляются следующие проблемы:

● многие обязательные документы отсутствуют;

● хранение документов осуществляется без соблюдения требований законодательства, с нарушением сроков хранения и уничтожения;

● не используется весь функционал специальных программ кадрового учета, программное обеспечение может быть неверно настроено и не обновляться в течение длительного срока.

Такие нарушения часто становятся причиной конфликтов между нанимателем и работниками

Для того чтобы установить кадровый учет в организации, нужно:

● подписывать трудовые договоры (контракты) с работниками;

● оформлять листки нетрудоспособности и справки о временной нетрудоспособности;

● составлять график трудовых отпусков;

● правильно хранить и обрабатывать персональные данные работников;

● вести другие предусмотренные законодательством документы (по приеме на работу, по оформлению изменений трудовых отношений, по увольнению с работы, по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска, по оформлению поощрений, дисциплинарных взысканий, командировок).

При этом ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации (ч. 1 и 3 п. 7 Инструкции № 4)

2

Устарела актуальность кадровых документов

Ежегодно в законодательство Республики Беларусь, касающееся кадрового учета, вносится большое количество изменений.

Если работник отдела кадров не обладает достаточной компетентностью, то большинство изменений могут остаться незамеченными.

Поэтому, даже если все формы и бланки документов для организации разрабатывал профессиональный работник отдела кадров, это не гарантирует их актуальность и законность через определенный промежуток времени.

Такие ошибки могут привести не только к штрафам, но и к судам с уволенными работниками после того, как через много лет выяснится, например, об отсутствии документов, которые не были переданы в архив

Необходимо постоянно учитывать изменения законодательства и своевременно вносить изменения в документы кадрового учета

3

Работников не знакомят с ЛПА

Конфликты между работником и нанимателем часто возникают из-за того, что работники не были ознакомлены с какими-то ЛПА.

Когда наниматель не может доказать, что ознакомил работников с ЛПА, работников невозможно привлечь к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.

Следует обратить внимание, что при рассмотрении дела суды обязательно изучают вопрос ознакомления работника с ЛПА

При организации труда работников наниматель обязан создавать условия для ознакомления работника с ЛПА, затрагивающими его права и обязанности (п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК).

В обязательном порядке работников нужно под подпись знакомить с коллективным договором, соглашениями, ПВТР и иными принятыми в установленном порядке актами, регулирующими трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя.

Способы ознакомления работников с ЛПА следующие:

● работник ставит подпись в журнале ознакомления, отдельном листе ознакомления и т.п. Это т.н. косвенный способ ознакомления с ЛПА;

● работник ставит отметку или наниматель вносит в текст трудового договора (контракта) лист ознакомления. Этот способ допустимый, но не корректный;

● работник ставит подпись под текстом ЛПА. В случае судебного спора этот способ позволит доказать, с каким по содержанию текстом знакомил наниматель работника

4

Нарушение сроков трудового договора

Наниматель может заключить с работником срочный трудовой договор или трудовой договор, заключенный на неопределенный срок.

Каждый из них правомерен в разных ситуациях. Если кадровый учет ведет неграмотный специалист, это часто грозит организации финансовыми рисками

Трудовые договоры могут заключаться на:

1) неопределенный срок;

2) определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор).

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Срочный трудовой договор, за исключением контракта, заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения:

1) на время выполнения определенной работы, когда время завершения работы не может быть определено точно;

2) на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняются место работы, должность служащего (профессия рабочего);

3) на время выполнения сезонных работ, когда работы в силу природных и климатических условий могут выполняться только в течение определенного сезона;

4) с лицами, принимаемыми на работу в организации, созданные на заведомо определенный период;

5) с лицами, принимаемыми на должность служащего (профессию рабочего), которую занимал молодой специалист, молодой рабочий (служащий) до призыва его на военную службу, направления на альтернативную службу, на период такой службы и в течение 3 мес. после ее окончания;

6) с руководителем, заместителем руководителя и главным бухгалтером организации на период проведения процедур, установленных законодательством и (или) учредительным документом организации для назначения на соответствующую должность служащего;

7) с лицами, направленными органами по труду, занятости и соцзащите на оплачиваемые общественные работы;

8) в иных случаях, установленных ТК или иными законодательными актами (ч. 1–3 ст. 19 ТК).

В силу положений п. 2 ч. 2 ст. 35 ТК истечение срока срочного трудового договора является основанием для его прекращения.

