Нужно ли вносить все фамилии сотрудников во внутреннюю опись, если приказ о премировании, допустим, распространяется на всех сотрудников организации?

 

К некоторым категориям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, составляются внутренние описи (п. 8.2 Примерной инструкции по делопроизводству и п. 5.1.20 Основных правил работы архивов). Утвержденная форма внутренней описи содержит графу «Заголовок дела», которая заполняется в соответствии с заголовком описываемого документа.

Особенностью приказов (распоряжений) по личному составу является то, что в одном документе часто объединяется два и более пункта, в связи с чем заголовок документа не полностью раскрывает его содержание. Поэтому при составлении внутренней описи к делам с приказами (распоряжениями) по личному составу в графе «Заголовок дела» рекомендуется указывать по пунктам конкретные распорядительные действия, содержащиеся в приказе, и фамилии, инициалы (имя, отчество) работников, на которых они распространяются. Например: