Дистанционная работа в период отпуска по уходу за ребенком

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 2 мая 2024 г.

Описываются варианты оформления дистанционной работы в период отпуска по уходу за ребенком (с образцами необходимых документов).

СОДЕРЖАНИЕ

Пункт 1. Понятие дистанционной работы

Пункт 2. Особенности трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу

Пункт 3. Порядок обмена рабочей документацией с дистанционным работником

Пункт 4. Контроль за деятельностью дистанционных работников

Пункт 5. Особенности организации дистанционного труда в период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет

Пункт 6. Алгоритм прерывания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и выполнения дистанционной работы на условиях неполного рабочего времени

Пункт 7. Алгоритм прерывания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и осуществление дистанционного труда на условиях полного рабочего времени

Пункт 8. Алгоритм оформления работника для выполнения дистанционной работы в качестве внешнего совместителя на период нахождения его в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет

Пункт 9. Алгоритм оформления работника для выполнения дистанционной работы в качестве внутреннего совместителя на период нахождения его в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

Пункт 1. Понятие дистанционной работы

Дистанционной работой считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий (ч. 1 ст. 307¹ ТК).

Дистанционная работа может:

● выполняться постоянно;

● выполняться временно (непрерывно в течение определенного срока, не превышающего 6 мес. в течение календарного года);

● быть комбинированной (выполняться постоянно или временно с чередованием в течение рабочего времени дистанционной работы и работы по месту нахождения нанимателя).

Условие о выполнении дистанционной работы может устанавливаться по договоренности между нанимателем и работником как при приеме на работу, так и впоследствии, а также по инициативе нанимателя в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 32 ТК.

Дистанционный труд – подходящий вариант для работников, деятельность которых не связана с производством товаров (например, программистов, переводчиков, редакторов, дизайнеров, корректоров, бухгалтеров, юристов и др.).

С учетом изложенного, определения в трудовом договоре конкретного места выполнения работы дистанционным работником не требуется. Кроме того, при использовании дистанционного труда наниматель не обязан проверять наличие условий, соответствующих требованиям охраны труда, а также общим правилам противопожарной безопасности и санитарии.

Пункт 2. Особенности трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу

С учетом требований ст. 307² ТК в трудовом договоре, заключаемом с работником, который будет выполнять свою работу дистанционно, целесообразно отразить:

● условие о том, что работа является дистанционной (за исключением случаев, когда дистанционная работа выполняется временно);

● порядок и сроки обеспечения работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, необходимыми для исполнения работником своих трудовых обязанностей;

● условие об обязанности работника, выполняющего дистанционную работу, использовать при исполнении трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные нанимателем;

● порядок и сроки представления работником, выполняющим дистанционную работу, отчетов о выполненной работе;

● размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником, выполняющим дистанционную работу, принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств,

● размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование оборудования, если оно арендовано или принадлежит работнику;

● порядок возмещения иных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;

● способы и периодичность рабочих контактов работника и нанимателя.

Условия обмена между нанимателем и работником, выполняющим дистанционную работу, электронными документами или сообщениями в электронном виде (в т.ч. СМС-сообщениями, файлами и записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора, определяются трудовым договором, ЛПА (ч. 6 ст. 307¹ ТК).

В трудовом договоре следует указать также режим труда и отдыха работника (путем отражения конкретных временных периодов либо указания на то, что он определяется работником самостоятельно).

Заключение трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, допускается только при личном присутствии такого работника. Дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, могут заключаться путем обмена электронными документами либо при личном присутствии работника.

Местом заключения трудового договора, а также дополнительных соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора является место нахождения нанимателя.

Если соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается путем обмена электронными документами, то наниматель обязан направить в течение двух рабочих дней со дня заключения соглашения работнику, выполняющему дистанционную работу, оформленный надлежащим образом экземпляр данного соглашения на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о получении (ч. 1 ст. 307² ТК).

Пункт 3. Порядок обмена рабочей документацией с дистанционным работником

Обмен рабочей документацией с дистанционным работником осуществляется следующим образом, а именно письменные задания, иная информация для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, а также иные документы, не требующие ознакомления работника под роспись, могут направляться путем обмена файлами с текстами документов в электронном виде.

В случае необходимости ознакомления работника с документами под роспись работник, выполняющий дистанционную работу, может быть ознакомлен с ними путем обмена:

● электронными документами (с ЭЦП);

● файлами с текстами этих документов (без ЭЦП) в электронном виде (ч. 7, 8 ст. 307¹ ТК).