Срочный трудовой договор прекращается в последний день действия договора независимо от того, на рабочий или выходной день приходится дата его окончания. Увольнение работника по истечении срока трудового договора допускается в период его временной нетрудоспособности либо пребывания в отпуске (ч. 1, 2 п. 7 Постановления Пленума № 9)

Примечание. Если выяснится, что срочный трудовой договор с каким-либо работником заключен неправомерно, то следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. В таком соглашении пункт о сроке следует изложить в новой редакции: «Трудовой договор заключен на неопределенный срок»

5

Работник не ознакомлен об изменениях в его трудовых обязанностях

В случае возникновения судебного спора наиболее вероятно, что решение будет принято в пользу работника

При организации труда работников наниматель обязан своевременно оформлять изменения в трудовых обязанностях работника и знакомить работника с ними под роспись (п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК).

Трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон, если иное не предусмотрено ТК (ч. 4 ст. 19 ТК).

Нанимателю предоставлено право изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же квалификации, должности служащего (профессии рабочего), определенным в трудовом договоре, только в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами.

Изменением существенных условий труда признается: изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, предложение о заключении контракта с работником, работающим по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, установление или отмена дистанционной работы, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК. Изменение последовательности чередования работников по сменам (ст. 123 ТК) не является изменением существенных условий труда.

В этом случае наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 мес. (ч. 1–3 ст. 32 ТК)

6

Неправильное установление зарплаты работнику

Эта ошибка также связана с недостаточной осведомленностью работника, ответственного за начисление зарплаты.

Наличие спора между работником и нанимателем о размерах выплат в большинстве случаев приводит к судебному разбирательству.

При этом невыплата или неполная выплата в установленный срок зарплаты, иных выплат, причитающихся работнику от нанимателя в соответствии с законодательством, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 50 БВ (ч. 3 ст. 10.12 КоАП)

Выплата зарплаты производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже 2 раз в месяц (ч. 1 ст. 73 ТК)

7

Непредоставление работникам установленных гарантий и компенсаций

Непредоставление работникам гарантий и компенсаций, предусмотренных ТК, является нарушением законодательства о труде, что может повлечь привлечение должностного лица нанимателя к административной ответственности и наложение штрафа в размере от 2 до 20 БВ (ч. 6 ст. 10.12 КоАП)

Специалисту по кадрам важно отслеживать изменения в законодательстве, касающиеся льгот для разных категорий работников.

Кроме изменений нужно знать действующее законодательство и права отдельных групп работников.

Например, трудовым законодательством установлены:

● гарантии для работников при прохождении диспансеризации (ст. 103¹ ТК);

● гарантии для беременных женщин, женщин, имеющих детей, одиноких родителей при заключении и прекращении трудового договора (ст. 268 ТК);

● гарантии отцам, одиноким родителям, другим родственникам, членам семьи ребенка, опекунам (попечителям) (ст. 271 ТК);

● работы, на которых запрещается привлечение к труду лиц моложе 18 лет (ст. 274 ТК);

● оплата труда работников моложе 18 лет при сокращенной продолжительности ежедневной работы (ст. 279 ТК);

● предоставление первого рабочего места (ст. 281 ТК);

● дополнительные гарантии работникам моложе 18 лет при расторжении трудового договора по инициативе нанимателя (ст. 282 ТК);

● условия труда и отдыха инвалидов (ст. 287 ТК);

● установление неполного рабочего времени отдельным категориям работников (ст. 289 ТК);

● очередность предоставления трудовых отпусков отдельным категориям работников (ст. 168 ТК);

● дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы, ненормированный рабочий день, продолжительный стаж работы, дополнительные поощрительные отпуска (ст. 157–160 ТК)

8

Отсутствие графика трудовых отпусков

Отсутствие графика трудовых отпусков – частая ошибка, особенно в небольших организациях.

Отсутствие графика трудовых отпусков является несоблюдением установленного порядка предоставления работникам отпусков, что может повлечь наложение на должностное лицо нанимателя штрафа в размере от 2 до 20 БВ (ч. 6 ст. 10.12 КоАП)

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК).

В график трудовых отпусков в течение года можно вносить изменения при определенных условиях:

● принятии на работу новых работников;

● при переносе трудового отпуска по просьбе работника по согласованию с нанимателем

9

Заключение гражданско-правового договора вместо трудового договора

Несоблюдение должностным лицом нанимателя установленного порядка приема работников на работу влечет наложение штрафа в размере от 2 до 20 БВ (ч. 6 ст. 10.12 КоАП)

Предметом гражданско-правовых договоров является выполнение работ, оказание услуг и создание объектов интеллектуальной собственности (абз. 1 подп. 1.1 Указа Президента от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам»).

ТК регулирует трудовые отношения, основанные на трудовом договоре, а также отношения, указанные в ч. 1 ст. 4 ТК

10

В трудовых договорах отсутствуют обязательные сведения и условия

Отсутствие обязательных сведений и условий в трудовом договоре может привести к судебному спору между работником и нанимателем

Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных следующие сведения и условия:

1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;

2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

3) трудовую функцию. При этом наименование должности служащего (профессии рабочего) должно соответствовать квалификационным справочникам, профессиональным стандартам, утверждаемым Правительством или уполномоченным им органом, НПА, регламентирующим деятельность работников по отдельным должностям служащих;

4) основные права и обязанности работника и нанимателя;

5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);

7) оплату труда работника.

