Списание топлива с учетом отмены путевых листов

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 4 июня 2018 г.

Рассматривается порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете организаций, осуществляющих транспортную деятельность, расхода топлива с учетом отмены обязанности оформления путевых листов.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Закон от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее – Закон № 278-З)

● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)

● Декрет Президента от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (далее – Декрет № 7)

● Правила автомобильных перевозок грузов, утв. постановлением Совета Министров от 30.06.2008 № 970 (далее – Правила № 970)

● перечень первичных учетных документов, утв. постановлением Совета Министров от 24.03.2011 № 360 (далее – Перечень № 360)

● Инструкция по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 (далее – Инструкция № 133)

● Инструкция о порядке контроля технического состояния автомобильных транспортных средств при выпуске на линию и приемке с линии, утв. приказом Минтранса от 03.05.2010 № 222-Ц (далее – Инструкция № 222-Ц)

С 26.02.2018 субъекты хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности выполняют автоперевозки без оформления путевых листов (подп. 4.5 п. 4 Декрета № 7).

Согласно абз. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 40 Закона № 278-З путевой лист – транспортный документ при выполнении автоперевозок грузов.

Путевые листы не содержали стоимостных показателей израсходованного топлива и не являлись первичным учетным документом для списания топлива на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли.

Декретом № 7 не внесены изменения в бухгалтерский учет в части порядка применения первичных учетных документов. Как и ранее, согласно Закону № 57-З каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Следовательно, факт использования автомобилей организации и соответствующего расхода топлива должен быть подтвержден документально.

Основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка (ч. 2 п. 83 Инструкции № 133).

Таким образом, как и ранее, для списания стоимости топлива на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, организации необходимо составлять первичные учетные документы (например, накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива). Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона № 57-З.

Разработанные организацией для применения формы первичных учетных документов включаются в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).

Правильная организация работы по списанию топлива важна в т.ч. для целей налогообложения прибыли, т.к. главным условием является подтверждение производственного характера использования автомобилей.

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 130 НК).

При этом при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке (подп. 1.7 п. 1 ст. 131 НК).

Несмотря на то что с 26.02.2018 транспортные организации имеют право не оформлять такой транспортный документ, как путевой лист, для целей бухгалтерского, а следовательно, и налогового учета по-прежнему нужен какой-либо документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием составления первичного учетного документа для списания стоимости топлива на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли. Таким документом может быть путевой лист (в т.ч. в форме, определенной ранее) либо иной документ, предусмотренный организацией. Форма, порядок заполнения такого документа определяются организацией самостоятельно. Как показывает практика, многие организации по-прежнему оформляют путевые листы.

Данные GPS-навигаторов целесообразно использовать в целях контроля работы автомобилей и водителей, для сверки данных о пробеге автомобиля, указываемых работниками в путевом листе (ином документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля) на основании спидометра автомобиля. 

Данные GPS-навигаторов также можно указывать в путевом листе (ином документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля).

Однако определять пробег автомобилей исключительно на основании данных GPS-навигаторов неверно, следует использовать всю имеющуюся информацию, в т.ч. показания спидометра автомобилей. При использовании GPS-навигаторов также не исключается возможность злоупотреблений со стороны работников, т.к. некоторые такие устройства монтируются в автомобиль (панель приборов автомобиля), а некоторые являются съемными.

Использование данных спидометра определено и отдельными документами госорганов, регулирующими транспортную деятельность.

Например, согласно п. 17 Правил № 970 автоперевозчик должен перевозить груз по маршруту, определенному в договоре об автоперевозке груза, договоре о фрахтовании для автоперевозки грузов или договоре об организации автоперевозок грузов.

Расстояние автоперевозки груза определяется в соответствии с утвержденными Минтрансом нормами расстояний, а в случае их отсутствия – согласно картам (атласам) автодорог (планам городов), в т.ч. на электронных носителях. При выполнении автоперевозок грузов по регулярным маршрутам расстояние автоперевозки груза может определяться на основании показаний спидометра, зафиксированных в акте о замере расстояний.

Пунктом 9 Инструкции № 222-Ц определено, что при выпуске автомобильного транспортного средства на линию уполномоченное лицо в присутствии водителя должно визуально (органолептически), а при необходимости с использованием средств измерений проверить наличие и состояние пломб спидометра или тахографа.

Некоторые организации списывают топливо, израсходованное автомобилями организации при их использовании в производственной деятельности, на основании карточек учета расхода топлива, не содержащих все обязательные сведения, предусмотренные Законом № 57-З для первичного учетного документа, в связи с чем возникает вопрос, нужно ли в таком случае оформлять еще какой-либо документ, например, акт на списание топлива.

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п. 1 ст. 10 Закона № 57-З).

В свою очередь, первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом, должны содержать сведения, предусмотренные п. 2 ст. 10 Закона № 57-З.

Формы первичных учетных документов, включенных в Перечень № 360, утверждаются уполномоченными госорганами, указанными в этом перечне (п. 3 ст. 10 Закона № 57-З). В Перечне № 360 не содержится первичного учетного документа для списания топлива.

Таким образом, для списания стоимости топлива на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, организация должна оформлять первичный учетный документ, содержащий сведения, предусмотренные п. 2 ст. 10 Закона № 57-З.

Бухгалтерский учет ГСМ необходимо вести в соответствии с требованиями гл. 4 Инструкции № 133.

Стоимость ГСМ, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 «Материалы» субсчет «Топливо в баках транспортных средств» в зависимости от направления их использования.

Основанием для списания ГСМ на затраты производства являются в т.ч. карточки учета расхода топлива за отчетный период (ч. 1, 2 п. 83 Инструкции № 133).