Необходимость направления работнику копий документов на бумажном носителе определяется по соглашению сторон.

Пункт 4. Контроль за деятельностью дистанционных работников

Для контроля труда дистанционных работников наниматель может использовать мобильную связь, электронную почту, видеонаблюдение, информационные компьютерные сети. Деятельность таких работников можно контролировать и с помощью технических средств (например, путем установления контроля продуктивности по работе на клавиатуре или использования мыши, количества открытых окон, посещаемости сайтов, не связанных с работой, и т.д.).

В трудовом договоре с работником, трудящимся дистанционно, допустимо регламентировать порядок отчетности работника по выполнению заданий, полученных от нанимателя, а также перечень мер контроля за фактическим его нахождением на рабочем месте и выполнением порученной работы в определенный период времени.

Кроме того, в трудовой договор может быть включен пункт о том, что в конкретный период времени работник обязан быть доступным для связи и по требованию нанимателя.

Пункт 5. Особенности организации дистанционного труда в период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет

С учетом положений ч. 9 ст. 185 ТК мать ребенка, а также иные лица, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (далее – отпуск по уходу за ребенком), в период пребывания в указанном отпуске вправе работать по основному (по другой должности служащего (профессии рабочего)) или другому месту работы на условиях неполного рабочего времени (не более половины месячной нормы рабочего времени).

Работа лица, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, по своей профессии рабочего, должности служащего по заключенному до ухода в отпуск по уходу за ребенком трудовому договору (контракту) по основному месту работы возможна лишь при условии прерывания указанного отпуска. В случае выхода на работу такой работник будет считаться вышедшим из отпуска по уходу за ребенком, а не находящимся в отпуске по уходу за ребенком.

В свою очередь работа лиц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в период нахождения их в отпуске по основному (по другой профессии рабочего, должности служащего) или другому месту работы на условиях неполного рабочего времени (не более половины месячной нормы рабочего времени) означает внутреннее или внешнее совместительство (ч. 12, 13 письма Минтруда и соцзащиты от 25.11.2014 № 6212/2300 «Об отпуске по уходу за ребенком»).

С учетом требований ст. 12, 13 Закона от 29.12.2012 № 7-З «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей» лицам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком и работающим на дому у одного нанимателя, государственное пособие по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет назначается и выплачивается в полном размере.

Назначение и выплата указанного пособия в размере 50 % осуществляется в случаях, если работник:

● работает на условиях полного рабочего времени, неполного рабочего времени (более половины месячной нормы рабочего времени) у одного или нескольких нанимателей;

● работает на условиях неполного рабочего времени (не более половины месячной нормы рабочего времени) и одновременно выполняет работу на дому у одного или нескольких нанимателей.

Пункт 6. Алгоритм прерывания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и выполнения дистанционной работы на условиях неполного рабочего времени

Шаг 1. Направить работника на медосмотр (обследование) (при необходимости).

Шаг 2. Получить от работника заявление о прерывании отпуска по уходу за ребенком и осуществлении дистанционного труда на условиях неполного рабочего времени.

В заявлении работнику потребуется указать, что он желает прервать социальный отпуск по уходу за ребенком и приступить к дистанционной работе на условиях неполного рабочего времени.

Пример 1.

Образец заявления о выходе на работу из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет на условиях дистанционного труда с неполным рабочим временем

Шаг 3. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) с работником.

С учетом того, что согласно п. 2, 6 ч. 2 ст. 19 ТК место работы, а также режим труда и отдыха относятся к числу обязательных условий трудового договора, сведения о переходе работника на дистанционный труд на условиях неполного рабочего времени потребуется внести в трудовой договор путем оформления дополнительного соглашения к нему.

Дополнительное соглашение к контракту может включать в себя следующие положения:

1. Обязанности работника:

● самостоятельно обеспечить себя компьютером, модемом, телефонной связью и выходом в Интернет;

● при исполнении трудовых обязанностей использовать программно-технические средства и средства защиты, рекомендованные нанимателем;

● представлять нанимателю отчеты о выполненной работе еженедельно в пятницу в 12.00 путем обмена файлами с текстами документов в электронном виде.