При выполнении дистанционной работы в трудовом договоре обязательно указывается, что работа является дистанционной, за исключением условия о выполнении работником дистанционной работы временно, которое оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ч. 4 ст. 307¹ ТК, ч. 1 ст. 307² ТК)

11

Отсутствие в трудовом договоре условия о предварительном испытании, в случае если при приеме на работу работника было установлено предварительное испытание

Указание условия о предварительном испытании в приказе о приеме на работу и отсутствие этого условия в трудовом договоре означает, что работник принят без предварительного испытания

Срок предварительного испытания не должен превышать 3 мес., не считая периодов временной нетрудоспособности и других периодов, когда работник отсутствовал на работе. В этом случае условие о предварительном испытании должно быть предусмотрено в трудовом договоре. Если указание об этом содержится только в приказе о приеме на работу, то расторжение трудового договора по п. 7 ч. 2 ст. 35 ТК не допускается, т.к. условие о предварительном испытании сторонами согласовано не было.

Наниматель вправе расторгнуть трудовой договор с работником до дня истечения срока предварительного испытания включительно при наличии объективных данных, свидетельствующих о том, что работник не способен выполнять обязанности по профессии рабочего, должности служащего соответствующей квалификации, оговоренные при приеме на работу (или установленные НПА). При отсутствии таких данных в период предварительного испытания работник может быть уволен только по его инициативе или по иным основаниям, предусмотренным ТК.

При расторжении трудового договора по п. 7 ч. 2 ст. 35 ТК наниматель обязан указывать конкретные причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим предварительного испытания (ч. 1–3 п. 6 Постановления Пленума № 9)

12

Не заключается дополнительное соглашение к трудовому договору при его изменении

Если несвоевременно вносить изменения в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения, то могут возникнуть проблемы с:

● налоговой инспекцией – при изменении зарплаты, не внесенной в трудовой договор (контракт);

● работниками – если те обратятся в суд с неактуальным трудовым договором (контрактом)

Специалисту по кадрам важно следить за тем, чтобы изменения в условиях трудового договора были закреплены документально, а именно в дополнительных соглашениях. 

Трудовой договор может быть изменен только с согласия сторон, если иное не предусмотрено ТК (ч. 4 ст. 19 ТК)

13

Трудовой договор составлен в одном экземпляре. Страницы трудового договора не пронумерованы и не подписаны работником и нанимателем

Отсутствие трудового договора у работника, а также отсутствие пронумерованных страниц трудового договора и подписей работника и нанимателя может привести к судебному спору в отношении содержания трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экз.

Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя (ч. 1 ст. 18 ТК)

14

В трудовом договоре нет корректно прописанного места работы работника

Место работы часто путают с рабочим местом работника, а это разные понятия.

Рабочим местом является место постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности (ч. 2 ст. 31 ТК).

Указание рабочего места относится к дополнительным условиям трудового договора, т.е. может быть, а может не быть в трудовом договоре

В ТК нет определения понятия «место работы». Уточнено лишь, что если работника принимают в структурное подразделение организации, то в трудовом договоре указывают место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу (п. 2 ч. 2 ст. 19 ТК).

Наименование и место нахождения юрлица указываются в его учредительных документах (ч. 1 п. 3 ст. 50 Гражданского кодекса).

Поэтому необходимо указывать место работы через наименование нанимателя и населенного пункта, например, «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Фирма» (ООО «Фирма»), г. Минск». При приеме работника в представительство, филиал, находящиеся в другой местности, место работы следует указывать как наименование филиала, обособленного подразделения и его местонахождение

Примечание. Если место работы указано не в соответствии с трудовым законодательством или отсутствует в трудовом договоре, то необходимо внести соответствующие изменения дополнительным соглашением к трудовому договору

15

В контрактах отсутствуют обязательные сведения и условия

Отсутствие обязательных сведений и условий в контракте может привести к судебному спору между работником и нанимателем.

Контракт должен содержать, помимо сведений и условий, предусмотренных ст. 19 ТК, в качестве обязательных сведения и условия, предусмотренные ч. 1 ст. 261² ТК

16

Неправильно установлен минимальный срок действия контракта

Установленный ч. 1 ст. 261³ ТК минимальный годичный срок действия контракта является обязательным. Если контракт заключен с работником на срок менее 1 года, то его увольнение по истечении срока действия такого контракта следует считать незаконным. В этом случае уволенный на основании п. 2 ч. 2 ст. 35 ТК работник может быть восстановлен на работе (ч. 4 п. 8 Постановления Пленума № 9)

Контракт заключается на срок не менее 1 года и не более 5 лет (максимальный срок действия контракта). Конкретный срок действия контракта определяется по соглашению сторон (ч. 1 ст. 261³ ТК)

17

Стороны, заключившие контракт, не предупреждают о решении продолжить или прекратить трудовые отношения до истечения срока действия контракта

До истечения срока действия контракта каждая из сторон в соответствии с требованиями ч. 2 ст. 261³ ТК обязана письменно предупредить другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения.

Несоблюдение данного условия нанимателем в случае прекращения с работником трудовых отношений по п. 2 ч. 2 ст. 35 ТК может быть признано судом нарушением установленного порядка увольнения. Такое нарушение не является основанием для восстановления работника на работе. В этом случае в силу ст. 246 ТК суд вправе вынести решение о возмещении морального вреда, если такое требование заявлено (ч. 1, 2 п. 10 Постановления Пленума № 9)

Каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за 1 мес. до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения (ч. 2 ст. 261³ ТК)

18

Не заполнена трудовая книжка

Незаполнение нанимателем трудовой книжки является нарушением законодательства о труде

Трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя-физлица) на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ч. 2 ст. 50 ТК)

19

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику не выдана расписка

Невыдача расписки уполномоченным должностным лицом работнику в получении трудовой книжки является нарушением законодательства о труде

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя. О получении расписки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ч. 4 п. 79 Инструкции № 40)

20

Невыдача (несвоевременная выдача) трудовой книжки при увольнении работника

При задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки (ст. 79 ТК)

При увольнении работника трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) (ч. 6 ст. 50 ТК).

При отсутствии работника в день увольнения трудовую книжку следует отправить по адресу, указанному в его заявлении

21

Нарушение сроков окончательного расчета при увольнении

Невыплата или неполная выплата в установленный срок зарплаты, иных выплат, причитающихся работнику от нанимателя в соответствии с законодательством, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 50 БВ (ч. 3 ст. 10.12 КоАП).

Кроме этого, в случае невыплаты по вине нанимателя в сроки, установленные ч. 1 ст. 77 ТК, причитающихся на день увольнения сумм выплат, работник имеет право взыскать с нанимателя средний заработок за каждый день их задержки, а в случае невыплаты части суммы – пропорционально невыплаченным при расчете денежным суммам (ст. 78 ТК)

При увольнении работника все выплаты, причитающиеся ему от нанимателя на день увольнения (кроме выплат, установленных системами оплаты труда, размер которых определяется по результатам работы за месяц или иной отчетный период), производятся не позднее дня увольнения. Если работник в день увольнения не работал или если трудовой договор с предварительным испытанием расторгается в день истечения срока предварительного испытания, то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее дня, следующего за днем предъявления работником требования о расчете (ч. 1 ст. 77 ТК).

Выплаты, установленные системами оплаты труда, размер которых определяется по результатам работы за месяц или иной отчетный период, производятся в порядке, установленном ЛПА, не позднее дня выплаты зарплаты за отчетный период работникам организации (ч. 4 ст. 77 ТК)

22

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним не пронумерована, не прошнурована и не скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя)

Невыполнение требований, предъявляемых к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, является нарушением законодательства о труде

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (ч. 6 п. 79 Инструкции № 40)

23

Отсутствие специально оборудованного места для хранения трудовых книжек

Отсутствие специально оборудованного места для хранения трудовых книжек является нарушением законодательства о труде и может привести к утере трудовых книжек

Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (ч. 1 п. 80 Инструкции № 40)

24

Отсутствие расчетных листков

Отсутствие расчетных листков является нарушением законодательства о труде и может повлечь привлечение должностного лица нанимателя к административной ответственности и наложение штрафа в размере от 2 до 20 БВ (ч. 6 ст. 10.12. КоАП)

Наниматель при выплате зарплаты ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из зарплаты, а также общей суммы зарплаты, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается нанимателем (ч. 1, 2 ст. 80 ТК).

Многие наниматели не считают нужным распечатывать и раздавать работникам расчетные листки.

Вместе с тем выдача расчетного листка работникам предусмотрена ст. 80 ТК. Расчетный листок нужно выдавать ежемесячно всем без исключения работникам, в т.ч. совместителям, а при выплате аванса, среднего заработка за время трудового отпуска расчетные листки можно не предоставлять, достаточно оформить их в конце месяца. Перечисление зарплаты на банковские карты также сопровождается выдачей расчетных листков

25

Отсутствие разграничения по срокам хранения и видам распорядительных документов (все приказы регистрируются в одной форме, нет литерных обозначений к номерам приказов)

Нарушение регистрации распорядительных документов может привести к утере этих документов

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 55-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4)

Примечание. Сроки хранения приказов, распоряжений руководителей организаций установлены в п. 21 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлениюграфи Минюста от 24.05.2012 № 140)