2. Обязанности нанимателя на период выполнения работником дистанционной работы:

1) своевременно предоставлять на электронную почту работника информацию, необходимую ему для осуществления трудовых функций;

2) не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, возмещать работнику:

● расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях в размере 100 (сто рублей) в месяц;

● расходы по оплате мобильной связи, понесенные им при проведении телефонных переговоров в служебных целя;

● расходы по оплате счетов за Интернет.

3. Работнику устанавливается 20-часовая пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Ежедневный режим рабочего времени и времени отдыха работник определяет самостоятельно. Учет рабочего времени и времени отдыха работника осуществляется с помощью программы системы учета рабочего времени ActivTrak.

4. Для взаимодействия и обмена электронными документами или сообщениями в электронном виде (в т.ч. СМС-сообщениями, файлами и записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора, используется служебная электронная почта работника, приложение Telegram.

5. Письменные задания, иная информация для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, а также иные документы, не требующие ознакомления работника под роспись, направляются ему путем обмена файлами с текстами документов в электронном виде.

6. Каждая из сторон обмена электронными документами или сообщениями в электронном виде обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны не позднее одного рабочего дня с момента его получения.

7. В случае необходимости ознакомления работника с документами под подпись работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами или файлами с текстами этих документов в электронном виде с последующим направлением в течение двух рабочих дней работнику копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.

Пример 2.

Образец дополнительного соглашения к контракту с работником, прервавшим отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и приступившим к дистанционной работе на условиях неполного рабочего времени

Шаг 4. Оформить приказ о прерывании отпуска по уходу за ребенком и осуществлении дистанционного труда на условиях неполного рабочего времени.

Прерывание социального отпуска по уходу за ребенком и переход на надомный труд на условиях неполного рабочего времени отражается в приказе (распоряжении) нанимателя, с которым работник должен ознакомиться под роспись. В нем указывается конкретная продолжительность рабочего времени, а также срок осуществления трудовой деятельности на указанных условиях.

Пример 3.

Образец приказа о прерывании отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и предоставлении дистанционной работы на условиях неполного рабочего времени

Шаг 5. Произвести прием-передачу дел и документов (при необходимости).

Шаг 6. Внести в трудовую книжку работника запись о выходе на работу из отпуска по уходу за ребенком (при необходимости).

В трудовых книжках работников, занятых на работах, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда или за выслугу лет, производится запись о периоде нахождения их в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Указанная запись вносится в гр. 3 трудовой книжки после того, как работник вышел из отпуска по уходу за ребенком. В гр. 4 трудовой книжки указываются соответствующие приказы (распоряжения) нанимателя о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и выходе из этого отпуска.

Допускается внесение записей в трудовую книжку о периоде нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком путем внесения двух записей: о предоставлении социального отпуска по уходу за ребенком и о его прекращении со ссылками на соответствующие приказы (распоряжения) нанимателя о предоставлении (прекращении) отпуска по уходу за ребенком (п. 31 Инструкции № 40).

Выход работника на работу из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет также отражается в его трудовой книжке.

Пример 4.

Образец записи в трудовую книжку о периоде нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (путем внесения одной записи)

Пример 5.

Образец записи в трудовую книжку о периоде нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (путем внесения двух записей)

Шаг 7. Внести изменения в штатное расписание организации (при необходимости).

В случае если у нанимателя отсутствует потребность в выполнении работы по должности служащего работника, прервавшего отпуск по уходу за ребенком и приступившего к дистанционной работе на условиях неполного рабочего времени, в прежнем объеме, ему потребуется изменить штатное расписание, уменьшив количество штатных единиц.

Пункт 7. Алгоритм прерывания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и осуществление дистанционного труда на условиях полного рабочего времени

Шаг 1. Направить работника на медосмотр (обследование) (при необходимости).

Шаг 2. Получить от работника заявление о прерывании отпуска по уходу за ребенком и выполнении дистанционной работы на условиях полного рабочего времени.

Пример 6.

Образец заявления о прерывании отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и выходе на дистанционную работу на условиях полного рабочего времени

Шаг 3. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) с работником.

Шаг 4. Оформить приказ о прерывании отпуска по уходу за ребенком и осуществлении дистанционного труда на условиях полного рабочего времени.

Пример 7.

Образец приказа о прерывании отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и выходе на дистанционную работу на условиях полного рабочего времени

Шаг 5. Произвести прием-передачу дел и документов (при необходимости).

Пункт 8. Алгоритм оформления работника для выполнения дистанционной работы в качестве внешнего совместителя на период нахождения его в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет

В соответствии с ч. 1 ст. 343 ТК совместительство – это выполнение работником в свободное от основной работы время оплачиваемой работы у того же (внутреннее совместительство) или у другого (других) нанимателя (нанимателей) (внешнее совместительство) на условиях другого трудового договора.

Алгоритм трудоустройства работника для выполнения дистанционной работы в качестве внешнего совместителя на период нахождения в отпуске по уходу за ребенком.

Шаг 1. Направить кандидата на медосмотр (обследование) (при необходимости).

Шаг 2. Получить от кандидата документы, необходимые для заключения трудового договора согласно ст. 26 ТК, и письменное заявление о приеме на работу.

Пример 8.

Образец заявления о приеме на дистанционную работу по внешнему совместительству

Шаг 3. Ознакомить кандидата, поступающего на работу, с положениями ЛПА, связанных с его трудовой деятельностью (должностной инструкцией, Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, Положением об оплате труда, инструкцией по охране труда и пожарной безопасности и др.) под подпись.

Шаг 4. Заключить трудовой договор (контракт), содержащий условие о том, что работа выполняется дистанционно и является совместительством.

В отличие от внутреннего совместительства, предполагающего заключение с работником трудового договора, срок которого, как правило, находится в прямой взаимосвязи с продолжительностью пребывания работника в отпуске по уходу за ребенком, срок трудового договора, заключаемого с внешним совместителем, указанными временными рамками не ограничивается.

При приеме на работу внешним совместителем работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, с этим работником допустимо заключить трудовой договор на неопределенный срок, а также контракт. При этом работа в качестве внешнего совместителя может быть продолжена работником и по окончании отпуска по уходу за ребенком, предоставленного по основному месту работы (в т.ч. и дистанционно).

Пример 9.

Образец трудового договор, заключенного на неопределенный срок на условиях внешнего совместительства (выполнение дистанционной работы) (фрагмент)

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу.

Пример 10.

Образец приказа о приеме на дистанционную работу по внешнему совместительству

Шаг 6. Осуществить прием-передачу дел и документов (при необходимости).

Шаг 7. Оформить личную карточку, личное дело, внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника (по его желанию), включить данные о работнике в табель учета использования рабочего времени.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству вносится нанимателем по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справка о месте работы, службы и занимаемой должности либо копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству) (п. 14 Инструкции № 40).

Пример 11.

Образец записи в трудовую книжку по основному месту работы о приеме работника на работу по внешнему совместительству

Пункт 9. Алгоритм оформления работника для выполнения дистанционной работы в качестве внутреннего совместителя на период нахождения его в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет

При трудоустройстве в качестве внутреннего совместителя работник уже состоит в штате организации-нанимателя, что предполагает наличие у последнего всех необходимых документов, предъявляемых при приеме на работу согласно ст. 26 ТК.

Поскольку работник уже ознакомлен с отдельными ЛПА, связанными с его трудовой деятельностью, и на него оформлены личное дело и личная карточка, порядок его приема на работу в указанном случае производится в следующем порядке.

Алгоритм оформления работника для выполнения дистанционной работы в качестве внутреннего совместителя на период нахождения его в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Шаг 1. Направить работника на медосмотр (обследование) (при необходимости).

Шаг 2. Получить от работника письменное заявление о приеме на работу.

Пример 12.

Образец заявления о приеме на дистанционную работу на условиях внутреннего совместительства

Шаг 3. Ознакомить работника с положениями ЛПА, связанных с его новой трудовой деятельностью (должностной инструкцией по новой должности служащего, инструкцией по охране труда и пожарной безопасности и др.) под подпись.

Шаг 4. Заключить трудовой договор (контракт), содержащий условие о том, что работа выполняется дистанционно и по совместительству.

Пример 13.

Образец срочного трудового договора по внутреннему совместительству на выполнение дистанционной работы (фрагмент)

Шаг 5. Издать приказ о приеме на работу.

Пример 14.

Образец приказа о приеме на дистанционную работу по внутреннему совместительству

Шаг 6. Осуществить прием-передачу дел и документов (при необходимости).

Шаг 7. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника (по его желанию), включить данные о работнике в табель учета использования рабочего времени.

Пример 15.

Образец записи в трудовую книжку по основному месту работы о приеме работника на работу по внутреннему совместительству